Работа с Word, текстовые процессоры

перемещая бегунок вертикальной линейки, можно увидеть надпись с подсказкой,

на какой странице вы находитесь и начало первой строчки страницы.

Листать документ страницами можно с помощью клавиш Page Up и Page

Down, для перемещения в начало строки – Home, для перемещения в конец

строки – End. С помощью стрелок также легко перемещать текстовый курсор в

четырех направлениях.

Для того, чтобы установить текстовый курсор в нужную позицию

документа, подведите к ней курсор мыши и щелкните левой кнопкой

Для быстрого перемещения в начало и конец документа пользуйтесь

сочетанием клавиш Ctrl+Home и Ctrl+End соответственно.

Для того, чтобы быстро перейти к странице, номер которой вам известен,

воспользуйтесь командой Правка/Перейти… или сочетанием клавиш Ctrl+п (F5) и

в появившемся окне укажите номер страницы.

Быстрый переход к нужной странице.

Для того, чтобы быстро перейти к нужному слову в документе, лучше

всего воспользоваться командой Правка/Найти… или нажать клавиши Ctrl+F.

В поле Найти: нужно указать слово или фрагмент, который следует

найти в документе.

Часто бывает нужно заменить один фрагмент текста другим по всему

документу. Например, в типовом договоре – изменить название организации, не

меняя всего остального содержания. Для этого надо выбрать команду

Правка/Заменить… В диалоговом окне требуется указать, какой фрагмент и

каким заменять.

Замена фрагмента в документе

Если вы уверены, что замену надо произвести во всем документе, можно

воспользоваться кнопкой «Заменить все». В противном случае лучше делать

пошаговую замену с помощью кнопки «Заменить».

Если же вы нажмете кнопку «Больше», то диалоговое окно несколько

преобразится и вам станут доступны более тонкие функции замены текста.

Использование расширенных функций замены текста.

С помощью этого окна можно менять не только фрагменты текста, но и

формат шрифта, абзаца и т.д., воспользовавшись кнопкой «Формат».

Например, если по всему тексту договора слово АО МММ требуется

выделить полужирным шрифтом, то не надо бродить по всему тексту, искать это

слово, выделять и нажимать кнопку Ж.

Автотекст – удобная функция, предусмотренная редактором MS Word для

ускорения вашей работы с документом. В частности с помощью автотекста в

"Два касания" можно вставлять часто используемые вами слова и даже целые

предложения, избегая их ручного набора.

Автотекст предусматривает следующие варианты

. Автоматическую замену одного текста другим;

. Специфические исправления;

. Вставку с помощью меню стандартных оборотов и словосочетаний.

При наборе можно пользоваться автоматической проверкой правописания.

Чтобы ее установить, в окне настроек (Сервис/Параметры…) на закладке

Правописание нужно поставить флажок напротив пункта Автоматически проверять

правописание. При автоматической проверке каждое слово, которого нет во

встроенном в MS Word словаре, помечается красным подчеркиванием. Это может

произойти по двум причинам:

. Слово содержит ошибку. В этом случае его следует исправить либо вручную,

либо щелкнуть по неправильному слову правой кнопкой и в контекстном меню

выбрать правильный вариант замены.

. Данное слово – правильное, но его нет в словаре MS Word. Чтобы в

дальнейшем это слово считалось правильным, его в словарь следует

добавить: щелкнуть по слову правой кнопкой и в контекстном меню выбрать

команду Добавить.

Как выделить фрагмент текста (строчный или прямоугольный), слово, абзац или

весь документ.

Прежде чем что-либо сделать с фрагментом текста, его надо выделить.

. для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему курсором

мыши с нажатой кнопкой.

. для выделения слова – сделайте по нему двойной щелчок.

. для выделения строки – сделайте щелчок на левом поле, напротив нужной

строки. Чтобы выделить несколько строк подряд следует провести мышью по

полю с нажатой кнопкой.

. для выделения абзаца можно использовать двойной щелчок на левом поле

напротив абзаца.

. чтобы выделить весь текст, используйте либо тройной щелчок по левому

полю, либо команду Правка/Выделить все, либо клавиши Ctrl+5.

Как удалить, скопировать или вырезать фрагмент документа.

Прежде чем выполнить любую из этих операций, естественно желаемый

фрагмент нужно сначала выделить. А далее…

Удалить фрагмент проще всего – нажать клавишу Delete.

Копирование и вырезание – стандартные для всех приложений Windows

операции: и в том, и в другом случае копия фрагмента оказывается в Буфере

Обмена. Только при копировании исходный фрагмент остается на месте, а при

вырезании удаляется. Чтобы скопировать (вырезать) фрагмент, нужно выделить

его и нажать кнопку на панели инструментов Копировать (Выразить). Вместо

кнопок можно нажать сочетание клавиш Ctrl+Insert (Shift+Delete).

Еще один удобный способ копирования (вырезания) – выделить фрагмент и

щелкнув по нему правой кнопкой мыши в контекстном меню, выбрать команду

Копировать (Вырезать).

Операция вставки фрагмента из Буфера Обмена – противоположна

копированию и вырезанию.

Для вставки нужно установить курсор в ту позицию документа, начиная с

которой вы собираетесь вставить текст и нажать кнопку Вставить. Вставленный

фрагмент по-прежнему находится в Буфере Обмена и его можно использовать

неоднократно.

Более быстрый способ вставки – щелкнуть в нужную позицию правой

кнопкой и из контекстного меню выбрать команду Вставить.

Как пользоваться контекстным меню.

Контекстное меню вызывается щелчком мыши по выделенному фрагменту или

конкретному слову документа. Оно удобно тем, что содержит наиболее часто

используемые команды.

Идея контекстного меню – общая для всей системы Windows 95. Вы

щелкаете по объекту правой кнопкой, тем самым задавая вопрос: "Что я с этим

могу сделать?", и получаете в ответ список команд. Контекстное меню очень

удобно, если к нему привыкнуть, то оно значительно ускоряет многие

операции.

Если вам надо какой-то фрагмент скопировать в другое место на этой же

странице, то не обязательно использовать Буфер Обмена. Фрагмент (например,

слово) можно выделить и поместив курсор мыши внутри выделения, схватив его

(нажав кнопку) и переместить в другую позицию. Если при этом держать

нажатой клавишу Ctrl, то произойдет копирование (клавишу Ctrl следует

отпускать после кнопки мыши).

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

При редактировании документа изменяется его содержимое, а, форматируя

документ, изменяется его внешний вид. В Word различают форматирование

символов и форматирование абзацев.

При форматировании символов как правило задаются параметры шрифта:

гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.

Гарнитура шрифта – это термин, которым определяется общая форма

символов. Например, гарнитура roman является общим названием для целого

семейства классических шрифтов, и отличается засечками на концах букв и

комбинаций толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко

читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов

сходного вида, например, шрифт Times New Roman поставляемый с Windows.

Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения

или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя

совокупность следующих параметров:

. тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т.д.;

. размер шрифта. Задается в пунктах. Например 14 пт, 16 пт и т.д.;

. начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);

. тип подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т.д.);

. цвет шрифта;

. эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т.д.);

Пример нескольких шрифтов, в котором каждое название оформлено

соответствующим образом.

Times New Roman 14 пт обычный

Arial 16 пт полужирный

Breeze 12 пт полужирный курсив

Courier New 18 пт подчеркнутый

Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы

собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и

начертания воспользуйтесь панелью инструментов.

Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте

список размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно.

Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный.

Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или

подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на

панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.

Более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент

текста и выбрав команду Формат/Шрифт… Эта команда вызывает диалоговое окно,

в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления.

С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер

шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки,

нажмите клавишу ОК.

В большинстве шрифтов кроме обычных символов, изображенных на клавишах

клавиатуры, входят специальные символы и значки. Эти символы применяются

при создании документов научного или технического характера, а также при

работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Поскольку символов

такого рода на клавиатуре нет, в Word имеется диалоговое окно для их

вставки.

Если вам нужно вставить в документ какой-либо символ, в меню Вставка

выберите команду Символ, появится диалоговое окно с опциями.

В основном поле находится таблица с символами, доступными для данного

шрифта, а название шрифта указано в поле Шрифт. Для того чтобы вставить

нужный символ в документ, следует один раз щелкнуть на этом символе и один

раз – на кнопке Вставить. После одиночного щелчка Word увеличивает символ,

чтобы вы могли лучше его разглядеть.

Под термином Абзац в Word понимается любой текст, заканчивающийся

нажатием клавиши "Enter".

Форматировать абзацы, так же как и символы, можно одновременно с

вводом текста или позже, когда текст уже набран. При форматировании абзацев

кроме параметров шрифта задаются параметры расположения абзаца:

выравнивание и отступы относительно полей страницы, интервалы между

абзацами и между строками внутри абзаца, а также положение самого абзаца на

странице.

Параметры форматирования сохраняются в символе конца абзаца, который

можно увидеть, щелкнув на кнопке Непечатаемые символы. Если удалить символ

конца текущего абзаца, то он сольется со следующим абзацем и примет его

параметры форматирования. Новый абзац, образующийся при нажатии клавиши

"Enter", приобретает параметры форматирования предыдущего.

Формат абзаца можно выбрать несколькими способами: с помощью панели

инструментов форматирования, комбинаций клавиш или диалогового окна.

Форматы абзацев не переключаются и, чтобы изменить их, надо выбрать

новые опции выравнивания.

Выравнивание текста относительно полей.

Word позволяет выравнивать текст относительно полей четырьмя

способами:

. Выравнивание по левому краю начальные символы каждой строки

устанавливаются вдоль левого края страницы, образуя ровную линию; с

правой стороны страницы строки не выравниваются.

. Выравнивание по центру – это способ центрирования текста, когда

выравнивание выполняется относительно центральной вертикальной линии

страницы; ни по левому, ни по правому краям строки не выравниваются.

. Выравнивание по правому краю создает ровный правый край текста; с левой

стороны страницы строки не выравниваются.

. Выравнивание по ширине так форматирует строки текста, что они оказываются

выровненными и с правого, и с левого краев страницы, кроме последней

строки абзаца.

Самый простой и быстрый метод – выбрать одну из кнопок выравнивания на

панели инструментов.

Использование диалогового окна Абзац.

Чтобы задать выравнивание текста, межстрочный интервал и другие

признаки форматирования, выберите команду Абзац из меню Формат и, в

появившемся диалоговом окне, откройте вкладку Отступы и интервалы.

Для того чтобы изменить выравнивание текста, раскройте список

Выравнивание. Выберите в списке нужный вид выравнивания и щелкните на

кнопке ОК. Кнопка панели инструментов, соответствующая этому типу

выравнивания, перейдет в "нажатое" состояние.

Для того чтобы установить или отменить межстрочный интервал, откройте

список Межстрочный. Если вам нужен какой-то другой интервал выберите опцию

Множитель и введите нужное в поле Значение. Для текста, содержащего шрифты

и графику разного размера, используются установки Точно и Минимум. Если вы

форматируете текст абзаца так, что отдельные слова строки выделяются более

крупным шрифтом, то расстояние между этой строкой и предыдущей определяется

самой высокой буквой строки. Для того чтобы использовать фиксированный

межстрочный интервал, не зависящий от размера шрифта, выберите опцию Точно

и введите нужное расстояние в поле Значение.

Отступ абзаца применяется, если вам нужно, чтобы: весь абзац имел

отступ от левого поля, правого или одновременно от левого и от правого

полей, или ввести автоматический отступ первой строки каждого абзаца, без

нажатия клавиши "Tab".

Для того, чтобы создать абзацный отступ, поместите курсор ввода текста

в любую точку абзаца и только после этого выполните отступ. Управлять

отступами можно с помощью панели инструментов и линейки, а также

диалогового окна Абзац. Как и другие признаки форматирования, при нажатии

клавиши "Enter" отступ будет перенесен на следующую строку.

Word 7.0 предоставляет возможность задания различных вариантов

обрамления и заливки абзацев и других элементов документа, например,

таблиц, колонтитулов, кадров, для этого используется диалоговое окно

Обрамление и заливка абзацев. Вызов его выполняется по соответствующей

команде меню Формат.

Управление параметрами обрамления и заливки удобно выполнять с помощью

панели инструментов Обрамление. Вызвать ее можно нажатием кнопки Обрамление

или с помощью команды Панели инструментов… меню Вид.

Задание многоколончатого текста равной ширины удобно выполнять с

помощью кнопки Колонки панели инструментов Стандартная.

Для этого выделите фрагмент документа, который требуется расположить в

колонки. Щелкните мышью на кнопке Колонки панели инструментов Стандартная

и, на появившейся панели, протащите указатель мыши до выделения

необходимого числа колонок.

Более широкие возможности предоставляются в диалоговом окне Колонки,

вызываемом одноименной командой меню Формат. Здесь можно задать колонки

разной ширины, установить разделительную линию, задать нужный интервал

между смежными колонками.

СОЗДАНИЕ И ОБРАБОТКА ТАБЛИЦ В ТЕКСТОВЫХ РЕДАКТОРАХ.

В разных текстовых редакторах имеются различные возможности создания

таблиц (в основном рисование). Я приведу пример создания таблиц в редакторе

Word 7.0.

Word 7.0 имеет встроенные средства создания и изменения таблиц.

Таблица позволяет вводить текст рядами и колонками. Организация цифр в

колонки облегчает их восприятие. В ячейках таблицы может размещаться текст,

графика, ссылки на данные других документов.

Можно создать пустую таблицу и потом заполнить ее данными или

преобразовать имеющийся текст в таблицу.

Для этого, поместите курсор в место размещения таблицы, и выполните

команду Вставить таблицу меню Таблица. В результате откроется окно Вставка

таблицы. В полях Число столбцов: и Число строк:, задайте параметры таблицы.

В поле Ширина столбца: задайте ширину для всех столбцов и нажмите ОК. В

результате будет создана таблица с заданными вами параметрами.

Для наглядности в таблице можно задавать линии сетки, видимые или

невидимые при печати, для этого выполните команду Сетка меню Таблица (слева

от команды появится "галочка").

При выборе в поле Ширина столбца: значения Auto таблица будет

располагаться на всю ширину между левым и правым полями страницы.

Удобный способ создания таблицы – с помощью кнопки Вставить таблицу на

панели инструментов Стандартная. На появившейся панели выберите число строк

и столбцов таблицы, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, протащите

указатель мыши вниз и вправо, пока не получите необходимое количество

столбцов и строк, затем отпустите кнопку мыши. Word вставит в документ

таблицу, показанную пунктирными линиями, которые при распечатки не

выводятся. Созданная таким образом таблица будет располагаться на всю

ширину между левым и правым полями страницы.

Для оформления таблицы с помощью автоформата, поместите курсор в

созданную таблицу, задайте команду Автоформат… меню Таблица. В результате

откроется окно Автоформат таблицы. В списке Форматы: выберите вариант,

наиболее подходящий по характеру оформления таблицы. В поле Использовать

установите нужные флажки: Обрамление, Заливку, Шрифт и Цвет, для задания

соответствующего оформления таблицы.

Для автоматической подстройки ширины столбцов под содержимое ячеек

таблицы, установите флажок Автоподбор. В поле Изменить оформление

установите флажки Строк заголовка, Первого столбца, Последней строки,

Страницы: 1, 2, 3