Автоматизированная обработка учета складских операций и реализации продукции

носителях, сгруппированных по определенным признакам) – это макеты /

экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или ввода результатной

информации.

При организации БД учета ТМЦ целесообразно использовать следующие

типы баз данных.

Основная база – это БД, в которой каждая запись хранит информацию, не

имеющую никакой связи с другими записями этой же базы данных. Основные БД

не могут иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут

соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая

называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены,

модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в

системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных

документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

Подчиненная база – это БД, которая позволяет хранить данные,

относящиеся к какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут

модифицироваться и удаляться. Подчиненной базой в системе является база

данных платежных документов.

Справочник – это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими

компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой

в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она

используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость

при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка

следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К

справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник

номенклатуры, справочник клиентов, справочник поставщиков и справочник

фирм.

Организация связей между базами данных требует определенных правил

обращения с записями:

. При удалении записи из некоторой базы или подчиненной базы должны

быть удалены все записи из подчиненных баз нижнего уровня, которые

относятся к удаляемой записи.

. Если все-таки требуется удалить запись, из справочника нужно

удалить все ссылки на эту запись во всех базах, связанных со

справочником.

. При дополнении структуры какой-либо базы подчиненную базу следует

использовать там, где нельзя точно сказать, сколько однотипной

информации будет храниться.

. Справочник эффективен для быстрого ввода логически связанной

группы информации. Кроме того, он является единственным средством

для классификации объектов. Поэтому справочник обязательно следует

использовать там, где предполагается группировка данных по какому-

либо признаку.

Рассмотрим теперь обоснования по выбору программного обеспечения.

1.7 Обоснование разработок по программному обеспечению

Подсистема «Программное обеспечение» (ПО) включает совокупность

компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО

делится на два комплекса: общее (операционные системы, операционные

оболочки, компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки

прикладных программ, СУБД, сетевые программы и т.д.) и специальное

(совокупность прикладных программ, разработанных для конкретных задач в

рамках функциональных подсистем, и контрольные примеры).

К общесистемному программному обеспечению относятся программы,

рассчитанные на широкий круг пользователей и предназначенные для

организации вычислительного процесса и решений часто встречающихся задач

обработки информации. Они позволяют расширить функциональные возможности

ЭВМ, автоматизировать планирование очередности вычислительных работ,

осуществлять контроль и управление процессом обработки данных, а также

автоматизировать работу программистов. К данному классу ПО можно отнести

операционные системы, интегрированные средства управления задачами. В

рамках создания данной АИС планируется использование операционной системы

Windows 95 (98). Специальное программное обеспечение представляет собой

совокупность программ, разрабатываемых при создании АИС конкретного

функционального назначения. Оно включает пакеты прикладных программ,

осуществляющих организацию данных и их обработку при решении функциональных

задач.

Для того чтобы работники блока «Выписка» эффективно работали с

большим информационным потоком, база данных в составе АСОЭИ должна отвечать

следующим требованиям:

. хранение больших объёмов актуальной и достоверной информации;

. простота обращений пользователей к БД;

. возможность внесения, изменения, удаления, сортировки и других

манипуляций с данными БД;

. поиск информации по различным группам признаков;

. возможность расширения и реорганизации данных в БД при изменениях

предметной области.

MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди

настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой

популярности следует отметить:

. высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который

рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В

частности, реализована система управления объектами базы данных,

позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования

в режим их непосредственной эксплуатации;

. глубоко развитые возможности интеграции с другими программными

продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми

программными Продуктами, поддерживающими технологию OLE;

. богатый набор визуальных средств разработки.

Нельзя не отметить, что, существенной причиной такого широкого

распространенная MS Access является и мощная рекламная поддержка,

осуществляемая фирмой Microsoft. В процессе разработки данного продукта на

рынок представлялись его различные версии. Наиболее известными (в некотором

смысле этапными) cтали Ассеss 2.0, Ассеss 7.6 (он впервые был включен в

состав программного комплекта MS Office 95). Позже появились версии Ассеss

97 (в составе NS Office 97) и Ассеss 2000 (в составе МS Office 2000).

Важным средством, облегчающим работу с Ассеss для начинающих

пользователей, являются мастера — специальные программные надстройки,

предназначенные для создания объектов базы данных в режиме

последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей

существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями

объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Ассеss является то, что вся

информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой

файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для

непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при

переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация

данных в рамках mbd-формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft

поддерживала их совместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в

формате ранних версий Access могут быть конвертированы в формат,

используемый в версиях более поздних.

Средствами Access можно реализовать меню ориентированный интерфейс с

элементами объектно-событийного управления, когда выполнение определенных

функция связывается с определенными событиями (щелчок мыши, нажатие клавиши

и т.п.).

Чтобы проектируемая АРМ была эффективной необходимо соблюдение

следующих принципов создания системы:

. Системность

. Гибкость

. Устойчивость

. Эффективность

Согласно принципу системности, АРМ следует рассматривать как

системы, структура которых определяется функциональным назначением.

Принцип гибкости означает приспособленность системы к возможным

перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и

стандартизации их элементов.

Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна

выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и

внешних возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее

частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро

восстанавливаема.

Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный

показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к

затратам на создание и эксплуатацию системы.

Функционирование АРМ может дать желаемый эффект при условии

правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными

средствами обработки информации, ядром которой является компьютер.

1.8 Обоснование разработок по технологии сбора, передаче, обработке и

выдаче информации

Реализация технологического процесса включает работу по учету

поступления ТМЦ, реализации ТМЦ, перемещению ТМЦ, ведению информационной

базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к базам данных.

Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической

схеме.

Программа по решению задач по учету поступления ТМЦ, реализации ТМЦ,

перемещению ТМЦ для всех работ имеет один вход, реализуемый управляющей

компонентой. Работа с программой начинается с вывода информационного окна и

активизации системы меню.

Технологический процесс сбора информации будет представлять собой

ввод информации с первичных документов в базы данных, контроль за

допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

Передача информации в системе производится в форме документов и

посредством локальной вычислительной сети (в интерактивном режиме в ПЭВМ).

Последнее обеспечивает повышение оперативности.

Этап обработки информации на ЭВМ является наиболее

автоматизированным. Здесь основную нагрузку несут программные средства. Их

взаимосвязанная автоматическая работа обеспечивает математическую и

логическую обработку информации, вывод по заданным формам результатных

данных.

Обеспечение выдачи информации производится в виде установленных форм

документов на основании критериев, определяемых пользователем и

информационной базы.

В следующем разделе рассмотрим практическую реализацию поставленных

нами задач с учетом выбора обеспечивающих подсистем.

Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи учета складских операций и

реализации продукции

В базе данных отображается информация об определенной предметной

области (ПО). ПО – это часть реального мира.

Инфологическая модель (ИМ) предметной области – это описание

предметной области, выполненной без ориентации на используемые в дальнейшем

программные и технические средства. Содержит исходную информацию о

предметной области. Этап создания ИМ называется инфологическим

проектированием.

Требования, предъявляемые к инфологической модели:

- Адекватное отображение (язык для представления ИМ должен обладать

достаточными выразительными возможностями)

- Непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная трактовка

модели)

- Легко расширяемость (обеспечение ввода новых данных без изменения

ранее определенных)

- Гибкий язык (язык должен быть применим как при ручном, так и при

автоматизированном проектировании)

- Понятность всем пользователям

Цель инфологического моделирования — создать точное и полное

отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника

информации для построения БД.

Для решения задач рассмотренных в данном дипломном проекте

разработана инфологическая модель представленная на рисунке 2.1.

Данная модель показывает основные сущности, ключевые поля и атрибуты,

входящие в каждую сущность. Также показаны информационные связи и потоки

информации, позволяющие решить поставленные задачи автоматизации учета

складских операций и реализации.

Приведенную схему данных можно разделить на три основных блока.

Первый блок данных показывает постоянную информацию, реализованную

виде справочников. В данной системе выделено два основных и три

вспомогательных справочника. Справочник Товары и Справочник Клиенты – это

основные, они являются источником информации при учете поступления и

реализации товаров, а также при формировании отчетной сущности Остатки.

Вспомогательные справочники являются источником информации для основных

справочников. Разбиение Справочников на основные и вспомогательные создано

для удобства при их заполнении.

Второй блок – это блок учета товародвижения. Этот блок состоит из

следующих сущностей: Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов. Для решения

задач данного блока используется промежуточная информация, которая в

последствии используется для выполнения соответствующих расчетов. В

результате обработки данной информации формируются итоговые документы,

итоговые ведомости, а также итоговые таблицы, необходимые для формирования

итоговых отчетов. Вся эта информация необходима для контроля процесса учета

и анализа его результатов.

Третий блок – это блок отчетной информации. С учетом изменения

входных данных формируются сводные сущности, в которых все эти изменения

учитываются. Это Журнал и Остатки, они необходимы для формирования отчетной

информации и удобны тем, что фиксируют каждое изменение данных, т.е

информация, хранящаяся в них актуальна на любой момент времени.

Более подробно схемы информационных процессов и их использование при

машинной обработке учетных данных представлены далее.

2.1.2 Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для

решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных

документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации оптового предприятия,

способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее

состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность

управления торговыми процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте

автоматизированной системы является:

. для отражения приходных операций приходные накладные,

заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода

приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета

поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета

излишков, возникающих на складе.

. Для отражения расходных документов: товарно-транспортная

накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки

(Приложение). Эти документы подтверждают факт отгрузки

продукции со склада.

Для оформления операций заготовки и приобретения материалов

используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-

транспортные накладные и другие документы.

2.1.2.1 Описание входной оперативной информации и ее структура

При поступлении первичных документов заполняются следующие таблицы:

Таблица №1 Структура таблицы «Приход»

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|idCode |Индивидуальный код |Счетчик |Длинное целое |

|Дата операции |Дата совершения операции |Дата/время |Краткий формат |

| | | |даты |

|№ документа |Номер документа |Текстовый |50 |

|idКлиента |Наименование клиента |Текстовый |50 |

Также заполняется подчиненная таблица «ПриходТов», которая имеет

следующую структуру:

Таблица №2 Структура таблицы «ПриходТов»

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|idCode |Индивидуальный код |Счетчик |Длинное целое |

|Код Прихода |Индивидуальный код |Числовой |Длинное целое |

| |прихода | | |

|Код Товара |Наименование товара |Текстовый |50 |

|Единица |Единица измерения |Текстовый |50 |

|измерения | | | |

|Количество |Количество товара |Числовой |Длинное целое |

|Цена |Цена товара |Денежный |Денежный |

|Сумма |Сумма |Денежный |Денежный |

Оперативная входная информация по расходу товара вносится в следующие

таблицы:

Таблица №3 Структура таблицы «Расход»:

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|idCode |Индивидуальный код |Счетчик |Длинное целое |

|Дата операции |Дата совершения операции |Дата/время |Краткий формат |

| | | |даты |

|№ документа |Номер документа |Текстовый |50 |

|idКлиента |Наименование клиента |Текстовый |50 |

А также в подчиненную ей таблицу «РасходТов»:

Таблица №4 Структура таблицы «РасходТов»

|Название |Имя поля |Тип |Размер |

|idCode |Индивидуальный код |Счетчик |Длинное целое |

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7