Автоматизированная обработка учета складских операций и реализации продукции

|Код Расхода |Индивидуальный код |Числовой |Длинное целое |

| |расхода | | |

|Код Товара |Наименование товара |Текстовый |50 |

|Единица |Единица измерения |Текстовый |50 |

|измерения | | | |

|Количество |Количество товара |Числовой |Длинное целое |

|Цена |Цена товара |Денежный |Денежный |

|Сумма |Сумма |Денежный |Денежный |

Излишки материалов на складе отражаются в тех же таблицах.

Оприходование отражается в таблице «Приход», а списание в таблице «Расход».

Все данные заносятся в компьютер с помощью специально разработанных

форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма

позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что

позволяет сохранить целостность данных.

На основании первичных данных можно распечатать приходные накладные,

товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.

Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы

«Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные

данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

2.1.2.2 Описание структуры постоянной информации

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-

постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение

трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный

процесс.

К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих

справочниках:

. Справочник Клиенты;

. Справочник Товары;

. Справочник Единицы измерения;

. Справочник Аббревиатуры;

. Справочник Расчетные Счета.

Рассмотрим подробнее структуру этих справочников:

Таблица №5 Структура таблицы «Клиенты»

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|idCode |Индивидуальный код |Счетчик |Длинное целое |

|Abr |Аббревиатура |Текстовый |50 |

|Name |Наименование клиента |Текстовый |50 |

|Adres |Адрес клиента |Текстовый |50 |

|INN |ИНН клиента |Числовой |Длинное целое |

|RasSchet |Расчетный счет |Числовой |Длинное целое |

Таблица №6 Структура таблицы «Товары»

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|idCode |Индивидуальный код |Счетчик |Длинное целое |

|Name |Наименование товара |Текстовый |50 |

|EdIzm |Единица измерения |Текстовый |50 |

|Price |Цена |Денежный |Денежный |

|Comment |Комментарий |Текстовый |50 |

Таблица №7 Структура таблицы «Единицы измерения»

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|Name |Название единицы измерения |Текстовый |50 |

Таблица №8 Структура таблицы «Аббревиатуры»

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|Name |Название аббревиатуры |Текстовый |50 |

Таблица №9 Структура таблицы «Расчетные счета»

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|Bank |Название банка |Текстовый |50 |

|AdrBanka |Адрес банка |Текстовый |50 |

|BIK |БИК |Числовой |Длинное целое |

|KorSchet |Корреспондентский счет |Числовой |Длинное целое |

|RashChet |Расчетный счет |Числовой |Длинное целое |

Основными функциями Справочников являются:

. обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе

данных;

. декодирование значений признаков при выводе данных на экран

дисплея;

. хранение постоянной информации, связанной с определёнными

значениями признаков;

. оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате

решения комплекса задач.

2.1.3 Характеристика результатной информации

В ходе разработки автоматизированного решения задачи учета складских

операций и реализации продукции, результатными показателями являются

(печатные формы всех отчетов представлены в Приложениях):

- Печать приходной накладной;

- Печать товарной накладной;

- Печать счет-фактуры;

- Печать журнала по приходу;

- Печать журнала по расходу;

- Печать акта списания;

- Ведомость по остаткам на складе;

- Формирование прайс-листа;

- Поиск документа по дате;

- Поиск документа по клиенту;

- Поиск документа по номеру;

В результате учета поступления ТМЦ на склады предприятия получаем

машинный выходной документ Приходная накладная и счет-фактура (Приложения).

Эти документы получаются в результате обработки информации из таблиц

Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы

остаются на фирме и подшиваются в отдельную папку для ведения отчетности по

учету поступления товара.

Также учет поступления ТМЦ ведется с помощью Журнала по приходу, где

отражаются все операции по приходу с указанием даты операции, номера

документа, суммой документа и наименованием поставщика за определенную дату

(Приложение). Журнал по приходу формируется в результате обработки таблиц

Приход, ПриходТов, Журнал с помощью запроса Журнал по приходу. Журнал по

приходу является регистром всех приходных накладных.

При реализации товара покупателям получаем выходные машинные

документы Расходная накладная и счет-фактура (Приложение). Расходная

накладная и счет-фактура получаются в результате обработки информации

таблиц Расход, РасходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти

документы необходимы для учета реализации товаров клиентам. Один экземпляр

документов остается у клиента, а второй остается на фирме.

Журнал документов по расходу позволяет регистрировать все расходные

документы за определенный период, например за месяц. В журнале

регистрируются дата реализации товара, номер документа реализации, сумма

реализации и наименование клиента. Журнал документов по расходу позволяет

вести учет по расходу.

Журнал документов формируется в результате обработки информации таблиц

Расход, РасходТов и Журнал с помощью запроса Журнал документов по расходу.

При излишках на складе происходит списание товара со склада, выходным

машинным документом при списании является Акт списания. Акт списания

позволяет вести учет излишков на складе. Этот документ получается в

результате обработки информации таблиц Приход, ПриходТов, Справочник

Клиенты, Справочник Товары.

При разработке автоматизированного решения задачи учета движения ТМЦ

на складах получаем выходной машинный документ Ведомость по остаткам на

складе (Приложение). Данная ведомость получается в результате обработки

информации хранящейся в таблице Остатки. Данные этой таблицы обновляются

при каждом поступлении товара и при каждом расходе, поэтому они остаются

актуальными на любой момент времени.

Выходной машинный документ Прас-лист получается в результате

обработки информации, хранящейся в таблице Справочник Товары.

При формировании отчетов Поиск документа по дате, Поиск документа по

клиенту, Поиск документа по номеру используются данные таблицы Журнал,

данный отчет отображает все документы за указанную дату, по указанному

клиенту и номеру.

Далее рассмотрим характеристику промежуточной информации.

2.1.4 Характеристика промежуточной информации

Промежуточная информация формируется в процессе решения некоторых

разработанных задач на ЭВМ и используется для выполнения соответствующих

расчетов. К такой информации следует отнести информацию, хранящуюся в

таблицах:

. Остатки;

. Журнал;

Данные в таблице Остатки обновляются с каждым приходом товара, то

есть к количеству фактического остатка прибавляется количество вновь

поступившего товара. Обновление происходит с помощью запроса Обновление

остатков по приходу при проведении приходной накладной. А при каждом

расходе товара обновление происходит путем отнимания от фактического

количества товара количества реализованного товара с помощью запроса

Обновление остатков по расходу при проведении Товарной накладной.

Также и при оприходовании товара на склад прибавляется количество

оприходованного товара, а при списании отнимается количество списанного

товара.

Промежуточная информация таблицы Остатки формируется, используя

информацию, хранящуюся в таблицах Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов.

Данные таблицы Остатки являются исходными при формировании отчета

Остатки на складе.

Данные в таблицу Журнал добавляются при каждом приходе и при каждом

расходе товара, при оприходовании и списании. В журнале регистрируются все

документы по приходу, расходу, оприходованию и списанию товара, в нем

указывается дата операции, номер документа и контрагент.

При проведении документа, данные автоматически добавляются в таблицу

Журнал с помощью запросов Проведение прихода, Проведение расхода,

Проведение оприходования, Проведение списания.

Данные таблицы Журнал используются как промежуточные при формировании

отчета Журнал по приходу и Журнал по расходу.

2.2 Машинная реализация комплекса задач

2.2.1 Описание структуры диалога

Рассмотрим систему меню автоматизируемой системы рис. 2.2

Рис. 2.2 Система меню автоматизированной системы

Взаимодействие пользователя с системой осуществляется в диалоговом

режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система

меню, состоящего из главного меню и подменю (рис. 2.2). Разработанная

система является меню - ориентированной.

При выборе меню Документы по приходу пользователь попадает в подменю,

в котором определены:

- Приходные накладные;

- Оприходование товара;

- Поиск документов;

- Назад.

Пункт меню Приходные накладные предназначен для занесения прихода и

просмотра приходных накладных. Удобный интерфейс позволяет выбрать нужного

поставщика из предложенного списка, выбрать нужную позицию номенклатуры из

списка, а также единицу измерения. В строке суммы автоматически считается

сумма по данной позиции, равная произведению количества на цену. Из этого

пункта накладная проводится, то есть регистрируется факт прихода и

печатается счет-фактура и накладная. Выйти из меню Приходные накладные

можно нажав кнопку Закрыть.

Для учета недостач используется пункт меню Оприходование товара. В

данном пункте можно завести на склад фактически недостающий товар.

Оприходованный товар учитывается в таблице Приход. Здесь также работу с

документом облегчает удобный интерфейс с возможностью выбора нужной позиции

из предложенного списка.

Выбрав пункт меню Поиск документов пользователь попадает в форму, где

он может найти нужный документ по трем параметрам:

1) Поиск по № документа;

2) Поиск по дате документа;

3) Поиск по контрагенту;

Обработанная информация выдается в виде отчета.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной

кнопочной форме.

При выборе меню Документы по расходу пользователь попадает в подменю,

в котором определены:

- Товарные накладные;

- Списание товара;

- Поиск документов;

- Назад.

При выборе пункта меню Товарные накладные пользователь попадает в

форму, где можно создать новую расходную накладную или просмотреть уже

выписанные документы. При создании нового документа необходимо ввести номер

этого документа, дату, причем по умолчанию ставится дата актуальная на день

создания документа. Также как в приходных накладных при выборе клиента

предлагается выбрать нужного клиента из поля со списком имеющихся клиентов.

Номенклатура и единицы измерения товаров также выбираются из предложенного

поля со списком. После того, как все позиции документа занесены, нужно

нажать кнопку ОК, чтобы операция расхода зафиксировалась во всех

необходимых таблицах. Полученный документ можно распечатать, а также

распечатать Счет-фактуру, созданную автоматически при создании документа.

После завершения работы с документом его можно закрыть, нажав кнопку

Закрыть.

Для учета излишков используется пункт меню Списание товара. Форма

списания товара основана на форме Товарная накладная и работа с ней

идентична работе с формой Товарная накладная. Операция Списание товара

регистрируется в таблице Расход.

Пункт меню Поиск документов имеет те же параметры что и Поиск

документов в меню Приходные документы. То есть поиск осуществляется по трем

основным параметрам: поиск по № документа, поиск по дате документа и поиск

по контрагенту.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной

кнопочной форме.

По мере ввода с первичных документов данные сохраняются в

соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Справочники пользователь попадает в подменю, в

котором определены:

- Клиенты;

- Товары;

- Назад.

Пункт меню Клиенты позволяет войти в форму, с помощью которой можно

завести нового клиента или изменить данные уже занесенных клиентов. При

занесении нового клиента необходимо указать форму собственности организации

в поле аббревиатура. Аббревиатура можно выбрать из предложенного списка, а

при необходимости также можно завести новый вид аббревиатуры, нажав на

кнопку справа от поля. Дальше необходимо ввести наименование клиента, его

адрес, ИНН и расчетный счет. Расчетный счет выбирается из поля со списком,

при необходимости можно завести новый расчетный счет, нажав на кнопку

справа от поля. Это вызовет новый справочник Расчетные счета, где

необходимо будет указать новый банк, город банка, БИК, Корреспондентский

счет и расчетный счет.

При выборе пункта меню Товары пользователь попадает в форму, в

которой он может завести новый вид товара или внести изменения в уже

занесенные товары. При этом необходимо забить наименование товара, единицу

измерения, цену и при необходимости комментарий. Поле Единица измерения

имеет список из которого нужно только выбрать подходящую позицию. Для

занесения новой единицы измерения нужно нажать на кнопку, расположенную

рядом с данным полем. При нажатии на кнопку появится новый справочник

Единицы измерения, куда и заносится новый вид.

Чтобы выйти из меню Справочники и вернуться к главной кнопочной форме

нужно выбрать пункт меню назад.

Пункт меню Отчеты предназначен для формирования на экране или в виде

распечатки на принтере отчетов установленной формы.

При выборе меню Отчеты пользователь попадает в подменю, в котором

определены:

- Журнал по приходу;

- Журнал по расходу;

- Остатки на складе;

- Прайс-лист;

- Назад.

При выборе меню Журнал по приходу пользователю предлагается ввести

дату начала отчетного периода и дату окончания отчетного периода. После

этого формируется отчет и выдается в печатной форме, в котором указаны дата

документа, номер документа, сумма документа и поставщик.

При выборе меню Журнал по расходу пользователь должен ввести дату

начала и дату окончания периода формирования отчета, после чего формируется

отчет. Сформированный отчет содержит дату документа, номер документа, сумму

документа и название клиента.

При выборе отчета Остатки на складе формируется отчет, который

содержит наименование продукции, остаток на складе на данный момент времени

и указывается единица измерения. Данные для данного отчета берутся из

таблицы Остатки.

Отчет прайс-лист формируется в виде печатной формы, где указываются

наименование продукции, единица измерения товара, цена товара и

комментарий, если он есть.

В пункте меню О программе содержится краткая информация о данной

программе.

Пункт меню Выход из программы позволяет пользователю закончить работу

с программой и выйти из приложения.

2.2.2 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

Технология внутримашинной организации задается последовательностью

реализуемых процедур - схем взаимосвязи программных модулей и

информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего

процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов,

именуемыми модулями (это - ввод, контроль, перезапись информации с одного

МН на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление,

вывод на печать и т.п.).

Основное назначение создаваемой АИС – это автоматизация учета

складских операций и реализации продукции. Следовательно, структуру

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7