Делопроизводство

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются

кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит

предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного

расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или

действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию)

дать ответное письмо.

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда

направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения.

В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной

документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же

сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не

следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов, используется специальный бланк для

писем[2].

В письмах, факсах название вида документа не указывается. В

заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: «дата», «номер

(индекс)», «ссылка на номер и дату входящего документа», если письмо

является ответом; «заголовок», изложенный одной фразой.

На письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита

«адресат» (получателя письма): фирма; структурное подразделение, должность;

фамилия; почтовый адрес получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам,

сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.

Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется

список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат,

которому направляется конкретный экземпляр.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем

следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и

корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны

излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и

ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма,

сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например:

«В связи с тем, что при получении груза на станции «Марк» 26.01.95 по

накладной № 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами

грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием

представителя ..... была установлена недостача:.... штук изделий на

сумму.... (коммерческий акт от 26.01.95 № 247)...».

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение,

отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

«На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней

перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает

сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок

расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же

оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

1. «Уважаемый Игорь Леонидович!»;

2. «Господин Зорин!»;

3. «Игорь Леонидович!»;

4. «Уважаемый г-н Зорин!»;

5. «Уважаемые господа!» (употребляется, когда неизвестны имена получателей

письма).

Затем уместны были бы слова благодарности:

6. «Мы были рады получить Ваше письмо»;

7. «Большое спасибо за факс от 04.06.95»;

8. «Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма».

Большинство писем продолжаются далее словами:

9. «В связи с ...»;

10. «Согласно контракту от ... № ...»;

11. «В соответствии с ...» и т.д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на

номер и дату входящего документа», то не следует повторять ссылку на

документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

12. Отправляем Вам...

13. Направляем Вам...

14. Высылаем Вам...

Напоминание

15. Напоминаем Вам, что...

16. По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Подтверждение

17. Концерн ... подтверждает получение ...

18. Подтверждаем, сто партия ТНП получена...

Извещение

19. Сообщаем Вам, что...

20. Ставим Вас в известность, что...

21. Извещаем Вас, что...

Просьба

22. Пожалуйста, сообщите...

23. Просим оплатить в течение... банковских дней...

24. Мы будем благодарны, если Вы...

Гарантия

25. Оплату гарантируем.

26. Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложения

27. Мы рады предложить Вам...

28. Предлагаем Вам...

29. Мы можем рекомендовать...

30. Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

31. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим

причинам:...

32. К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не

можем...

33. К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за...

Предупреждение

34. Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...

35. Задержка поставок может привести к...

36. Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы

вынуждены...

Приглашение

37. Просим принять участие в...

38. Приглашаем Вас...

39. Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчивают фразами:

40. «Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;

41. «Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;

42. «Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;

43. С уважением.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный

бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и

финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

Деловая переписка делится на две части:

44. поступающие (входящие) в фирму письма;

45. отправляемые (исходящие) из фирмы письма.

Докладные записки

Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия

(реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с

выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить

руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать

предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя),

может составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее

содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие

поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы

и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя,

необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем

(автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны

быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считается дата ее подписания,

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия

хранятся 5 лет (статья 51 «Перечня типовых документов, образующихся в

деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений,

организаций, предприятий с указанием сроков хранения». - М., 1989).

Резюме

Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического

характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое

предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии;

имени; отчества; должности и почтового адреса претендента, телефона; текст

и подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:

. персональные данные;

. цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы

получить претендент);

. образование (перечисление в обратной хронологической

последовательности, начиная с последнего места учебы);

. опыт работы (краткое описание характера работы с указанием

занимаемых должностей и дат);

. дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки,

имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и

т.д.);

. рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Образец личного заявления

Бухгалтерия Директору фирмы

«Эталон»

Акимову И.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

17.12.99

Прошу освободить меня от должности главного бухгалтера в связи с

переходом на другую работу.

личная подпись П.И. Громов

Образец приказа по личному составу

ТОО «Восход»

ПРИКАЗ

15.01.99 № 3-К

г. Архангельск

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

1.1. Иванова Петра Михайловича на должность главного менеджера с 01 01

2000г., с окладом 1500 руб. в месяц, согласно контракту.

Основание: контракт № 10 от 30.12.99.

С приказом ознакомлен: личная подпись 31.12.99

1.2. Сидорова Ивана Ивановича на должность главного механика с

01.12.99, с окладом 1100 руб. в месяц, согласно контракту.

Основание: контракт № 10 от 30.12.99.

С приказом ознакомлен: личная подпись 31.12.99

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Главного экономиста Кузнецову Марию Петровну на должность главного

бухгалтера с 20.12.99.

Основание: заявление Петровой Г.А., докладная записка заведующего

экономическим отделом Ефимова В.С.

С приказом ознакомлен: личная подпись 31.12.99

3. УВОЛИТЬ:

Кассира Петрову Инну Степановну с 01 01 2000г. по собственному

желанию.

Основание: контракт № 10 от 30.12.99.

С приказом ознакомлен: личная подпись 31.12.99

Директор ТОО «Восход» личная подпись А.Б. Иванов

Образец приказа по основной деятельности

ТОО «Восход»

ПРИКАЗ

08.12.99 № 2

г. Васюки

Об обучении персонала

ТОО «Восход»

В целях повышения квалификации работников фирмы

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить секретаря Иванову Ольгу Витальевну на курсы секретарей-

референтов с 01.12.99 по 31.12.99.

2. Петрову Ивану Васильевичу приобрести соответствующую литературу для

бухгалтерии.

3. Главному бухгалтеру Васькову Николаю Николаевичу принять участие в

семинаре «Новое в бухгалтерском учете», 22.12.99.

Контроль за исполнением возложить на заместителя начальника отдела

кадров – Усова К.К..

Директор ТОО «Восход» личная подпись А.Б. Иванов

Иванова 44-44-44

Образец инициативного коммерческого письма

АО «Старт»

164500, г. Северодвинск, Директору АО «Вымпел»

ул. Ломоносова, 120 г-ну Коневу А.Ф.

тел. 55-00-00 164500, г. Северодвинск

факс 55-00-00 ул. Воронина, 6

р/сч 01234567890123456789

22.02.99 № 25/08-15

О заключении контракта

Уважаемый г-н Конев!

Предлагаем Вам заключить контракт на поставку спортивного инвентаря

фирмы «Kettler». Направляем Вам наши прайс-листы. С уважением,

Директор АО «Старт» личная подпись А.Б. Кобылин

Петров 55-11-11

Образец ответного коммерческого письма

АО «Вымпел»

164500, г. Северодвинск, Директору АО «Старт»

ул. Воронина, 6 г-ну Кобылину А.Б.

тел. 55-33-33 164500, г. Северодвинск,

факс 55-33-33 ул. Ломоносова, 120

р/сч 98765432109876543210

25.02.99 № 63/17-07

На № 25/08-15 от 22.02.99

О заключении контракта

Уважаемый г-н Кобылин!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма № 25/08-15 от

22.02.99, и принимаем Ваше предложение заключить контракт на поставку

спортивного инвентаря. Предлагаем встретиться 01.03.99 и подписать

контракт. С уважением,

Директор АО «Вымпел» личная подпись А.Ф. Конев

Васильева 55-34-44

Образец докладной записки

Цех 55 Директору ПО «Севмашпредприятие»

Пашаеву А.А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10 01 2000 № 12

о командировании

главного механика Малыгина А.К.

Прошу командировать главного механика Малыгина А.К. в г. Санкт-

Петербург для заключения контракта с фирмой «Аква».

Начальник цеха 55 личная подпись А.Ф. Валов

Иванова 6-30-33

Образец объяснительной записки

Цех 55 Директору ПО «Севмашпредприятие»

Пашаеву А.А.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

15 01 2000

о срыве подписания контракта

Подписание контракта с фирмой «Аква» невозможно по причине отсутствия

генерального директора. Новая дата подписания договора назначена на 25 01

2000.

Начальник цеха 55 личная подпись А.Ф. Валов

Иванова 6-30-33

Образец резюме

РЕЗЮМЕ

17 01 2000

Ф.И.О.: Трефилов Владимир Сергеевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.07.77, г. Архангельск

АДРЕС: 163500, г. Архангельск, Тимме 6-55

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ: С 01.02.97 по 01.03.99 работал продавцом в отделе «Кодак»

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Хожу на курсы английского языка

Я хотел бы предложить свои услуги в качестве ведущего специалиста по

созданию компьютерной и видео рекламы, организовать работы по реализации

новых идей в области компьютерной графики и монтажа. Я имею опыт в

управлении разработками программ, хорошо срабатываюсь с людьми.

В 1993 году выпустил учебное пособие «Практикум по программированию

на языке Турбо-Паскаль». В 1994 году работал преподавателем инфотехнологии.

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

личная подпись В.С. Трефилов

РЕЗЮМЕ

02 10 2000

Ф.И.О.: Тищенко Дмитрий Анатольевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 12.06.79, г. Северодвинск

АДРЕС: 164500, г. Северодвинск, ул. Макаренко 22-52, тел. (81842) 52-40-93,

E-mail: td_mailbox@mail.ru, td@atnet.ru

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ: В настоящее время учусь на IV курсе АГТУ по специальности

«Менеджмент» заочного факультета; работал преподавателем

компьютерного класса в обществе «Знание».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Окончил курсы английского языка

Я имею опыт работы с многочисленными компьютерными программами.

Основные из них – MS Windows 9x, MS Explorer, MS Word, MS Excel, MS

Outlook, FineReader, различные мультимедийные программы. Имею доступ к сети

Интернет.

По требованию могу предоставить необходимые рекомендации.

С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

Д.А. Тищенко

Оглавление:

Введение 1

Требования к бланкам документов предприятия 1

Общие правила оформления управленческих документов. 2

Приказы по личному составу 8

Письма 9

Докладные записки 12

Резюме 12

Образец личного заявления 13

Образец приказа по личному составу 14

Образец приказа по основной деятельности 15

Образец инициативного коммерческого письма 16

Образец ответного коммерческого письма 17

Образец докладной записки 18

Образец объяснительной записки 19

Образец резюме 20

Список используемой литературы: 22

Список используемой литературы:

Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство.» - М. «Приор», 1997. - 144

с.

Образец резюме

РЕЗЮМЕ

17 01 2000

Ф.И.О.: Трефилов Владимир Сергеевич

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 15.07.77, г. Архангельск

АДРЕС: 163500, г. Архангельск, Тимме 6-55

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Холост, имею 10 детей

ОБРАЗОВАНИЕ: Неоконченное высшее

ОПЫТ РАБОТЫ: С 01.02.97 по 01.03.99 работал сапожником в фирме «Каблучок»,

с 01.04.99 по 31.12.99 – медбрат в «Скорой помощи»

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Хожу на курсы иврита, бухгалтеров, секретарей-

референтов, в кружок юного натуралиста, а также в бассейн и на пляски.

Потихоньку осваиваю выращивание кактусов в домашних условиях. В

совершенстве владею велосипедом.

Я хотел бы предложить свои услуги в качестве врача-проктолога.

Предложить новые идеи в этой сфере медицины. У меня большой самостоятельный

опыт в этой области, я хорошо срабатываюсь с людьми и пациентами, имею

только положительные отзывы.

В 1999 году в издательстве «Медицина» выпустил учебное пособие «Сам

себе проктолог». Издание пользуется огромным интересом у населения.

Готовятся к выпуску следующие издания: «Домашний проктолог», «Проктология и

мы», «Проктология – моя судьба».

С надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,

личная подпись В.С. Трефилов

-----------------------

[1] Номера реквизитов даны по ГОСТ 6.38-90

[2] Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке.

Страницы: 1, 2, 3