Информационная система (ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА ОБЛІКУ І АНАЛІЗУ РОЗРАХУНКІВ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ І ПІДРЯДНИКАМИ)

- сальдові відомості;

- узагальнені сальдові відомості;

- журнал-ордер;

- акт звірки.

Всі ці документи надходять до бухгалтерії підприємства для здійснення

оперативного, синтетичного обліку, проведення аналізу тощо.

За допомогою діаграми 1-го рівня, яку подано в додатку 4, проведено

декомпозицію системи на окремі процеси. В результаті можна виділити

наступні процеси:

- ведення журналу операцій (процес 1);

- формування результатних документів (процес 2);

- друк і передача результатних документів (процес 3).

Для процесу 1 “Ведення журналу операцій” вхідними є дані, отримані з

розхідних накладних, що надходять від постачальника і дані, отримані з

проплачених платіжних доручень, які надходять з банку. В результаті ведення

журналу операцій утворюються дані про операції, які є вхідними для процесу

2 “Формуванння результатних документів”. Цей процес також використовує

вхідні дані для процесу 1 для звірки і виявлення помилок. На виході процесу

2 формуються в електронному вигляді ті ж самі документи, які будуть

вихідними документами для всієї системи. За допомогою процесу 3 ці

документи роздруковуються і передаються в бухгалтерію підприємства.

Розглянемо детальніше процес 1 “Ведення журналу операцій” за допомогою

діаграми другого рівня, що наведена в додатку 5. Даний процес складається з

наступних дрібніших процесів:

- ввід і контроль інформації (процес 1.1);

- запис на магнітний носій (процес 1.2);

- звірка і корекція БД (процес 1.3).

Інформація з розхідних накладних і платіжних доручень є вхідною для

процесів 1.1 “Ввід і контроль інформації” та 1.3 “Звірка і корекція БД”.

Після процесу 1.1 введена інформація про операції записується на магнітний

носій (вінчестер) в файл операцій. Записана інформація використовується в

процесі 1.3 при звірці і корекції БД. На виході процесу 1.3 (і всього

процесу 1) – дані про операції.

Деталізація процесу 2 “Формування результатних документів” за

допомогою діаграми другого рівня наведена в додатку 6. В результаті

декомпозиції даного процесу одержуємо наступні дрібніші процеси:

- формування оборотних відомостей (процес 2.1);

- формування узагальнених оборотних відомостей (процес 2.2);

- формування сальдових відомостей (процес 2.3);

- формування узагальнених сальдових відомостей (процес 2.4);

- формування журнала-ордера (процес 2.5);

- формування акту звірки (процес 2.6).

Дані про операції є вхідними для процесів 2.1, 2.3, 2.5 та 2.6, на

виході яких формуються відповідно оборотні відомості, сальдові відомості,

журнал-ордер та акт звірки. Оборотні і сальдові відомості є вхідними даними

відповідно для процесів 2.2 та 2.4, в яких формуються узагальнені

відомості.

Процес 3 “Друк і передача результатних документів” не вимагає

деталізації.

Для висвітлення технології рішення даної задачі у системі, що

проектується і для порівняння її з існуючою технологією, систему зручно

представити у вигляді техпроцесу, який зображено в додатку 7. При

оприбуткуванні товару дані з накладних вводяться в пам’ять ЕОМ. В процесі

введення даних ідбувається їх перевірка на правильність, повідомлення про

помилки (якщо вони виявлені) виводяться на екран монітора, і процедура

вводу повторюється. Після того, як дані введені і перевірені, вони

записуються на жорсткий диск ЕОМ в наступні файли: “Журнал операцій”,

“Партнер” та “Товар”.

Аналогічно здійснюється ввід даних з платіжних доручень і корекція

помилок при оплаті рахунку. В цьому випадку дані записуються на жорсткий

диск ЕОМ у файли “Журнал операцій” і “Платіжні доручення”.

В результаті наступних етапів формуються результатні документи, для

чого використовується інформація з файлу “Журнал операцій”. Це етапи:

“Формування журнала-ордера”, “Формування оборотно-сальдових відомостей” і

“Аналіз оплати і оприбуткування”.

2.2 Математично-алгоритмічне забезпечення

При роботі система використовує ряд показників, які зручно представити

у вигляді таблиць, виділивши реквізити-основи і реквізити-ознаки (див.

таблицю 1 і таблицю 2).

Таблиця 1. Реквізити-основи

|Показник |Назва реквізиту |Позначення у|

| | |файлі |

|R1 |Сальдо дебетове на початок місяця |SDP |

|R2 |Сальдо дебетове на кінець місяця |SDK |

|R3 |Сальдо кредитове на початок місяця |SKP |

|R4 |Сальдо кредитове на кінець місяця |SKK |

|R5 |Дебетовий оборот |OD |

|R6 |Кредитовий оборот |OK |

|R7 |Загальний дебетовий оборот |ZOD |

|R8 |Загальний кредитовий оборот |ZOK |

|R9 |Сума операції |O |

|R10 |Сума операцій |SO |

|R11 |Сума операцій по дебету |SOD |

|R12 |Сума операцій по кредиту |SOK |

|W1 |Сума |S |

|W2 |Загальна сума |SS |

|V1 |Кількість |K |

|V2 |Ціна |P |

|V3 |Проплачена сума |PS |

Таблиця 2. Реквізити-ознаки

|Показник |Назва реквізиту |Позначення у|

| | |файлі |

|P1 |Товар |I |

|P2 |Постачальник |J |

|P3 |Дата |D |

|P4 |Номер накладної |N |

|P5 |Дебетовий рахунок |RD |

|P6 |Кредитовий рахунок |RK |

|P7 |Дебет рахунка № 60 |RRD |

|P8 |Кредит рахунка № 60 |RRK |

|P9 |Місяць |M |

|P10 |Дата початку місяця |DP |

|P11 |Дата кінця місяця |DK |

|P12 |Дата оплати |Z |

Граф взаємозв’язку показників зображений в додатку 8.

Розглянемо кожен з використовуваних в системі показників і наведемо

формули, за якими вони обчислюються:

1) [pic] – сума товару i, поставленого постачальником j на дату d за

накладною n.

[pic], (1)

де: [pic] – кількість товару i, поставленого постачальником j на дату

d за накладною n;

[pic] – ціна товару i, поставленого постачальником j на дату d за

накладною n.

2) [pic] – загальна сума товару, поставленого постачальником j на дату

d за накладною n.

[pic]. (2)

3) [pic] – сума операції по дебету рахунка rd і по кредиту рахунка rk

по накладній n постачальника j на дату d.

[pic]; (3)

[pic], (4)

де[pic] – сума, проплачена постачальнику j на дату z згідно

накладної n за дату d.

4) [pic] – оборот по дебету рахунка №60 і кредиту рахунка rk по

партнеру j на дату d. Показник формується шляхом вибірки без

арифметичних обчислень.

5) [pic] – оборот по кредиту рахунка №60 і дебету рахунка rd по

партнеру j на дату d. Формується шляхом вибірки.

6) [pic] – загальний оборот по дебету рахунка №60 по партнеру j за

місяць m.

[pic]. (5)

7) [pic] – загальний оборот по кредиту рахунка №60 по партнеру j за

місяць m.

[pic]. (6)

8) [pic] – сальдо на кінець місяця m по дебету рахунка №60 по партнеру

j.

[pic]. (7)

9) [pic] – сальдо на кінець місяця m по кредиту рахунка №60 по

партнеру j.

[pic]. (8)

10) [pic] – сальдо на початок місяця m по дебету рахунка №60 по

партнеру j.

[pic]. (9)

11) [pic] – сальдо на початок місяця m по кредиту рахунка №60 по

партнеру j.

[pic]. (10)

12) [pic] – сальдо на кінець місяця m по дебету рахунка №60.

[pic]. (11)

13) [pic] – сальдо на кінець місяця m по кредиту рахунка №60.

[pic]. (12)

14) [pic] – сальдо на початок місяця m по дебету рахунка №60.

[pic]. (13)

15) [pic] – сальдо на початок місяця m по кредиту рахунка №60.

[pic]. (14)

16) [pic] – сума операцій по дебету рахунка №60 і по кредиту рахунка

rk.

[pic]. (15)

17) [pic] – сума операцій по кредиту рахунка №60 і по дебету рахунка

rk.

[pic]. (16)

18) [pic] – сума операцій по дебету рахунка №60.

[pic]. (17)

19) [pic] – сума операцій по кредиту рахунка №60.

[pic]. (18)

2.3 Інформаційне забезпечення

До складу інформаційного забезпечення входить позамашинне та

внутрішньомашинне інформаційне забезпечення.

Позамашинне інформаційне забезпечення складається з вхідних і

результуючих документів. Вхідні документи служать для фіксації інформації в

місці її виникнення і передачі її для обробки. В системі автоматичної

обробки економічної інформації з них формуються оперативні масиви

інформації. Результуючі документи ( це документи, які формуються системою в

результаті розв’язку задачі.

Для машинної обробки інформації необхідно провести класифікацію та

кодування всіх реквізитів-ознак. Закодовані реквізити представимо у таблиці

3.

Таблиця 3. Опис класифікаторів та систем кодування

|Назва кодованої |Система |Структура коду|Розшифрування |

|множини |кодування | |розрядів |

|Товар |Порядкова |ХХХХ |Порядковий номер |

| | | |товару |

|Постачальник |Порядкова |ХХХ |Порядковий номер |

| | | |постачальника |

|Дата |Позиційна |ХХ.ХХ.ХХХХ |Число, місяць, рік |

|Номер накладної |Порядкова |ХХХ |Номер накладної |

|Дебетовий рахунок |Позиційна |ХХ.ХХ |Номер рахунка, номер|

| | | |субрахунка |

|Кредитовий рахунок |Позиційна |ХХ.ХХ |Номер рахунка, номер|

| | | |субрахунка |

|Місяць |Позиційна |ХХ.ХХХХ |Місяць, рік |

|Дата початку місяця|Позиційна |ХХ.ХХ.ХХХХ |Число, місяць, рік |

|Дата кінця місяця |Позиційна |ХХ.ХХ.ХХХХ |Число, місяць, рік |

|Дата оплати |Позиційна |ХХ.ХХ.ХХХХ |Число, місяць, рік |

Вхідними документами для даної задачі будуть:

- розхідна накладна;

- платіжне доручення.

Документ “Розхідна накладна” містить інформацію про поставку товару

(дата, найменування товару, ціна товару, кількість товару, загальна сума,

назва та реквізити постачальника, назва та реквізити одержувача). Цей

документ заповнюється постачальником і є основним документом, що засвідчує

факт поставки товару. Реквізити з нього заносяться в базу даних, де

міститься інформація про всі поставки товарів. Форма документа наведена в

додатку 9. Табличний опис документа представлений в таблиці 4.

Таблиця 4. Табличний опис документа "Розхідна накладна"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Назва постачальника |C(40) | |

|Назва населеного пункту |C(15) | |

|Адреса |C(30) | |

|Номер телефону |C(10) | |

|Факс |C(10) | |

|Назва банку |C(45) | |

|Номер розрахункового рахунка |C(15) | |

|МФО |C(10) | |

|Індивідуальний податковий номер |C(10) | |

|ЗКПО |C(15) | |

|Номер накладної |C(5) | |

|Дата |D(8) | |

|Назва товару |C(30) | |

|Одиниця виміру |C(5) | |

|Кількість |N(8.3) |0..9999.999 |

|Вартість |N(8.4) |0..9999.9999 |

|Сума |N(6.2) |0..9999.99 |

|Загальна сума |N(7.2) |0..99999.99 |

Документ “Платіжне доручення” містить інформацію про оплату

поставленого товару (дата оплати, сума, назва і реквізити одержувача,

призначення платежу). Цей документ заповнюється платником, а після того, як

здійснено оплату і банком проставлено на ньому печатки і підпис, одна його

копія потрапляє до одержувача, а інша повертається до платника. Документ є

засвідченням факту оплати. Реквізити з нього заносяться в базу даних, де

міститься інформація про всі проведені оплати. Форма документа наведена в

додатку 10. Табличний опис документа представлений в таблиці 5.

Таблиця 5. Табличний опис документа "Платіжне доручення"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Номер платіжного доручення |C(5) | |

|Дата оплати |D(8) | |

|Сума |N(6.2) |0..9999.99 |

|Назва одержувача |C(40) | |

|Код одержувача за ЄДРПОУ |C(9) | |

|Назва банку одержувача |C(45) | |

|Особистий код банку |C(7) | |

|Номер рахунку |C(15) | |

|Номер накладної |C(5) | |

|Дата |D(8) | |

Всі необхідні дані з вхідних документів заносяться у бази даних. На

основі інформації з вхідних документів формуються результатні документи.

Вихідними документами для даної задачі будуть:

- обороти по дебету;

- обороти по кредиту;

- загальний оборот по дебету;

- загальний оборот по кредиту;

- сальдо на початок місяця;

- сальдо на кінець місяця;

- узагальнена сальдова відомість;

- журнал-ордер;

- акт звірки.

Документ “Обороти по дебету” формується при необхідності і містить

дані про обороти по дебету рахунка №60 і кредиту будь-якого з рахунків

(вказується). Форма документа наведена в додатку 11. Табличний опис

документа представлений в таблиці 6.

Таблиця 6. Табличний опис документа "Обороти по дебету"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Дата |D(8) | |

|Сума |N(6.2) |0..9999.99 |

|Назва постачальника |C(40) | |

|Номер накладної |C(5) | |

|Номер кредитового рахунка |C(4) | |

Документ “Обороти по кредиту” формується при необхідності і містить

дані про обороти по кредиту рахунка №60 і дебету будь-якого з рахунків

(вказується). Форма документа наведена в додатку 12. Табличний опис

документа представлений в таблиці 7.

Таблиця 7. Табличний опис документа "Обороти по кредиту"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Дата |D(8) | |

|Сума |N(6.2) |0..9999.99 |

|Назва постачальника |C(40) | |

|Номер накладної |C(5) | |

|Номер дебетового рахунка |C(4) | |

Документ “Загальний оборот по дебету” формується в кінці місяця і

містить дані про оборот по дебету рахунка №60 в розрізі постачальників.

Форма документа наведена в додатку 13. Табличний опис документа

представлений в таблиці 8.

Таблиця 8. Табличний опис документа "Загальний оборот по дебету"

|Назва реквізиту |Тип та значність|Діапазон змін |

|Сума |N(7.2) |0..99999.99 |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6