Word

сделать, не покидая окна диалога “Библиотека стилей”. Открытие этого окна

осуществляется с помощью команды Формат | Библиотека стилей.

В левой части окна диалога содержится список всех доступных шаблонов,

среди которых можно выбрать наиболее приемлемый с вашей точки зрения.

Верхнее поле содержит имя выбранного вами шаблона.

Ниже расположены три переключателя:

. При установке переключателя Документ в правом окне будет открыт активный

документ. Перебирая различные варианты шаблонов, в этом окне вы сможете

увидеть, как меняется ваш документ при изменении шаблона.

. При установке переключателя Пример в основном окне демонстрируется

встроенный пример шаблона, если он предусмотрен. Однако не все встроенные

шаблоны сопровождаются примерами. Если пример отсутствует, то в окне

появляется, сообщение, отформатированное стилем основного текста шаблона,

о том что пример отсутствует.

. Переключатель Образцы стилей действует аналогично переключателю Пример,

то есть, если для шаблона предусмотрен пример, он отобразится в основном

окне. Если шаблон не содержит образцов стиля, в окне появится сообщение,

отформатированное стилем первой строки шаблона, о том, что образцы

отсутствуют.

Любой из встроенных шаблонов можно применить к документу и увидеть

образец измененного текста. Подобрав шаблон, следует нажать OK, в

результате чего документ будет перенесены элементы формата выбранного

шаблона. Сам же шаблон останется без изменений.

Авто формат.

Как следует из названия, автоформат может форматировать документ без

вашего участия. Прибегнув к помощи этого средства, вы предлагаете MS Word

самостоятельно решить проблемы, связанные с форматированием. MS Word

производит анализ документа, идентифицирует отдельные элементы, а затем

форматирует текст, применяя стили подключенного шаблона.

Автоформатирование можно производить как по мере ввода текста, так и

после его ввода. При этом вы оставляете за собой право принять или

отвергнуть форматирование произведенное с помощью автоформата. Кроме того,

вы можете частично принять, а от части внесенных изменений — отказаться.

Автоформатирование в процессе ввода текста

Автоформатирование в процессе ввода, пожалуй одно из наиболее удачных

средств, облегчающих создание документа.

. Выберите команду Сервис | Автозамена

. В окне диалога “Автозамена” перейдите на вкладку “Автоформат”.

. Установите переключатель При вводе.

. Выберите нужные вам опции из раздела “Применять при вводе”, установите

флажки соответствующие нужным опциям.

. Нажмите OK.

Если вы решили использовать все предлагаемые средства автоформата,

целиком положившись на автоматического помощника, все же следует выполнять

ряд правил. Чтобы установить:

. Заголовок 1. Введите текст без отступов и табуляций, начиная с левого

края строки, с прописной буквы, не используя знаков препинания. В конце

быстро дважды нажмите клавишу Enter.

. Заголовок 2. Выполните действия, аналогичные установке Заголовка 1 и,

кроме того, установите табуляцию (с помощью клавиши Tab или кнопки

Увеличить отступ на панели инструментов “Форматирование”).

. Заголовок 3. В этом случае необходимо дважды нажать клавишу Tab или

кнопку Увеличить отступ. Остальные действия аналогичны установке

Заголовка 1.

. Для каждого следующего уровня заголовка меняется только количество

нажатий клавиши Tab или кнопки Увеличить отступ (на один раз меньше

порядкового номера уровня заголовка). Заголовки не могут следовать

подряд, между ними должна располагаться хотя бы одна строка текста.

. Нумерованный список получается, если ввести 1. и пробел перед первым

абзацем списка. Каждый абзац заканчивайте нажатием клавиши Enter. Для

отключения нумерации нажмите Enter дважды.

. Маркированный список получается, если ввести * и пробел в начале строки

первого абзаца. Каждый абзац заканчивайте нажатием клавиши Enter. Для

выключения списка нажмите Enter дважды.

. Сплошная линия. Введите подряд три дефиса, нажмите Enter.

Авто форматирование уже введенного текста.

Для автоматического форматирования существующего текста необходимо на

вкладке “Автоформат” окна диалога “Параметры” установить переключатель При

выборе команды. Далее можно запустить процесс автоформатирования с помощью

кнопки Автоформат стандартной панели инструментов или команды Формат |

Автоформат.

При автоматическом форматировании документа, в зависимости от

установок, сделанных на вкладке “Автоформат” (команда Сервис | Параметры),

MS Word производит следующие изменения:

. К каждому абзацу применяется стиль

. Удаляются лишние маркеры абзацев

. Отступы, сделанные с помощью клавиши Tab, заменяются на отступы абзацев.

. Вместо звездочек (*), дефисов (-) или аналогичных символов, используемых

для обозначения маркированных списков, вставляются символы бюллетеня.

. Символы (C), (R) и (TM) заменяются на символы из установленного шрифта:

символ авторского права, символ зарегистрированного товарного знака и

символ товарного знака ©, ® и™ ™.

С помощью кнопки Автоформат можно быстро отформатировать текст, и

если вы не удовлетворены полученными результатами, можно отменить

автоформатирование нажатием кнопки Отменить. В любом случае, вышеописанные

замены, производимые с помощью кнопки Автоформат могут быть полезными.

Шаблоны и документы

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который

содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню,

клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не

содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может

видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон “Обычный”

является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого

документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки

форматирования, элементы автоматизации, вы в дальнейшем можете сделать его

шаблоном. Создавая документы на основе созданного шаблона, вы получаете

возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно делать

выполнять, они успешно будут работать в документе также, как и в предыдущем

документе, который вы сделали шаблоном.

Если вы собираетесь использовать созданный шаблон для какого-то

определенного типа документов (например, только для создания определенных

форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные

шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут

иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.

При работе с шаблонами вы можете перенести из одного шаблона в другой

шаблон или документ любые определенные в нем параметры. Эта возможность

сэкономит время, затрачиваемое на разработку новых шаблонов и документов.

Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный

шаблон, а также созданные на его основе документы, в MS Word установлены

следующие приоритеты:

. Специальный шаблон имеет приоритет над общим

. Документ имеет приоритет над специальным шаблоном

То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в

шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального

шаблона блокируют установки шаблона “Обычный”. Это значит, что вы можете

видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона

“Обычный”.

Приступая к работе с шаблонами, мы рекомендуем вам набраться терпения

и ознакомиться со всеми встроенными MS Word шаблонами. Если среди множества

шаблонов вы найдете для себя полезный, сходный с требуемым документом,

внесете в него некоторые изменения и дополнения. Вы все равно затратите

меньше времени на доводку имеющегося шаблона, чем на создание нового.

Имейте в виду простое правило: делайте копию шаблона, давая ей другое имя,

и работайте с ней, оставляя исходный шаблон неизменным. Он может вам еще

пригодиться.

Обзор встроенных шаблонов

Как уже говорилось, Word содержит ряд встроенных шаблонов и мастеров

для создания различных стандартных документов наиболее часто используемых в

делопроизводстве.

Стандартные шаблоны MS Word

Шаблон Характеристика

Общие

Обычный Многоцелевой шаблон, предназначенный для документов разных

типов

Письма и факсы

Факсы Содержит три вида факсов: Изысканный, Современный,

Стандартный

Письма Три вида писем: Изысканное, Современное, Стандартное

Мастер писем Позволяет в диалоговом режиме создать несколько

стандартных типов факсов

Мастер факсов Позволяет в диалоговом режиме создать несколько типов

писем

Записки

Записки Содержит три вида шаблона записок: Изысканная, Современная,

Стандартная

Мастер записок Позволяет в диалоговом режиме создавать несколько видов

записок, для многостраничных записок устанавливает

колонтитулы

Отчеты

Отчеты Создает три вида отчетов: Изысканный, Современный, Стандартный.

Содержит все возможные виды форматирования

Другие документы

Мастер повесток дня Создает различные формы повесток дня

Мастер грамот Создает четыре вида наградных листов

Мастер календарей Создает календарь на год

Мастер резюме Создает три вида резюме (Изысканное, Современное,

Стандартное)

Мастер таблиц Создает различные типы таблиц

Резюме Создает три типа резюме

Счет Создает счет, автоматически вычисляет сумму

Табель Создает недельный табель учета рабочего

времени

Заказ Создает заказ, автоматически вычисляет сумму

Публикации

Брошюра Создает двухстороннюю, трехколоночную брошюру

Шаблон Характеристика

Заявление для печати Создает три типа заявлений для печати: Изысканное,

Современное, Стандартное

Бюллетень Создает информационный бюллетень

Мастер бюллетеней Создает Классический или Современный бюллетень

Руководство Создает инструкции, руководство, документацию с содержанием и

алфавитным списком

Справочник Создает адресные или телефонные справочники

Диссертация Шаблон для оформления диссертаций, со списком литературы,

алфавитным указателем

Замена шаблона

Представьте себе ситуацию: вы создали служебную записку. В дальнейшем

эта записка переросла в статью, а в последствии и в отчет вашей

деятельности. Для каждого из этих документов существует специальный шаблон,

позволяющий оформить документ так, как того требует его назначение. Таким

образом вы можете изменить шаблон и получать новый документ. Сначала вы

используете шаблон “Стандартная записка”, затем для статьи можно

использовать шаблон “Брошюра”, преобразованный к требованиям издания, для

которого предназначена статья. Далее, дополнив содержимое, можно

воспользоваться шаблоном “Отчет”. При этом содержание документа может

меняться незначительно, но благодаря оформлению вы получите три совершенно

разных документа.

Пример. Замена шаблона

. Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и

надстройки”.

. Нажмите кнопку Присоединить, откроется окно диалога “Присоединение

шаблона”.

. Выберите нужную папку, а в папке — название требуемого шаблона. Нажмите

Открыть. Снова будет открыто окно диалога “Шаблоны и надстройки”.

. Установите флажок Автоматически обновлять стили документа. Нажмите OK

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из

присоединенного шаблона.

Изменение документа при изменении присоединенного к нему шаблона

В предыдущем примере вы увидели, как изменяется документ при замене

шаблона, на котором он основан. Таким образом при замене присоединенного к

документу шаблона, происходят следующие изменения:

. Если к документу присоединить другой шаблон, в документе станут

доступными элементы из нового шаблона

. При внесении изменений в шаблон новые свойства приобретут только

документы создаваемые на основе измененного шаблона

. На созданные ранее документы изменения в шаблоне, на котором они

основаны, не влияют

. При замене шаблона в документе соответствующим образом будут изменены

только то есть стили, названия которых в точности соответствуют

существующим в новом шаблоне

Использование нескольких шаблонов одновременно

MS Word позволяет использовать несколько шаблонов одновременно. Такая

необходимость может возникать, когда из одного шаблона вы хотите

позаимствовать, например, форматирование страницы, из другого — стили, из

третьего — оперативные клавиши или макросы. Как вы уже знаете, в таких

случаях можно скопировать нужные элементы из разных шаблонов через окно

диалога “Организатор”. В качестве альтернативного способа можно подключить

нескольких шаблонов одновременно. Однако использование нескольких шаблонов

имеет свои особенности.

При использовании нескольких шаблонов с одинаковыми имена стилей

могут возникнуть проблемы, связанные с совпадающими именами. Если вы внесли

изменения в стандартный стиль, который используете в текущем шаблоне, а в

подключенном для копирования шаблоне оказался еще не измененный стиль, то

автоматически измененные стили заменятся на прежние. Поэтому, при

использовании нескольких шаблонов ваша задача усложняется необходимостью

скопировать шаблон и заменить совпадающие имена стилей.

Пример. Одновременное использование нескольких шаблонов

. Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога “Шаблоны и

надстройки”.

. Нажмите кнопку Добавить. Откроется окно диалога “Добавление шаблона”.

. Выберите из списка нужные шаблоны (для выделения сразу нескольких файлов

используйте клавиши Shift и Ctrl, как описано в предыдущем примере).

. Нажмите кнопку Открыть. Вы возвратитесь в окно диалога “Шаблоны и

надстройки”. При этом добавленные шаблоны появятся в списке загруженных

шаблонов.

. Нажмите OK.

Изменение шаблона

При работе с документом, построенным на основе какого-то шаблона,

может возникнуть необходимость внести в шаблон изменения. Обычно это

касается стилей и параметров форматирования страницы. При этом можно

непосредственно видоизменять сам шаблон, а можно вносить изменения в

документ, основанный на этом шаблоне, и затем сохранить внесенные изменения

в шаблоне.

Внося изменения в шаблон, обязательно копируйте его, с тем, чтобы исходный

шаблон не был поврежден.

. Выберите команду Файл | Открыть, откройте шаблон, который хотите

изменить, и сохраните его под другим именем. Дальнейшие действия

осуществляются с копией шаблона.

. Если в окне диалога “Открытие документа” отсутствует список шаблонов,

выберите в поле Тип файла значение Шаблон документа.

. Внесите изменения в стили шаблона, подписи рисунков, формат страницы,

макросы, элементы автотекста, панели инструментов, настройки меню и

оперативные клавиши.

. С помощью окна диалога “Организатор” меню Сервис Шаблоны и надстройки

можно скопировать из шаблона в другой шаблон любой элемент (стили,

автотекст, панели, макросы), переходя на соответствующие вкладки окна

диалога.

. Для копирования стилей перейдите на вкладку “Стили”.

. Нажмите кнопку Закрыть файл, она изменит название на Открыть файл.

Нажмите ее, откроется окно диалога “Открытие файла”.

. В поле Тип файл” укажите Шаблоны документов, выберите из списка шаблонов

требуемый файл и откройте его.

. Повторите эту процедуру для шаблона, в который необходимо скопировать

элементы списка.

. Теперь, когда с обеих сторон окна диалога открыты нужные вам шаблоны,

выделите элементы списка стилей, которые нужно скопировать, используя

клавиши Shift или Ctrl.

. Нажмите кнопку Копировать. Если в шаблоне имеются одноименные стили,

которые вы не хотите использовать, нажмите кнопку Удалить. При

необходимости переименовать стиль используйте кнопку Переименовать.

. Закончив внесение изменений в стили выберите следующую вкладку. Действия

в каждой вкладке аналогичны описанным выше.

. Для завершения внесения изменений в шаблон нажмите кнопку Закрыть.

. Сохраните шаблон.

Создание собственного шаблона.

Описанная выше процедура изменения шаблона через документ может

расцениваться как создание шаблона, ведь вы изменили документ, созданный на

базе шаблона, и сохранили его в качестве нового шаблона, таким образом

появился новый шаблон. Безусловно, понятия изменение и создание шаблона

взаимосвязаны.

Таким образом, условно можно предложить два способа создания шаблона:

. Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить

его в качестве нового шаблона

. Создать документ, основанный изначально на шаблоне “Обычный”, внести в

него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве

нового шаблона

Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся

встроенных шаблонов вы не находите ничего, что соответствовало бы

определенным требованиям, предъявляемым к нужному вам документу, другого

выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять же

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11