Microsoft Exel

одном файле.

Новая технология облегчает также анализ данных. Чтобы проанализировать

данные, расположенные в нескольких таблицах, в Excel вам нужно открыть

только один файл.

11) Консолидация данных в электронной таблице

Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои

таблицы объекты из других прикладных программ и передавать

(экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций

среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются

различными прикладными программами, создаются информационные связи,

например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи

реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в

текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее

оригинал вносятся изменения.

К сожалению, не все прикладные программы поддерживают механизм

обмена данными, но программа Excel относится здесь к лидерам. Она

поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0

(Object Linking and Embedding).

Импортирование рисунков в Excel.

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области

рабочего листа и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа

Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и

для которых в системе есть соответствующие программные обработки.

Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были

установлены в системе Windows. Выберите из списка объект

Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором

можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from

из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с

нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву

Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и

вернуться в программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этим

рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая

информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на рабочем листе и

графическим редактором. Рисунок появляется на рабочем листе в указанном

месте рядом с таблицей.

Редактирование рисунков на рабочем листе.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой

находится рисунок. После этого автоматически запускается

графический редактор Paintbrush, поскольку у него с этим рисунком была

установлена информационная связь.

Теперь в рисунок можно внести изменения, используя средства,

предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать

директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического

редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова

предлагает сохранить информационную связь. Здесь также нужно выбрать

ответ Yes. После этого управление возвращается программе Excel, и

измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

Включение таблицы в текст.

Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в которой

находятся нужные данные. Затем щелкните на основной панели по 5-й

пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного

хранения среды Windows.

Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый редактор

WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в том месте текста,

где нужно вставить таблицу. Затем на основной пиктографической

панели редактора щелкните по пиктограмме вставки из буфера (в

редакторе Word это 6-я пиктограмма, в Excel - 9-я). После этого

таблица будет вставлена в текстовый документ.

12) Сортировка данных, фильтрация списков: автофильтр

Откройте в меню Data подменю Filter и включите в нем опцию

AutoFilter. В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие

пиктограммы со стрелками. Щелкните по одной из этих стрелок, и на экране

появится меню с перечнем значений данного поля.

Выберите одно значение из этого перечня. В списке останутся

только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным.

Кроме того, пиктограмма со стрелкой и элементы списка будут изображены

другим цветом. Поэтому признаку можно определить, что список был

профильтрован по указанному полю. Слева в столбце с номерами строк

будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к исходному полному списку, то нужно

выбрать опцию All в перечне значений поля, по которому выполнялась

фильтрация.

Сортировка списков.

Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговое

окно этой директивы. В группе полей Sort by этого окна необходимо указать

критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле

одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно

дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться

элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые расположены

рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в

возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по

командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка

в соответствии с указанными критериями.

13) Сложная фильтрация: расширенный фильтр

Выберите поле (столбец), по которому будет проводиться фильтрация

списка. Щелкните по стрелке автофильтра в выбранном столбце, после чего

на экране появится меню с перечнем значений данного поля. Вызовите в

этом меню директиву Custom.

После этого появится диалоговое окно Custom AutoFilter, в котором

можно проводить фильтрацию по двум критериям. Щелкните по пиктограмме со

стрелкой, расположенной слева от первого поля ввода, тогда откроется

меню, включающее шесть логических операторов ("равно", "меньше", "больше"

и т.д.). Выберите в этом меню нужную логическую операцию, например,

"больше или равно" (>=). В первом поле ввода укажите некоторое число

или выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например, введено

число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например,

там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And, если

нужно, чтобы выполнялись оба условия, или кнопку Or, если достаточно,

чтобы выполнялось одно из условий фильтрации. По умолчанию включена

первая из этих кнопок. Щелкните по командной кнопке OK, тогда в

таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют

комбинированному логическому условию. В данном примере, если

оставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, у

которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

14) Сводные таблицы

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и

построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы не требовался

анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа - Сводная

таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные таблицы,

содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь

несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид.

Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-

мастера.

15) Анализ и распределение данных: проверка вводимого значения

Для анализа больших списков данных в программе Excel

предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше

понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные.

Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версию программы

Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке.

Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага.

Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме

путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в

другую.

Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы

анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска

решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит

другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям.

Опорные таблицы.

Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно

Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить

опорную таблицу.

На первом шаге следует указать источник поступления данных.

Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке

Microsoft Excel List or Database и перейдите к следующему шагу с

помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится

список. По умолчанию программа предлагает список, который расположен на

активном рабочем листе. Здесь можно указать только часть списка,

если для построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по

командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьем шаге задается структура (Layout) опорной таблицы. В

правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление

структуры опорной таблицы. В это поле включается поле названий строк,

поле названий столбцов и поле данных. Чтобы задать структуру таблицы,

следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля

таблицы. При построении опорной таблицы придерживайтесь

следующих правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится

анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий

строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия

полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются)

данные. Затем щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к

следующему шагу.

На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения

таблицы. В поле ввода Pivot Table Starting Cell указывается адрес, с

которого начинается построение таблицы (левый верхний угол). В поле ввода

Pivot Table Name можно указать название таблицы. По умолчанию

программа использует название PivotTable1 с последующим увеличением номера

таблицы. Если включить контрольные индикаторы Grand Totals for Columns и

Grand Totals for Rows, то в каждой строке и в каждом столбце опорной

таблицы будут вычисляться общие суммы. Контрольный индикатор Save Data

With Table Layout служит для сохранения опорной таблицы с заданной

структурой. Включение контрольного индикатора AutoFormat Table

позволяет автоматически сформатировать опорную таблицу. После

закрытия диалогового окна Конструктора командной кнопкой Finish

программа Excel размещает опорную таблицу в указанной позиции.

Между опорной таблицей и исходным списком возникает статическая

связь, т.е. связь, которая существует только в момент построения

таблицы. При изменении данных в списке опорная таблица не будет

изменяться. Чтобы привести в соответствие содержимое таблицы и

содержимое списка, нужно вызвать директиву Refresh Data из меню

Data.

16) Подбор параметра

1) Выберите команду «Подбор параметра» в меню «Сервис».

2) В поле «Установить» в ячейке введите ссылку на ячейку, содержащую

необходимую формулу.

3) Введите искомый результат в поле «Значение».

4) В поле «Изменяя значение ячейки» введите ссылку на ячейку,

содержащую подбираемое значение.

17)Таблицы подстановки данных

Добавление формулы в существующую таблицу подстановки с одной

переменной

Формулы, используемые в таблице подстановки с одной переменной, должны

ссылаться на одну и ту же ячейку ввода.

1) Если значения расположены в столбце, то введите новую формулу в

пустую ячейку, расположенную в верхней строке справа от существующей

формулы.

Если же значения расположены в строке, то новая формула вводится в

пустую ячейку первого столбца ниже существующей формулы.

2) Выделите таблицу подстановки, включая столбец или строку, где

содержится новая формула.

3) Выберите команду «Таблица подстановки» в меню «Данные».

4) Если значения расположены в столбце, то ссылку на ячейку ввода

введите в поле «Подставлять значения по столбцам в».

Если же данные расположены в строке, то эта ссылка вводится в поле

«Подставлять значения по строкам в».

Преобразование рассчитанных значений таблицы подстановки данных в

константы

Преобразовать отдельное значение подстановки невозможно. Так как

рассчитанные значения расположены в массиве, то необходимо

преобразовать их все.

1) Выделите в таблице все рассчитанные значения.

2) Выберите команду «Копировать» в меню «Правка».

3) Выберите команду «Специальная вставка» в меню «Правка».

4) Установите переключатель «Вставить» в положение «Значения».

18) Графические возможности Excel. Мастер диаграмм

Обычно таким наглядным представлением данных пользуются, когда надо

показать составляющие доли в процентах от целого. Создать её на экране

можно, также как и диаграмму любого другого типа, с помощью мастера

диаграм. Професиональное оформление.

Для оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм

возможность создавать другие графические объекты, например вычерчивать на

экране, а потом распечатывать прямоугольники, эллипсы, прямые и кривые

линии, дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных

графических объектов, что никто не будет подозревать, что они выполнены с

помощью Excel, а не специально графического редактора. Для создания

рисунков предназначены кнопки, расположенные на панели инструментов

Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью

кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.

Обмен данными.

Во всех программах, написанных для операционной системы Windows,

пользователь может пользоваться ее буфером обмена(Clipboard),он

представляет особую область памяти, предоставляемый операционной средой

в распоряжение различных программ. Используя буфер, можно, работая например

в Excel, прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу,

которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей

программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для

этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер,

используя для этого команду меню Правка - Копировать, либо комбинацию

клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel, либо иная программа может вынуть

данные из буфера с помощью команды меню Правка - Вставить или одной из двух

комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

-----------------------

7

6

2

1

3

4

5

[pic]

Страницы: 1, 2, 3