Автоматизация работы пользователя в среде MS Office

создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя

из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

Помощник

Новое средство Office — помощник — использует технологию IntelliSense™. Его

основное назначение — автоматическое предоставление советов и справочных

сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например,

если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то

предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством

получения справочных сведений о работе в Word, а также советов по повышению

эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по

выполнению конкретных задач.

Проверка правописания

Ниже перечислены основные средства проверки правописания и правки

текста, используемые в Word.

1. Проверка орфографии при вводе

Проверка на наличие орфографических ошибок по ходу ввода текста и

выделение возможных ошибок прямо в документе (впервые появилось в Word 95).

2. Проверка грамматики при вводе

Проверка на наличие грамматических ошибок по ходу ввода текста и выделение

возможных ошибок прямо в документе. Как и при автоматической проверке

орфографии, при проверке грамматики автоматически предлагаются возможные

варианты правильного написания. Для вывода списка вариантов следует

щелкнуть выделенный текст правой кнопкой мыши.

3. Пропуск определенных элементов текста при проверке правописания

· По желанию пользователя при проверке орфографии пропускаются слова,

состоящие из прописных букв и/или содержащие цифры.

· Пропуск имен файлов и адресов Интернета.

4. Проверка грамматики

Выделение ошибок и автоматическое предложение вариантов правильного

написания позволяет существенно сократить время правки. По сравнению с

предыдущими версиями улучшен синтаксический анализ, более точными стали

предлагаемые варианты правильного написания, а также расширен набор

грамматических и стилистических правил.

5. Совместная проверка орфографии и грамматики

В тексте одновременно выполняется поиск и орфографических, и грамматических

ошибок. Все ошибки устраняются за один сеанс проверки.

Таблицы, границы и заливка

В Word появились следующие средства, упрощающие работу с таблицами,

границами и заливкой.

Таблицы

1. Рисование таблиц

Позволяет создавать таблицы — столбцы, строки и ячейки, — рисуя их с

помощью мыши, как карандашом. Теперь отдельные ячейки таблицы могут иметь

любую ширину и высоту.

2. Ластик

Позволяет легко удалить границу любой ячейки, строки или столбца таблицы,

что дает тот же эффект, что и объединение ячеек. В предыдущих версиях Word

можно было объединять только ячейки, находящиеся в одной строке. В Word 97

можно объединять любые соседние ячейки — как по вертикали, так и по

горизонтали.

3. Выравнивание по вертикали

Позволяет быстро выровнять содержимое выделенных ячеек таблицы по

верхнему или нижнему краю либо по середине ячейки, используя кнопки

выравнивания, расположенные на панели инструментов. Если текст в ячейках

ориентирован вертикально, назначение этих кнопок меняется автоматически:

используйте их для выравнивания по верхнему или нижнему краю либо по центру

ячейки.

4. Вертикальная ориентация текста

Позволяет расположить вертикально (с поворотом на 90 градусов) текст

в ячейках таблиц, надписях и рамках. Это средство может оказаться очень

полезным при создании наклеек, а также печатных документов, содержащих

сведения об авторских правах и т. п., расположенные вертикально.

5. Изменение размера строки таблицы

Позволяет регулировать высоту любой строки непосредственно в таблице

посредством перетаскивания границы строки вверх или вниз подобно тому, как

можно изменить ширину столбца. Если при перетаскивании удерживать нажатой

клавишу ALT, на вертикальной линейке будет показана фактическая высота

строки.

Границы

1. Новые типы границ

Для оформления документов предлагается более 150 различных типов

границ, в том числе объемные границы и границы, состоящие из нескольких

линий, которые особенно популярны в профессиональных документах.

2. Границы страниц

Позволяет создать границу вокруг каждой страницы. В дополнение к 150 новым

типам границ предлагаются более 160 типов графических границ страницы.

Также существует возможность настройки границ страниц. Например, можно:

· задать свой тип границы для каждого края страницы;

· поместить колонтитулы внутрь границы;

· оформить первую страницу не так, как остальные.

3. Границы текста

Позволяет применить границы к отдельным словам и символам внутри

абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы границ. Например,

это существенно упрощает создание границ вокруг заголовков.

Заливка

1. Заливка текста

Позволяет выделить наиболее важные фрагменты документа, к которым

следует привлечь внимание других пользователей. В Word заливку можно

применить не только ко всему абзацу, но и к отдельным словам и символам

внутри абзаца. При этом можно использовать любые имеющиеся типы заливки.

Совместная работа нескольких пользователей

В Word появились новые возможности и средства, повышающие

производительность и эффективность работы членов рабочих групп.

1. Создание версий

Ведение истории работы над документом. Это дает возможность точно

определить время, характер и автора изменений, внесенных в документ. Кроме

того, к каждой версии документа могут быть добавлены произвольные заметки.

Все сведения о версиях документа хранятся в самом документе, что избавляет

от необходимости хранить несколько копий документа. Кроме того, можно

установить режим автоматического сохранения текущей версии документа в

конце каждого сеанса работы с ним. Это позволяет определить автора любой

версии документа.

2. Слияние документов

Объединение всех изменений и примечаний, внесенных несколькими

рецензентами, в один документ с помощью одной простой операции. Нескольким

рецензентам можно предоставить для проверки отдельные копии документа,

после чего все исправленные копии объединяются в итоговый документ. Или,

например, можно унести домой копию документа, исправить ее там, а затем

вернуть исправленную копию и автоматически объединить внесенные изменения с

исходным документом.

3. Примечания и всплывающие подсказки

Быстрый просмотр на экране примечаний любых рецензентов

непосредственно в документе без открытия отдельной области. Примечания

легко обнаружить в документе — текст, снабженный примечанием, выделяется

желтым цветом. При установке указателя на этот текст над ним появляется

всплывающая подсказка, содержащая текст примечания и имя рецензента.

4. Панель рецензирования

Теперь все обычные средства рецензирования документа находятся на

одной панели инструментов: запись и просмотр изменений, вставка и просмотр

примечаний, выделение текста цветом, сохранение версий и отправка документа

по электронной почте.

Многоязыковая поддержка

В Word 95 было реализовано автоматическое переключение шрифта и языка

при переключении клавиатуры, что сделало возможным использование текста на

нескольких языках в документе и некоторых диалоговых окнах. В Word 97 еще

более упростились создание и просмотр документов, содержащих текст на

различных европейских языках. Кроме того, предусмотрена возможность

просмотра документов, созданных с помощью дальневосточных версий Word, в

американской версии Word.

1. Переключение клавиатуры

Автоматическое переключение шрифтов в документе при переключении клавиатуры

(набор используемых шрифтов определяется текущей раскладкой клавиатуры).

Переключение клавиатуры вызывает также переключение языка и, следовательно,

обеспечивает проверку текста на другом языке, например, греческом,

средствами проверки именно этого языка.

2. Поддержка текстов на нескольких языках в диалоговых окнах

Стали возможными редактирование и просмотр текста на нескольких

языках в локализованных версиях Word. Например, в качестве условия поиска

файлов в диалоговом окне Поиск файлов можно указать греческое имя автора.

3. Открытие документов с текстом на нескольких языках в локализованной

версии Word

Правильное отображение текста документа, созданного в локализованной

версии Word, при наличии в системе соответствующих шрифтов. Например,

документы, созданные в японской версии Word, можно открывать и

просматривать в американской версии Word. Следует отметить, что эта

возможность не распространяется на языки, в которых направление письма

может меняться (иврит, арабский и т. п.).

4. Копирование и вставка текста в формате Unicode

Существует возможность копирования текста на греческом, русском или

любом другом европейском языке из американской версии Word и вставка его в

лист Microsoft Excel. Кроме того, допускается копирование и вставка текста

в формате Unicode в поля некоторых диалоговых окон (Найти, Заменить и т.

п.).

5. Сортировка

Существует возможность указать язык и, тем самым, порядок сортировки,

который следует использовать при сортировке текста в документе. Например,

двойные буквы венгерского языка, такие как «cz», правильно сортируются в

американской версии Word, если в качестве языка сортировки указан

венгерский.

6. Вставка символов

Для получения возможности вставки символов и букв, используемых в

конкретном языке, достаточно выбрать соответствующий набор символов шрифта

Unicode в диалоговом окне Символ (меню Вставка). Например, чтобы вставить в

текст русские буквы, следует выбрать набор «Кириллица».

MICROSOFT EXCEL

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ТАБЛИЧНОГО ПРОЦЕССОРА MICROSOFT EXCEL

Табличный процессор Excel фирмы Microsoft предназначен для ввода,

хранения, обработки и выдачи больших объемов данных в виде, удобном для

анализа и восприятия информации. Все данные хранятся и обрабатываются в

виде отдельных или связанных таблиц. Одна или несколько таблиц составляют

рабочую книгу, в этом случае таблицы называются рабочими листами этой

книги. Листы можно удалять добавлять или перемещать из одной рабочей книги

в другую. Физически на диске сохраняется вся книга в виде отдельного файла

с расширением «xls». Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла

собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и

удобства работы. На современном рынке завоевала популярность версия 7.0,

которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей. Основной

программой является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется

обработка текстовых и числовых данных. В данной версии программы у этого

модуля появилось множество интересных функций: контроль допустимости

вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных

ошибок, вычисление полей в свободных таблицах и другие. Удобная панель

формул и возможность уменьшить диалоговое окно до раздела поля ввода

существенно упрощают ввод и редактирование формул. Имеются возможности для

создания презентационной графики, для чего используется модуль диаграмм,

который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью

вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Появились новые

типы диаграмм. Теперь рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с

исходными данными. Немаловажным является то, что стал возможным

предварительный просмотр диаграммы на любом этапе ее создания. В Excel

можно создавать макросы и приложения с помощью Visual Basic for

Applications (VBA). Язык Visual Basic for Applications теперь доступен во

всех программах пакета, что позволяет на его основе более гибкие

приложения. Одно из главных достоинств этого языка заключается в том, что

созданные средствами Excel VBA – макросы можно без особых проблем

использовать в других программах фирмы Microsoft. Excel располагает и

мощными средствами коллективной работы, которые ориентированы, в первую

очередь, на совместную работу нескольких приложений пакета в сетевой среде.

Высокая степень совместимости приложений, включенных в пакет Microsoft

Office, обусловлена поддержкой технологии связывания и внедрения OLE.

Примером применения этой технологии может служить внедрение Excel – таблиц

в документ, созданный средствами редактора Word. При использовании этой

технологии между объектами устанавливается динамическая связь.

ОСНОВЫ РАБОТЫ В СРЕДЕ EXCEL

Управление файлами

С помощью программы Excel можно создавать самые различные документы.

Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц,

вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления

диаграмм. Для каждого из этих приложений программа Excel может создать

отдельный документ, который сохраняется на диске в виде файла.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов,

образующих единый многомерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью

многомерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к

нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки.

Имеются возможности настройки режима автосохранения файлов через

определенные промежутки времени, режима резервного копирования и режима

защиты данных (сохранение документа с паролем).

Структура документов

Многомерные документы (блокноты, папки) - одно из важнейших новшеств

программы Excel, позволяющее значительно упростить и ускорить работу с

таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы

могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а

принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокнотами в

любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую

информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что

позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.

Отдельные рабочие листы одного документа расположены друг под другом.

С помощью именного указателя (регистра имен), расположенного в нижней части

экрана, можно переходить с одного листа на другой. На именном указателе

находятся корешки рабочих листов, расположенные в порядке возрастания

номеров: Лист1, Лист2 и т.д.

Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля;

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом.

Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой

мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в

котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий

лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и

выполнить директиву удаления.

Коррекция высоты строк и ширины столбцов

Прежде всего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть

промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру

(координате) строки или столбца. В меню Формат находятся подменю Строка и

Столбец. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего

уровня. В подменю Столбец вызовите директиву Ширина, тогда откроется

диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В

качестве единицы измерения можно использовать один символ. Команда

Автоподбор ширины из меню Столбец автоматически корректирует ширину столбца

в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого

указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или

адресами столбцов.

ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

Ячейки таблицы и их свойства

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые

находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое

ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который

устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов

задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой

кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню

содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы

форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка

пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

Маркирование ячеек. Отдельные ячейки таблицы маркируются (выделяются)

автоматически с помощью указателя ячеек. Чтобы перевести указатель в

заданную ячейку, нужно щелкнуть по ней левой кнопкой мыши или использовать

клавиши управления курсором. Для маркировки нескольких ячеек нужно щелкнуть

в начале маркируемой области (левый верхний угол) и, удерживая кнопку мыши

нажатой, перемещать манипулятор в конец области (правый нижний угол).

Одна строка или столбец таблицы маркируются щелчком по номеру

(адресу), который расположен в заголовке строки или столбца. Для

маркирования нескольких строк или столбцов нужно щелкнуть по номеру первой

строки (столбца), а затем, удерживая кнопку мыши нажатой, переместить

манипулятор в нужную позицию.

Копирование данных. Прежде всего, нужно промаркировать группу ячеек,

содержимое которых должно быть скопировано, а затем вызвать команду

Копировать из меню Правка. После этого маркированная область будет

заключена в рамку. Теперь следует установить указатель мыши в позицию, куда

Страницы: 1, 2, 3, 4