Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

должны быть скопированы данные, и нажать клавишу ввода Enter. Содержимое

маркированной области появится в новом месте. Если нужно удалить содержимое

группы ячеек и поместить его на новое место в таблице, то следует

использовать директиву Вырезать из меню Правка.

Удаление данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек,

содержимое которых должно быть удалено. Затем можно воспользоваться одним

из способов удаления данных.

Форматирование чисел. Прежде всего, нужно промаркировать ячейки, в

которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо

открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву

Формат Ячеек, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат. В любом случае

на экране появится диалоговое окно Формат Ячеек. По умолчанию в верхнем

поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для

форматирования чисел.

Выравнивание данных. Для выравнивания содержимого ячеек прежде всего

надо промаркировать выравниваемые ячейки. Далее следует вызвать диалог:

Формат – Ячейки - и в верхнем поле этого окна выбрать закладку

Выравнивание.

Установка шрифтов. Необходимо промаркировать ячейки, в которых нужно

изменить шрифт. После этого можно либо открыть контекстное меню правой

кнопкой мыши и вызвать директиву Формат Ячеек. В верхнем поле открывшегося

окна Формат Ячеек нужно выбрать опцию Шрифт. В окне появится поле Шрифт, в

котором можно выбрать вид шрифта из предлагаемого списка. Содержание этого

списка зависит от установок, сделанных в среде Windows.

В правом поле Размер устанавливается размер (кегль) шрифта. В списке

шрифтовых стилей Начертание можно выбрать обычный стиль (Regular), курсив

(Italic), жирный шрифт (Bold) и жирный курсив (Bold Italic). В поле

Подчеркивание можно выбрать тип подчеркивания текста (одной или двумя

линиями) и т.д.

Табличные вычисления

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших

свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет

проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со

знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от

текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое

выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса

ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться

следующие символы: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на

другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная

формула может быть в любое время модифицирована.

Ввод формул. Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как

текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение

(выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести

алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства

(=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке

В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить

в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и

нажать Enter.

Ввод формул можно существенно упростить, используя небольшой трюк.

После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке,

затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

Редактирование формул. Чтобы начать редактировать содержимое ячейки,

нужно сначала промаркировать эту ячейку. На следующем шаге необходимо

включить режим редактирования, нажав клавишу F2 или выполнив двойной щелчок

мышью. В режиме редактирования в верхней части экрана (под строкой

пиктографического меню) активизируется наборная строка, в которой видна

сама формула, а не результат ее вычисления.

Информационные связи. В программе Excel довольно легко ввести ссылку

на ячейку, расположенную в другой таблице. После установления ссылки

значения, находящиеся в ячейках, будут автоматически обновляться.

Для обращения к значению ячейки, расположенной на другом рабочем

листе, нужно указать имя этого листа вместе с адресом соответствующей

ячейки. Например, для обращения к ячейке В3 на рабочем листе Лист2

необходимо ввести формулу: =Лист2!B3. Адреса ячеек должны быть указаны

латинскими буквами.

ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому

уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность

построения диаграмм. В Excel включен новый Конструктор диаграмм, который

позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".

Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает

качество документа. В программе MS Excel появился новый тип трехмерных

диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют

поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы четвертой версии.

Диаграмму можно расположить рядом с таблицей или разместить ее на

отдельном рабочем листе. Конструктор диаграмм является одним из наиболее

мощных средств в программе Excel . Построение диаграммы с его помощью

выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область

таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели

имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

Построение диаграмм. Прежде чем строить диаграмму, необходимо

закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите

Конструктор диаграмм (см. рис.11). Вы должны сделать с помощью указателя

мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена

диаграмма.

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за четыре

шага нужно построить диаграмму. Работа с Конструктором настолько интуитивно

понятна, что не требует каких – либо пояснений.

Дополнительные объекты. В меню Вставка расположены директивы, которые

позволяют придать диаграмме более привлекательный вид. В частности, здесь

есть директива Рисунок, которая импортирует рисунки в стандартных

графических форматах (BMP, PCX и т.д.). После вызова этой директивы

открывается окно загрузки графического файла. На диаграмме появляется

выбранный рисунок, заключенный в рамку. Эту рамку можно перемещать по

диаграмме с помощью мыши и изменять ее размер.

Кроме этого, Конструктор диаграмм предоставляет возможность вставить в

диаграмму дополнительный текст, который будет привлекать внимание к

отдельным частям диаграммы. Для вставки текста нужно ввести его с

клавиатуры в наборную строку и нажать клавишу ввода Enter. Тогда в центре

диаграммы появится текстовая рамка, которой можно придать с помощью мыши

соответствующий размер, а затем перенести ее в нужное место на диаграмме.

Актуализация диаграмм. Если Вы внесете изменения в ту часть таблицы,

по которой строилась диаграмма, то программа Excel автоматически

модифицирует диаграмму. Если же Вы добавили в таблицу новую строку или

столбец, то действуйте следующим образом. Промаркируйте новые данные в

таблице и перенесите их с помощью мыши на диаграмму. Для этого поставьте

указатель мыши на границу маркированной области и, не отпуская левой кнопки

мыши, переместите ее на диаграмму. Как только Вы отпустите кнопку мыши,

диаграмма будет изменена (актуализирована). Эта техника получила в

корпорации Microsoft название Drag & Drop.

ФУНКЦИИ EXCEL

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые

формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel

предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются

функциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще

ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах

работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить

большинство функций за два шага.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех

функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в

противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции

различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно

воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор

функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее

аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в

целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых

типов аргументов.

Конструктор функций. Промаркируйте ту ячейку, в которой должен

появиться результат вычислений. Затем щелчком по пиктограмме Конструктора

функций откройте диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна

перечислены категории функций, а в правом - функции, соответствующие

выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть

мышью по опции Все в поле категорий.

Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции

появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь

же указываются типы аргументов функции и их количество. Аргументы задаются

на следующем шаге работы с Конструктором. Чтобы перейти к нему, щелкните по

командной кнопке ОK.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы

функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться

обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать

аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице

промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции

появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора. Щелкните по

командной кнопке ОК, чтобы закрыть окно Конструктора функций. После этого в

указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется

маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с

соответствующими аргументами.

Автосумма. Промаркируйте ячейку, где должна располагаться сумма, и

щелкните мышью по пиктограмме сложения [pic].

В наборной строке появится знак равенства и слово "СУММ", за которым в

скобках обычно следует адрес некоторой области, которую программа

предлагает после анализа близлежащих ячеек в качестве области суммирования.

Если Excel "угадала" правильно, щелкните по пиктограмме с "галочкой".

В противном случае промаркируйте группу ячеек, которые нужно сложить.

Можно промаркировать несколько несмежных групп ячеек, используя клавишу

Ctrl. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех пор, пока все

группы не будут промаркированы. Адреса групп можно ввести с клавиатуры.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ EXCEL

Обмен данными

Обмен данными позволяет пользователю Excel импортировать в свои

таблицы объекты из других прикладных программ и передавать (экспортировать)

свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды

Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными

программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и

текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия

таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий

раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.

Обработка списков

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными наборами

данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую

структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором

приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. В программе Excel

разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. С

технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, для

которых в программе Excel имеются дополнительные операции обработки: ввод

списка данных, поиск элемента в списке, редактирование списков, фильтрация

данных, сортировка данных, анализ данных (поиск тенденций и

закономерностей)

Базы данных

В комплект поставки Excel входит программа обработки внешних баз

данных MS Query. Программа Query (Запрос) может работать с текстовыми

файлами и с данными, которые были подготовлены следующими программами

управления базами данных: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL

Server.

Если в процессе работы с таблицей в программе Excel возникает

необходимость обратиться к внешней базе данных, нужно запустить программу

Query. Это позволит импортировать данные из базы и обрабатывать их как

обычные табличные данные в программе Excel. В некоторых случаях внешние

данные можно обработать непосредственно программой Query.

После загрузки набора данных из него можно выбрать часть записей

путем включения критериев отбора данных.

Конфигурирование программы

Программу Excel можно настраивать в соответствии с индивидуальными

запросами очень широкого круга пользователей. Каждый пользователь программы

Excel, определив круг наиболее часто используемых функций, может

организовать работу с ними наиболее удобным для себя образом. С другой

стороны, те функции программы, которые никогда не используются, можно

вообще убрать из конфигурации, чтобы сэкономить ресурсы компьютера и

повысить эффективность обработки. Например, каждый пользователь программы

может создать пиктографическое меню, изменить вид основного окна, изменить

вид рабочего листа, установить желаемые шрифты, создать шаблоны таблиц и

т.д.

MICROSOFT ACCESS

Несколько слов о ...

Microsoft Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational

database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую

Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от

отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством

манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое

впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все

это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-

объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект

представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в

своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица,

Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.

Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования.

Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу

из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского

языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует

делать далее.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы

работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо

обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования

их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит

язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий

возможность формирования специализированных систем управления базами

данных.

База данных это набор данных, который связан с определенной темой или

назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете

один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и

другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных.

Таблицы

ТАБЛИЦА - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных

полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая,

собственно, содержание базы данных.

Таблицы являются основной формой представления информации,

содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на

базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя

способами:

1. С помощью Конструктора таблиц.

2. Без помощи Конструктора.

Запросы

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные

в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они

позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая

соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения

конкретной задачи. Например, Вам может понадобится информация о поставщиках

и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа “Какие товары

поставляют московские поставщики” или “Кто из петербургских поставщиков

сигарет продал за последний квартал наибольшую партию”. Результат обработки

программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую

Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или

нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса.

Dynaset - динамический, временный набор данных, поэтому при каждом

выполнении запроса он строится вновь на основе “свежих” табличных данных.

Страницы: 1, 2, 3, 4