МЕНЮ


Фестивали и конкурсы
Семинары
Издания
О МОДНТ
Приглашения
Поздравляем

НАУЧНЫЕ РАБОТЫ


  • Инновационный менеджмент
  • Инвестиции
  • ИГП
  • Земельное право
  • Журналистика
  • Жилищное право
  • Радиоэлектроника
  • Психология
  • Программирование и комп-ры
  • Предпринимательство
  • Право
  • Политология
  • Полиграфия
  • Педагогика
  • Оккультизм и уфология
  • Начертательная геометрия
  • Бухучет управленчучет
  • Биология
  • Бизнес-план
  • Безопасность жизнедеятельности
  • Банковское дело
  • АХД экпред финансы предприятий
  • Аудит
  • Ветеринария
  • Валютные отношения
  • Бухгалтерский учет и аудит
  • Ботаника и сельское хозяйство
  • Биржевое дело
  • Банковское дело
  • Астрономия
  • Архитектура
  • Арбитражный процесс
  • Безопасность жизнедеятельности
  • Административное право
  • Авиация и космонавтика
  • Кулинария
  • Наука и техника
  • Криминология
  • Криминалистика
  • Косметология
  • Коммуникации и связь
  • Кибернетика
  • Исторические личности
  • Информатика
  • Инвестиции
  • по Зоология
  • Журналистика
  • Карта сайта
  • Система компьютерного ведения документации

    вы собираетесь послать кому-то документ, то адресат должен обладать

    соответствующим набором прав для работы с этим документом. Если прав

    недостаточно, то система должна попросить инициатора работы или

    маршрута установить соответствующие права.

    . Интеграция с операцией публикования документа. Задача состоит в том,

    что после окончания маршрута документ, ассоциированный с маршрутом,

    меняет свой статус на опубликованный. В качестве примеров таких

    маршрутов можно привести процесс утверждения документа.

    Рассмотренные возможности обеспечивают построение любой частной

    системы документооборота на любом предприятии в любой предметной области.

    Естественно, для построения частного решения можно ограничивать функционал

    системы в зависимости от предъявляемых заказчиком требований.

    9. Два подхода к организации хранения электронных документов

    На сегодняшний день применяется два подхода к организации хранения

    электронных документов. Первый состоит в том, что собственно тело

    документов хранится в файловой системе, второй предусматривает хранение

    документов в реляционной или специализированной базе данных. Второй подход

    хотя и обладает большей степенью защиты собственно документов, но несет в

    себе следующих ключевых недостатков:

    . трудности с поддержкой носителей информации, отличных от жестких

    дисков (только СУБД Informix поддерживает магнитооптические

    накопители) и практическая невозможность построения гетерогенных

    систем хранения;

    . при работе с приложениями, в которых создаются и изменяются

    электронные документы тела документов в любом случае проходят через

    файловую систему, а так как приложение не умеет работать напрямую с

    базами данных это означает удвоение числа операций записи и считывания

    с жесткого диска. При больших размерах тел документов это серьезно

    влияет на скорость работы.

    9.1. О стандартах

    Как и любая область человеческой деятельности, сфера документооборота

    не могла избежать всеобщего веяния стандартизации и имеет свои проблемы.

    Проблема 1. Архивная система должна быть интегрирована с приложениями,

    в которых порождаются различные электронные документы. Желательно, чтобы

    эта интеграция была прозрачной для пользователя, который работал бы с

    архивной системой напрямую, минуя обращения к файловой системе.

    Следовательно, диалоги операций с файловой системой должны быть заменены на

    диалоги работы с архивной системой. Единственным решением удовлетворить как

    производителей приложений, так и производителей архивный систем является

    выработка единого стандарта взаимодействия между системами такого класса.

    Этой цели достигла первая версия стандарта ODMA (Open Document Management

    API). На сегодняшний день данный интерфейс поддерживается следующими

    производителями архивных систем: PC DOCS, Saros, Novell (Soft Solutions),

    Watermark, Documentum и со стороны производителей приложений компаниями

    Corel (Corel WordPerfect Suite) и Microsoft (Office 97).

    Проблема 2. Иногда предприятие использует одновременно несколько

    систем управления документами. В качестве примера можно привести

    транснациональную и многопрофильную корпорацию DuPont. В подразделениях,

    которые ведут разработку новых химических продуктов, исторически используют

    Documentum; новые подразделения остановили свой выбор на DOCS Open, как на

    более дешевом решении в расчете на одного пользователя. Соответственно

    возникает проблема, как пользователю с одного рабочего места иметь доступ к

    нескольким архивным серверам для поиска документов. Для обеспечения

    совместной работы нескольких архивных серверов предназначен стандарт ODMA

    версия 2. Впервые такая совместная работа серверов DOCS Open и Documentum

    была продемонстрирована в середине 1996 года.

    Проблема 3. Аналогичная проблеме 2, но для систем класса workflow.

    Выработкой стандарта для совместной работы workflow-систем от различных

    производителей занимается некоммерческая организация WorkFlow Coalition, а

    выработанная ею спецификация носит название Workflow Coalition API. В

    середине 1996 года была показана совместная работа систем от семи

    производителей.

    Проблема 4. При работе с образами документов важна унификация

    используемых форматов. В качестве единого формата для черно-белых образов

    документов был принят формат TIFF GROUP IV. Для электронных документов

    другого типа стандартизация не достигла значительного прогресса вследствие

    разнообразия типов приложений, порождающих электронные документы. Для

    распространения электронных документов принят формат, разработанный

    компанией Adobe, - PDF.

    10. Модель документооборота

    Определенные ранее направления автоматизации документооборота:

    поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми

    документами, поддержка регламента хождения документов, определяют

    трехмерное пространство свойств (рисунок 6), где по некоторой траектории

    движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии

    в своем развитии.

    [pic]

    Рисунок 6.

    Модель документооборота.

    Первая ось (F) характеризует уровень организации хранения

    фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода

    деятельности компании или организации. Например: при закупке материальных

    ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов

    (накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.),

    регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень

    важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных

    документов используется при сложной аналитической и синтетической

    обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через

    систему отчетов.

    Вторая ось (D) - полнотекстовые документы, отражает необходимость

    организации взаимодействия: формирование и передача товаров, услуг или

    информации как внутри корпорации так и вне ее. В этих документах наряду с

    фактографической информацией содержится слобо структурированная информация,

    не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например,

    как форс-мажерные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении

    условий договора. Все взаимоотношения между субъектами бизнеса

    сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением

    результата взаимодействия.

    Третья ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение

    - регламент процессов прохождения документов, а именно: описание того какие

    процедуры, когда и как должны выполняться. Основа для позиционирования

    относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов) и перечень

    выполнения операций.

    Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние системы

    документооборота и имеет координаты (f,d,r), где f,d и r принадлежат

    множествам F,D и R, соответственно. Положение этой точки зависит от уровня

    развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а

    также от его специфики и самих масштабов бизнеса.

    Представив модель документооборота именно таким образом, можно,

    например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на

    каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях

    нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом

    органично использовать уже существующие системы автоматизации. Например, в

    одном из банков был накоплен большой массив фактографических данных, для

    обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных,

    отказоустойчивых серверах - все, казалось бы, должно быть отлично. Однако

    при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации:

    возникали ситуации, когда "никто вроде бы и не виноват", а банк время от

    времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая

    положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно

    большие координаты по оси "F" и, возможно, по оси "D", однако значение

    координаты по оси "R" было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае

    может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом.

    При этом не надо пока заботится о СУБД (ось "F") или электронных архивах

    (ось "D") - речь идет только об изменении значения координат по оси "R".

    В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации

    делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в

    трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем

    быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех

    координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие,

    тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.

    Работоспособна ли данная модель для задания пространства развития

    неавтоматизированной системы управления документооборотом? Да. Единственно,

    что в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по

    перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей

    системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется

    возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с

    использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения,

    регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом. Чаще

    ошибочно под новым качеством сегодня понимается простое внедрение отличной

    от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной

    сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в

    этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием.

    Кстати, уже упомянутый пример ручной работы режимных служб "почтовых

    ящиков", прекрасно вписывается в предложенную модель документооборота, а

    точка, отражающая его состояние, будет иметь координаты (1,1,1) - все

    равномерно, единственное, что отсутствует - компьютеризация.

    10.1. Эволюция модели

    Предложенная модель документооборота не является застывшим

    образованием, данным нам в ощущениях - прежде чем сформировалось

    современное представление о контурах этой модели (рисунок 6), она

    претерпела три основные фазы своей эволюции.

    Фаза первая - фактографическая. Начало любой деятельности знаменуется

    обычно периодом накопления первичной информации, имеющей жесткую структуру

    и атрибутику. Рассмотрим пример: "на станцию Товарная пришел вагон с

    сырьем" или "согласно статистическим данным на рынке ощущается острая

    нехватка товаров для среднего класса". Условно эту фазу можно представить в

    виде одной единственной оси (рисунок 7).

    [pic]

    Рисунок 7.

    Первая фаза эволюции документооборота.

    Точка на этой оси - это текущее состояние системы документооборота

    организации. Движение по оси вверх характеризует накопление

    фактографической информации и начиная с определенного момента которого

    можно отметить второй этап первой фазы - возникновение понятия "операция".

    Документ теперь представляется как некоторый привязанный к бизнес-процессам

    предприятия агрегат из имеющихся характеристик (атрибутов). На этом этапе

    начинается процесс возникновения неравенства между ранее равноправными

    документами, в частности, документ-основание, а дальнейшее движение по оси

    приобретает все более операционный оттенок. После возникновения привязки к

    конкретным бизнес-процессам дальнейшая эволюция документооборота в

    одномерном пространстве уже невозможна - необходим новый качественный

    скачок к новой фазе.

    Фаза вторая - полнотекстовая. Расширение организации и увеличение

    круга решаемых задач требуют использования полнотекстовых документов,

    включающих уже не только тексты, но и любые другие способы представления:

    графики, таблицы, видео и т.п. Возникает новая ось - полнотекстовые или,

    лучше, мультимедийные документы, а точка в новом, уже двумерном,

    пространстве характеризует систему документооборота предприятия, где кроме

    фактографической базы документов имеются уже хранилища и архивы информации

    (рисунок 8).

    [pic]

    Рисунок 8.

    Вторая фаза эволюции документооборота.

    Хранилища позволяют накапливать документы в различных форматах,

    предполагают наличие их структуризации и возможностей поиска. Если на

    предприятии уже используется автоматизация, то хранилище - это не что иное,

    как электронный архив. Движение по оси "полнотекстовые документы"

    предполагает наращивание атрибутивных возможностей: разграничение доступа,

    расширение средств поиска, иерархию хранения, классификация. Здесь же

    возникают такие понятия как электронная подпись, шифрование и т.п.

    На данной оси также имеются свои этапы - с определенного момента

    развития хранилища можно уже говорить не об индивидуальном, а о

    корпоративном архиве, обслуживающем деятельность рабочих групп. Точка на

    плоскости эволюции, достигнутой во второй фазе, характеризует систему

    документооборота, позволяющую отображать фактографическую информацию в виде

    полнотекстовых документов, имеющих необходимое количество атрибутов. Доступ

    к этим документам может быть осуществлен по маршруту любого уровня

    сложности с соблюдением различных уровней конфиденциальности. Если,

    например, говорить о точке "А" (рисунок 8), то соответствующее ей состояние

    системы документооборота позволяет осуществлять синхронизацию работы

    различных рабочих групп сотрудников корпорации, расположенных на различных

    площадках. Система для этой точки предполагает также структурирование

    информации по уровням управления и наличие средств репликации данных.

    Однако, как только речь пошла о корпорации, двумерного пространства для

    соответствующей ей системы документооборота опять становится недостаточно -

    необходим новый скачок к очередной фазе.

    Фаза третья - регламентирующая. Нормальный документооборот в масштабах

    корпорации невозможен без решения вопросов согласования или соблюдения

    регламента работы. Если ранее, на второй фазе (плоскость) негласно

    присутствовал лишь один, простейший регламент (нулевая точка) - каждый

    сотрудник имел доступ к архиву или его части, либо в папку каждому

    работнику помещалось индивидуальное задание (иначе говоря, было известно

    только, что документ существует), то сейчас этого недостаточно. Требуется

    уже интегральная оценка. Необходим, например, контроль за тем, как работник

    выполнил задание, или как продвигается документ в условиях нелинейного

    процесса своего согласования.

    [pic]

    Рисунок 9.

    Третья фаза эволюции документооборота.

    Третья ось в пространстве документооборота предприятия, как и две

    другие имеет свое деление на этапы. Первоначальный этап движения по оси

    характеризуется наличием упрощенного регламента, отображаемого появлением

    атрибутов, отвечающих за регламент, например: "оплатить до", "действителен

    для". Количественное накопление атрибутов и расширение возможностей по

    управлению регламента сопровождается постепенным переходом ко второму

    этапу, отличительная черта которого - появление системы, специально

    предназначенной для отслеживания процесса соблюдения регламента. При

    дальнейшем движении вдоль этой оси можно говорить о появлении единой

    системы управления проектом. Теперь документ в системе "документооборота"

    становится вторичным - первична цель бизнеса, сам процесс реализации бизнес-

    процедур, оставляющий после себя документы.

    10.2. Модель и типы собственности

    Оси "F" и "D" определяют специфику деятельности организации,

    регламентируемую положением третьей координаты (R) пространства модели

    документооборота. При этом модель не зависит от технологии обработки

    документов, принятой на предприятии - все решает только цель деятельности,

    будь то государственная организация, торговая компания и промышленная

    фирма.

    В общем случае можно выделить три типа организаций:

    . торговая компания: приобретение, наценка, продажа, получение прибыли -

    главный объект деятельности;

    . бюджетная организация: основная деятельность - формирование

    документов;

    . промышленное предприятие: закупка сырья, переработка, создание нового

    продукта, реализация, получение прибыли. Цель деятельности - операция.

    Если задачей организации является формирование документов, например

    мэрия, суд или министерство, то ее позиция в модели будет занимать

    достаточно высокое положение относительно осей "F" и "D". Кстати, сегодня

    наибольшей популярностью пользуются именно приложения, ориентированные на

    автоматизацию деятельности государственных и правительственных

    административных структур - основная цель которых и состоит в подготовке

    документов.

    Однако если рассматривать деятельность коммерческой фирмы задача

    которой - производство операций, материальных ценностей (принять сырье,

    преобразовать, создать новый продукт, реализовать его, получить выручку),

    то здесь уже все три координаты должны иметь сбалансированные значения.

    10.3. Что же из всего этого следует?

    Координаты точки, характеризующей сбалансированную систему

    документооборота, должны иметь ненулевые значения, а в идеале быть примерно

    одинаковы - соответствовать друг другу. Главное не автоматизация как

    таковая, а оптимизация потоков документов и интегральность - даже самая

    Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7


    Приглашения

    09.12.2013 - 16.12.2013

    Международный конкурс хореографического искусства в рамках Международного фестиваля искусств «РОЖДЕСТВЕНСКАЯ АНДОРРА»

    09.12.2013 - 16.12.2013

    Международный конкурс хорового искусства в АНДОРРЕ «РОЖДЕСТВЕНСКАЯ АНДОРРА»




    Copyright © 2012 г.
    При использовании материалов - ссылка на сайт обязательна.