Работа в среде EXCEL. Средства управления базами данных в EXCEL

примечанием и затем в меню «Вставка» выберите команду «Изменить

примечание».

Для удаления примечания откройте его для редактирования, затем

щёлкните на границе его окна и нажмите клавишу «Delete» или щёлкните

правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду «Удалить

примечание»

Работа с примечаниями несколько облегчается при использовании

панели инструментов «Рецензирование». Чтобы вывести эту панель

инструментов, в меню «Вид» выберите команду «Панели инструментов», а

затем – «Рецензирование».

Назначение специальной (частичной) вставки.

Иногда может возникнуть необходимость переместить или скопировать

значение ячейки, не перенося при этом формулу, с помощью которой это

значение получено. Также бывает нужно скопировать только формулу, но без

формата ячейки. Команда «Специальная вставка» меню «Правка» предлагает

удобный способ вставки только определённых элементов копируемых ячеек.

Переключатель «Формулы» позволяет перемещать только формулы из ячеек

копируемого диапазона в ячейки диапазона вставки. Все форматы или

примечания в диапазоне вставки остаются без изменения.

Переключатель «Форматы» позволяет переносить только форматы из

копируемых ячеек в диапазон вставки. Этот режим равносилен выделению

диапазона ячеек и выбору соответствующей команды в меню «Формат».

Иногда нужно скопировать ячейки из одного места в другое, но при этом

не хочется портить границы, на создание которых потрачено слишком много

времени. В этом случае используется переключатель «Без рамки».

В случае установки переключателя «Условия на значения» в диапазон

вставки копируются только условия на значения, применённые к исходным

ячейкам. Переключатель «Всё» вставляет формулы, значения, форматы и

примечания к ячейкам из копируемого диапазона в диапазон вставки.

Оформление ячеек. Форматирование границ ячейки, узоров цветов.

Границы и заливка ячеек могут быть хорошим средством для

оформления различных областей рабочего листа или привлечения внимания к

важным ячейкам. Пользуясь вкладкой «Граница» окна диалога «Формат ячеек»

вы можете задать положение границ, а также тип и цвет линий.

1. Выбор типа линии.

Щёлкните на любом из тринадцати типов линии границы.

2. Выбор цвета линии.

По умолчанию цвет линии границы является чёрным, если на вкладке

«Вид» окна диалога «Параметры» в поле «Цвет» установлено значение «Авто»

Чтобы выбрать цвет, отличный от чёрного, щёлкните на стрелке

справа от поля «Цвет». Раскроется текущая 56-цветная палитра, в которой

можно использовать один из имеющихся цветов или определить новый.

Обратите внимание, что для выбора цвета границы нужно использовать список

«Цвет» на вкладке «Граница» Если вы попытаетесь сделать это с помощью

панели инструментов форматирования, то измените цвет текста в ячейке, а

не цвет границы.

3. Выбор расположения границы.

После выбора типа и цвета линии нужно указать положение границы.

При нажатии кнопки «Внешние» в области «Все» граница размещается по

периметру текущего выделения, будь то одна ячейка или блок ячеек.

Чтобы удалить все границы, имеющиеся в выделении, нажмите кнопку

«Нет». Область просмотра позволяет контролировать размещение границ.

Чтобы разместить границу, щёлкните на области просмотра в том месте, где

должна находиться граница, или нажмите соответствующую кнопку рядом с

этой областью.

Если на рабочем листе выделено несколько ячеек, в этом случае на

вкладке «Граница» становится доступной кнопка «Внутренние», с помощью

которой можно добавить границы между выделенными ячейками. Кроме того, в

области просмотра появляются дополнительные маркеры на сторонах

выделения, указывающие, где будут проходить внутренние границы.

Чтобы удалить размещённую границу, просто щёлкните на ней в

области просмотра. Если нужно изменить формат границы, выберите другой

тип линии или цвет и щёлкните на этой границе в области просмотра. Если

хотите начать размещение границ заново, нажмите кнопку «Нет» в области

«Всё».

4. Применение цвета и узоров.

Вкладка «Вид» окна диалога «Формат ячеек» используется для

применения цвета и узоров к выделенным ячейкам. Эта вкладка содержит

текущую палитру и раскрывающуюся палитру узоров. Палитра «Цвет» на

вкладке «Вид» позволяет задать фон для выделенных ячеек. Если вы выберете

цвет в палитре «Цвет», не выбирая узора, то заданный цветовой фон

появиться в выделенных ячейках. Если выбрать цвет в палитре «Цвет», а

затем – узор в раскрывающейся палитре «Узор», этот узор накладывается на

цвет фона. Цвета в раскрывающейся палитре «Узор» контролируют цвет самого

узора.

Форматирование строк и столбцов (изменение размеров ячейки, объединение

ячеек, перенос по словам, сокрытие строк или столбцов).

1. Изменение размеров ячейки.

MS Excel по умолчанию использует ширину столбца, равную 8,43

символа. Часто стандартная ширина столбца оказывается недостаточной для

полного вывода содержимого ячейки. Чтобы изменить ширину столбца с

помощью мыши, установите указатель в области заголовков столбцов на

линии, определяющей этот столбец от его соседа справа. Теперь при нажатой

кнопки мыши перетащите линию раздела столбцов вправо или влево. При

перетаскивании ширина столбца выводится виде экранной подсказки. Когда

ширина достигнет нужной величины, отпустите кнопку мыши.

MS Excel автоматически настраивает стандартную высоту строки по

наибольшему размеру шрифта, используемого в этой строке. Таким образом,

обычно можно не беспокоится о размере используемых в строке символов.

Настройка высоты строки аналогична настройке ширины столбца.

2. Объединение ячеек.

Сетка является очень важным конструктивным элементом оформления

электронной таблицы. Иногда, особенно при создании форм, для достижения

нужного эффекта бывает необходимо форматировать сетку специальным

образом. Excel позволяет объединять ячейки, что придаёт сетке новые

возможности, которые можно использовать для создания более чётких форм и

отчётов. При объединении ячеек образуется одна ячейка, размеры которых

совпадают с размерами первоначального выделения. Объединённая ячейка

получает адрес левой верхней ячейки исходного диапазона. Остальные

исходные ячейки практически перестают существовать. Если в формуле

встречается ссылка на такую ячейку, она рассматривается как пустая, и в

зависимости от типа формулы ссылка может возвратить нулевое или ошибочное

значение.

3. Скрытие строк или столбцов.

Иногда бывает нужно скрыть информацию в рабочем листе – например,

заработную плату сотрудников и т.д. Excel позволяет скрывать целые

столбцы или строки. Чтобы скрыть столбец, сначала выделите ячейку в этом

столбце. В меню «Формат» выберите команду «Столбец» и затем - «Скрыть».

Чтобы снова вывести столбец в рабочем листе, сначала выделите столбцы,

расположенные слева и справа от скрытого столбца. После этого в меню

«Формат» выберите команду «Столбец» и затем - «Отобразить».

Подобным образом можно скрыть или вывести на экран строки рабочего

листа, используя мышь или команды подменю, появляющегося при выборе

команды «Строка» в меню «Формат».

Условное форматирование. Автоформат.

1. Условное форматирование.

Условное форматирование действует подобно будильнику. Оно

позволяет применять форматы к конкретным ячейкам, которые остаются

«спящими», пока значения в этих ячейках не достигнут некоторых

контрольных значений.

Выделите ячейки, предназначенные для форматирования, затем в меню

«Формат» выберете команду «Условное форматирование» Первое поле со

списком в окне диалога «Условное форматирование» позволяет выбрать, к

чему должно применяться условие: к значению или самой формуле. После

задания условия нажмите кнопку «Формат». Откроется окно диалога «Формат

ячеек», в котором можно выбрать шрифт, границы и другие атрибуты формата,

который должен применяться при выполнении заданного условия.

Чтобы удалить условие форматирования, выделите ячейку или диапазон

и затем в меню «Формат» выберите команду «Условное форматирование». После

открытия окна диалога нажмите кнопку «Delete». Появиться окно диалога

«Удаление условия форматирования». Укажите условия которые хотите удалить

и нажмите «OK». Указанные условия исчезнут из окна диалога «Условное

форматирование», фактически они не удаляются, пока в этом окне диалога

не нажата кнопка «ОК». Если вы передумали, можете отказаться от удаления,

нажав кнопку «Отмена» в окне диалога «Условное форматирование».

2. Автоформат.

Вы можете сберечь своё драгоценное время, используя команду

«Автоформат» меню «Формат». Автоматические форматы Excel – это заранее

определённые сочетания числового формата, шрифта, выравнивания, границ,

узора, ширины столбца и высоты строки. Команда «Автоформат» использует

существующие формулы и текстовые надписи, чтобы определить, какое

форматирование применить. После выбора команды «Автоформат» можно

обратиться к другим командам форматирования для частичного изменения

отображаемых на экране значений. Если вас что-то не устраивает, выберите

команду «Отменить автоформат» меню «Правка» и затем попробуйте добавить

пустые столбцы или строки, чтобы отделить область, на которую не должна

воздействовать команда «Автоформат». Также можно выделить только те блоки

ячеек в листе, к которым можно применить автоформат.

Формулы. Ввод и копирование формул. Мастер функций, палитра формул.

Возможность использования формул и функций является одним из

важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в

частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в

таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со

знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от

текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое

выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.

Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие

символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на

другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная

формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный

Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную

ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами,

содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый

режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат

вычисления формулы, а собственно формулу.

1. Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст

(выравнивается по левому краю), либо как числовое значение

(выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести

алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства

«=».

Предположим, что в ячейке А1, таблицы находится число 100, а в ячейке В1

- число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить

в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1)

и нажать «Enter».

Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк. После

ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке,

затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

2. Сложные формулы.

Применение сложных формул продемонстрируем на примере.

| |B |C |D |E |

|10 |РАБОТА |ВРЕМЯ |ЦЕНА |СУММА |

|11 |Настройка клавиатуры |2 |$ 17.80 |$ 35.60 |

|12 |Обслуживание |4 |$ 3.80|$ 15.20 |

| |машин | | | |

|13 |Подготовка формуляров |8 | $ |$ 12.48 |

| | | |1.56 | |

|14 | | | | |

|15 | | | | |

|16 |Сумма | | |$ 63.28 |

|17 |НДС 15% | | |$ 9.49 |

Рис.1.

В столбце С, приведенной таблицы указано время (в часах),

затраченное на выполнение работы, в столбце D - стоимость одного

часа работы, а в столбце Е - промежуточная сумма, которую надо

заплатить за эту работу. В ячейке Е16 нужно вычислить общую стоимость

всех работ. Для этого туда надо записать следующую формулу:

=Е12+Е13+Е14. Полученную сумму умножьте на 0,15, чтобы учесть налог на

добавленную стоимость, и результат поместите в ячейке Е17: =Е16*0,15.

Для вычисления конечной суммы, подлежащей оплате (например, в

ячейке Е19) надо сначала сложить промежуточные суммы, а затем результат

умножить на 0,15. Формула должна иметь вид: =(Е12+Е13+Е14)*0,15.

Конечно, можно было бы и просто просуммировать содержимое ячеек Е16 и

Е17. Для сложения чисел можно также использовать функцию суммы SUM(),

тогда формула будет выглядеть следующим образом: =Sum(E12:E14)*0,15.

3. Редактирование формул.

Чтобы начать редактировать содержимое ячейки, нужно сначала

промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо включить режим

редактирования, нажав клавишу «F2» или выполнив двойной щелчок мышью. В

режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой

пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна

сама формула, а не результат ее вычисления.

Задание условий в Excel. Использование логических функций: ЕСЛИ, И, ИЛИ.

MS Excel имеет богатый набор логических функций, некоторые из них

включены в надстройку «Пакет анализа». Большинство логических функций

используют логические выражения для определения истинности заданного

условия.

Функция ЕСЛИ имеет следующий синтаксис:

=ЕСЛИ (логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)

В функции ЕСЛИ можно также использовать текстовые аргументы.

Функции И, ИЛИ – позволяют создавать сложные логические выражения.

Эти функции работают в сочетании с простыми операторами сравнения: =, , =, и <>. Функции И и ИЛИ могут иметь до 30 логических аргументов

и имеют следующий синтаксис:

=И (логическое_значение1; логическое_значение2; .....;

логическое_значение30)

=ИЛИ (логическое_значение1; логическое_значение2; .....;

логическое_значение30)

Аргументы этих функций могут быть логическими выражениями,

массивами или ссылками на ячейки, содержащие логические значения.

Диаграммы. Построение, редактирование.

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому

уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность

построения диаграмм. В пятую версию Excel включен новый Конструктор

диаграмм, который позволяет создавать диаграммы «презентационного

качества».

Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает

качество документа. В программе MS Excel 5.0 появился новый тип

трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые

дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на

отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в

программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за

несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип

диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется

пиктограмма для вызова «Конструктора диаграмм».

1. Построение диаграмм.

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в

таблице, включая ее форматирование. Вызовите «Конструктор диаграмм»,

щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме.

Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении

диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы

Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на

свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого

щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте

образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла

прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно

построить на отдельном листе, то откройте в меню «Insert» подменю «Chart»

Страницы: 1, 2, 3