Курсовая работа: Разработка информационной системы для задачи "Работа с дебиторами"

Рисунок 2.1.1.1. Система работы с дебиторами.

Рисунок 2.1.1.2. Декомпозиция процесса работы с дебиторами.

Назначением задачи «Работа с дебиторами» является активизировать работу с дебиторами за счет создания информационной базы, которая позволит отслеживать погашение Дбт задолженности, вследствие чего снизятся риски предприятия по несвоевременному возврату задолженности, и повысится эффективность работы финансового отдела предприятия.

Автоматизация задачи «Работа с дебиторами» позволит минимизировать общий размер задолженности и обеспечить своевременное ее взыскание. Позволит проводить работу на всех этапах взаимодействия с контрагентами, что значительно снизит риски по несвоевременному возврату задолженности.

Организационная и технеко-экономическая сущность задачи: работа с дебиторами проводится финансовым менеджером. В процессе работы так же принимают участие бухгалтер (формирование отчетных документов) и юрист прдприятия (юридический контроль над составлением документов).

Входными данными являются:

·  Начальные сведения о контрагенте

·  Наименование контрагента

·  Обязательство из-за которого возникла дебиторская задолженность

·  Предмет договора

·  Срок исполнения

Выходной информацией является:

·  Отчет по суммам неустойки

·  Список дебиторов

·  Претензионное письмо

·  Предварительный иск

·  Расчетные документы

2.2.2 Анализ существующего ПО

Данная задача реализуется для специалистов финансового отдела, а именно финансового менеджера и бухгалтера.

На сегодняшний день работа финансового отдела построена на программном обеспечении «1С: Предприятие 7.0». Данное ПО не может в должной степени обеспечить решение задачи «Работа с дебиторами». Используя «1С: Предприятие 7.0» специалист финансового отдела имел возможность лишь просматривать сумму задолженности по контрагентам, что недостаточно для полноценного управления дебиторской задолженностью.

Техническое обеспечение: процессор – Intel(R) Celeron(R) CPU 2.26 GHz, оперативная память – 256 Mбайт, жесткий диск разбит на два логических, каждый по 37,2 Гб.

Программное обеспечение: Операционная система Windows XP Professional версия 2002 Service Pack 2, офисный пакет MS Office версии 2007.

Внедрение автоматизированной системы работы с дебиторами позволит оптимизировать общий размер задолженности и обеспечить своевременное ее взыскание. Позволит проводить работу на всех этапах взаимодействия с контрагентами, что значительно снизит риски по несвоевременному возврату задолженности. Также позволит провести анализ дебиторской задолженности, что покажет на сколько эффективна внедренная система.

2.2.3 Выбор ПО

Для решения вопросов совершенствования информационной системы финансового отдела необходимо провести анализ имеющихся решений. С этой целью проводится выбор ПО, в процессе которого приводятся конкретные соображения, подтверждающие возможность применения рассматриваемого программного продукта с целью решения задачи «Работа с дебиторами».

В ходе анализа ПО было выбрано два варианта, наиболее удовлетворяющих требованиям решения задачи «Работа с дебиторами». Это информационная система «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия», разработанная консалтинговой группой «ЛЕКС» и продукт «Софт-портал: Сборщик долгов», разработанный и тиражируемый фирмой ООО «Софт-портал проект» и представленный на сертификацию как конфигурация, разработанная в среде «1С: Предприятие 8.1».

Система «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» дает следующие преимущества:

·  профессионального помощника, который в режиме реального времени планирует, контролирует и управляет деятельностью по работе с Вашими контрагентами;

·  подробное описание процесса управления дебиторской задолженностью с соответствующими формами документов - методики для сопровождения и поддержания каждого шага при работе с дебиторами, как на этапе управления, так и на этапе взыскания долгов с проблемных дебиторов; инвентаризация дебиторской задолженности в режиме реального времени; экономия существенных денежных средств на привлечении внешних специалистов: квалифицированно работать с дебиторами и контролировать поступления от контрагентов может любой работник Вашей компании, обладающий минимальными навыками;

·  контроль деятельности специалистов в режиме on-line (надлежащее исполнение своих обязательств, выдача заданий для каждого пользователя с выводом результатов и комментариев ответственных лиц);

·  возможность ежеминутного контроля и учета выставленных счетов, движения денежных средств внутри Вашей компании и сроках погашения дебиторской задолженности;

·  возможность принимать управленческие решения на основании автоматически формируемых программой аналитических отчетов.

продукт «Софт-портал: Сборщик долгов»

Продукт «Софт-портал: Сборщик долгов» обеспечивает автоматизацию деятельности, направленную на полное взыскание долгов с дебиторов. Программа позволяет формировать акты сверки, рассчитывать суммы неустойки, регистрировать результаты работы с дебиторами. Программный продукт автоматизирует исковую и претензионную работу, процессы исполнительного производства и реструктуризации задолженности, а также работу с мораторной задолженностью.

Программный продукт "Софт-портал: Сборщик долгов" включает в себя следующие основные возможности:

·  Расчет сумм дебиторской задолженности:

·  Фиксация состояния взаиморасчетов на момент времени;

·  Расчет сумм неустойки (процент за пользование чужими денежными средствами, пени);

·  Управление отношениями с дебиторами:

·  Регистрация событий работы с дебитором (уведомление, телефонный звонок, письмо);

·  Регистрация результатов работы с дебитором;

·  Претензионная работа:

·  Формирование списка дебиторов;

·  Формирование претензионного письма;

·  Формирование "предварительного" иска;

·  Учет расчетных документов находящихся в состоянии "досудебного урегулирования долга";

·  Формирование списка выполненных действий по урегулированию долга;

·  Регистрация событий работы с дебитором (уведомление, телефонный звонок, письмо);

·  Исковая работа:

·  Расчет суммы госпошлины;

·  Составление "Искового заявления";

·  Регистрация событий исковой работы;

·  Регистрация результата рассмотрения искового заявления (мировое соглашение, частичное или полное удовлетворение иска, отказ в удовлетворении иска);

·  Учет расчетных документов находящихся в состоянии "исковая работа";

·  Исполнительное производство:

·  Регистрация исполнительных листов;

·  Отражение передачи исполнительного листа в производство;

·  Регистрация факта исполнительного производства;

·  Учет расчетных документов находящихся в состоянии "исполнительное производство";

·  Реструктуризация задолженности:

·  Составление графика погашения задолженности;

·  Контроль выполнения графика погашения задолженности;

·  Регистрация расторжения соглашения о реструктуризации задолженности;

·  Учет расчетных документов находящихся в состоянии "мирового соглашения";

·  Работа с мораторной задолженностью:

·  Подготовка заявления конкурсного кредитора;

·  Регистрация изменения состояния банкротства;

·  Учет расчетных документов находящихся в состоянии "мораторная задолженность";

·  Интеграция с типовыми конфигурациями

·  Поддержка конфигураций программ:

·  1С: Бухгалтерия 8

·  1С: Управление торговлей 8

·  1С: Управление производственным предприятием 8

·  Мастер-помощник "Подключение информационной базы";

·  Механизм динамического восстановления учета по "расчетным документам" при отсутствии необходимых данных (ведения учета "по договору в целом");

·  Управление процессами:

·  Хранение информации о запущенных бизнес-процессах и сформированных задачах;

·  Автоматическое извещение о поступающих задачах;

·  Контроль хода выполнения бизнес-процессов;

·  Возможность возврата задачи;

·  Возможность отмены выполнения задач.

Для решения задачи «Работа с дебиторами» принято решение внедрять "Софт-портал: Сборщик долгов" с целью минимизировать затраты на приобретение ПО. Данное решение обоснованно тем, что финансовый отдел уже работает на ПО фирмы 1С. Так как программа «Софт-портал: Сборщик долгов» не является самостоятельным продуктом и предназначена для использования в качестве конфигурации в составе системы "1С: Предприятие 8", необходимо будет перевести «1С: Предприятие 7.0» на «1С: Предприятие 8.0»

2.2 Рабочее проектирование

2.2.1 Реализация проекта «Работа с дебиторами»

Реализация проекта будет проходит в два этапа:

1.  Покупка ПО

2.  Внедрение ПО

1.  Покупка ПО

Стоимость конфигурации на неограниченное количество пользователей программы «Софт-портал: Сборщик долгов»:

Таблица 2.2.1.1. Стоимость программы «Софт-портал: Сборщик долгов»

Стоимость программного продукта системы «1С: Предприятие 8»:

дебитор бухгалтерский задолженность информационный

Таблица 2.2.1.2. Стоимость программы «1С: Бухгалтерия 8. Базовая версия

2.  Внедрение ПО

Для внедрения ИС «Софт-портал: Сборщик долгов» использовалось следующее ТО:

1.  процессор – Intel(R) Celeron(R) CPU 2.26 GHz,

2.  оперативная память – 256 Mбайт,

3.  жесткий диск разбит на два логических, каждый по 37,2 Гб.

4.  Внедрение ПО состоит из следующих этапов:

5.  Установка ПО

6.  Заполнение данными ИС «Софт-портал: Сборщик долгов»

7.  Общее тестирование ИС «Софт-портал: Сборщик долгов»

8.  Приемка ПО

9.  Квалификационное тестирование ИС «Софт-портал: Сборщик долгов»

10.  Сдача системы в эксплуатацию

Заключение

В данной курсовой работе был проведен подробный анализ системы работы с дебиторами на предприятии ООО «Теремок». В процессе анализа существующей системы были выявлены следующие проблемы: существующие программные средства не могли реализовать работу с дебиторами в полном объеме, а именно, возникла необходимость организовать не только учет дебиторской задолженности, но и наладить процесс работы с дебиторами.

После анализа существующей системы и выявленных в процессе изучения деятельности финансового отдела недостатков, были сформулированы предложения по усовершенствованию системы работы с дебиторами, изучен рынок ПО и принято решение о приобретении готового ПО «Софт-портал: Сборщик долгов», для решения данной проблемы.

«Софт-портал: Сборщик долгов» позволяет автоматизировать все стадии работы с дебиторской задолженностью. Формировать список должников с настраиваемым составом данных (сумма задолженности, дата последней оплаты и т.д.), рассчитывать начисление пени и штрафов, автоматически формировать претензионные письма, «предварительные» иски, исковые заявления, исполнительные листы. Программа позволяет регистрировать и хранить события работы с дебиторами (уведомления, звонки, встречи и др. мероприятия), результаты рассмотрения исковых заявлений, фактов исполнительного производства; составлять график погашения задолженности и контролировать его выполнение.

Программный продукт предназначен для широкого круга коммерческих предприятий. Использование программы позволяет предприятиям вести эффективную работу с дебиторами и значительно сократить дебиторскую задолженность.

Список литературы

1.  Аудиторская фирма «Бонус» «Аудит дебиторской задолженности» http://bonus-audit.ru/stati/audit-debitorskoi-zadolzhennosti/

2.  Консалтинговая группа «ЛЕКС» http://www.lexgroup.ru/rus/benefits-udz-sv/

3.  Методические указания по выполнению курсового проекта по дисциплине «Проектирование информационных систем» / сост. В.И. Кондратьева.- Владивоcток: Изд-во ДВГТУ, 2007

4.  Сайт компании 1С http://v8.1c.ru/

5.  Сайт корпорации «Софт-Портал» http://www.soft-portal.ru/collector/

6.  Управление бизнесом. Правовое регулирование дебиторской задолженности http://plan-org.ru/content/52/read110.html