Базы данных. Создание форм и отчетов (на примере ACCESS)

команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа

подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты,

облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также

элементы пользователя.

В большинстве случаев для создания элемента управления достаточно

перетащить его на форму из панели инструментов. Каждый элемент помещается в

определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок формы,

Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды,

отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой

записи.

Для создания формы с помощью Мастера форм (FormWizard) предполагается

следующая последовательность действий:

Выберите Формы / Создать. На экране появится окно диалога «Новая

форма», в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный

объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны

таблица или запрос (рис.13).

Рис.13

Допустим в качестве исходной таблицы мы выбрали Оборудование, в

качестве метода создания форм - Мастер форм. После нажатия кнопки Ok,

переходим к следующему диалоговому окну (рис. 14).

Рис. 14

Укажите поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки

расположенные в нижней части экрана позволяют возвратиться назад на один

шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления

отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль

оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с

соответствующим подбором шрифтов и форм полей (рис. 15).

На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы

на свое собственное и на этом завершить процесс создания формы нажав

кнопку Готово.

Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите

кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором

получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы.

Отчеты

Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз

данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в

удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе

проектирования офисного приложения. Новый отчет создается командой Отчет

меню Вставка (рис.16). Во многом формирование отчетов совпадает с процессом

создания экранных форм.

Рис. 16

Пусть, например, мы создаем отчет с помощью Мастера для распечатки

списка всех учеников класса. В качестве исходных данных выберем запрос

Класс_ФИО, который содержит поля Класс и Фамилия.

На следующем шаге Мастер отчетов предлагает осуществить группировку

данных. Так Класс будет печататься только один раз в заголовке листа, а

фамилии учеников - в виде списка в одну колонку (рис 17).

Рис. 17

После чего Мастер отчетов предлагает ввести сортировку. Допускается

сортировка записей в возрастающем или убывающем порядке, включающая до

четырех полей (рис 18).

Рис. 18

На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и

ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий.

Рис. 19

Шагнув далее, вы увидите на экране окно диалога с клетчатым флагом,

который указывает на то, вы подошли к финишу.

Задайте наименование отчета и нажмите кнопку Готово (рис. 20).

Рис. 20

Модифицируется отчет следующим образом: необходимо выбрать его имя на

вкладке Отчеты и щелкнуть на кнопке Конструктор. Выбор команды Просмотр в

том же окне позволяет увидеть, как будет выглядеть распечатанный отчет.

Многообразие возможностей формирования различных типов форм и отчетов

в Access, многогранная работа с элементами управления неоправданно увеличат

объем дипломной работы при общих стандартных подходах при формировании форм

и отчетов и поэтому не рассматриваются.

Вопросы объекно ориентированного программирования выходят за рамки

данной дипломной работы.

Описание работы с программой ведения электронной документации и отчетности

учебного заведения.

Программа, с условным названием «Электронный завуч», предназначена

для автоматизации делопроизводства, ведения документации и выдачи различных

отчетов и справок в учебных заведениях.

В базу данных заводятся фамилии учащихся в разрезе по классам

(возможно ведение до 4 уровней вложенности: школа, отделение, смена,

класс), дисциплины, преподаватели, классы или аудитории, учебный календарь.

На основании введенных данных рассчитывается расписание занятий и в

дальнейшем производится отметка прочитанных часов каждым преподавателем.

На основании отметок, проставляемых в электронный журнал,

выдается большое количество справок и отчетов, в том числе и в графическом

виде.

Для четкого понимания условимся о применении следующей терминологии:

Курсор - мигающая вертикальная черта на экране монитора

Выделить –установить указатель мыши (светлая стрелка) на объект и

два раза щелкнуть левой кнопкой мыши

Полоса прокрутки -

Переключатель -

Раскрывающийяся список – это свернутый до одной строки список,

который появляется полностью при щелчке мыши на треугольнике в правой части

видимой строки списка.

Вкладка - аналог листка записной книжки, в котором вместо буквы

алфавита (согласно которой мы ищем нужную информацию) написано название

таблицы (формы).

Работа начинается с основного окна, на котором должен отображаться

титульный заголовок названия учебного заведения (рис. 21). В начале работы

на этой форме только три командные кнопки: «Работа», «Настройка» и

Рис. 21

кнопка «Выход» с изображением раскрытой двери, означающая завершение работы

с данным окном, а так как это окно основное, то завершение работы с ним

означает окончание работы с программой в целом.

Рассмотрим действие каждой кнопки.

Кнопка «Настройка» позволяет выполнить настройку программы.

Нажав кнопку «Настройка», вы попадете в окно с надписью

«Администратор». Окно состоит из множества вкладок, каждая вкладка

предназначена для заполнения соответствующей таблицы.

Заполнение титульного листа.

Найдите вкладку «Титул»; если необходимо, используйте значки

прокрутки в виде треугольников, находящиеся в правом верхнем углу на уровне

названий вкладок. Нажмите на ярлычок вкладки «Титул» (рис. 22). В

открывшемся окне заполните все поля, они потребуются при выдаче некоторых

документов. Наименование представлено двумя строками. Текст, набранный в

верхней строке будет показан крупным шрифтом на первом титульном листе

программы, текст из второй строки отобразится под первой более мелким

шрифтом.

По окончании работы перейдите к другой вкладке или нажмите кнопку

«Выход» с изображением открытой двери.

Рис. 22

Заполнение таблицы Классы

. Нажав на ярлычок вкладки «Классы», вы попадете в экранную форму,

позволяющую вводить, исправлять и удалять классы. Ввод этой информации

должен производиться в первую очередь, так как на нее опираются многие

другие таблицы, использующие значение класса при заполнении своих полей

(рис. 23).

Эта форма имеет окно «Класс», окно «Список», управляющие кнопки

«Добавление записи», «Удаление записи», «Перевести в следующий класс».

Для ввода названий классов в окне «Класс» надо набрать номер и букву

класса. Затем нажать клавишу «ENTER». Введенный класс отображается в окне

«Список». Для ввода следующего класса нажмите кнопку «Добавление записи» и

наберите номер и букву следующего класса. Если надо исправить введенное

значение, выделите нужную запись в списке Выбранное значение появится в

окне «Класс». Установите курсор в это окно. Внесите исправления и нажмите

клавишу «ENTER». Для удаления записи выделите ее в окне «Список» и нажмите

клавишу «Удаление записи». Программа запросит подтверждения на удаление

записи, нажмите на кнопку «Да».

Внимание! Исправив значение класса в этой таблице тем самым вы

исправите его значение во всех связанным с ним ранее таблицах.

На данную работу по заполнению, удалению и корректировке классов

лучше всего наложить запрет всем, кроме главного администратора системы,

так как следствием неквалифицированных действий может быть уничтожение

всей информации в базе данных.

Опасно!

Если удалить значение класса из этой таблицы, то удалятся записи во

всех таблицах, которые были связаны с этим полем.

Кнопка «Перевести в следующий класс» автоматически переводит ВСЕХ

учащихся в следующий класс. При этом ученики выпускных классов

переводятся в Архив с наименованием «Выпуск NNNN года».

Рис. 23

Заполнение таблицы Предметы.

Данная таблица служит в роли классификатора наименований дисциплин.

Аналогично таблице Классы, изменение наименования предмета приведет к его

изменению во всех связанных с ним записях всех таблиц. При удалении

предмета, удаляются все записи во всех таблицах, которые были связаны с

этим полем (рис. 24).

Для ввода нового предмета наберите его наименование в окне «Предмет»

и нажмите клавишу «ENTER».

Для удаления выделите предмет в приведенном списке (если необходимо,

используйте полосу прокрутки). При этом выбранный предмет отобразится в

отдельном окне. Нажмите кнопку «Удаление записи». Программа запросит

подтверждения на удаление записи, нажмите на кнопку «Да».

Для изменения наименования предмета выделите предмет в приведенном

списке, и введите исправление в окне «Предмет», установив курсор в это

окно, после чего нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

Рис. 24

Заполнение таблицы Ученики.

Нажмите на вкладку «Ученики» (рис.25). В окне «Класс» выберите из

раскрывающегося списка класс. Перейдите в списке фамилий к строке,

обозначенной звездочкой, и начинайте вводить. Переход от одного поля к

другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре или

переводом указателя мыши и щелчком левой кнопки мыши.

Исправления вводятся стандартным образом: установите курсор в нужное

место, внесите исправления и нажмите клавишу «ENTER».

Для удаления записи пометьте удаляемую запись щелчком в крайнем

левом столбце напротив фамилии ученика, затем нажмите на клавиатуре клавишу

«Delete».

Рис. 25

Заполнение таблицы Кабинеты.

Нажмите на вкладку «Кабинеты» (рис. 26). В окне «Номер» вводится

номер кабинета, в окне «Наименование» -наименование. Переход от одного поля

к другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре. После

заполнения полей нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре. Для следующего

ввода нажмите клавишу «Ввод» и выполните всю последовательность действий

сначала.

Для удаления сделайте двойной щелчок на предмете в приведенном списке

( если необходимо, используйте полосу прокрутки). При этом выбранный

кабинет отобразится в окнах «Наименование» и «Номер». Нажмите кнопку

«Удаление записи».

Для изменения номера или наименования кабинета сделайте двойной

щелчок в приведенном списке и введите исправление в окнах «Наименование» и

«Номер», после чего нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

Рис. 26

Заполнение таблицы Преподаватели.

Нажмите на вкладку «Преподаватели» (рис. 27). На форме имеется три

рабочих окна и список. В первом окне необходимо ввести фамилию

преподавателя. Во втором окне из раскрывающегося списка «Предметы» надо

выбрать предмет, который этот преподаватель ведет. В третьем окне надо

выбрать номер класса, классным руководителем которого является данный

преподаватель. Переход от одного поля к другому осуществляется нажатием

клавиши «Табуляция» на клавиатуре. После заполнения полей нажмите клавишу

«ENTER» на клавиатуре.

Рис. 27

Для следующего ввода нажмите клавишу «Ввод» и выполните всю

последовательность действий сначала.

Для удаления сделайте двойной щелчок на фамилии в приведенном списке

(если необходимо, используйте полосу прокрутки), при этом выбранная фамилия

отобразится в окне. Нажмите кнопку «Удаление записи».

Для изменения сведений сделайте двойной щелчок в приведенном списке

ФИО преподавателей и введите исправления в соответствующих окнах, после

чего нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

Заполнение таблицы Программы.

Нажмите на вкладку «Программа» (рис.28). Таблица предназначена для

хранения информации о дисциплинах, читаемых в данном классе, и объеме

часов, отведенных на учебную программу. Существует возможность по каждому

классу завести индивидуальный объем часов. На форме имеется два

переключателя, раскрывающийся список и таблица. Если включить первый

переключатель «Фиксировать класс», то появляется управляющая кнопка, по

которой можно продублировать набранную для одного класса программу на все

классы данной параллели. Поле «Предмет» имеет раскрывающийся список.

Раскрыв список, щелкните на наименовании того предмета, который должен

находиться в этой строчке. Переход от одного

Рис. 28

поля к другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре.

После заполнения строки нажмите клавишу «ENTER» на клавиатуре.

Исправления вводятся стандартным образом: установите курсор в нужное

место, внесите исправления и нажмите клавишу «ENTER».

Для удаления записи пометьте удаляемую запись щелчком в крайнем левом

столбце и нажмите на клавиатуре клавишу «Delete».

Заполнение таблицы Оборудование.

Нажмите на вкладку «Оборудование» (рис.29). Перейдите к строке,

обозначенной звездочкой, и начинайте вводить. Переход от одного поля к

другому осуществляется нажатием клавиши «Табуляция» на клавиатуре.

Исправления вводятся стандартным образом.

Для удаления записи пометьте удаляемую запись щелчком в крайнем левом

столбце и нажмите на клавиатуре клавишу «Delete».

Рис. 29

Заполнение таблицы Профили.

Таблица «Профили» используется для назначения общего имени группе

дисциплин одной тематики. Группировка используется при планировании

загрузки рабочего дня в режиме расчета Расписания и при выдаче некоторых

отчетов. Нажмите на вкладку «Профили» (если необходимо, используйте значки

прокрутки, находящиеся в правом верхнем углу на уровне вкладок) (рис.30). В

открывшемся окне заполните поле «Профиль». Перейдите к следующему полю,

расположенному правее. Щелкните по символу треугольника. В раскрывшемся

списке отметьте предметы, которые входят в состав данной группы, и нажмите

клавишу «ENTER». Для ввода следующей группы нажмите кнопку «Добавление

записи». По окончании работы перейдите к другой вкладке или нажмите кнопку

«Выход» с изображением открытой двери.

Рис. 30

Клавиша Любимые функции позволяет выбрать для каждого пользователя

наиболее часто используемые функции и оформить их запуск в виде «горячих

клавиш».

Вернемся к основному окну с титульным листом учебного заведения.

Кнопка «Работа».

Нажав ее, вы получите основную рабочую форму программы (рис.31).

Рис. 31

Ведение классных журналов.

Не отличается от ведения журналов в бумажном виде (рис. 32).

Выберите класс, нажмите на вкладку Предмет и далее, как в обычном

журнале, выставляйте оценки. Правда и здесь имеется новшество.

Рис. 32

Щелкнув правой кнопкой мыши на поставленной оценке ,можно задать вес

оценки. Веса градуируются от нуля до девяти. Теперь учитель, ставя «слабую

тройку», может присвоить ей вес равный 1. Рекомендуется за устные ответы с

места ставить оценки с весом 3, за ответ у доски или письменную работу – 5,

за контрольную работу – 9. За плохое поведение на уроке можно поставить

двойку с весом равным нулю, в этом случае оценка будет играть чисто

психологическую роль. По умолчанию оценке присваивается вес равный 4.

Средняя оценка выводится по формуле:

( оценка * вес)

Средняя оценка =

Веса

Расчет расписания

Нажмите управляющую кнопку. При этом вам необходимо будет заполнить

форму (рис.33).

Рис. 33

В общем случае существует возможность перед автоматическим расчетом

расписания закрепить жестко некоторые дисциплины по дням недели (рис.34),

остальные предметы встанут на свободные места согласно плановым нормам,

указанным в учебной программе, либо с учетом отставания по программе.

Автоматически согласуется непересекаемость предметов по каждому

преподавателю и кабинетам.

Рис. 34

Кнопка «Регистрация выполненной работы» позволяет зафиксировать

фактически выданные преподавателями часы и отобразить реальную картину. На

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5