Прикладная программа Excel

индикации (отображения) формул, нажав комбинацию клавиш [Ctrl-~].

После этого на экране становятся видны не результаты вычислений,

а тексты самих формул и функций. В этом режиме увеличивается ширина

столбцов, чтобы можно было увидеть всю формулу и попытаться найти

ошибку.

Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что затрудняет

поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительно долгое время искать

на мониторе причину ошибки. Поэтому рекомендуется распечатывать

таблицу в текстовом режиме. Для этого можно выбрать альбомную ориентацию

листа, даже если сама таблица была сделана в расчете на портретную

ориентацию. При альбомной ориентации на лист бумаги помещается

таблица с очень широкими столбцами.

7. ОБМЕН ДАННЫМИ

Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои

таблицы объекты из других прикладных программ и передавать

(экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций

среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются

различными прикладными программами, создаются информационные связи,

например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи

реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в

текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее

оригинал вносятся изменения.

К сожалению, не все прикладные программы поддерживают механизм

обмена данными, но программа Excel относится здесь к лидерам. Она

поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0

(Object Linking and Embedding).

7.1. Импортирование рисунков в Excel.

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области

рабочего листа и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа

Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и

для которых в системе есть соответствующие программные обработки.

Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были

установлены в системе Windows. Выберите из списка объект

Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором

можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from

из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с

нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву

Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и

вернуться в программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этим

рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая

информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на рабочем листе и

графическим редактором. Рисунок появляется на рабочем листе в указанном

месте рядом с таблицей.

7.2. Редактирование рисунков на рабочем листе.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой

находится рисунок. После этого автоматически запускается

графический редактор Paintbrush, поскольку у него с этим рисунком была

установлена информационная связь.

Теперь в рисунок можно внести изменения, используя средства,

предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать

директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического

редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова

предлагает сохранить информационную связь. Здесь также нужно выбрать

ответ Yes. После этого управление возвращается программе Excel, и

измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

7.3. Включение таблицы в текст.

Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в которой

находятся нужные данные. Затем щелкните на основной панели по 5-й

пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного

хранения среды Windows.

Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый редактор

WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в том месте текста,

где нужно вставить таблицу. Затем на основной пиктографической

панели редактора щелкните по пиктограмме вставки из буфера (в

редакторе Word это 6-я пиктограмма, в Excel - 9-я). После этого

таблица будет вставлена в текстовый документ.

8. ОБРАБОТКА СПИСКОВ

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными

наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих

одинаковую структуру. Например, списком является телефонный

справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов.

Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные

распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel списки

являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции для их

обработки. Списки могут рассматриваться как внутренние базы данных, в

которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.

В пятой версии программы Excel разработчики из фирмы Microsoft

значительно упростили работу со списками. Так называемые

автоматические фильтры позволяют отобразить только те части списка,

которые нужны для выполнения определенной задачи.

8.1. Создание списков.

С технической точки зрения списки представляют собой обычные

таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные

операции обработки. Сначала нужно хорошо продумать названия

отдельных полей в списке. Например, в качестве полей для списка

товаров можно было бы выбрать следующие: номер артикула, название

товара, цену и наличие на складе (запас). Названия полей

используются программой Excel для поиска элементов в списке и его

обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.

В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей

списка. Следите за тем, чтобы между ними не оставалось свободных

столбцов. Эту строку программа Excel использует в качестве строки

заголовков списка. Начиная со следующей строки введите свои данные.

8.2. Ввод списка данных.

После вызова директивы Form из меню Data открывается диалоговое

окно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматривать первую

строку в качестве заголовка списка. Здесь нужно ответить утвердительно,

щелкнув по кнопке OK.

После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором

каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля

ввода будут заполнены данными, щелкните по командной кнопке New, чтобы

внести введенный элемент данных в список. Затем можно начать ввод

следующего элемента данных и т.д., пока не будут введены все элементы

списка. В заключение закройте окно щелчком по командной кнопке Close.

Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем

листе. Программа Excel может обрабатывать только один список на одном

рабочем листе.

8.3. Поиск элемента в списке.

После вызова директивы Form из меню Data в диалоговом окне

появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Criteria,

чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка

Criteria превратится в кнопку Form. Введите значения полей искомого

элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные

значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля

ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие поля

которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не

нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Find Next. Программа Excel

начинает просматривать весь список начиная с первого элемента, чтобы

найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска. Если программа

находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если

нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова

щелкните по командной кнопке Find Next.

Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной

кнопке Find Prev. При поиске можно комбинировать различные критерии друг с

другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение

некоторого поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает

с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования

текстовых позиций можно использовать символы "?" и "*". Вопросительный

знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает.

Например, строке поиска "М???ер" будут удовлетворять слова "Мюллер",

"Мастер" и т. д. Звездочка позволяет игнорировать все следующие после

нее символы. Например, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые

слова, которые начинаются с сочетания "Ми".

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы.

Например, условие "=). В первом поле ввода укажите некоторое число

или выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например, введено

число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например,

там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And, если

нужно, чтобы выполнялись оба условия, или кнопку Or, если достаточно,

чтобы выполнялось одно из условий фильтрации. По умолчанию включена

первая из этих кнопок. Щелкните по командной кнопке OK, тогда в

таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют

комбинированному логическому условию. В данном примере, если

оставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, у

которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

8.7. Сортировка списков.

Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговое

окно этой директивы. В группе полей Sort by этого окна необходимо указать

критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле

одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно

дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться

элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые расположены

рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в

возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по

командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка

в соответствии с указанными критериями.

9. АНАЛИЗ ДАННЫХ

Для анализа больших списков данных в программе Excel

предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше

понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные.

Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версию программы

Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке.

Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага.

Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме

путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в

другую.

Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы

анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска

решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит

другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям.

9.1. Опорные таблицы.

Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно

Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить

опорную таблицу.

На первом шаге следует указать источник поступления данных.

Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке

Microsoft Excel List or Database и перейдите к следующему шагу с

помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится

список. По умолчанию программа предлагает список, который расположен на

активном рабочем листе. Здесь можно указать только часть списка,

если для построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по

командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьем шаге задается структура (Layout) опорной таблицы. В

правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление

структуры опорной таблицы. В это поле включается поле названий строк,

поле названий столбцов и поле данных. Чтобы задать структуру таблицы,

следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля

таблицы. При построении опорной таблицы придерживайтесь

следующих правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится

анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий

строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия

полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются)

данные. Затем щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к

следующему шагу.

На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения

таблицы. В поле ввода Pivot Table Starting Cell указывается адрес, с

которого начинается построение таблицы (левый верхний угол). В поле ввода

Pivot Table Name можно указать название таблицы. По умолчанию

программа использует название PivotTable1 с последующим увеличением номера

таблицы. Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и

Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорной

таблицы будут вычисляться общие суммы. Контрольный индикатор Save Data

With Table Layout служит для сохранения опорной таблицы с заданной

структурой. Включение контрольного индикатора AutoFormat Table

позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После

закрытия диалогового окна Конструктора командной кнопкой Finish

программа Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорной таблицей и исходным списком возникает статическая

связь, т.е. связь, которая существует только в момент построения

таблицы. При изменении данных в списке опорная таблица не будет

изменяться. Чтобы привести в соответствие содержимое таблицы и

содержимое списка, нужно вызвать директиву Refresh Data из меню

Data.

9.2. Редактирование опорных таблиц.

Названия полей, по которым классифицируются данные, можно

перемещать с помощью мыши, чтобы изменить структуру таблицы. Если в опорную

таблицу необходимо добавить новые поля, то вызовите директиву PivotTable

из меню Data или щелкните по пиктограмме Конструктора таблиц на

опорной (Pivot) панели. После этого появится третье окно Конструктора

опорных таблиц, в котором можно изменить размещение значений полей в

таблице. Следите за тем, чтобы при вызове этой директивы указатель

ячеек находился внутри таблицы, в противном случае Конструктор начнет

построение новой таблицы.

9.3. Нахождение значений.

Иногда бывает заранее известно, каким должен быть результат

вычисления некоторой функции, но неизвестно, при каких значениях

аргумента он достигается.

Предположим, что нам надо найти максимальную сумму кредита,

которую можно дать на три года по фиксированной процентной ставке,

если клиент готов возвращать по 2000$ ежемесячно.

В программе Excel имеется функция PMT, которая по значениям

суммы кредита, периода и процентной ставки вычисляет величину ежемесячного

взноса для погашения кредита. Нам нужно решить обратную задачу, когда

заранее известна величина ежемесячно возвращаемой суммы и нужно найти

сумму кредита. Для решения этой задачи вызовите директиву Goal Seek из

меню Tools.

Откроется диалоговое окно этой директивы. В поле ввода Set Cell:

этого окна укажите адрес ячейки, в которой расположено заданное

значение функции (в нашем случае это ячейка, где находится функция

PMT). В поле ввода To Value укажите значение функции, которое в нашем

случае равно 2000$. В поле ввода By changing Cell укажите адрес ячейки, в

которой программа сможет подбирать нужное значение, удовлетворяющее

заданным условиям. В нашем случае здесь надо указать адрес ячейки, где

находится значение суммы кредита. Закончив установки полей, щелкните

по командной кнопке OK.

Путем подбора значений в указанной ячейке программа Excel пытается

найти максимальное приближение к заданному целевому значению функции.

Результат появляется в диалоговом окне. Если Вас удовлетворяет

расхождение между найденным и целевым значением, то закройте

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5