Информационные системы и технологии

|Структура управления организацией |

|Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы |

|управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при|

|условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, |

|контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций. |

|Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и |

|комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, |

|группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, |

|обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или |

|должностных инструкциях. |

|Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по |

|выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план |

|производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения |

|научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, |

|день). |

|Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов|

|учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, |

|управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, |

|регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных |

|хозяйственных процессах. |

|Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и |

|заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций |

|развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и|

|уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной |

|деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела ? |

|менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со |

|специалистом-экономистом. |

|Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением |

|планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.|

| |

|Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение |

|различных методов стимулирования труда подчиненных работников: |

|финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.; |

|психологические стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и |

|т.п. |

|В последние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие "принятие |

|решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия |

|решений. |

|Принятие решения - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный|

|на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели. |

|Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: |

|операционный, функциональный и стратегический. |

|Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых |

|задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее |

|решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного |

|(оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень|

|управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. |

|При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, |

|что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора. |

|На рис 1.2. отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, |

|как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также |

|динамика принятия решений по реализации задач. |

|[pic] |

|Рис. 1.2. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, |

|ответственности, сложности и динамику принятия решений |

|Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно |

|повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей |

|информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и |

|динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют |

|оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На |

|уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.|

| |

|Пример 2. Некоторые учетные задачи: |

|учет количества приданной продукции; |

|учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных |

|операций; |

|учет произведенной продукции; |

|бухгалтерский учет и т.д. |

|Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих|

|предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этом уровне |

|большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых |

|задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать |

|нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор|

|недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента |

|поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента |

|реализации решений до получения реакции на них.. |

|Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на|

|достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты |

|принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом |

|уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие |

|функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. |

|Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным |

|планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена|

|спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за |

|принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только |

|результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и |

|профессиональной интуицией менеджеров.. |

|Персонал организации |

|Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней управления - |

|от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и |

|менеджеров, принимающих стратегические решения. На рис. 1.3 показано соответствие |

|разных уровней квалификации персонала уровням управления: |

|[pic] |

|Рис. 1.3. Квалификация персонала по уровням управления |

|на верхнем, стратегическом, уровне управления - менеджеры высшего звена руководства |

|организации (фирмы и его заместители). Основная их задача - стратегическое |

|планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики |

|управления; |

|на среднем, функциональном, уровне - менеджеры среднего звена и специалисты |

|(начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и |

|т.п.). Основная задача - тактическое управление фирмой при решении основных функций в|

|заданной сфере деятельности; |

|на нижнем, операционном, уровне - исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, |

|инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и |

|т.п.). Основная задача - оперативное реагирование на изменение ситуации. |

|На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие |

|функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере |

|своей компетенции. |

|Прочие элементы организации |

|Стандартные процедуры в организации - точно определенные правила выполнения заданий в|

|различных ситуациях. Они охватывают все стороны функционирования организации, начиная|

|от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и |

|кончая разбором жалоб потребителей. |

|Субкультура любой организации - совокупность представлений, принципов, типов |

|поведения. Особую роль играет важная ее составляющая - информационная культура |

|специалиста. Это также должно найти отражение в информационной системе. |

|Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и |

|аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы. Поэтому|

|очень важно на этане внедрения и проектирования информационных систем активное |

|участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и |

|функций по своей предметной области. |

|Следует заметить также, что информационные системы сами по себе дохода не приносят, |

|но могут способствовать его получению. Они могут оказаться дорогими и, если их |

|структура и стратегия использования не были тщательно продуманы, даже бесполезными. |

|Внедрение информационных систем связано с необходимостью автоматизации функций |

|работников, а значит, способствует их высвобождению. Могут также последовать большие |

|организационные изменения в структуре фирмы, которые, если не учтен человеческий |

|фактор и не выбрана правильная социальная и психологическая политика, часто проходят |

|очень трудно и болезненно. |

|1.3. ПРИМЕРЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ |

|Информационная система по отысканию рыночных ниш. При покупке товаров в некоторых |

|фирмах информационная система регистрирует данные о покупателе, что позволяет: |

|определять группы покупателей, их состав и запросы, а затем ориентироваться в своей |

|стратегии на наиболее многочисленную группу; |

|посылать потенциальным покупателям различные предложения, рекламу, напоминания; |

|предоставлять постоянным покупателям товары и услуги в кредит, со скидкой, с |

|отсрочкой платежей. |

|Информационные системы, ускоряющие потоки товаров. Предположим, фирма |

|специализируется на поставках продуктов в определенное учреждение, например в |

|больницу. Как известно, иметь большие запасы продуктов на складах фирмы очень |

|невыгодно, а не иметь их невозможно. Для того чтобы найти оптимальное решение этой |

|проблемы, фирма устанавливает терминалы в обслуживаемом учреждении и подключает их к |

|информационной системе. Заказчик прямо с терминала вводит свои пожелания по |

|предоставляемому ему каталогу. Эти данные поступают в информационную систему по учету|

|заказов. |

|Менеджеры, делая выборки по поступившим заказам, принимают оперативные управленческие|

|решения по доставке заказчику нужного товара за короткий промежуток времени. Таким |

|образом экономятся огромные деньги на хранение товаров, ускоряется и упрощается поток|

|товаров, отслеживаются потребности покупателей. |

|Информационные системы по снижению издержек производства. Эти информационные системы,|

|отслеживая все фазы производственного процесса, способствуют улучшению управления и |

|контроля, более рациональному планированию и использованию персонала и, как |

|следствие, снижению себестоимости производимой продукции и услуг. |

|Информационные системы автоматизации технологии ("менеджмент уступок"). Суть этой |

|технологии состоит в том, что, если доход фирмы остается в рамках рентабельности, |

|потребителю делаются разные скидки в зависимости от количества и длительности |

|контрактов. В этом случае потребитель становится заинтересован во взаимодействии с |

|фирмой, а фирма тем самым привлекает дополнительное число клиентов. Если же клиент не|

|желает взаимодействовать с данной фирмой и переходит на обслуживание к другой, то его|

|затраты могут возрасти из-за потери предоставляемых ему ранее скидок. |

|Пример 3. Информационные система по продаже авиабилетов позволяет проанализировать |

|архивные данные за многие годы, оценить перспективы наполнения салона, назначить |

|разумную цену на каждое место, снизить количество непроданных билетов и пр. Она |

|резервирует каждое место на самолет в США за три месяца до полета 1,5 раза, т.е. два |

|места резервируются за тремя пассажирами. |

|Пример 4. Информационная система банка обеспечивает все виды оплат по счетам его |

|клиентов. Она умышленно сделана несовместимой с информационными системами других |

|банков. Таким образом, клиент попадает в круг услуг банка, из которого ему трудно |

|выйти. В обмен банк предлагает ему различные скидки и бесплатные услуги. |

|[pic] |

| |

|[pic] |

|[pic] |

|[pic] |

|2. СТРУКТУРА И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ |

|2.1 СТРУКТУРА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ |

|Типы обеспечивающих подсистем |

|Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, |

|называемых подсистемами. |

|Подсистема - это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. |

|Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем|

|независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке |

|классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой |

|информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем|

|Рис. 1.4. |

|[pic] |

|Рис. 1.4. Структура информационной системы как совокупность обеспечивающих подсистем |

|Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, |

|математическое, программное, организационное и правовое обеспечение. |

|Информационное обеспечение |

|Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в современном формировании |

|и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. |

|Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования |

|информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, |

|циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. |

|Унифицирова+нные системы документации создаются на государственном, республиканском, |

|отраслевом и региональном уровнях. Главная цель - это обеспечение сопоставимости |

|показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где |

|устанавливаются требования: |

|к унифицированным системам документации; |

|к унифицированным формам документов различных уровней управления; |

|к составу и структуре реквизитов и показателей; |

|к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. |

|Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при |

|обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных |

|недостатков: |

|чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки; |

|одни и те же показатели часто дублируются в разных документах; |

|работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5