Использование Excel

Отметим, что в поле ввода Предельное Значение можно ввести значение,

на котором нужно закончить ряд. Если выделенная область заполняется до

достижения этого значения, то построение ряда прекращается. Поле ввода

Предельное Значение может оставаться пустым. Тогда заполняется вся

выделенная область.

Наиболее интересным параметром в окне диалога Прогрессия является

флажок Автоматическое определение шага. Если он установлен, то вычисляется

значение шага, опираясь на значения в верхних или левых ячейках выделения,

для создания наиболее близкой к ряду прямой (для линейного тренда) или

экспоненциальной линии (для экспоненциального тренда). При установке этого

флажка значение из поля ввода Шаг игнорируется.

2 Создание серий

Кроме прогрессии серии можно создавать еще несколькими способами без

помощи меню, они приведены ниже.

1 Первый способ

В ячейку вводится первый член ряда. Указатель мыши подвести к черному

квадрату в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый

крестик переходит в черный) и нажать левую кнопку мыши. Удерживая нажатой

кнопку мыши, выделите нужную часть строки или столбца. Выделенная область

заполнится данными.

[pic] [pic]

Рис. 19. Первый способ создания серий

Такой простой процесс ввода возможен только тогда, когда в ячейку

введен один из элементов имеющегося списка. Списки создаются в диалоговом

окне Файл | Параметры на закладке Списки.

2 Второй способ

Можно построить серию данных и другим способом, если указать шаг

построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего ряда,

выделить обе ячейки и затем, воспользовавшись правым-нижним углом

выделения, продолжить выделение до нужной области. Две первых ячейки,

введенные вручную, задают шаг серии данных.

[pic]

Рис. 20. Второй способ создания серий

Данный способ является самым удобным для создания простых серий (типа

арифметической прогрессии).

3 Третий способ

Третий способ является самым универсальным для создания серий любого

цифрового типа арифметической и геометрические прогрессии, степенные ряды и

другие сложные серии.

[pic] [pic]

Рис. 21. Третий способ создания серий

Для этого в первой ячейки серии вводится ее начальное значение, во

второй ячейки серии вводится формула определяющая данную серию и нажимается

ENTER. Затем, воспользовавшись правым-нижним углом выделения, продолжить

выделение до нужной области, аналогично первому и второму способу.

Как уже говорилось выше третий способ является самым универсальным.

2 Диаграммы и графики

Представление данных в графическом виде позволяет решать самые

разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления —

наглядность. На графиках легко просматривается тенденция к изменению. Можно

даже определять скорость изменения тенденции. Различные соотношения,

прирост, взаимосвязь различных процессов — все это легко можно увидеть на

графиках.

1 Типы диаграмм

Microsoft Excel для Windows предлагает несколько типов плоских и

объемных диаграмм. Эти типы включают разные форматы. Если их не достаточно,

возможно создать собственный пользовательский формат диаграммы.

[pic]

Рис. 22. Типы диаграмм

2 Построение диаграмм

Для построения диаграммы выполните команду Вставка | Диаграмма или

нажмите кнопку Мастер диаграмм[pic].

Метками строк и столбцов называются заголовки строк и столбцов. Если вы

не включаете метки строк в область построения диаграммы, то на

4 шаге построения диаграммы нужно указать, что под метки строк

отводится 0 строк.

Метки столбцов являются текстом легенды. Легенда представляет собой

прямоугольник, в котором указывается каким цветом или типом

линий выводятся на графике или диаграмме данные из той или иной

строки.

XY-точечная диаграмма является наиболее подходящим типом диаграммы

для обработки результатов лабораторных исследований.

Линии тренда можно проводить на гистограммах, графиках, линейчатых и

XY-точечных диаграммах.

В Excel для отображения диаграмм можно использовать не только

столбцы, линии и точки, но и произвольные рисунки. При построении графиков

математических функций следует использовать в качестве типа диаграммы

гладкие кривые.

Excel поддерживает при построении графиков логарифмическую шкалу как

для обычных типов графиков, так и для смешанных, то есть на одной оси вы

можете ввести логарифмическую шкалу, а для другой — линейную.

Рассмотрим построение диаграмм на примере данных приведенных в

таблице 3 и 4. Любая диаграмма строиться на основании таблиц. Построим

круговую диаграмму «Валового дохода». Круговая диаграмма строится на одном

ряде данных, значения элементов ряда отображаются как сектора диаграммы

(величина сектора зависит от величины элемента ряда). В нашем примере нужно

построить круговую диаграмму по валовому доходу. Причем ряд данных должен

содержать все цифры дохода за исключением общей суммы. Такая диаграмма

будет заготовкой для отображения динамически изменяющейся диаграммы в

зависимости от установленного на таблице фильтра.

Процедура создания диаграммы следующая:

54. Запустить Мастер диаграмм [pic]

55. Указать место и размер будущей диаграммы, с помощью курсора имеющего

вид[pic]

56. В первом шаге мастера указать диапазоны ячеек: $B$5:$C$23; $I$5:$I$23,

но лучше выделить данный диапазон заранее, тогда он автоматически

будет указываться в запросе на ввод диапазона ячеек[2]

57. На последующих шагах выбирается круговой тип диаграммы и ее подтип

[pic]

Рис. 23. Подтипы Круговой диаграммы

58. Затем устанавливаются параметры, определяющие: какая часть диапазона

будет отображена как данные, а какая - как метки сегментов и названия.

Порядок построения диаграмм в разных версиях Excel немного отличается

(смысл остается тот же, диалоги разные)

1 Excel 7.0/95

59. На последующих шагах выбирается круговой тип диаграммы и ее подтип

60. Затем устанавливаются параметры, определяющие: какая часть диапазона

будет отображена как данные, а какая - как метки сегментов и названия.

[pic]

Рис. 24. Определение меток

[pic]

2 Excel 8.0/97

61. Выделить столбец таблицы "Валовый доход" (включая название столбца)

62. Запустить Мастер диаграмм

63. На 1-м шаге мастера выбрать круговой тип диаграммы.

[pic]

Рис. 25. Шаг 2

64. На 2-м шаге мастера выбрать закладку "Ряд" и установить следующие

значения в 3 полях ввода: "Имя" - адрес ячейки содержащей текст

"Валовый доход" (уже должно стоять) "Значения" - адрес блока ячеек со

значениями валового дохода (уже должно стоять) "Подписи категорий" -

адреса ячеек таблицы с наименованиями товаров и фирм-поставщиков (это

поле ввода нужно заполнить мышью, используя кнопку свертывания мастера

в конце поля. По окончании заполнения, снова нажать эту кнопку для

возврата к окну мастера).

65. На третьем шаге - выбрать закладку "Подписи данных" и установить

переключатель в положение "доля"

[pic]

Рис. 26. Шаг 3

66. Последний шаг мастера позволяет выбрать один из вариантов расположения

графика: на отдельном листе рабочей книги (новом) или на текущем

листе.

Диаграмма из нашего примера - это как бы заготовка для отображения

различной информации в зависимости от устанавливаемого фильтра или

включения уровня структуры документа. Например, если установить фильтр по

товару "Стол", получим следующий вид диаграммы:

[pic]

Рис. 27. Результат построения диаграмм

3 Редактирование диаграмм

Для редактирования диаграммы:

67. Дважды нажмите мышью в любом месте диаграммы.

68. Команда Формат обозначения легенды устанавливает цвет линий, их стиль

и толщину.

69. Для форматирования объекта диаграммы нажмите на нем правую кнопку мыши

и выберите нужную для форматирования команду из появившегося списка.

70. Для замены одного ряда данных в диаграмме другим примените команду

Формат ряда.

71. Изменяя линии графика, можно изменить данные на рабочем листе.

72. Команда Тип диаграмм позволяет изменять тип уже существующей

диаграммы.

73. Команда Автоформат меняет не только тип диаграммы, но и устанавливает

стандартные параметры диаграммы.

74. Команда Объемный вид изменяет пространственную ориентацию диаграммы.

При создании диаграммы смешанного типа возникают две группы рядов.

Одна группа — гистограмма, а другая может быть графиком, с областями или XY-

точечной. После создания диаграммы вы можете использовать для каждого ряда

данных любой тип плоской диаграммы.

Вы можете изменить формат диаграммы, которую Excel строит по

умолчанию.

Команда Автоформат создает пользовательский автоформат для построения

диаграмм и графиков. Для изменения формата построения стандартных диаграмм

в окне диалога “Параметры” выполните команду Сервис | Параметры и выберите

вкладку “Диаграмма”.

Работа со Списками и Базы данных[3] в Excel

В общем смысле термин база данных можно применить к любой

совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по

определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов,

транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных

является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа

списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц

является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый

набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких

данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из

строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями,

соответственно.

Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку

можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой

записи содержится в полях.

При работе с базами данных в Excel прежде всего нужно ввести

заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных.

Ввод данных и просмотр информации можно осуществляет с помощью команды

Данные | Форма.

75. На рабочем листе можно обрабатывать несколько списков, но все же лучше

поместить каждый список на отдельный лист рабочей книги.

76. Средства обработки списков Excel можно использовать, не создавая

уникальные заголовки столбцов, но все-таки это лучше сделать.

Что касается терминов база данных и список, то это фактически

синонимы. Но однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения

и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут называть

файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как

Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.

1 Формирование списка

Эффективность списка обусловлена следующими характеристиками:

77. Каждый столбец должен содержать однородную информацию. Например, в

списке персонала можно отвести один столбец для личных номеров

работников, другой для их фамилий, третий для имен, четвертый для даты

приема на работу и т.д.

78. Одна или две верхние строки в списке должны содержать метки,

описывающие назначение соответствующего столбца.

79. Необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка.

80. В идеале на рабочем листе не должно быть ничего, кроме списка. Если

это невозможно, то список нужно отделить от других данных по крайней

мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

81. Если планируется фильтровать список, не помещайте какие-либо данные на

занимаемые им строки.

Чтобы подчеркнуть заголовки, воспользуйтесь вкладками Шрифт или Рамка

диалогового окна Формат ячеек. (Оно открывается по команде Формат | Ячейки)

Не вставляйте отдельную строку из дефисов или знаков равенства, так как

Excel может принять такое подчеркивание за данные.

Новые данные можно добавлять непосредственно в конец списка. Весьма

удобным может оказаться построчное редактирование списка с помощью

стандартной экранной формы. Для этого выделите какую-либо ячейку в списке и

выполните команду Данные | Форма.

Примечание Перед выполнением команды Данные | Форма должна быть выделена

только одна ячейка в списке, иначе в форме могут появиться

неверные заголовки столбцов.

Совет. В Excel есть команда Текст по столбцам, которая дает

возможность очень просто создавать списки из данных,

содержащихся в текстовых файлах. Также можно воспользоваться

Мастером преобразований.

2 Работа с командой Форма

Команда Форма отображает на экране форму, которая представляет собой

окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе

данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме

того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на

основании сложных критериев.

[pic]

Рис. 28. Форма

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование

которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо таких полей

в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых вы можете

выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически

заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы

не можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях,

поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме

того, вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в

качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут

отображаться в форме в режиме редактирования.

Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера записи.

Кнопка Добавить предназначена для ввода в базу данных новой записи. В

результате нажатия этой кнопки Excel очистит все поля формы, после чего вы

можете ввести требуемые данные. Введенная запись добавляется в конец базы

данных.

3 Поиск в базе данных

Поиск в базе данных проводится также, как и поиск в таблице с помощью

команды Правка | Найти.

4 Сортировка базы данных

После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс

упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок

сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке

изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким

образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность

восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством

для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со

средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу

от потерь при случайных сбоях в работе.

Команда Данные | Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в

соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:

82. Числа

83. Текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин)

84. Логические значения

85. Значения ошибок

86. Пустые ячейки

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением

являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.

Самая быстрая и простая сортировка по возрастанию или убыванию

проводится с помощью соответствующих кнопок [pic].

При выборе Данные | Сортировка открывается окно диалога “Сортировка

диапазона”, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить

критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка Сортировать по вы

можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается

переключателями по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в

алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию

значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее

ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию

порядок сортировки изменяется на противоположный.

[pic]

Рис. 29. Окно сортировки

Два дополнительных раздела Затем и В последнюю очередь, по позволяют

определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются

совпадающие значения.

Переключатель Идентифицировать поля по указывает, имеется ли в

сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из

сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7