Базы данных. Создание форм и отчетов (на примере ACCESS)

Базы данных. Создание форм и отчетов (на примере ACCESS)

Министерство общего и профессионального образования

Уральский государственный профессионально- педагогический

университет

Кафедра информационных технологий

| |

|К защите допускаю: |

| |

|зав. кафедрой ИТ |

|С.Б.Петров |

Базы данных. Создание форм и отчетов (на примере ACCESS).

Описание программы ведения электронной школьной документации.

Пояснительная записка к дипломной работе

030504.05.ПЗ

|Разработчик: |Т.П. Волошина |

|Научный руководитель: | |

|ассистент кафедры ИТ |Н.Н. Зиновьева |

|Нормоконтроллер: |Н.Н. Зиновьева |

Екатеринбург

1999 год

Р Е Ф Е Р А Т

В дипломной работе

*****листов машинописного текста,

*****иллюстраций,

*****таблиц,

*****использованных источников,

*****приложений.

В дипломной работе рассмотрены общие вопросы баз данных

различных моделей, принципы организации текстовых, сетевых и реляционных

баз. Описан подход к проектированию баз данных. На конкретном примере базы

данных для ведения электронной школьной документации показан процесс

конструирования и построения базы данных. Раскрыты приемы создания экранных

форм и отчетов.

Подробно описана методика работы с программой. Программа может

быть использована для практической работы в школах и других учебных

заведениях в помощь школьному администратору.

Рассмотрены вопросы санитарно-гигиенических требований при

работе с компьютером.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

БАЗЫ ДАННЫХ

1. Текстовые базы данных

2. Сетевые базы данных

3. Реляционные базы данных

4. Проектирование баз данных

5. Анализ предметной области и запросов к БД

1. Анализ концептуальных требований

2. Выявление информационных объектов и связей между ними

3. Построение концептуальной модели

6. Логическое проектирование

1. Выбор конкретной СУБД

2. Отображение концептуальной схемы на логическую схему

3. Выбор языка манипулирования данными

ACCESS

1. Таблицы

2. Формы

3. Отчеты

Описание работы программы ведения электронной школьной документации

1. НАСТРОЙКА ПРОГРАММЫ

1. ЗАПОЛНЕНИЕ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА

2. Заполнение таблицы Классы

3. Заполнение таблицы Предметы

4. Заполнение таблицы Ученики

5. Заполнение таблицы Кабинеты

6. И т д …..

2. Работа программы

1. Классные журналы

2. Расписание

3. Регистрация выполненной работы

4. Сервис

1. Создание резервной копии

2. Восстановление

3. Контроль целостности

4. Тестирование БД

5. Перевод на новый учебный год

6. Работа в архиве

7. Согласование с бухг. Программой

8. Организация контроля доступа

9. Работа с SQL запросами

5. Отчеты

Санитарно-гигиенические требования при работе на Пэвм

ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ДИПЛОМНОЙ РАБОТЫ

Заключение

ГлоССАРИЙ

Литература

Приложение 1

Приложение 2

Приложение

Приложение

Приложение

Приложение

Приложение

Введение

Дипломная работа посвящена анализу проектирования баз данных, а также

освещению методов построения форм и отчетов на примере построения программы

ведения электронной документации учебного заведения. В качестве инструмента

построения базы данных использован Microsoft Access. С самого начала эту

СУБД отличала простота использования в сочетании с широкими возможностями

по разработке законченных приложений.

Актуальность темы

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в

сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере

автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Одной из составных задач можно рассматривать проблему составления

расписания учебного процесса, а так же оперативную корректировку расписания

при возникновении необходимости в этом.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот

факт, что большую часть своего времени администраторы заведений и

преподаватели тратят на оформление различной документации и отчетов.

Огромное количество учебных заведений и отсутствие предложений в данной

сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного

обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы

человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и

опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности

взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством

представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных

предполагает использование интегрированных средств хранения информации,

позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание

ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ

единым программным обеспечением, называемым системой управления базами

данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком

данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами

представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который

описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной

области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты

реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых

хранятся в БД.

Некоторые сведения о типах данных

Этапам реализации баз данных соответствуют уровни описания предметной

области: реальность в том виде, как она существует; концептуальное описание

реальности; представление описания в виде формального текста и физическая

реализация БД на машинных носителях.

Для ввода в ПК полученное описание должно быть представлено в

терминах специального языка описания данных, который входит в комплекс

средств СУБД.

Простое (элементарное) данное – это наименьшая семантически значимая

поименованная единица данных (например, ФИО, должность, адрес и т.д.).

Значения простого данного описывает представленную им характеристику

объекта для каждого экземпляра объекта. Имена простых данных хранятся в

описании БД, в то время как их значения запоминаются в самой БД.

Совокупность простых данных можно объединить в составное данное двумя

способами. Во-первых, можно соединить несколько разнотипных данных.

Например, данное АНКЕТА состоит из данных ТАБЕЛЬНЫЙ НОМЕР, ФИО, ГОД

РОЖДЕНИЯ, ПОЛ, ДОЛЖНОСТЬ, ЗАРПЛАТА. По этому принципу образуется

структурное данное или данное типа структура. Описание структуры состоит из

перечисления ее составных частей, значение – из значений составляющих ее

данных. Во-вторых, составное данное может объединять совокупность

однотипных данных(список сотрудников, послужной список сотрудника и т.п.).

Составное данное этого типа называется массивом. В описании массива

достаточно указать описание одного элемента, значение массива

представляется однородным списком значений его элементов.

В общем случае составные данные представляют собой объединенную под

одним именем совокупность данных любых типов, в том числе структур и

массивов, с произвольной глубиной вложенности составных данных (рис.1).

Послужной список

Анкета

Зарплата

Дата Работа

Таб.номер Должность

ФИО Пол Должность Организация

Год рождения

Массив

Структура

Сотрудники

Анкета

Зарплата

Таб. номер

Послужной список

ФИО

Дата

Дата Работа

рождения

Число

Должность Организация

Месяц Год

Многоуровневое данное

Рис.1

Элементы массива могут идентифицироваться ключом - данным, значения

которого взаимно однозначно определяют экземпляры элементов.

Составные типы данных представляют иерархические связи значений

данных в БД. Представление предметной области в виде структур данных с

иерархическими связями носит название иерархической модели данных. В общем

случае в базе могут быть определены также сетевые связи, позволяющие

описать сеть – ориентированный граф произвольного вида. Представление

предметной области в виде сетевых структур данных общего вида называется

сетевой моделью данных. Сетевые связи реализуются путем отождествления

отдельных данных БД.

Процесс построения концептуального описания с учетом всех необходимых

факторов называется процессом проектирования БД.

Интерфейс с БД.

Интерфейс определяет переход от представления данных в БД к

представлению, принятому среди пользователей, и обратно. В общем случае

пользователи представляют данные в виде документов различных видов, от

произвольных текстов до справок и таблиц фиксированного формата.

Интерфейс доступа конечного пользователя охватывает комплекс

технических, организационных и программных решений, обеспечивающих в итоге

унифицированность, хорошую понимаемость и надежность взаимодействия

конечного пользователя с различными моделями персональных компьютеров.

Под документом понимается произвольный структурированный текст,

который может быть представлен на алфавитно – цифровых печатающих

устройствах. При этом под структурой текста понимается структура

взаимосвязей данных, составляющих текст.

В процессе проектирования, как правило, возникает необходимость

точного учета структур документов. Для полного представления этих структур

могут использоваться средства описания данных БД. Тем самым облегчается

процесс сопоставления БД и документов при организации интерфейса.

Совместная реализация БД и интерфейса на единой концептуальной основе

предполагает сопоставление соответствующих понятий концептуального описания

с понятиями пользователей.

Конкретные функциональные требования пользователей и предполагаемое

их обеспечение отображаются понятием пользовательского представления

данных. В общем случае пользовательское представление включает так

называемое локальное внешнее представление функций обработки данных, а

также определение форматов входных и выходных данных.

База данных (БД) – именованная совокупность данных, отражающая

состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области;

- система управления базами данных (СУБД) – совокупность языковых и

программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного

применения БД многими пользователями;

- банк данных (БнД) – основанная на технологии БД система

программных, языковых, организационных и технических средств,

предназначенных для централизованного накопления и коллективного

использования данных;

- информационная система (ИС) – система, реализующая

автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными и включающая

технические средства обработки данных, программное обеспечение и

соответствующий персонал.

Функционально – полная СУБД должна включать в свой состав средства,

обеспечивающие потребности пользователей различных категорий на всех этапах

жизненного цикла систем БД: проектирования, создания, эксплуатации.

БАЗЫ ДАННЫХ

Текстовые базы данных.

Объектами хранения в текстовых БД являются тексты. Под текстом будут

пониматься неструктурированные данные, построенные из строк.

Основной целью любой текстовой БД является хранение, поиск и выдача

документов, соответствующих запросу пользователя. Такие документы принято

называть релевантными. Ввиду того, что автоматизированный поиск документов

на естественных языках достаточно затруднен, возникает вопрос о

проектировании некоторых формальных языков, предназначенных для отображения

основного смыслового содержания документов и запросов в БД.

Такие языки называют информационно-поисковыми. В настоящее время

разработано достаточно большое количество информационно-поисковых языков,

которые отличаются не только по своим изобразительным свойствам, но и по

степени семантической силы.

В основе подхода к построению классификационных языков лежит

представление о том, что накопленные знания могут быть разделены на

взаимоисключающие классы и подклассы. Существует система правил, которой

должен подчиняться любой язык классификационного типа, в частности:

- Деление отраслей знаний на классы и подклассы проводится по одному

основанию;

- Подклассы должны исключать друг друга;

- При делении классов на подклассы должна соблюдаться непрерывность.

Информационно – поисковые языки, получившие название дескрипторных,

основаны на применении принципов координатного индексирования, при котором

смысловое содержание документа может быть с определенной степенью точности

и полноты задано списком ключевых слов, содержащихся в тексте.

Дескрипторные языки привязаны к лексике текстов. Ключевые слова из

текстов выбираются исходя из разных целей, соответственно, критерии выбора

могут различаться. Для построения дескрипторного языка критерием отбора

ключевых слов, как правило, служат информативность слова и частота его

встречаемости в тексте.

Универсальными структурами дескрипторного языка являются лексические

единицы, парадигматические и синтагматические отношения.

Лексическая единица – наименьшая смысловая единица, задаваемая при

построении языка.

В большинстве автоматизированных информационных систем при

индексировании документов и запросов применяется контроль с помощью

тезауруса. Контроль может осуществляться в автоматизированном или ручном

режиме. По сути дела тезаурус представляет собой словарь – справочник, в

котором присутствуют все лексические единицы дескрипторного информационно

поискового языка с введенными парадигматическими отношениями.

Парадигматические отношения могут задаваться как:

. Отношения вид – род (вышестоящий дескриптор);

. Отношения род – вид (нижестоящие дескрипторы);

. Синонимы;

. Ассоциативные связи

В тезаурусы помещаются дескрипторы и недескрипторы, хотя существуют

тезаурусы только из дескрипторов.

Как дескрипторы, так и недескрипторы приводят к единой грамматической

форме. Как правило, дескрипторы употребляются в форме существительных или

именных словосочетаний. Тезаурус может быть построен по принципу

дескрипторных статей, состоявших из заглавного дескриптора и списка

дескрипторов и недескрипторов с обозначением парадигматических отношений.

Тезаурус может быть двуязычным. В этом случае эквивалентный дескриптор на

иностранном языке должен быть обозначен.

Парадигматические отношения представляют собой внетекстовые отношения

между лексическими единицами. На их основании происходит группировка

лексических единиц в парадигмы.

Синтагматические отношения представляют собой отношения лексических

единиц в тексте, т.е. они выражают семантику контекста.

При переводе основного смыслового содержания документов и запросов с

естественного языка на дескрипторный информационно – поисковый язык

существуют определенные правила, называемые системой индексирования.

Результатом перевода документа является поисковый образ документа, а

запроса – поисковый образ запроса.

Из перечисленных информационно – поисковых языков именно

дескрипторные языки наилучшим образом приспособлены для описания документов

и запросов при автоматизированном поиске в текстовых БД. Языки эти обладают

таким преимуществом, как гибкость, открытость, близость к естественному

языку; это языки двухуровневые (уровень ключевых слов и уровень

дескрипторов). Дескрипторные информационно – поисковые языки позволяют

формулировать документы и запросы в разных терминах. К основным

недостаткам языков данного класса можно отнести недостаточную полноту

описания смыслового содержания документов и запросов.

Системы, контролируемые тезаурусом, содержат процедуры как

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5