Учет и анализ операций с денежными средствами в кассах и на счетах в банках

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

- документ по учетной политике предприятия;

- утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

- графики документооборота;  

- утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

- утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Ми­нистерством финансов Российской Федерации.

К форма первичной учетной документации по учету кассовых операций относятся:

1.      КО – 1 "Приходный кассовый ордер" – применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;

2.      КО – 2 "Расходный кассовый ордер" – применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации ;

3.      КО – 3 " Журнал регистрации приходных и расходных кассовых до­кументов" – применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов ;

4.      КО – 4 " Кассовая книга " – применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;

5.      КО – 5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" – применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу. [1]

 Первичные  документы  оформляются согласно Положению по веде­нию бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Рос­сийской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34 и содержат следующие реквизиты:

- наименование документа (формы);

- код формы;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в натуральном и де­нежном выражении);

- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи этих работников и их расшифровки.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.

1.3 Организация учета денежных средств. Документальное оформление

1.3.1 Порядок открытия и оформления расчетного счета

Предприятия вне зависимости от форм собственности обязаны   хранить свои денежные средства в учреждениях банков или кредитных организаций на соответствующих счетах на договорных условиях.   Расчеты предприятий по своим обязательствам с другими предприятиями производятся, как правило, в безналичном порядке. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают учреждения банков.

Понятие кредитной организации и банка определено Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» от 02 декабря 1990 года № 395-1 с под редакции от 21 марта 2002 года.

Банк - кредитная организация, которая имеет исключительное право осуществлять в совокупности следующие банковские операции:

-                    привлечение во вклады денежных средств физических и юридических лиц;

-                    размещение указанных средств от своего имени и за свой счет на условиях возвратности, платежности, срочности;

-                    открытие и ведение банковских счетов физических и юридических лиц.

Заключая договор, клиенту открывается счет в банке на условиях, согласованных сторонами.

Банк обязан заключить договор банковского счета с клиентом и не вправе отказать в его открытии, совершение соответствующих операций по которому предусмотрено законом, учредительными документами банка и выданным ему разрешением (лицензией), за исключением случаев, когда такой отказ вызван отсутствием у банка возможности принять на банковское обслуживание или допускается законом или иными правовыми актами.

При необоснованном уклонении банка от заключения договора банковского счета клиент вправе предъявить ему требования, предусмотренные пунктом 4 статьи 445 Гражданского кодекса РФ.

 Для открытия счета в банк организация представляет следующие документы:

- заявление на открытие счета;

- копия решения о создании организации или учредительные и иные документы, необходимые при государственной регистрации, подтверждаются в соответствии с законодательством РФ создание организации;

- свидетельство о регистрации;

- копия устава (положения);

- карточка с образцами подписей и оттиска печати;

- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.   

Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером. Если в штате нет должности главного бухгалтера, заявление подписывается только  руководителем. Карточка с образцами подписей и оттиска печати подписывается руководителем, главным бухгалтером предприятия, которому открывается счет. Если в штате пред­приятия нет должности главного бухгалтера, карточка подписывается только руководителем.

Право первой подписи принадлежит руководителю предприятия, которому от­крывается счет, а также должностным лицам, уполномоченным руководителем.

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру и уполномоченным на то им лицам. На предприятиях, в организациях и учреждениях, где должность главно­го бухгалтера не предусмотрена, старшие бухгалтеры пользуются правами главных бухгалтеров. Карточка с образцами подписей и оттиска печати должна быть нотариально за­верена.

Форма заявления о постановке на учет устанавливается   Министерством РФ по налогам и сборам. При подаче заявления  организация одновременно с заявлением о постановке на учет представляет в одном экземпляре копии заверенных в установ­ленном порядке: свидетельства о регистрации, учредительных и иных документов, необходимых при государственной регистрации, других документов, подтвер­ждающих в соответствии с законодательством РФ создание организации .

Банки открывают счета организациям, индивидуальным предпринимателям только при предъявлении свидетельства о постановке  на учет в налоговом органе. Банк обязан сообщить об открытии или закрытии счета  организации, индивиду­ального предпринимателя в налоговый орган по месту их учета в пятидневный срок со дня соответствующего открытия или закрытия такого счета.

Организациям и индивидуальным предпринимателям следует иметь в виду, что согласно ст. 118 Налогового кодекса РФ при нарушении налогоплательщиком установленного Кодексом срока представления в налоговый орган информации об открытии или закрытии им счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере пяти тысяч рублей.

Расторжение договора банковского счета является основанием закрытия счета клиента. Клиент вправе досрочно в одностороннем порядке расторгнуть  договор банковского счета без объяснения причин. При этом договор расторгается по заявлению клиента. Банк может досрочно расторгнуть договор только в судебном   порядке в случаях:

- когда сумма денежных средств, хранящихся на счете клиента, окажется ниже минимального размера, предусмотренного банковскими правим или договором, если такая сумма не будет восстановлена в течение месяца со дня предупреждения банка об этом;

- при отсутствии операций по этому счету в течение года, если иное не предусмотрено договором.

Остаток денежных средств на счете выдается клиенту либо по его указанию перечисляется на другой счет не позднее семи дней после получения соответствующе  письменного заявления клиента.

Гражданским кодексом РФ, определены условия заключения банковского счета; право распоряжения денежными  средствами, находящимися на счете; виды и сроки операций по счету и другое.

Банк обязуется принимать и зачислять на счет денежные средства (как от самого клиента, так и от третьих лиц), которые перечисляются его клиентом, также выдавать по требованию последнего необходимые ему суммы в порядке, установленном законодательством и договором. Банк может использовать находящиеся на счете средства по своему усмотрению, в том числен кредитные ресурсы. Поэтому за остаток на счете банк выплачивает клиенту процент. 1

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списа­нию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований ) или с их согласия ( оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков ). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по реше­нию Государственного арбитража, суда или финансовых органов.

В бесспорном порядке со счетов организации списывают плате­жи,  не внесенные в срок в государственный бюджет, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

В безакцептном порядке оплачивают счета энергоснабжающих, теплоснабжающих и водопроводно – канализационных организаций.

При недостаточности денежных средств на счете списание денеж­ных средств со счета осуществляется в последовательности, опреде­ленной Гражданским кодексом РФ ст. 855:

1) по исполнительным документам, предусматривающим перечис­ление или выдачу денежных средств со счета для удовлетворения тре­бований о возмещении вреда, причиненного жизни и здоровью, а так­же требований о взыскании алиментов;

2) по исполнительным документам, предусматривающим перечис­ление или выдачу денежных средств для расчетов по выплате выход­ных пособий и оплате труда лиц, работающих по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений по авторскому договору;

3) по платежным документам, предусматривающим перечисление или выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, а так­же по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязатель­ного  медицинского страхования;

4) по платежным документам, предусматривающим платежи в бюджет;

5) по исполнительным документам, предусматривающим удовлет­ворение других денежных требований;

6) по другим платежным документам в порядке календарной оче­редности.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступле­ний документов.

Расторжение договора банковского счета является основанием закрытия счета клиента. Клиент вправе досрочно в одностороннем порядке расторгнуть  договор банковского счета без объяснения причин. При этом договор расторгается по заявлению клиента.

Банк может досрочно расторгнуть договор только в судебном   порядке в случаях:

- когда сумма денежных средств, хранящихся на счете клиента, окажется ниже минимального размера, предусмотренного банковскими правим или договором, если такая сумма не будет восстановлена в течение месяца со дня предупреждения банка об этом;

- при отсутствии операций по этому счету в течение года, если иное не предусмотрено договором.

Остаток денежных средств на счете выдается клиенту либо по его указанию перечисляется на другой счет не позднее семи дней после получения соответствующе  письменного заявления клиента.

Гражданским кодексом РФ определены условия заключения банковского счета; право распоряжения денежными  средствами, находящимися на счете; виды и сроки операций по счету и другое.

1.3.2 Безналичные расчеты через кассы

Наряду с наличными расчетами с покупателями возможны и безналичные.

Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.

 В объявлении на взнос наличными должна быть указана дата их фактического представления в банк. Они должны быть обязательно заполнены одновременно вручную или на ЭВМ с сохранением всех реквизитов бланка. Наименование владельца, номер счета и наименование кредитной организации в объявлениях могут обозначаться штампами.

При приеме наличных денежных средств от юридических лиц операционный работник банка проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его и передает объявление на взнос наличными в кассу. Кассовый работник, получив объявление на взнос наличными, проверяет заполнение объявления, сличает соответствие сумм цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него деньги. После приема денег кассовый работник сверяет сумму данную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Квитанция, затем прикладывается к расходному ордеру и является оправдательным денежным документом.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличны­ми, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактическую сумму денег.

Кроме того, прием в кассу кредитной организации и зачисление денежной наличности на счет клиента - юридического лица может производиться также по препроводительной ведомости приложенной к сумке с рублевой денежной наличностью.

От организаций может приниматься денежная наличность, упакованная в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их открытие без видимых следов нарушения целости.

В кредитной организации ведется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем наименования организаций, количества и номерах закрепленных за каждой организацией сумок. При этом организации, сдающие нежную наличность в сумках, представляют в кассовое подразделение кредитной инизации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы должен содержать номер и сокращенное наименование организа­ции ее фирменный знак.

Кассир организации формирует подлежащие сдаче сумки с   денежной наличностью. При этом первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй и третий экземпляры – соответственно накладная к сумке и копия препроводительной ведомости - представляются в кредитную организацию вместе с сумкой.

Для получения в банке денег необходимых на выплату:   заработной платы, депонированной заработной платы, командировочных, хозяйственных и других расходов предприятие должно иметь чековую книжку. Чековая книжка содержит 25 или 50 чеков и выдается организации по заявлению установленного образца.

 Чек является распоряжением предприятия о выдаче с  расчетного счета суммы наличных денег, указанной в нем. Чек  может выписываться на сумму, не превышающую остатка денежных средств на расчетном счете.

Чеки заполняются от руки чернилами или шариковыми ручками   в соответствии правилами, изложенными на обложках чековых книжек. Все реквизиты чека должны быть заполнены. Чек подписывается руководителем и главным бухгалтером , ставится печать. Сумма указывается цифрами, а затем прописью. Свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно  прочеркнуты двумя линиями. Сумма прописью должна начинаться обязательно в самом начале строки

Наименование владельца счета, номер книжки, наименование кредитной организации в чеках могут обозначаться штампами.

Фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек пишется от руки. 

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают его не действительным.   

 При наличии в представленной банку владельцем чека карточке с образцами подписей отметки о том, что организации печать не присвоена, чек принимается банком без скрепления их оттиском печати.

Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека.    

Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее трех лет. Владелец счета обязан при закрытии счета возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками при заявлении, с указанием номеров чеков.

Чеки принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня заполнения.

Клиент банка обязан указывать на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя. Предприятия, организации и учреждения, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, направлять в кредитные организации денежные чеки без указания назначения платежа.

При решении вопроса о выдаче наличных денег на цели, указанные  в чеке, банки могут запросить от обслуживаемых предприятий  необходимые документы.

Основанием для определения обоснованности расходования предприятиями денежных средств на указанные цели и их подтверждением могут служить смета затрат ( устав, положение, решение о создании предприятия или договор учредителей, лицензии на осуществление отдельных видов деятельности и другие документы, договора (контракты), отчеты подотчетных лиц о расходовании, полученных для закупки продукции наличных денег.

Подтверждением расходования наличных денег являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

В банке кассир (или другое лицо, который имеет право получать наличные деньги), передает чек кассовому работнику. После проверки кассовый работник оставляет чек у себя, а получателю выдает контрольную марку (расположенную в верхнем правом углу Чека). После того, как сумма, подлежащая выдаче, будет подготовлена, кассовый работник вызывает получателя денег по номеру чека и спра­шивает у него сумму получаемых денег. Получатель передает контрольную марку в расходную кассу кредитной организации и получает наличные деньги.

Получатель денег, не отходя от кассы, в присутствии кассового ра­ботника, выдавшего деньги, проверяет полные и неполные пачки банк­нот по количеству пачек и корешков в них, полные корешки, не упако­ванные в пачки, и отдельные банкноты - полистным пересчетом, монету - по количеству мешков и надписям на ярлыках к мешкам, пакеты, тю­бики и отдельные монеты - пересчетом по кружкам.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9