Автоматизация учета продажи товаров в ООО Мастер-СД

Результатными показателями в ООО "Мастер-СД" являются:

- Ведомость "Документы продаж";

- Ведомость "Продажа товара";

- Ведомость "Резервы и заказы";

- Ведомость "Продажа (по документам)";

- Ведомость "Продажа (по товарам);

- Ведомость "Просроченные отгрузки и резервы";

- Ведомость "Возврат товара" (по документам);

- Ведомость "Возврат товара" (по товарам);

- Ведомость "Неоплаченные накладные";

- Ведомость "Активность покупателей";

- Прайс-лист;

- "Книга продаж".

В данном пункте рассматривается формирование Прайс-листа по

наличию замков. В стандартной поставке Trade Assistant уже имелся Прайс-

лист по наличию, но он не удовлетворял потребностям "Мастер-СД"

(Приложение 5), т.к. в нем имелось много ненужной информации. Поэтому был

разработан Прайс-лист, отвечающий потребностям данной фирмы (Приложение

6). Схема его формирования приведена на рис. 19.

Название

Изготовитель Оптовая цена

Оптовая цена от 50 т.р.

Количество в коробке

Рис. 19. Схема формирования Прайс-листа

Определение состава реквизитов информации зависит от

поставленной перед задачей цели; состав реквизитов должен быть

необходимым и достаточным для организации работы ООО "Мастер-СД".

Последовательность расположения реквизитов по частям документа

(заголовочной, содержательной, оформительской) и отдельным зонам. Внутри

зон реквизиты также располагаются по установленным правилам (удобство

работы пользователя, специфика отражения итогов, акцентирование внимания

на отдельных реквизитах и т.п.)

Описание полей (реквизитов) выходного документа, или иначе –

представление структуры выходного документа прайс-листа по наличию

представлена в табл. 12. Формализация расчета прайс-листа рассмотрена в

п. 1.5.3.

Таблица 12. Структура выходного документа Прайс-лист по наличию

|Наименование поля |Идентификация |Тип |Длина |

|(реквизита) | | | |

|Название |STOSK |Текстовое |26 |

|Изготовитель |Inventory. SPEC |Текстовое |10 |

|Опт. |Inventory. Price 1 |Числовое |6 |

|Опт. От 50 тыс. |Inventory. Price 2 |Числовое |6 |

|рублей | | | |

|Количество в |Inventory. QUNITS |Числовое |3 |

|коробке | | | |

Для формирования прайс-листа вызывается Генератор Отчетов, в

котором указывается список полей нового отчета. Затем указываются поля,

которые можно включить в фильтр. Для нашего примера включим в фильтр

Артикул, Категория, Склад, Категория склада. В фильтр "Артикул" вводится

формула

(QTY – RSRV) >0, где

QTY – количество товара на складе,

RSRV – зарезервированный товар.

Т.е. если количество товара на складе равно нулю (или этот

товар зарезервирован), этот замок автоматически не показывается в прайс-

листе.

Прайс-лист по наличию разработан для удобства покупателей, печатается

каждый день в начале рабочего дня, объем его колеблется от 5 до 7

страниц.

Рис. 20. Формирование Прайс-листа в Trade Assistant

2.1.3. Разработка информационно-логической модели данных, обеспечивающей

бухгалтерский, оперативный и количественно-суммовой учет продажи товаров

Как уже отмечалось ранее, информационная модель задачи представляет

собой взаимосвязь двух подсистем:

- бухгалтерского учета;

- количественно-суммового и оперативного учета.

Схема обмена данными в ООО «Мастер-СД» между Trade Assistant и

«Инфо-Бухгалтер» представлена на рисунке 21.

Trade Assistant Платежные поручения , «Инфо-

Бухгалтер»

Счета, счета-фактуры

Накладные

Рис. 21. Схема обмена данными между Trade Assistant и «Инфо-

Бухгалтер»

2.2. Программное обеспечение задачи

2.2.1. Структурная схема вызова подсистем программы Trade Assistant для

формирования новой отчетной формы

Рис. 22. Схема вызова подсистем Trade Assistant для

формирования новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию»

В параметрах отчета указывается заголовок отчета:

ООО "Мастер-СД"

Ул. Летчика Бабушкина 6

Тел. 184-62-90 факс 184-47-88

Прайс-лист от %D

По наличию

Подвал страницы: %D - % A – Прайс-лист – стр. % P,

Где % D – сегодняшняя дата,

% A – ADMIN – Администратор,

% P – номер страницы

2. Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов для

передачи данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер»

3. Как было сказано ранее, бухгалтерский учет в ООО «Мастер-СД»

осуществляется в программе «Инфо-Бухгалтер», а количественно-

суммовой учет осуществляется в программе Trade Assistant, т.е. все

документы оформляются в Trade Assistant, где оформляются все

первичные документы. Бухгалтерия вручную повторно заносит все

необходимые данные в «Инфо-Бухгалтер». Это создает определенные

трудности в работе.

4. То, что в ООО «Мастер-СД» не существует связи между

бухгалтерией и самой базой данных является одним из недостатков

функционирования фирмы.

5. Для переноса данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер»

необходимо подключение компьютеров бухгалтерии к общей сети и

создание дополнительного программного модуля Х, который переносил

бы туда необходимые реквизиты. Схема передачи данных из Trade

Assistant в «Инфо-Бухгалтер» представлена на рисунке 23.

,

Счет, накладная

Номер, Дата,

Счет-фактура

Наименование товара,

Сумма, НДС

Рис. 23. Схема передачи данных из Trade Assistant в «Инфо-Бухгалтер»

3. Обоснование экономической эффективности

Эффективность – выполнение требуемых функций при минимальных

затратах ресурсов. Причем под ресурсами подразумеваются объем оперативной

памяти, время работы центрального процессора, объем внешней памяти,

пропускная способность канала. Часто характеристика эффективности

вступает в противоречие с другими характеристиками качественного

программного изделия. Например, программное изделие будет более

эффективным по времени работы, если будет состоять из меньшего количества

модулей, чем это требует характеристика структурированности, так как на

вызов модулей затрачивается относительно много машинного времени. Поэтому

необходимость повышения эффективности программного изделия за счет

снижения других характеристик желательно оговаривать в техническом

проекте на разработку программного изделия.

Эффективность – одно из наиболее общих экономических понятий,

не имеющих пока, по видимому, единого общепризнанного определения. Это

одна из возможных характеристик качества системы, а именно ее

характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов

функционирования системы.

В дальнейшем под экономической эффективностью будет

пониматься мера соотношения затрат и результатов функционирования

программного изделия.

К основным показателям экономической эффективности относятся:

экономический эффект, коэффициент экономической эффективности капитальных

вложений, срок окупаемости капитальных вложений.

Экономический эффект – результат внедрения какого-либо

мероприятия, в нашем случае прайс-листа по наличию товаров на складе,

выраженный в стоимостной форме, в виде экономии от его осуществления.

Так, для организаций, использующих программные изделия, основными

источниками экономии являются:

- улучшение показателей их основной деятельности, происходящее в результате

использования программного изделия;

- сокращение сроков освоения новых программных изделий за счет их лучших

эргономических характеристик;

- сокращение расхода машинного времени и других ресурсов на отладку и сдачу

задач в эксплуатацию;

- повышение технического уровня, качества и объемов вычислительных работ;

- увеличение объемов и сокращение сроков переработки информации;

- повышение коэффициента использования вычислительных ресурсов, средств

подготовки и передачи информации;

- уменьшение численности персонала, в том числе высококвалифицированного,

занятого обслуживанием программных средств, автоматизированных систем,

систем обработки информации, переработкой и получением информации;

- снижение трудоемкости работ программистов при программировании прикладных

задач с использованием новых программных изделий в организации –

потребителе программного изделия;

- снижение затрат на эксплуатационные материалы.

Коэффициент экономической эффективности капитальных вложений

показывает величину годового прироста прибыли, образующуюся в результате

производства ил эксплуатации программного изделия, на один рубль

единовременных капитальных вложений.

Срок окупаемости (величина, обратная коэффициенту эффективности) –

показатель эффективности использования капиталовложений – представляет

собой период времени, в течение которого произведенные затраты на

программные изделия окупаются полученным эффектом.

Определение эффективности программного изделия основано на

принципах оценки экономической эффективности производства и использования

в народном хозяйстве новой техники. Основные положения разработаны на

основе и в развитие методики определения экономической эффективности

использования новой техники, изобретений и рационализаторских предложений

с учетом спецификации программного изделия.

На различных стадиях жизненного цикла программного изделия и в

зависимости от целей расчета рассчитываются и документально оформляются

следующие виды экономического эффекта: предварительный, потенциальный,

гарантированный и фактический.

Предварительный экономический эффект рассчитывается до выполнения

разработки на основе данных технических предложений и прогноза

использования. Предварительный эффект является элементом технико-

экономического обоснования разработки программного изделия и используется

при планировании разработки и внедрения программного изделия.

Потенциальный экономический эффект рассчитывается по окончании

разработки на основе достигнутых технико-экономических характеристик и

прогнозных данных о максимальных объемах использования программного

изделия. Потенциальный эффект используется при оценки деятельности

организаций-разработчиков программного изделия.

Гарантированный экономический эффект рассчитывается в виде

гарантированного экономического эффекта для конкретного объекта внедрения

и общего гарантированного внедрения по ряду объектов.

Гарантированный экономический эффект для конкретного объекта

внедрения рассчитывается после окончания разработки для одного

программовнедрения на основе данных о гарантированном разработчиком

удельном эффекте от применения программного изделия и гарантированных

пользователем сроках и годовом объеме использования программного изделия.

Гарантированный эффект от одного внедрения программного изделия

рассчитывается при оформлении договорных отношений между организацией-

разработчиком и организацией-пользователем.

Гарантийный общий экономический эффект рассчитывается при

постановке программного изделия на производство на основе обобщения

фактических показателей использования программного изделия (по ряду

объектов внедрения), а также данных об объемах внедрения программного

изделия, соответствующих возможностям изготовления, внедрения и

сопровождения. Гарантированный общий эффект служит для разработки и

утверждения экономически обоснованной цены на программную продукцию,

выбор варианта производства и внедрения программного изделия.

Фактический экономический эффект рассчитывается на основе данных

учета и сопоставления затрат и результатов при конкретных применениях

программного изделия. Фактический эффект рассчитывается от одного

программовнедрения конкретного программного изделия на конкретном

объекте, а также как общий экономический эффект от использования

конкретного программного изделия на всех объектах внедрения за расчетный

период. Фактический эффект используется для оценки деятельности

организаций, разрабатывающих, внедряющих и использующих программные

изделия, для определения размеров отчислений в фонды экономического

стимулирования, а также для анализа эффективности функционирования

программного изделия и выработки технических предложений по

совершенствованию программного изделия и условий его применения.

Показатели экономической эффективности программного изделия

определяются:

- экономической оценкой результатов влияния программного изделия на

конечный результат их использования (основное направление анализа и

расчета показателей эффективности – для прикладных программных изделий);

- экономической оценкой результатов влияния на технологические процессы

подготовки, передачи, переработки данных в вычислительных системах

(основное направление анализа и расчета показателей эффективности – для

программного изделия организации вычислительных процессов и эксплуатации

средств вычислительной техники и программных изделий, расширяющих функции

операционных систем);

- экономической оценкой результатов влияния программного изделия на

технологический процесс создания новых программных изделий (основное

направление анализа и расчета показателей эффективности – для

инструментально-технологических средств разработки и производства

программного обеспечения).

При необходимости определения экономической эффективности

программных изделий, входящих в состав АСУ и другие системы через оценку

влияния программного изделия на конечные результаты функционирования этих

систем, доля эффекта от программного изделия оценивается по коэффициенту

долевого участия программного изделия в показателях эффективности

автоматизированных систем. Эти показатели рассчитываются по результатам

основной деятельности организации на основе соответствующих

общегосударственных, отраслевых и ведомственных методик. Долевой

коэффициент участия программного изделия в показателях эффективности

автоматизированных систем в зависимости от условий расчета может

определяться как отношение трудозатрат на разработку программного изделия

к трудозатратам на разработку системы, а также методом экспертных оценок

по взаимному соглашению разработчиков, изготовителей и пользователей.

3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности.

В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета

экономической эффективности проекта.

В основе описания экономической эффективности лежат сопоставление

существующего в внедряемого технологических процессов.

В данном случае под существующим процессом подразумевается та

методика занесения в базу данных, которую использовал бы бухгалтер, если

не было бы автоматизированного решения задачи.

Бухгалтер должен был бы брать накладные и счет-фактуры в отделе

выписки, закупок и сбыта, и вручную заносить информацию из этих

документов в бухгалтерскую программу “Инфо-бухгалтер”. Хотя штат

рассматриваемой фирмы “Мастер-СД” невелик, эта работа всё равно занимает

значительное количество времени. С помощью автоматизации эта выполняется

за несколько минут.

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий

,не имеющих пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это

одна из возможных характеристик качества системы, а именно её

характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов

функционирования системы.

В дальнейшем будем понимать под экономической

эффективностью меру соотношения затрат и результатов функционирования.

Экономическая эффективность проекта складывается из двух

составляющих:

-косвенный эффект

-прямой эффект

Косвенный эффект характеризуется увеличением прибыли,

привлечением большего числа покупателей, снижением затрат на сырьё и

материалы.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных

показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

1. абсолютное снижение трудовых затрат(( Т)

(Т=T-T

Где Т-трудовые затраты на обработку информации по базовому

варианту;

Т-трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому

варианту;

2. коэффициент относительного снижения трудовых затрат(К)

К=(Т/Т *100%

3. индекс снижения трудовых затрат или повышение

производительности труда(Y):

Y=T/T

Все показатели будут рассчитаны в следующем пункте.

3.2. Расчет показателей экономической эффективности

проекта.

В данном разделе рассчитываются конкретные суммы затрат на работу в

базовом варианте и на разработку программы автоматизации. Трудовые и

стоимостные затраты при базовом и проектном варианте представлены в

таблицах 13 и 14 (См. далее).

Объем работы измеряется количеством записей, которые должен внести в

базу бухгалтер. Под записями понимается вся информация, которая вносится

по каждой накладной в данной операции. В нашем случае – это ввод

накладных и счетов-фактур каждый день.

Норма выработки показывает сколько записей может внести расчетчик,

если будет вносить данные вручную. Такие небольшие цифры обусловлены

тем, что нужно затрачивать время не только на внесение данных, но и на

их проверку и возможную корректировку.

Трудоемкость определяется путем деления графы 4 (объем работы) на

графу 5 (норма выработки).

Т= 91440/80-1143

Среднечасовая зарплата получается в результате деления заработной

платы бухгалтера на количество рабочих часов в месяце (8-часовой рабочий

день).

Часовая норма амортизации определяется по следующему алгоритму:

берется стоимость компьютера и делится на среднегодовое время работы,

умноженное на пять лет (срок эксплуатации компьютера, в соответствии с

законодательством -–пять лет). На компьютере работает только бухгалтер,

соответственно время эксплуатации компьютера составляет 8 часов в день.

254*8=1270

28870/1270=22,7

Стоимость накладных расходов не учитывается, т.к. для работы

компьютера необходима только электроэнергия, а ее стоимость в данном

случае не считается.

Стоимость работы оборудования получается путем складывания графы 7

(среднечасовая зарплата), графы 8 (часовая норма амортизации) и 9

(накладные расходы). Эта графа показывает сколько стоит для предприятия

один час работы оператора на компьютере.

30+22,7=52,7

Стоимостные затраты показывают общую стоимость данной операции.

30*52,7=1581

Таблица 13. Характеристика затрат на обработку при базовом варианте.

| |Базовый |Проектный |изменение | |Изменения |

| |Вариант |Вариант |затрат |Изменения |Затрат |

| | | | |Затрат | |

| |То, Со |Ti, Ci |ДТ, ДС |Кг, Ко |Y-r, Yc |

|Трудоемкост|1143 часа |571,5 часа |571,5 часа |50 % |2 |

|ь | | | | | |

| | | | | | |

|Стоимость |129 844руб |64922 руб. |64922 руб. |50 % |2 |

Из таблицы видно, что проектный вариант решения задачи является в два

раза выгоднее базового варианта как в плане стоимости, так и в плане

трудовых затрат и нормы выработки.

Такая большая разница между индексами изменения затрат обусловлено

тем, что скорость обработки данных и соответственно переноса данных из

компьютера гораздо выше человеческих возможностей. Но зато создание

программы требует больших денежных затрат.

Разработка новой отчетной формы «Прайс-лист по наличию» и

информационно-логической модели, обеспечивающей связь Trade Assistant и

Инфо-Бухгалтер повлечет за собой косвенный экономический эффект, т.е. это

приведет к улучшению качества обслуживания покупателей, увеличению прибыли

фирмы.

Заключение

В процессе написания дипломного проекта была рассмотрена существующая

в ООО «Мастер-СД» технология учета продаж товаров, обоснована необходимость

использования вычислительной техники для решения этой задачи.

Так же была рассмотрена существующая на предприятии нормативно-

справочная и результатная информация, разработана информационно-логическая

модель данных, обеспечивающая бухгалтерский, оперативный и количественно-

суммовой учет товаров. Была разработана новая отчетная форма «Прайс-лист по

наличию товаров».

Это привело к улучшению ряда экономических показателей:

- увеличилось число обслуживаемых клиентов;

- улучшилось качество обработки информации, при этом повысилась

степень достоверности информации, степень ее защищенности.

Список литературы.

1. Руководство пользователя "Trade Assistant Программный комплекс

управления торговлей. Основные модули". М.: ,1999.

2. Руководство пользователя "Trade Assistant Программный комплекс

управления торговлей. Дополнительные модули". М.:, 1999.

3. Качайлов А.Е. Автоматизация учета на базах и складах. М.: Экономика,

1970.

4. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в

экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.

5. Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П.

Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Финансы и

статистика, 1999

6. Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и

статистика, 1997.

7. Руководство пользователя. Многопользовательский сетевой комплекс

полной автоматизации фирмы "Галактика". М.:, 1997.

8. Ивлиев М.К., Порошина Л.А. Автоматизация оперативного и

бухгалтерского учета товаров/Учебное пособие. М.: МУПК, 1997.

9. Чистов Д.В. Основы компьютерной бухгалтерии / Учебный практикум по

ведению бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии-Проф 6.0»для Windows. М.:

Компьютер пресс, 1998.

10. Киевский С.В. «Самоучитель по работе с программой «1С:Бухгалтерия»

Доля пользователей локальных и сетевых версий: 5.0 и Проф-2.0 для DOS,

6.0 и Проф-6.0 для Windows и Windows 95,-М.: Компьютер пресс, 1998.

11. Информационные системы бухгалтерского учета: Учебник / Под ред.

В.И.Подольского –М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.

12. Руководство пользователя "Инфо-Бухгалтер – Комплексная автоматизация

бухгалтерского учета. М.:, 1999.

Дипломный проект выполнен мной совершенно самостоятельно. Все

использованные в проекте материалы и концепции из опубликованной научной

литературы и других источников имеют ссылки на них.

"___"_____________2000г.

Сизикова Е.В.

-----------------------

Прием, учет товара

Внутренняя транспортировка

Хранение товара

Сбор заказов

Формирование заказа

Отпуск товаров

Доставка

Покупатель

Розничные точки

"Мастер-СД"

Контроль

Расходные и возвратные накладные

-Реестр

-Проверка соответствия накладных и складских ордеров

-Реестры (в исполнении, просрочены, оплачены)

- Проверка соответствия ДО и накладных

Исполняемые документы-основания

Снятие просроченного резерва по документам-основаниям

По исполняемым документам-основаниям

Администрация

Генеральный директор

Директор

Секретарь

Сбор информации о рынке сбыта

Поставка на склад

Склад

Водитель

Касса

Отдел Выписки

Торговый зал

Бухгалтерия

Отдел закупок и сбыта

С резервированием

Без резервирования

В фильтр заносится формула

(QTY – RSRV) > 0

Price 9 + 18%

Справочник товаров

Карточка товара

Price 9 + 20%

Республика

Город

Категория

Артикул

Изготовитель

Создание колонок отчета

Добавление нового отчета

Генератор отчетов

Включение в фильтр колонок «Артикул», «Склады», «Фильтр» и «Дата»

Trade Assistant

«Инфо- Бухгалтер»

Модуль Х

Trade Assistant

Бухгалтерский учет

Количественно-суммовой и оперативный учет товаров

Товары

Оформление накладных на отпуск

Списание на складе

Автоматическое оформление расходного ордера

Печать накладной

Выдача документации

Учет, отчетность, оперативная информация

Оперативный учет по складу

Склад

ЭВМ

Документация

Заявки (заказы)

Оформление накладных на возврат

Оприходование на склад

Автоматическое оформление приходного ордера

Хозяйственные операции для разноски бухгалтером

Редактирование накладных на продажи через кассу

Формирование накладных на продажу через кассу происходит автоматически при

закрытии торгового дня

Передача сведений в бух. контур (учет матценностей)

Отчеты

По реализации товаров

-по группам

по партиям

по контрагентам

по внешней классификации

-договора на продажу

-бартерные договора

-карточка покупателя

Склад

Торговый зал

Информация о наличии товаров

Информация о проданных товарах

Группа оперативной связи с торговым залом и складом

Оперативный анализ прибыли и убытков по товарам

Группа приемки товаров

Информация

О ценах

Информация о поступлении товара

Аналитическая группа

Производители замков

Первичные хозяйственные документы

Групповые проводки

Привязка к типовым хозяйственным операциям.

Автоматическое формирование проводок

Складской учет

Оприходование

Отпуск

Внутреннее

перемещение

Редактирование (коррекция) проводки

Продажа

(сбыт)

Формирование

платежных

документов

Отмена проводки

Закупка

(снабжение)

Книга бухгалтерских проводок

Главная книга

Баланс

Бухгалтерская отчетность

Печать документа

Формирование документов-оснований

(счета или договора)

(номер, дата, срок отгрузки, штрафы, спецификация товаров

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7