Основы работы на ПК

форматирование текста и разметка страницы изображаются в упрощенном виде,

что дает возможность быстро вводить и править текст.Чтобы из любого

другого режима просмотра перейти в обычный режим, выберите команду

Обычный в меню Вид.

. Режим электронного документа — новая функция редактора Word — изменяет

разметку страницы, упрощая процесс чтения документа. Например, текст

изображается символами большего размера, длина строк устанавливается

равной размеру окна. Вид текста в этом режиме не соответствует тому, как

он будет выглядеть в напечатанном виде. По умолчанию в режиме

электронного документа автоматически открывается область переменного

размера — так называемая схема документа, — в которой изображается

структура документа. Используйте схему документа для быстрого перемещения

по документу и определения собственного положения в нем.Чтобы перейти в

режим электронного документа, выберите команду Электронный документ в

меню Вид.

. В режиме разметки можно увидеть действительное расположение объектов

документа на напечатанной странице. Этот режим удобен для изменения

колонтитулов и полей, а также работы с колонками, рисунками и

рамками.Чтобы перейти в режим разметки, выберите команду Разметка

страницы в меню Вид.

. В режиме предварительного просмотра документ изображается на экране в

виде страниц уменьшенного размера. В этом режиме можно проверить разметку

документа и внести изменение в форматирование до вывода документа на

печать.

Чтобы перейти в режим предварительного просмотра, нажмите кнопку

Предварительный просмотр на стандартной панели инструментов.

. Режим структуры позволяет работать со структурой документа, копировать и

реорганизовывать текст, перемещая заголовки. В режиме структуры документ

можно свернуть, чтобы на экране изображались только основные заголовки,

или развернуть, чтобы увидеть весь текст документа.Чтобы перейти в режим

структуры, выберите команду Структура в меню Вид.

. Режим главного документа предназначен для работы с длинными документами,

например, с книгами или отчетами, состоящими из нескольких частей,

разделенными на несколько небольших документов, так называемых «вложенных

документов». Работая с главным документом, можно вносить изменения,

например, собрать оглавление или создавать перекрестные ссылки, не

открывая вложенных документов.Чтобы перейти в режим главного документа,

выберите команду Главный документ в меню Вид.

Переход в полноэкранный режим

Чтобы вывести на экран возможно большую часть документа, можно

переключиться в полноэкранный режим. В этом режиме на экран не выводятся

отвлекающие внимание элементы экрана, такие как панели инструментов и

полосы прокрутки.

. В меню Вид выберите команду Во весь экран.

Изменение параметров просмотра

Чтобы задать способ изображения документа в окне Word, выберите параметры

на вкладке Вид (меню Сервис, команда Параметры). Отдельные элементы

документа (например, рисунки, анимация текста и коды полей) или экрана

(например, полосы прокрутки) могут изображаться или не изображаться на

экране.

Набор параметров на вкладке Вид зависит от текущего режима просмотра.

Например, в режимах разметки и электронного документа можно увеличить

скорость прокрутки документа, заменив рисунки пустыми рамками.

Просмотр двух частей документа одновременно

1. Поместите указатель на вешку разбивки в верхней части вертикальной

полосы прокрутки.

2. Когда указатель примет вид , перетащите линию разбивки на нужное

место.

Масштаб документа

Масштаб документа можно увеличить, чтобы получить подробное изображение,

или уменьшить, чтобы увидеть большую часть страницы или даже несколько

страниц сразу в уменьшенном виде.

1. Щелкните стрелку у поля Масштаб

2. Выберите нужный масштаб.

Отображение непечатаемых символов

При просмотре или редактировании документа на экран можно вывести символы ѕ

например, символы табуляции, пробелы и символы абзацев, ѕ не изображаемые

при печати. (Например, для обозначения табуляции используются стрелки, а

для пробелов — точки.) Это дает возможность увидеть, например, лишние

пробелы, вставленные между словами, пробелы, вставленные вместо табуляции,

и т.п.

1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Вид.

2. В группе Непечатаемые символы установите флажки, соответствующие

элементам, которые должны отображаться на экране.

Отображение полос прокрутки

1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем — вкладку Вид.

2. В группе Окно установите флажки Горизонтальная полоса прокрутки и

Вертикальная полоса прокрутки.

Элементы строки состояния

Строка состояния, представляющая собой горизонтальную область в Word,

расположенную ниже окна документа, дает информацию о текущем состоянии что

происходит в окне и другую контекстную информацию. Чтобы отобразить строку

состояния, выберите команду Параметры в меню Сервис, щелкните вкладку Вид,

а затем установите флажок Строка состояния в группе Окно.

Элемент Показывает

Стр номер Номер страницы, основываясь на схеме логической нумерации,

показываемой в окне.

Разд номер Номер раздела страницы, показываемой в окне.

Номер/номер Основываясь на действительном или физическом счетчике в

документе, номер страницы и общее количество страниц.

На Расстояние от верхней части страницы до курсора. Если курсор

находится вне окна, значение не отображается.

Ст Строка текста, где расположен курсор. Если курсор находится вне окна,

значение не отображается.

Кол Расстояние, в количестве символов, от левого поля до курсора. Если

курсор находится вне окна, значение не отображается.

ЗАП Индикатор режима записи макроса. Дважды щелкните индикатор ЗАП, чтобы

включить или отключить запись макроса. При выключенной записи макроса

индикатор ЗАП недоступен.

ИСПР Индикатор режима записи исправлений. Дважды щелкните индикатор ИСПР,

чтобы включить или выключить функцию изменений записи. Когда изменения не

записываются, индикатор ИСПР недоступен.

ВДЛ Индикатор режима выделения. Дважды щелкните индикатор ВДЛ, чтобы

включить или выключить этот режим. При выключенном режиме индикатор ВДЛ

недоступен.

ЗАМ Индикатор режима замены. Дважды щелкните индикатор ЗАМ, чтобы

включить или выключить этот режим. При выключенном режиме индикатор ЗАМ

недоступен.

Состояние проверки правописания. В процессе проверки Word отображает

передвигающееся по книге перо. Если ошибок не найдено, появляется значок

проверки. Если была найдена ошибка, появляется знак "X". Чтобы исправить

ошибку, дважды щелкните этот значок. Индикатор режима фонового сохранения.

При появлении пульсирующего значка диска, Word сохраняет данный документ в

фоновом режиме работы. Индикатор режима фоновой печати. При появлении

значка принтера Word печатает данный документ в фоновом режиме работы.

Число рядом со значком принтера показывает текущую печатаемую страницу.

Чтобы отменить задание печати, щелкните значок принтера. Часы (Windows NT

3.51) Текущее время. В Windows NT 3.51, часы появляются на панели состояния

Word. В Windows 95 или Windows NT 4.0, часы появляются на панели задач

системы в нижней части экрана.

Панели инструментов

Панели инструментов позволяют упорядочить команды Word так, чтобы их было

легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать:

добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а

также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов. В

предыдущих версиях Office панели инструментов могли содержать только

кнопки. Теперь они могут содержать кнопки и/или меню.

Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней

части экрана, которая содержит такие меню, как Файл, Правка и Вид.

Настройка главного меню осуществляется точно так же, как и любой другой

встроенной панели инструментов, например, в главное меню можно добавлять и

удалять кнопки и меню. Единственное исключение: главное меню нельзя скрыть.

При выборе меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами

отображаются соответствующие им значки. Чтобы упростить доступ к команде,

создайте для нее кнопку (с тем же значком), перетащив ее на панель

инструментов при открытом диалоговом окне Настройка.

Создание панели инструментов

1. Выберите команду Настройка в меню Сервис, а затем — вкладку Панели

инструментов.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. Введите нужное имя в поле Панель инструментов.

4. Выберите шаблон или документ, в котором требуется сохранить панель

инструментов, из списка Сделать доступной для.

5. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, выберите вкладку Команды.

Выберите категорию команды из списка Категории, а затем перетащите нужную

команду из списка Команды на панель инструментов.

Чтобы добавить встроенное меню на панель инструментов, выберите вкладку

Команды. Выберите категорию Встроенные меню из списка Категории, а затем

перетащите нужное меню из списка Команды на панель инструментов.

6. После добавления всех кнопок и меню нажмите кнопку Закрыть.

Разрешение вопросов: команда «Настройка»

. Если команда Настройка удалена из меню Сервис, а команда Панели

инструментов — из меню Вид, то для настройки панели инструментов щелкните

любую панель инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем

выберите команду Настройка в контекстном меню.

. Для возврата команды Настройка в меню Сервис щелкните любую панель

инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите

команду Настройка в контекстном меню. Выберите вкладку Команды. Выберите

категорию Сервис из списка Категории. Перетащите команду Настройка из

списка Команды в нужное место меню Сервис.

. Для возврата команды Панели инструментов в меню Вид щелкните любую панель

инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите

команду Настройка в контекстном меню. Далее щелкните меню Вид правой

кнопкой мыши, а затем выберите команду Сброс в контекстном меню.

. Для возврата меню Сервис или Вид в главное меню, щелкните любую панель

инструментов или главное меню правой кнопкой мыши, а затем выберите

команду Настройка в контекстном меню. Выберите вкладку Команды. Выберите

категорию Встроенные меню из списка Категории. Перетащите строку Сервис

или Вид из списка Команды в главное меню.

Назначение сочетания клавиш команде или другому элементу

Сочетания клавиши могут быть назначены команде, макросу, шрифту, элементу

списка автотекста, стилю или специальному символу.

1. Выберите команду Настройка в меню Сервис.

2. Нажмите кнопку Клавиатура.

3. Из списка Сохранить изменения в выберите документ или шаблон, в который

следует сохранить изменения.

4. Из списка Категории выберите категорию, которая содержит команду или

другой элемент.

5. Из правого списка выберите имя команды или другого элемента. В списке

Текущие сочетания клавиш будут показаны все текущие сочетания клавиш.

6. В поле Новое сочетание клавиш введите новое сочетание клавиш.

7. Нажмите кнопку Назначить.

Надстройки

Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности Word

путем добавления специальных команд и новых функций.

Надстройки можно приобрести у независимых поставщиков программного

обеспечения или написать самостоятельно. Для использования надстройки

следует установить ее в системе и загрузить в Word.

Автоматизация выполнения задач с помощью макросов

Если в Word необходимо многократно выполнять какую-то задачу, то лучше

всего это сделать с помощью макроса. Макрос — это серия команд,

сгруппированных вместе для упрощения ежедневной работы. Вместо того чтобы

вручную делать отнимающие много времени и повторяющиеся действия, можно

создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту задачу.

Макросы часто используются для следующих целей:

. для ускорения часто выполняемых операций редактирования или

форматирования;

. для объединения сложных команд;

. для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;

. для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах.

Макросы можно создавать двумя способами: с помощью диалогового окна Запись

макроса и в редакторе Visual Basic. Первый способ позволяет быстро

создавать макросы при минимуме усилий. При этом макрос записывается в виде

последовательности инструкций на языке программирования Visual Basic для

приложений. Для изменения инструкций макрос следует открыть в редакторе

Visual Basic. В редакторе Visual Basic можно также написать очень мощные и

сложные макросы, которые не могут быть записаны первым способом. Для

получения более подробных сведений об использовании языка программирования

Visual Basic в Microsoft Word выберите раздел «Справка по Visual Basic» на

вкладке Содержание в справочной системе Word. Если раздел «Справка по

Visual Basic» отсутствует на вкладке Содержание, значит, справка по Visual

Basic не была установлена вместе с Microsoft Word.

После присвоения макросу кнопки панели инструментов, команды меню или

сочетания клавиш для его выполнения будет достаточно выбрать команду в

меню, нажать кнопку на панели инструментов или нажать сочетание клавиш.

Чтобы запустить макрос, можно также выбрать команду Макрос в меню Сервис,

команду Макросы, а затем — имя макроса, который требуется выполнить.

Макросы хранятся в шаблонах или документах. По умолчанию макросы

сохраняются в шаблон «Обычный», чтобы они были доступны всем документам.

Если макрос, сохраненный в шаблоне «Обычный», используется только в

документах определенного типа, можно скопировать этот макрос в шаблон этого

типа и удалить его из шаблона «Обычный». Для копирования, удаления или

переименования макросов используйте диалоговое окно Организатор. Чтобы

открыть диалоговое окно Организатор, выберите команду Макрос в меню Сервис,

а затем — команду Макросы и нажмите кнопку Организатор.

Создание макроса

Для создания макроса достаточно включить режим записи и записать

последовательность действий. После этого макрос можно выполнять каждый раз,

когда надо произвести тот же набор действий снова. Например, если часто

возникает необходимость вставить в документы специально отформатированную

таблицу, то можно записать макрос, вставляющий таблицу с нужными границами,

размером и числом строк и столбцов.

При записи макроса команды и параметры можно выбирать с помощью мыши,

однако движения мыши в окне документа не записываются. Например, мышь

нельзя использовать для выделения, копирования, вставки и перетаскивания

элементов в окне документа. Для записи этих действий следует использовать

клавиатуру. При записи макроса можно временно приостановить запись и

продолжить запись позже с того места, где она была остановлена.

Другой способ создать макрос — ввести его код на языке Visual Basic. Для

получения более подробных сведений об использовании языка программирования

Visual Basic в Microsoft Word выберите раздел «Справка по Visual Basic» на

вкладке Содержание в справочной системе Word. Если раздел «Справка по

Visual Basic» отсутствует на вкладке Содержание, значит, справка по Visual

Basic не была установлена вместе с Microsoft Word.

Microsoft Excel 97

Создание, открытие и сохранение файлов

Создание книги

1. Выберите команду Создать в меню Файл.

2. Чтобы создать новую пустую книгу, выберите вкладку Общие и дважды

щелкните значок «Книга».

Для создания книги по шаблону выберите вкладку со списком стандартных

шаблонов или вкладку со списком пользовательских шаблонов, а затем дважды

щелкните шаблон, по которому создается книга.

Создание формы

Для создания личной формы нужно создать лист нужного формата, содержащий

нужный текст и графику, а затем сохранить содержащую его книгу как шаблон.

Для получения пустой копии данной формы следует создать новую форму на

основе этого шаблона с помощью команды Создать в меню Файл.

Пользователь имеет возможность распечатать лист и заполнить форму на бумаге

или сначала заполнить пустые ячейки, а потом распечатать форму. При

заполнении формы в Microsoft Excel можно автоматизировать ввод и анализ

данных. Для сбора информации от пользователей на узле Web следует

воспользоваться мастером Web-форм для установки формы, которая

автоматически добавляет сведения в базу данных.

Открытие книги

В Microsoft Excel можно открывать книги, хранящиеся на жестком диске

компьютера, а также на сетевых дисках, с которыми имеется соединение.

Книги, находящиеся в сети, можно открывать и без подключения к серверу,

если в сети поддерживаются адреса UNC. Чтобы предохранить книгу от

случайного изменения, можно создать копию книги и работать с ней, а не

исходным файлом. Для этого необходимо иметь полномочия на сохранение файлов

в том каталоге, в котором хранится книга. Исключить возможность случайного

изменения книги можно, открыв ее только для чтения, независимо от ее

расположения.

Книги можно открывать и в сети интранет, если на предприятии имеется этот

вид сети Web. Книги можно открывать на узлах HTTP в World Wide Web и узлах

FTP в Интернете. Для получения доступа к Интернету и World Wide Web

необходимо иметь подключение к Интернету либо через прямое соединение, либо

через удаленный доступ поставщика услуг Интернета.

Использование свойств при поиске файлов

Свойствами называются сведения, которые могут быть использованы при

описании и поиске файлов. Статистические сведения, такие как размер файла и

даты его создания и последней модификации, создаются автоматически. Другие

стандартные свойства, например имя автора, описательное имя и ключевые

слова, описывающие основные темы, могут быть заданы. Для записи более

специфической информации могут быть созданы пользовательские свойства.

Пользовательским свойством может быть некоторое значение или ссылка на

определенные данные из файла, в частности на ячейку с именем. Например,

можно создать пользовательское свойство, ссылающееся на ячейки, содержащие

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16