НАУЧНЫЕ РАБОТЫ

Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL

и выберите в нем директиву «As New Sheet».

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять

шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где

находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого

на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк

и столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке

«Next» и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы

соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный

просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается

только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между

столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на

осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке «Finish», и

диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

2. Типы диаграмм.

В меню «Format» появится директива «Chart Type». Вызовите эту

директиву и в открывшемся диалоговом окне выберите подходящий тип

диаграммы.

Однако проще всего воспользоваться графическим меню. Щелкните правой

кнопкой мыши в области пиктографической панели и в открывшемся меню

вызовите директиву «Chart». В верхней части экрана справа появится

маленькое графическое меню. Первая пиктограмма этого меню определяет тип

диаграммы. После щелчка по стрелке, которая находится рядом с этой

пиктограммой, перед Вами откроется список, содержащий все типы диаграмм.

3. Дополнительные объекты.

В меню «Insert» расположены директивы, которые позволяют придать

диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь есть директива

«Picture», которая импортирует рисунки в стандартных графических форматах

(BMP, PCX и т.д.). После вызова этой директивы открывается окно загрузки

графического файла. На диаграмме появляется выбранный рисунок,

заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по диаграмме с помощью

мыши и изменять ее размер.

Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить

в диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к

отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с

клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу ввода «Enter». Тогда в

центре диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с

помощью мыши соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место

на диаграмме.

Рисунок на диаграмме можно нарисовать вручную с помощью

пиктографической панели «Drawing», на которой есть все необходимые

инструменты. Вызвать эту панель можно через меню правой кнопки мыши или

директивой «Toolbars» из меню «View».

4. Актуализация диаграмм.

Если вы внесете изменения в ту часть таблицы, по которой строилась

диаграмма, то программа Excel автоматически модифицирует диаграмму.

Если же вы добавили в таблицу новую строку или столбец, то действуйте

следующим образом. Промаркируйте новые данные в таблице и перенесите их с

помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте указатель мыши на границу

маркированной области и, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее

на диаграмму. Как только вы отпустите кнопку мыши, диаграмма будет

изменена (актуализирована). Эта техника получила в корпорации Microsoft

название Drag & Drop или Drag & Plot.

Если диаграмма расположена на отдельном рабочем листе, то для ее

актуализации можно использовать директиву New Data из меню Insert. В

диалоговом окне этой директивы нужно указать область таблицы, которая

была добавлена. Для этого либо промаркируйте эту область, либо укажите ее

адрес. Закройте диалоговое окно щелчком по кнопке OK, и программа внесет

в диаграмму соответствующие изменения. Если вы неудовлетворенны

результатом актуализации диаграммы, то отмените ее директивой Undo из

меню Edit.

Защита ячеек таблицы от несанкционированного доступа.

Для введения пароля необходимо вызвать директиве «Save As» из меню

«File». В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной

кнопке «Options». Появляется диалоговое окно «Save Options». В поле

ввода «Protection Password»: этого окна можно указать свой

персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа

будет запрашивать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв

появляются звездочки. После закрытия окна «Save Options» открывается

окно «Confirm Password, в котором нужно подтвердить пароль. Если

записать пароль в поле ввода «Write Reservation Password», то перед

открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать

пароль или щелкнуть по кнопке «Read Only». В последнем случае файл

можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.

Графические возможности Excel. Внедрение объектов WordArt.

MS Excel позволяет создавать различные графические объекты –

линии, прямоугольники, окружности, овалы, дуги, многоугольники, поля с

надписями и кнопки, а также широкий ассортимент сложных, заранее

определённых объектов с общим названием автофигуры. При этом можно

задать шрифт, узор, цвет и тип линии, расположение объектов по

отношению к рабочему листу или к другим объектам. Также можно сделать

копии изображений рабочих листов и использовать их в других книгах MS

Excel или в документах, созданных в иных приложениях. Если вы уже

создали рисунки с помощью других программ, MS Excel позволяет

импортировать эти рисунки в свои книги.

Кнопка «Добавить объект WordArt» на панели инструментов

«Рисование» открывает палитру замечательных шрифтовых стилей, которые

вы можете использовать для создания выразительных текстовых графических

объектов. После выбора в палитре подходящего стиля и нажатия кнопки ОК

откроется окно диалога «Изменение текста WordArt». В этом окне диалога

вы можете выбрать шрифт и его размер, ввести текст надписи. Сразу после

создания и каждый раз при выделении законченного объекта WordArt на

экран выводится панель инструментов WordArt.

Работа на нескольких рабочих листах. Вставка, удаление, переименование

рабочих листов. Ссылки на ячейки другого листа.

1. Управление рабочими листами.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под

другом. С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в

нижней части экрана, можно переходить с одного листа на другой. На

именном указателе находятся корешки рабочих листов, расположенные в

порядке возрастания номеров: Sheet1, Sheet2 и т.д.

Щелчок мышью, например, по второму корешку вызывает появление

рабочего листа Sheet2. Корешок активного рабочего листа маркируется на

именном указателе белым цветом. Сначала на указателе видны корешки

первых шести рабочих листов. Слева от именного указателя расположены

пиктограммы стрелок, с помощью которых можно изменять содержимое

указателя, чтобы получить доступ к следующим листам документа.

Щелчок по пиктограмме с правой стрелкой сдвигает на единицу вправо

диапазон (окно) видимости корешков рабочих листов. Щелчок по

пиктограмме с левой стрелкой сдвигает этот диапазон на единицу влево.

Стрелки с вертикальными штрихами позволяют перейти соответственно к

первому и к последнему листам документа.

2. Добавление рабочих листов.

Директивы добавления расположены в меню «Insert». Пользователь

может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля -

рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если

лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой

позиции он будет иметь название «Sheet17» с последующим увеличением

номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на

отдельных рабочих листах, нумеруются, начиная с «Chart1» и т.д. Рабочие

листы с макрокомандами нумеруются, начиная с «Macro1», а с диалоговыми

окнами - начиная с «Dialog1» и т. д. Рабочие листы с программными

модулями написанными на языке Visual Basic, нумеруются, начиная с

«Module1». Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой

кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации)

меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить

рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное

меню и выполнить директиву удаления.

3. Перемещение рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который нужно

переместить, и щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню. С

помощью директивы «Move or Copy» откройте диалоговое окно с тем же

названием и укажите в нем новую позицию переставляемого листа. Закройте

окно «Move or Copy» щелчком по кнопке «OK», и рабочий лист займет новую

позицию. Если включить опциональную кнопку «Create a Copy», то данный

рабочий лист останется на прежней позиции, а новую позицию займет его

копия. Название копии листа будет образовано путем добавления

порядкового номера к имени копируемого листа, например, «Sheet1».

Можно переставить сразу несколько листов. Для этого промаркируйте эти

листы, щелкнув по их именам в именном указателе при нажатой клавише

«Shift». Затем выполните директиву «Move or Copy», которая в этом

случае будет применяться сразу ко всем маркированным рабочим листам.

4. Переименование рабочих листов.

Установите указатель мыши на корешке рабочего листа, который

нужно переименовать, и щелкните правой кнопкой мыши. Откроется

контекстное меню, в котором с помощью директивы «Rename» нужно открыть

диалоговое окно «Rename Sheet». Это окно можно также открыть двойным

щелчком левой кнопки мыши по названию рабочего листа. В поле ввода

«Name» укажите новое имя листа, которое должно содержать не более 31

символа, включая пробелы. После ввода имени щелкните по кнопке OK, и на

именном указателе появится новое имя рабочего листа. При задании имен

рабочих листов не должны использоваться следующие символы: квадратные

скобки «[ ]»; двоеточие «:»; правая косая черта «/»; левая косая черта

«\».

Понятия базы, записи, поля данных. Системы управления базами данных.

Примеры.

База данных – это список заданной структуры, которая определяется

полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе.

Программное обеспечение баз данных позволяет выполнять по меньшей мере

две операции: упорядочивать или сортировать данные в определённом

порядке и выделять или фильтровать данные для поиска нужной информации.

Для сортировки информации базы данных сначала выберите все

ячейки, а затем дайте команду «Данные» «Сортировка». Программа Excel

выберет данные из базы и откроет диалоговое окно «Сортировка диапазона».

Excel выбирает ячейки во всех направлениях от активной ячейки, пока не

обнаружит пустую строку или столбец. Просмотрев верхнюю строку базы

данных, программа либо решит, что она представляет собой запись и

включит её в выборку, либо сочтёт, что это строка заголовков столбцов.

Последняя часть диалогового окна «Сортировка диапазона» позволяет

исправить ошибочный выбор, прямо указав, существует ли строка

заголовков. Можно также сортировать базу данных с помощью кнопок

сортировки на панели инструментов «Стандартная». Выбрав отдельную ячейку

в столбце, по которому требуется сортировка, щёлкните на кнопке

«Сортировка по возрастанию» или «Сортировка по убыванию».

Во многих случаях удобнее работать с подмножеством базы данных –

ограниченной группой записей. Для того чтобы выбрать записи,

удовлетворяющие определённому условию, и временно скрыть все остальные

записи используется фильтр. Фильтр задают, вводя условие фильтрации.

Создание баз данных в EXCEL. Размер базы данных. Сохранение базы

данных.

Размер баз данных в Excel ограничен числом строк на рабочем листе

– 65536. Несмотря на эти и другие ограничения, средства управления

данными в Excel – это мощный инструмент для создания небольших баз

данных и работы с выборкой записей из крупных баз данных.

При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы

данных, необходимо соблюдать два правила:

- Пустая строка указывает на окончание базы данных. Не оставляйте

пустых строк между заголовками столбцов и записями данных.

- Имена полей располагаются в верхней части столбцов.

Любой ранее созданный рабочий лист можно использовать как базу

данных, хотя может возникнуть необходимость в удалении или добавлении

строк или в редактировании заголовков столбцов, чтобы удовлетворить этим

требованиям.

Ввод данных с помощью формы базы данных.

В Excel предусмотрено мощное, удобное и в то же время простое средство

для облегчения ввода в базу данных – форма ввода данных. Для того, чтобы

воспользоваться формой данных: 1) выделите диапазон базы данных. 2)

выберите команду меню «Данные», «Форма». Откроется диалоговое окно с

именем рабочего листа, на котором находится база данных. 3) С помощью

полосы прокрутки выберите запись, которую необходимо отредактировать или

удалить. 4) Нажмите кнопку «Удалить», если необходимо удалить запись. 5)

Нажмите кнопку «Добавить», если нужно создать новую запись. При этом

поля ввода очистятся, и в них можно будет ввести данные. 6) Если

необходимо внести данные в область критериев, нажмите кнопку «Критерии».

Для возврата к вводу в область базы данных нажмите кнопку «Форма». 7) С

помощью кнопок «Назад» и «Далее» можно переходить на предыдущую и

последующую записи соответственно. 8) По окончании ввода нажмите кнопку

«Закрыть».

Поиск данных с помощью средства автофильтра. Восстановление исходной

базы после поиска.

Откройте в меню «Data» подменю «Filter» и включите в нем опцию

«AutoFilter». В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие

пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на

экране появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся

только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с

выбранным. Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка

будут изображены другим цветом. Поэтому признаку можно определить,

что список был профильтрован по указанному полю. Слева в столбце

с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они

имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному, полному списку, то нужно

выбрать опцию «All» в перечне значений поля, по которому выполнялась

фильтрация.

Сортировка базы данных.