Основы работы на ПК

Для использования другого цвета нажмите стрелку рядом с кнопкой Цвет

заливки , а затем выберите необходимый цвет.

Затенение ячеек узором

1. Выделите ячейки, которые необходимо затенить.

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Вид.

3. Для использования цвета фона с узором выберите необходимый цвет в поле

Заливка ячеек.

4. Нажмите стрелку рядом с полем Узор, а затем выберите необходимый узор и

цвет.

Если цвет узора не выбран, то он будет черным.

Отображение нескольких строк текста внутри ячейки

1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке

Выравнивание.

3. В поле Отображение установите флажок переносить по словам.

Изменение ширины столбца и высоты строки

Microsoft Excel позволяет изменять ширину столбцов и высоту строк. Он также

позволяет установить ширину столбцов для листа по умолчанию. При

определении ширины столбца по умолчанию устанавливается одинаковая ширина

всех столбцов кроме тех, которые были изменены ранее.

Создание пользовательского числового формата

1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить.

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке

Число.

3. В поле Числовые форматы выберите формат, а затем укажите встроенный

формат, отвечающий требованиям.

4. В поле Числовые форматы выберите (все форматы).

5. В поле Тип для создания требуемого формата измените представленные там

форматы. Изменение встроенного формата не удаляет его.

Быстрое форматирование ячеек из списков с помощью стилей и встроенных

форматов таблицы

Для форматирования целого списка или другого диапазона ячеек, содержащего

отдельные элементы — например, название строки или столбца, общие итоги или

подробные данные — применяется автоформат. При этом для различных элементов

таблицы используются отдельные форматы.

Стиль представляет собой комбинацию форматов, которые можно одновременно

применять к выделенным ячейкам. В Microsoft Excel к числам применяются

денежный стиль, процентный и с разделителем групп разрядов. Можно создавать

собственные стили для шрифтов, их размера, числовых форматов, рамок и

затенения ячеек, а также защиты ячеек от изменений.

Если некоторые ячейки листа уже отформатированы должным образом, можно

скопировать этот формат на другие ячейки.

Создание нового стиля

1. Выберите ячейку отформатированную с помощью комбинации форматов, которые

необходимо включить в новый стиль.

2. В меню Формат выберите команду Стиль.

3. Введите имя для стиля в соответствующие поле.

4. Для того чтобы определить стиль, а затем применить его к выбранным

ячейкам, нажмите кнопку OK.

Чтобы определить стиль без его последующего применения, нажмите кнопку

Добавить, а затем кнопку Закрыть.

Создание экранной или печатной формы.

Создание формы

Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий

нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон.

Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на

основе этого шаблона с помощью команды Создать в меню Файл.

Пользователь имеет возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге

или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При

заполнении формы в Microsoft Excel можно автоматизировать ввод и анализ

данных. Для сбора информации от пользователей на узле Web следует

воспользоваться мастером Web-форм для установки формы, которая

автоматически добавляет сведения в базу данных.

Форматирование листа с целью использования в качестве формы

Чтобы создать привлекательную и легкую для заполнения форму, достаточно

простых способов форматирования. Например, для установки рамки для формы

можно изменить сетку листа путем изменения ширины столбцов и высоты строк,

а также объединяя ячейки. Объемное затенение и рамки позволяют выделить

ячейки, в которые пользователи должны вводить данные. Как образец для

создания собственной формы можно использовать стандартную профессиональную

форму.

Линии сетки в печатных и электронных формах

В зависимости от того, должна ли заполняться форма на компьютере или на

бумаге, она создается на базе следующих основных шагов. Сначала нужно

добавить на лист вопросы, названия и другой текст, а затем отформатировать

ячейки должным образом. В зависимости от того, как будет использоваться

форма, к электронной форме можно добавить элементы управления для

автоматизации ее заполнения, сбора и обработки данных.

Рекомендуется сохранить законченную форму как шаблон. В дальнейшем

пользователи смогут создать на его основе пустые копии формы с помощью

команды Создать в меню Файл. Чтобы сделать форму доступной для других

пользователей сети, шаблон данной формы следует хранить в сети. Следует

создать ярлык к шаблону формы, после чего, каждый пользователь должен

скопировать этот ярлык в папку шаблонов на свой компьютер. Для

распространения и сбора форм также используется электронная почта.

. Печатные формы

В случае, если пользователи будут заполнять форму на бумаге, особенно важен

вопрос оформления и формата формы, с тем, чтобы ее было легко читать и

заполнять. Например, если пользователи должны написать несколько строк

данных, можно использовать светло-серые рамки ячеек для добавления строк к

форме. Также можно добавить имеющие названия флажки и переключатели с

помощью панели инструментов Формы. Элементы управления лучше устанавливать

снятыми по умолчанию, так чтобы на бумаге появлялись пустые поля и

кружочки, которые будет удобно отмечать. Для получения дополнительных

сведений об инструментах форматирования форм нажмите кнопку .

. Электронные формы

В случае, если пользователи будут заполнять форму на компьютере, можно

использовать следующие вещи.

. Так как форме присущи все функциональные свойства листа, введенные в нее

данные можно использовать в формулах. Например, после того, как

пользователи введут номера элементов и количества в форму заказа, с

помощью формул можно вычислить итоги, налог и издержки при отгрузке.

. Для электронных форм также могут использоваться дополнительные виды

элементов управления на панели инструментов Формы. Например, пользователь

имеет возможность выбрать пункты из элемента управления раскрывающегося

списка (поля со списком), связанного с ячейками, содержащими список. Для

получения дополнительных сведений об элементах управления, которые можно

добавить на лист, нажмите кнопку .

Для форм и диалоговых окон, предназначенных для специальных программ Visual

Basic для приложений или использования на Web, используются элементы

ActiveX, расположенные на панели инструментов Элементы управления.

. Для автоматизации обработки введенных данных и дальнейшей настройки формы

в зависимости от введенных данных используются макросы. Например, при

установке флажка «Женатый» макрос, связанный с элементом управления

флажка может выдать поле «Имя супруга».

. Для ограничения ввода в определенные ячейки листа или изменяемые поля

элемента управления используется команда Проверка значения параметра в

меню Данные, указывающая доступные ячейки. Для получения дополнительных

сведений нажмите кнопку

. Для включения в форму инструкций по ее заполнению можно добавить

примечания к ячейкам. Чтобы предотвратить изменение формы пользователями,

следует защитить лист. Перед этим нужно выбрать ячейки, в которые будут

поступать данные, либо вводимые напрямую, либо связанные с элементом

управления. Выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем — вкладку

Защита и снимите флажок Защищаемая ячейка. Чтобы предотвратить

перемещение или изменение размера элемента управления, щелкните его

правой кнопкой мыши и выберите команду форматирования элемента управления

в контекстном меню. Выберите вкладку Защита и убедитесь, что установлен

флажок Защищаемая ячейка. Затем установите указатель на пункт Защита в

меню Сервис и выберите команду Защитить лист. .

. Можно скрыть в книге ячейки или листы, содержащие данные, которые не

должны видеть или изменять пользователи. Например, формулы или списки

параметров, связанные с элементом управления списка.

. При создании или заполнении новой пустой формы, основанной на шаблоне,

пользователи могут сохранить свои копии формы как любую другую книгу.

Чтобы данные, вводимые каждым пользователем, также копировались в

соответствующую базу данных, следует использовать надстройку мастера

шаблонов с функцией автоматического сбора данных для связи вводимых в

форму данных с базой данных.

Добавление кнопок, флажков и других элементов управления

При создании пользовательской формы из листа или листа диаграммы существует

возможность добавления к листу кнопок, флажков и других элементов

управления. Элементы управления позволяют предложить пользователю выбор

параметров или дать возможность запуска макросов для автоматизации задач.

Для создания таких элементов управления, как кнопка, группа флажков, поле

со списком или полоса прокрутки используется панель инструментов Формы.

Кнопке можно поставить в соответствие существующий макрос или с помощью

флажков или переключателей вывести данные в виде списка или изменить данные

на листе.

Элементы управления, расположенные на панели инструментов Элементы

управления, называются элементами ActiveX. Элементы ActiveX аналогичны

элементам управления Visual Basic, их точно так же можно добавить к форме,

созданной с помощью редактора Visual Basic. При добавлении элемента ActiveX

на лист создается макрос, который сохраняется непосредственно вместе с

элементом управления, а не только запускается при его выборе.

При настройке элементов ActiveX можно изменять некоторые их свойства. У

элементов ActiveX существует также множество различных макрокоманд или

событий, которые могут появиться при их использовании, например,

отображение вида указателя когда он находится на элементе управления.

Элементы ActiveX используются для создания форм и окон диалога для

пользовательских программ Visual Basic. Панель инструментов Элементы

управления содержит такие элементы управления, которых нет на панели

инструментов Формы, например, выключатель и рамки объекта. Кроме того,

доступны специальные элементы управления, созданные другими приложениями.

Дополнительные сведения о свойствах элементов ActiveX приведены в справке

по Visual Basic.

Создание формул и проверка книг

Вычисление значений в формулах

Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул

можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять

значения. Формулы могут ссылаться на ячейки текущего листа, листов той же

книги или других книг. В следующем примере складывается значение ячейки B4

с числом 25. Полученный результат делится на сумму ячеек D5, E5 и F5.

. Синтаксис формулы

Синтаксисом формул называется порядок, в котором вычисляются значения.

Синтаксисом формулы задается последовательность вычислений. Формула должна

начинаться со знака равенства (=), за которым следует набор вычисляемых

величин. В следующем примере представлена формула, вычисляющая разность

между числами 5 и 1. Результат выполнения отобразится в ячейке, в которой

указана формула.

=5-1

. Ссылки на ячейку

В формуле может быть указана ссылка на ячейку. Если необходимо, чтобы в

ячейке содержалось значение другой ячейки, введите знак равенства, после

которого укажите ссылку на эту ячейку. Ячейка, содержащая формулу,

называется зависимой ячейкой ѕ ее значение зависит от значения другой

ячейки. Формула может вернуть другое значение, если изменить ячейку, на

которую формула ссылается. Следующая формула умножает значение ячейки B15

на число 5. Формула будет пересчитываться при изменении значения ячейки

B15.

=B15*5

Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазоны ячеек, а также на имена

или заголовки, представляющие ячейки или диапазоны ячеек.

. Функции

В Microsoft Excel содержится большое количество стандартных формул,

называемых функциями. Функции используются для простых или сложных

вычислений. Наиболее распространенной является функция СУММ, суммирующая

диапазоны ячеек. Несмотря на то, что пользователь может создать формулу,

суммирующую значения несколько ячеек, функция СУММ обладает большими

возможностями и может суммировать несколько диапазонов ячеек.

Синтаксис формулы

Синтаксис формулы определяет структуру или порядок элементов формулы.

Формулы в Microsoft Excel подчиняются определенному синтаксису, в который

входит знак равенства (=), вычисляемые элементы (операнды) и операторы.

Операндами могут быть: константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки,

имена или функции.

По умолчанию, Microsoft Excel вычисляет формулу слева направо, начиная

вычисление со знака равенства (=). Используя синтаксис написания формулы

можно управлять процессом вычисления. Например, следующая формула

возвращает число 11, так как умножение имеет больший приоритет над

сложением и, поэтому, выполняется в первую очередь: сначала происходит

умножение 2 на 3 (результат умножения равен 6), а затем полученное значение

складывается с 5.

=5+2*3

Если для изменения синтаксиса воспользоваться скобками, то сначала

произойдет сложение 5 и 2, а затем умножение полученного результата на 3.

Следующая формула вернет число 21.

=(5+2)*3

Использование панели формул для ввода и изменения формул

С помощью панели формул можно легко вставить функцию в формулу. После

вставки функции в панели формул отображается имя функции и ее аргументы,

описание функции и аргументов, а также возвращаемое функцией и формулой

значение. Чтобы отобразить панель формул, нажмите кнопку Изменить формулу в

строке формул.

Кроме того, панель формул можно использовать для изменения функции в

формуле. Чтобы отобразить панель формул, укажите содержащую формулу ячейку

и нажмите кнопку Изменить формулу На панели отобразится первая функция

формулы, а также все ее аргументы. Изменение первой функции или любой

другой происходит путем выбора в строке формул необходимой части функции.

Ввод формулы для вычисления значения

Используя формулы можно создавать выражения, выполняющие как простые

арифметические операции, так и расчет моделей.

Формула может содержать функции, которые дополняют набор операторов. Чтобы

одновременно выполнить ряд вычислений, воспользуйтесь формулой массива.

Правка формулы

1. Укажите ячейку, содержащую изменяемую формулу.

Если в ячейке содержится гиперссылка, выберите ячейку справа от изменяемой

ячейки и выберите ячейку с изменяемой формулой, используя клавишу стрелки.

2. Измените формулу в строке формул.

Если в формуле необходимо отредактировать функцию, измените аргументы

функции.

3. Нажмите клавишу ENTER.

Если формула является формулой массива, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+ENTER.

Ссылки на ячейку или на группу ячеек

Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа, а также

упрощается поиск значений или данных, используемых в формуле. С помощью

ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах

листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких

формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других

листах книги или в другой книге, или на данные другого приложения. Ссылки

на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других

приложений называются удаленными ссылками.

По умолчанию в Microsoft Excel используются ссылки A1, в которых столбцы

обозначаются буквами от A до IV (256 столбцов максимально), а строки

числами — от 1 до 65536). Чтобы указать ссылку на ячейку, введите букву

заголовка столбца, а затем номер строки. Например, D50 является ссылкой на

ячейку, расположенную в пересечении столбца D с 50-й строкой. Чтобы

сослаться на диапазон ячеек, введите ссылку на верхний левый угол

диапазона, поставьте двоеточие (:), а затем — ссылку на правый нижний угол

диапазона.

Формулы массива и их ввод

Формула массива может выполнить несколько вычислений, а затем вернуть одно

значение или группу значений. Формула массива воздействует на несколько

наборов значений, называемых аргументами массива. Каждый аргумент массива

должен иметь соответствующий номер строки и столбца. Формула массива

создается так же, как и простая формула. Выделяется ячейка или группа

ячеек, в которых необходимо создать формулу, вводится формула, а затем

нажимаются клавиши CTRL+SHIFT+ENTER.

Если необходимо вычислить одно значение, Microsoft Excel может понадобиться

выполнить несколько действий для возврата такого значения. Например,

следующая формула вычисляет среднее значение только тех ячеек,

принадлежащих диапазону D5:D15, которым в столбце А поставлена в

соответствие строка «авиалиния Небеса». Функция ЕСЛИ находит ячейки в

диапазоне A5:A15, содержащие строку «авиалиния Небеса», и возвращает

значения, соответствующие этой строке в диапазоне D5:D15, функции СРЗНАЧ.

{=СРЗНАЧ(ЕСЛИ(A5:A15="авиалиния Небеса",D5:D15))}

Для вычисления нескольких значений в формуле массива, необходимо ввести

массив в диапазон ячеек, имеющих соответствующее число строк или столбцов,

как аргументы массива. Например, для ряда, записанного в столбцы А и В,

функция ТЕНДЕНЦИЯ возвращает значения линейного тренда. Чтобы отобразить

все вычисленные значения, необходимо ввести формулу в пять ячеек столбца C

(C10:C15).

{=ТЕНДЕНЦИЯ(B10:B15,A10:A15)}

Кроме того, формулу массива можно использовать для вычисления одного или

нескольких значений для последовательности, которая не указана на листе. В

формулу массива можно включать константы так же, как это делается в простой

формуле, но массив констант должен вводиться в определенном формате.

Например, используя ряд, описанный в предыдущем примере, можно вычислить

значения линейного тренда для любой другой точки. Так как в массив констант

нельзя включать формулы или функции, для указания точки используется третий

аргумент функции ТЕНДЕНЦИЯ:

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16