Курсовая работа: Разработка информационной системы для задачи "Работа с дебиторами"

Курсовая работа: Разработка информационной системы для задачи "Работа с дебиторами"

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Дальневосточный Государственный Технический Университет

Институт экономики и управления

Кафедра информационных систем в экономике

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к курсовому проекту

по дисциплине «Проектирование информационных систем»

на тему «Разработка информационной системы для задачи «Работа с дебиторами»

Исполнитель Студент группы У-6141 Богатова В. В.

Руководитель Декан кафедры Кондратьева В.И.

Владивосток 2010 г.

Задание на курсовой проект

Предметная область (комплекс задач, задача): Разработка информационной системы для задачи «Работа с дебиторами»

Цель проектирования - создание автоматизированной информационной системы финансового отдела в части работы с дебиторами.

Задачи:

1.  Анализ существующей системы работы с дебиторами на предприятии.

2.  Выработка предложений по совершенствованию системы работы с дебиторами.

3.  Разработка документа «Постановка задачи «Работа с дебиторами».

4.  Разработка технологии решения задачи, включая работу с ПО.

Исходные данные - описание процессов работы финансового отдела компании, проектирующей, реконструирующей и реставрирующей различные объекты недвижимости.

Контроль выполнения курсового проекта:

Руководитель курсового проектирования Кондратьева В.И.

Студент Богатова В. В.

Оглавление

Введение

1. Предпроектное обследование

1.1 Анализ информационной системы предприятия

1.2 Характеристика организационной и технико-экономической сущности задачи. Определение степени автоматизации системы работы с дебиторами

2. Технико-рабочее проектирование

2.1 Технический проект

2.1.1 Описание постановки задачи

2.1.2 Анализ существующего ПО

2.1.3 Выбор ПО

2.2 Рабочее проектирование

2.2.1 Реализация проекта «Работа с дебиторами»

Заключение

Список литературы

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятия постоянно возникает потребность в проведении расчетов со своими контрагентами, бюджетом, налоговыми органами. Отгружая произведенную продукцию или оказывая некоторые услуги, предприятие, как правило, не получает деньги в оплату немедленно, т.е. по сути оно кредитует покупателей. Поэтому в течение периода от момента отгрузки продукции до момента поступления платежа средства предприятия омертвлены в виде дебиторской задолженности, уровень которой определяется многими факторами: вид продукции, емкость рынка, степень насыщенности рынка данной продукцией, условия договора, принятая на предприятии система расчетов и др. Последний фактор особенно важен для финансового менеджера.

Однако в реальной практике, особенно с переходом на рыночные отношения, нередко, а точнее постоянно, возникают ситуации, когда по тем или иным причинам предприятие не может взыскать долги с контрагентов. Дебиторская задолженность «зависает» на долгие месяцы, а иногда даже и годы. Рост дебиторской задолженности ухудшает финансовое состояние предприятий, а иногда приводит и к банкротству.

Являясь частью оборотных средств, дебиторская задолженность, особенно неоправданная «зависшая», резко сокращает оборачиваемость оборотных средств и тем самым уменьшает доход предприятия.

Поэтому на сегодня важнейшей проблемой, решение которой должно способствовать улучшению финансового состояния предприятия, является выбор такой системы управления дебиторской задолженности, которая позволила бы:

оптимизировать рабочее время сотрудников, отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;

своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с каждым контрагентом;

устанавливать и контролировать всех занесенных в систему дебиторов, контролировать сроки взыскания задолженности, что исключит риски компании, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;

оптимизировать процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности;

позволит вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;

автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.

Исходя из общей идеи курсовой работы, главной целью является покупка автоматизированной информационной системы финансового отдела в части работы с дебиторами. Реализация поставленной цели подразумевает анализ работы финансового отдела предприятия, анализ документов и нормативных актов, регламентирующих учет дебиторской задолженности.

Назначением задачи «Работа с дебиторами» является активизировать работу с дебиторами за счет создания информационной базы, которая позволит отслеживать погашение дебиторской задолженности, вследствие чего снизятся риски предприятия по несвоевременному возврату задолженности, и повысится эффективность работы финансового отдела предприятия.

В рамках поставленной задачи формирования кредитной заявки к числу объектов исследования относятся:

Финансовый отдел предприятия ООО «Теремок»

Информационные потоки (документы, показатели);

Технологии, методы и технические средства преобразования информации.

1.  Предпроектное обследование

1.1 Анализ информационной системы предприятия

Объектом исследования в данной курсовой работе является компания ООО «Теремок». Проектная организация ООО «Теремок» занимается разработкой проектов разных уровней сложности — от перепланировки квартиры, до разработки проекта микрорайона, с применением новейших проектных и технических решений.

ООО «Теремок» предоставляет следующие услуги в области проектирования:

·  Разработка эскизных, рабочих проектов

·  Архитектурное проектирование от пред эскизных проработок до рабочего проекта

·  Разработку генеральных планов

·  Проектирование инженерных сетей и систем зданий и сооружений

·  Разработку градостроительной документации в части планировки и схем инженерного оснащения территорий

·  Разработку специальных разделов проектов

·  Согласование во всех необходимых инстанциях, вплоть до получения разрешения на строительство.

·  Авторский надзор по всем разделам проекта.

·  Дизайн-проекты. Разработка полной проектной документации, включающей в себя и смежные разделы, трехмерную визуализацию, по желанию - кино.

·  Услуги по 3d-визуализации

А так же выполняет полный комплекс по проектированию:

·  многоквартирных жилых домов

·  офисов

·  магазинов

·  торговых комплексов

·  общественных зданий

·  объектов индивидуального жилищного строительства

·  реконструкцию зданий и сооружений

·  перепланировку помещений любой сложности

Организационная структура компании представлена в виде организационной схемы (Рис. 1.1.1).

Рисунок 1.1.1 Организационная структура ООО «Теремок»

Объектом исследования в данной курсовой работе является финансовый отдел предприятия ООО «Теремок».

Финансовый отдел.

Начальник: Главный бухгалтер

В состав финансового отдела входят:

·  Бухгалтер

·  Экономист

·  Финансовый менеджер

Финансовый отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору.

Задачей финансового отдела является организация финансовой деятельности предприятия, направленной на обеспечение финансовыми ресурсами, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов предприятия, своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет и учреждениям банков.

Предметом труда финансового отдела являются деньги и денежные потоки, возникающие внутри самого предприятия и за его пределами, связывающие его с другими предприятиями, кредитно-банковской системой, хозяйствующими субъектами, находящимися в объединении. Для управления финансами предприятий используется финансовый механизм — система управления финансовыми ресурсами с целью эффективного воздействия на конечные результаты производства. Финансовый механизм призван обеспечивать реализацию функций финансов, связанных с:

·  обеспечением предприятия денежными средствами;

·  распределением и контролем использования денежных средств.

Первая функция подразумевает оптимальную обеспеченность предприятия денежными средствами. Оптимизация денежных потоков — одна из главных задач финансовой службы.

Распределительная функция связана с возмещением затрат на производство и формированием дохода. Этот доход, в свою очередь, распределяется между предприятием и внешними организациями, с которыми оно связано обязательствами, а также между предприятием и государством. Контрольная функция предполагает применение различного рода показателей и установление экономических стимулов или санкций.

Главная цель финансовой службы — наиболее полная реализация функций финансов путем укрепления финансового положения предприятия за счет повышения его рентабельности, прибыли, роста производительности труда, снижения затрат, повышения качества выполнения заказов и внедрения новых передовых технологий и достижений науки.

В данной работе более подробно будет рассмотрена деятельность специалиста по работе с дебиторами.

Управление дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет дисконтную и кредитную политику для клиентов, пути ускорения востребования долгов и уменьшение безнадежных долгов, а также выбор условий продажи, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств.

Увеличение дебиторской задолженности ведет к дополнительным издержкам на предприятии:

·  увеличению объема работы с дебиторами (связь, командировки и пр.);

·  увеличению периода оборота дебиторской задолженности (увеличение периода инкассации);

·  увеличению потерь от безнадежной дебиторской задолженности.

Итак, основная задача управления дебиторской задолженностью - минимизировать крупные суммы дебиторской задолженности контрагентов с длительным периодом возврата и увеличить прибыль компании за счет эффективного использования дебиторской задолженности, как экономического инструмента.

1.2 Характеристика организационной и технико-экономической сущности задачи. Определение степени автоматизации системы работы с дебиторами

При работе с дебиторами можно выделить следующие этапы:

1.  Работа с дебиторами начинается с момента заключения договора с условиями об отсрочке платежа. На этом этапе специалист по работе с дебиторами должен владеть информацией относительно параметров задолженности:

·  Наименование контрагентов

·  Обязательство, из которого возникла задолженность

·  Предмет договора

·  Срок его исполнения

Данная информация непосредственно используется при оформлении сопутствующих документов.

2.  Следующим этапом работы с дебиторами будет занесение данных о контрагенте в базу данных (реализованную в 1С), после чего появится возможность отслеживания и управления дебиторской задолженности средствами автоматизированной информационной системы.

3.  Выявление дебиторской задолженности, по которой наступает критический срок платежа.

4.  Напоминание контрагенту о наступлении срок оплаты.

5.  В случае неоплаты задолженности следует настойчиво напоминать контрагенту о долге, его сумме, указать истечение сроков платежа, уведомить о последствиях, в случае неоплаты.

6.  Если в определенные сроки по результатам первого звонка сумма долга не была погашена, то следует в течении трех дней следует сделать повторный звонок и уточнить, в связи с чем задолженность не была погашена.

7.  Если повторный звонок не дал результатов, то следует подготовить и предъявить должнику претензионное письмо. Претензионное письмо – письменное обращение к должнику с требованием кредитора об уплате долга по денежному обязательству, о возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции, проданной вещи, выполненной работы в определенный в претензии срок.

В свою очередь, должник может:

1. Ответить на претензионное письмо, выразив свое согласие с требованиями кредитора.

2. Отказаться от погашения задолженности, не соглашаясь с требованиями кредитора.

3. Вообще не дать ответ на претензионное письмо кредитора.

При первом варианте развития событий должник может выйти с предложением к кредитору о подписании соглашения, регламентирующего порядок погашения дебиторской задолженности. Здесь необходимо целесообразно оценить насколько рискованно для предприятия предоставление отсрочки платежа данному должнику, при этом могут учитываться следующие критерии:

·  период работы с должником;

·  период деятельности (существования) самого должника;

·  объем накопленной дебиторской задолженности;

·  финансовое положение должника;

·  случаи неисполнения этим должником своих обязанностей ранее.

8.  В случае нарушения должником условий соглашения о порядке оплаты долга, необходимо на следующий день после истечения срока погашения задолженности подготовить и направить в адрес должника повторное претензионное письмо, в котором указать окончательный срок погашения задолженности в добровольном порядке.

9.  Когда кредитору становиться ясно, что в добровольном порядке со стороны должника задолженность погашена не будет, целесообразно перейти к следующему этапу и подготовить исковое заявление о взыскании задолженности в судебном порядке.

10.  После подготовки искового заявления, кредитор должен подать исковое заявление в суд путем направления его по почтовому адресу соответствующего суда заказным письмом с уведомлением о вручении, либо путем непосредственного предъявления иска в канцелярию суда.

В ходе исследования была выявлена следующая проблема: на предприятии ведется учет дебиторской задолженности, но работы с дебиторами не проводятся, следовательно, для продуктивной работы финансового отдела необходимо найти и внедрить, такую информационную систему, которая позволила бы:

·  оптимизировать рабочее время сотрудников, отвечающих за вопросы управления дебиторской задолженностью;

·  своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с каждым контрагентом;

·  устанавливать и контролировать всех занесенных в систему дебиторов

·  контролировать сроки взыскания задолженности, что исключит риски компании, вытекающие из несвоевременного получения денежных средств;

·  оптимизировать процесс подготовки документов по взысканию дебиторской задолженности;

·  позволит вести работу по взысканию с должника не только суммы долга, но и штрафных санкции за несвоевременное исполнение обязательств, которые рассчитываются автоматически;

·  автоматически формирует отчеты в целях принятия пользователем управленческих решений.

При работе с должниками необходимо учитывать множество факторов: срок возникновения задолженности, ее размер, систему уже принятых мер воздействия, обработки денежных поступлений предприятию, специфику конкретного дебитора и эффективности этих мероприятий.

2. Технико-рабочее проектирование

2.1  Технический проект

2.1.1 Описание постановки задачи

Систему работы с дебиторами финансового отдела предприятия (Рис. 2.1.1.1) можно декомпозировать на следующие подсистемы (Рис. 2.1.1.2): начало работы с контрагентом, переговоры с контрагентом, подготовка и направление претензии, подготовка иска, подача иска.

Страницы: 1, 2