Система компьютерного ведения документации

Система компьютерного ведения документации

| | |

|Содержание | |

| | |

|Введение............................................................|8 |

|.................................................................. | |

|1. Концепция построения систем автоматизации | |

|документооборота....................................................|9 |

|........................................................ | |

|2. История развития систем |10 |

|документооборота................................................... | |

|3. Что есть |11 |

|документ?...........................................................| |

|.......................................... | |

|3.1. Взаимосвязи |13 |

|документов..........................................................| |

|................................ | |

|3.2. Немного из практики работы |13 |

|канцелярии..........................................................| |

|.... | |

|4. Что такое |15 |

|документооборот?....................................................| |

|.............................. | |

|4.1. Стоимость хранения |16 |

|информации..........................................................| |

|................. | |

|4.2. Стоимость (время) поиска необходимой |16 |

|информации.......................................... | |

|4.3. Стоимость коллективного использования |16 |

|информации....................................... | |

|4.4. Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места | |

|к |16 |

|другому.............................................................| |

|.............................................................. | |

|5. Основы организации |17 |

|документооборота....................................................| |

|........ | |

|5.1. Канцелярия и архив |17 |

|организации.........................................................| |

|................... | |

|5.2. Канцелярия и документооборот уровня |18 |

|отдела..................................................... | |

|6. Психология |20 |

|документооборота....................................................| |

|.......................... | |

|7. Общие требования к системе |21 |

|документооборота............................................ | |

|7.1. |21 |

|Масштабируемость....................................................| |

|............................................... | |

|7.2 |21 |

|Распределенность....................................................| |

|................................................... | |

|7.3. |21 |

|Модульность.........................................................| |

|..................................................... | |

|7.4. |21 |

|Открытость..........................................................| |

|....................................................... | |

|8. Задачи, решаемые системами |22 |

|документооборота........................................... | |

|8.1. Задачи статических |23 |

|архивов.............................................................| |

|........................ | |

|8.1.1 Организация хранения электронных |23 |

|документов................................................ | |

|8.1.2. Принципы управления |23 |

|хранением...........................................................| |

|............. | |

|8.1.3. Организация учета бумажных и микрографических |24 |

|документов..................... | |

|8.1.4. Организация поиска |24 |

|документов..........................................................| |

|................ | |

|8.1.5. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и| |

|аудита |25 |

|работы..............................................................| |

|.................................................................. | |

|8.1.6. Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, | |

|которые порождают |25 |

|документ............................................................| |

|........................................... | |

|8.1.7. Поддержка аннотирования |25 |

|документа...........................................................| |

|...... | |

|8.2. Дополнительная функциональность динамических |26 |

|архивов............................... | |

|8.2.1. Поддержка коллективной работы с |26 |

|документом................................................ | |

|8.2.2. Поддержка составных |26 |

|документов..........................................................| |

|............. | |

|8.2.3. Поддержка распространения опубликованных |26 |

|документов.............................. | |

|8.2.4. Поддержка расширенного спектра прав доступа к |26 |

|документу....... .................. | |

|8.3. Пограничные |26 |

|задачи..............................................................| |

|................................... | |

|8.3.1. Перевод бумажных документов в электронную |26 |

|форму..................................... | |

|8.3.2. Подготовка обработки |27 |

|документа...........................................................| |

|............. | |

|8.3.3. Обработка |28 |

|документа...........................................................| |

|.................................. | |

|8.4. Задачи решаемые системой маршрутизации и контроля |29 |

|исполнения................. | |

|8.4.1. Свободная |30 |

|маршрутизация.......................................................| |

|............................. | |

|8.4.2. Системы электронной |30 |

|почты...............................................................| |

|................. | |

|8.4.3. Свободная маршрутизация документов с контролем |30 |

|исполнения................... | |

|8.4.4. Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с | |

|контролем исполнения (жесткая |31 |

|маршрутизация)......................................................| |

|.. | |

|9. Два подхода к организации хранения электронных | |

|документов..........................................................|33 |

|............................................................... | |

|9.1. О |33 |

|стандартах..........................................................| |

|.................................................... | |

|10. Модель |35 |

|документооборота....................................................| |

|................................ | |

|10.1. Эволюция |37 |

|модели..............................................................| |

|...................................... | |

|10.2. Модель и типы |39 |

|собственности.......................................................| |

|........................ | |

|10.3. Что же из всего этого |40 |

|следует?............................................................| |

|.................. | |

|10.4. Один пример из жизни |40 |

|предприятия.........................................................| |

|............ | |

|11. Пример построения документооборота на основе программы | |

|Staffware...........................................................|42 |

|....................................................................| |

|11.1. Архитектура |42 |

|Staffware...........................................................| |

|................................. | |

|11.2. Возможности |44 |

|настройки...........................................................| |

|.............................. | |

|11.2.1. Описание |44 |

|бизнес-процедур.....................................................| |

|............................ | |

|11.2.2. |45 |

|Конструкторы........................................................| |

|............................................... | |

|11.2.3. |47 |

|Макрокоманды........................................................| |

|.............................................. | |

|11.3. Взаимодействие с внешним |48 |

|миром...............................................................| |

|........ | |

|12. Проблемы внедрения систем электронного |50 |

|документооборота.............. | |

|12.1. Проблема |50 |

|информированности...................................................| |

|........................... | |

|12.2. Организационные |50 |

|проблемы............................................................| |

|...................... | |

|12.3. Психологические |50 |

|проблемы............................................................| |

|....................... | |

|12.4. Проблема |51 |

|кадров..............................................................| |

|....................................... | |

|12.5. Делать самим или использовать готовые |51 |

|системы?............................................ | |

|Заключение..........................................................|53 |

|............................................................... | |

Введение

Целью данного дипломного проекта является рассмотрение основных

принципов и решений в разработках систем компьютерного ведения документов.

Технологии и методы которые будут рассмотрены стоят весьма дорого и

расчитаны в основном для крупных организаций, потому что как показывает

практика крупным организациям довольно трудно определиться в выборе нужной

модели документооборота. Данная работа должна помочь сореинтироваться

будущим пользователям в выборе предлагаемых продуктов и технологий для

дальнейшего их эффективного использования и получения максимальной выгоды.

Для этого будут рассмотрены главные составляющие при построении и внедрении

системы автоматического документооборота и приведены примеры.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы

организаций, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит

от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как

компьютеры, программным обеспечением, средствами связи, копировальными

устройствами.

В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное

обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для

делопроизводства и рационализации финансового труда. Их использование

позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых

и производственных проектов, уменьшить непроизводительные затраты при их

реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке

бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает для

малого предприятия прямой экономический эффект.

Разумеется, для раскрытия всех потенциальных возможностей необходимо

применять в работе комплекс программных и аппаратных средств максимально

соответствующий поставленным задачам. Поэтому в настоящее время велика

потребность различных организаций в компьютерных программах, поддерживающих

и согласующих работу управленческого и финансового звеньев компании, а

также в информации о способах оптимального использования имеющегося у

компании компьютерного оборудования.

1. Концепция построения систем автоматизации документооборота

Документ является основным способом представления информации, на

основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает

структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают

базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная -

просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между

структурированными и неструктурированными документами, например накладная

на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о

списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в

отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости

автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как

ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется

возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных

для автоматизации документооборота имеют некоторые различия. В данной

работе представлено описание концепции, которую можно взять на вооружение

компаниям, имеющим достаточный опыт автоматизации документооборота в

организациях различных форм собственности.

Резервы повышения общей эффективности предприятия лежат в уменьшении

стоимости хранения информации. За счет сокращения площадей, на которых

хранится информация; уничтожения малоэффективных бумажных документов; более

компактного хранения бумажных документов; переноса бумажных архивов в более

дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город;

увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.

Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так

называемую обеспечивающую функции, а именно на поиск необходимых для работы

документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании

документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и

наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если

организация является территориально-распределенной. Соответственно

существует возможность практически на порядок повысить эффективность

сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности

и т. п; сократить время на передачу документов между исполнителями.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7