Базы данных. Создание форм и отчетов (на примере ACCESS)

14. Протокол экзамена за курс средней школы

15. Сведения о травматизме за учебный год

16. Сведения подаваемые классным руководителем за четверть

17. Список выбывших учащихся

18. Движение за год

19. Список оставшихся на второй год

20. График результатов успеваемости по четвертям

21. График итогов успеваемости по годам

Выявление информационных объектов и связей между ними

Вторая фаза анализа предметной области состоит в выборе

информационных объектов, задании необходимых свойств для каждого объекта,

выявлении связей между объектами, определении ограничений, накладываемых на

информационные объекты, типы связей между ним, характеристики

информационных объектов.

При выборе информационных объектов необходимо ответить на ряд

вопросов:

1. На какие таблицы можно разбить данные, подлежащие хранению в БД?

2. Какое имя можно присвоить каждой таблице?

3. Какие наиболее интересные характеристики (с точки зрения пользователя)

можно выделить?

4. Какие имена можно присвоить выбранным характеристикам?

В нашем случае предполагается завести следующие таблицы (рис 4):

|Школа |Класс |Предметы |Ученики |Учителя |Оценки |

|Номер |Класс |Предмет |Класс |Фамилия |Класс |

|Телефон |Смена | |Фамилия |Имя Отчест|Предмет |

|Директор | | |Имя |Предмет |Фамилия |

| | | | | |Имя |

| | | | | |Дата |

| | | | | |Оценка |

Рис. 4

Выделим связи между информационными объектами (рис.5)

Рис. 5

В ходе этого процесса необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какие типы связей между информационными объектами?

2. Какое имя можно присвоить каждому типу связей?

3. Каковы возможные типы связей, которые могут быть использованы

впоследствии?

Попытка задать ограничения на объекты, их характеристики и связи

приводит к необходимости ответа на следующие вопросы:

1. Какова область значений для числовых характеристик?

2. Каковы функциональные зависимости между характеристиками одного

информационного объекта?

3. Какой тип отображения соответствует каждому типу связей?

При проектировании БД существуют взаимосвязи между информационными

объектами трех типов: «один к одному», «один ко многим», «многие ко многим»

(рис.6).

Например:

| |Один к одному | |

|Ученик | |Личное дело |

| | | |

| |Один ко многим | |

|Класс | |Ученик |

| | | |

| |Многие к многим| |

|Ученик | |Преподаватель |

Рис. 6

Построение концептуальной модели

В простых случаях для построения концептуальной схемы используют

традиционные методы агрегации и обобщения. При агрегации объединяются

информационные объекты (элементы данных) в один в соответствии с

семантическими связями между объектами. Например, урок истории в 10 «а»

классе проводится в кабинете №7, начало в 9-30. Методом агрегации создаем

информационный объект (сущность) РАСПИСАНИЕ со следующими атрибутами:

«класс», «предмет», «кабинет», «время». При обобщении информационные

объекты (элементы данных) объединяются в родовой объект (рис.7):

|Русский язык | | |

|Литература | |Филология |

|Иностранные языки| | |

Рис. 7

Выбор модели диктуется прежде всего характером предметной области и

требованиями к БД. Другим немаловажным обстоятельством является

независимость концептуальной модели от СУБД, которая должна быть выбрана

после построения концептуальной схемы.

Модели «сущность-связь», дающие возможность представлять структуру и

ограничения реального мира, а затем трансформировать их в соответствии с

возможностями промышленных СУБД, являются весьма распространенными.

Под сущностью понимают основное содержание того явления, процесса

или объекта, о котором собирают информацию для БД. В качестве сущности

могут выступать место, вещь, личность, явление и т.д. При этом различают

тип сущности и экземпляр сущности. Под типом сущности обычно понимают набор

однородных объектов, выступающих как целое. Понятие «экземпляр сущности»

относится к конкретному предмету. Например:

Тип сущности - ученик

Экземпляр сущности - Иванов, Петров, Сидоров и др.

В нашем примере Школа, Класс, Предметы, Ученики, Учителя, Оценки –

сущности. Проанализируем связи между сущностями (рис.8).

|Название связи |Между сущностями |

|Учится |Ученик |Класс |

|Изучает |Ученик |Предмет |

|Имеет |Школа |Класс |

|Преподает |Учитель |Предмет |

|Работает |Учитель |предмет |

Рис. 8

Теперь можно перейти к проектированию информационной (концептуальной)

схемы БД (атрибуты сущностей на диаграмме не показаны) (рис.9).

| | | | | |

|принадлежит | |Школа | | |

| | | | | |

| | | | | |

|Класс | |Учится | |Ученик |

| | | | | |

| | | | | |

|работает | | | |изучает |

| | | | | |

| | | | | |

|Учитель | |Преподает | |Предмет |

| | | | | |

| | | | | |

| | | |экзамен | |

| | | | | |

| | | | | |

| | | |Ведомость | |

Рис. 9

Логическое проектирование

Логическое проектирование представляет собой необходимый этап при

создании БД. Основной задачей логического проектирования является

разработка логической схемы, ориентированной на выбранную систему

управления базами данных. Процесс логического проектирования состоит из

следующих этапов:

1. Выбор конкретной СУБД;

2. Отображение концептуальной схемы на логическую схему;

3. Выбор языка манипулирования данными.

Выбор конкретной СУБД

Одним из основных критериев выбора СУБД является оценка того ,

насколько эффективно внутренняя модель данных, поддерживаемая системой,

способна описать концептуальную схему. Системы управления базами данных,

ориентированные на персональные компьютеры, как правило поддерживают

реляционную или сетевую модель данных. Подавляющее большинство современных

СУБД – реляционные.

Конструирование баз данных на основе реляционной модели имеет ряд

важных преимуществ перед другими моделями

. Независимость логической структуры от физического и пользовательского

представления.

. Гибкость структуры базы данных – конструктивные решения не ограничивают

возможности разработчика БД выполнять в будущем самые разнообразные

запросы.

Так как реляционная модель не требует описания всех возможных связей

между данными, впоследствии разработчик может задавать запросы о любых

логических взаимосвязях, содержащихся в базе, а не только о тех, которые

планировались первоначально.

Отображение концептуальной схемы на логическую схему

При отображении информационной схемы, каждый прямоугольник схемы

отображается в таблицу, которая является одним отношением. При этом

следует учитывать ограничения на размер таблиц, которые накладывает

конкретная СУБД.

Выбор языка манипулирования данными

Важной составной частью СУБД является язык манипулирования данными,

который используется при работе различных приложений с БД. Как правило,

язык манипулирования данными встраивается в язык программирования. Кроме

того, при выборе СУБД, реализующей конкретную БД, необходимо оценить и

техническую сторону дела, которая непосредственно связана с

производительностью системы. В целом необходимо оценить семь групп

параметров для выбора СУБД:

. Характеристики ПК: тип, модель, фирма производитель, наличие гарантии.

. Управление файлами и поиск: тип связи, модификация нескольких файлов,

двунаправленное соединение таблиц, язык манипулирования данными, тип

поиска.

. Средства поддержки приложений: каталог данных, генератор приложений,

процедурный язык, подпрограммы, макросы, отладчик, система поддержки

исполнения, шифровка программ и данных, разграничения доступа, графика,

текстовый редактор, статистика.

. Ввод и поддержка целостности: управление с помощью команд, управление с

помощью меню, проверка целостности по таблице, проверка уникальности

ключа, проверка по дате, независимость данных.

. Отчеты: отчеты по нескольким файлам, сохранение форматов отчетов, выдача

отчета на экран, выдача отчета на магнитный носитель, вычисляемые поля,

группы, переопределение формата даты, заголовки отчетов, генератор

отчетов, итоговые поля, максимальная ширина отчета.

. Операционная среда: тип операционной системы, объем требуемой оперативной

памяти, необходимость использования постоянной памяти, объем требуемой

постоянной памяти, язык подсистемы.

. Дополнительные сведения: наличие сетевого варианта, стоимость,

примечание, источники.

ACCESS

СУБД Access является системой управления базами данных реляционного

типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых

состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть

связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве

строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет

устанавливать между ними связи, выполнять операции реляционной алгебры.

Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и

удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих

таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение

запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

Для работы с СУБД Access 2.0 требуются:

. IBM PC или совместимый компьютер с процессором 386 или выше

. DOS 3.3 или выше

. Microsoft Windows 3.1 или выше

. Не менее 6 МВ оперативной памяти (рекомендуется 8 МВ)

. 20 МВ свободной памяти на жестком диске

. Мышь

СУБД позволяет задавать типы данных и способы их хранения. Можно

также задать критерии (условия), которые СУБД будет в дальнейшем

использовать для обеспечения правильности ввода данных. В самом простом

случае условие на значение должно гарантировать, что не будет введен

случайно в числовое поле буквенный символ. Другие условия могут определять

область или диапазоны допустимых значений вводимых данных.

Microsoft Access предоставляет максимальную свободу в задании типа

данных (текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки,

звук, электронные таблицы). Можно задавать также форматы хранения

представления этих данных при выводе на экран или печать. Для уверенности,

что в базе хранятся только корректные значения, можно задать условия на

значения различной степени сложности.

Так как Microsoft Access является современным приложением Windows,

можно использовать в работе все возможности DDE (динамический обмен

данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять

обмен данными между Access и любым другим поддерживающим DDE приложением

Windows. В Microsoft Access можно при помощи макросов или Access Basic

осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями.

OLE является более изощренным средством Windows, которое позволяет

установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо

объекты в базу данных Access. Такими объектами могут быть картинки,

диаграммы, электронные таблицы или документы из других поддерживающих OLE

приложений Windows.

В Microsoft Access для обработки данных базовых таблиц используется

мощный язык SQL (структурированный язык запросов). Используя SQL можно

выделить из одной или нескольких таблиц необходимую для решения конкретной

задачи информацию. Access значительно упрощает задачу обработки данных.

Совсем не обязательно знать язык SQL. При любой обработке данных из

нескольких таблиц Access использует однажды заданные связи между таблицами.

В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое

возможностями средство графического задания запроса – так называемый

«запрос по образцу» (query by example), которое используется для задания

данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения

и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в

Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды

построить довольно сложный запрос.

Microsoft Access спроектирован таким образом, что он может быть

использован как в качестве самостоятельной СУБД на отдельной рабочей

станции, так и в сети – в режиме «клиент-сервер». Поскольку в Microsoft

Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько пользователей, в

нем предусмотрены надежные средства защиты и обеспечения целостности

данных. Можно заранее указать, какие пользователи или группы пользователей

могут иметь доступ к объектам (таблицам, формам, запросам) базы данных.

Microsoft Access автоматически обеспечивает защиту данных от одновременной

их корректировки разными пользователями. Access также опознает и учитывает

защитные средства других подсоединенных к базе данных структур (таких, как

базы данных Paradox, dBASE и SQL).

Практически все существующие СУБД имеют средства разработки

приложений, которые могут использованы программистами или

квалифицированными пользователями при создании процедур для автоматизации

управления и обработки данных.

Microsoft Access предоставляет дополнительные средства разработки

приложений, которые могут работать не только с собственными форматами

данных, но и с форматами других наиболее распространенных СУБД. Возможно,

наиболее сильной стороной Access является его способность обрабатывать

данные электронных таблиц, текстовых файлов, файлов dBASE, Paradox,

Btrieve, FoxPro и любой другой базы данных SQL, поддерживающей стандарт

ODBE. Это означает, что можно использовать Access для создания такого

приложения Windows, которое может обрабатывать данные, поступающие с

сетевого сервера SQL или базы данных SQL на главной ЭВМ.

Все выше сказанное позволило остановить выбор на СУБД Access для

постановки и решения задачи автоматизации процесса ведения документации и

отчетности в учебном заведении.

Таблицы.

Работа в Access начинается с определения реляционных таблиц и их

полей, которые будут содержать данные. Далее определяются реляционные связи

между таблицами. Так как данная тема не входит в дипломную работу, то

опустим процесс их создания. Конечным результатом данного этапа является

таблица реляционных связей, приведенная на рисунке 10.

Рис. 10

Формы

Формы – одно из основных средств для работы с базами данных в Access

- используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и

редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода

ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с

размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания

форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их

создания является режим визуального конструирования (рис.11). Выбор команды

Форма в меню Вставка выводит на экран окно Новая Форма, позволяющее задать

таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее

создания. Кроме создания формы «вручную», создание формы можно

автоматизировать, используя Мастер форм (FormWizard). Кроме того, можно

создать специальные формы, в том числе с листами данных (Autoform:

Datasheet), диаграммами (Chart Wizard) и сводными таблицами (PivotTable

Wizard) в формате Excel.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи,

рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе

между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых

модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут

использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения

вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5