Анализ, учет и аудит производственных запасов

Перед составлением бухгалтерского баланса (как правило, годового) фактическую себестоимость заготовления (приобретения) материалов сравнивают с текущей рыночной стоимостью (стоимостью возможной продажи). Такое сопоставление проводят по испорченным материалам и сырью, а также, если запасы полностью или частично морально устаревают или рыночные цены на них устойчиво снижаются. Когда фактическая себестоимость оказывается ниже текущей рыночной стоимости, в качестве балансовой оценки материалов принимается фактическая себестоимость. Если текущая рыночная стоимость ниже фактической себестоимости, то материалы показывают в балансе по текущей рыночной стоимости, а в отчете о прибылях и убытках признают убыток от снижения стоимости запасов. Тем самым в соответствии с требованием осмотрительности в отчетном периоде организация, с одной стороны, не допускает завышения стоимости материалов, а с другой страхуется к данному периоду.

Под текущей рыночной стоимостью, или стоимостью возможной продажи материалов, понимают ту сумму денежных средств, которую организация может получить в случае продажи запасов. При определении текущей рыночной стоимости следует основываться на доступной в момент оценки, наиболее надежной информации. Во внимание принимают колебания цен, связанные с событиями, произошедшими после отчетной даты и подтверждающими условия, существовавшие на конец отчетного периода.

Сопоставление фактической себестоимости с текущей рыночной стоимостью проводят по каждому номенклатурному номеру. В отдельных случаях сравнение целесообразно вести по группам однородных материалов. Однако недопустимо априори уменьшать стоимость, например, всех основных материалов или всех запасов топлива.

Признание стоимости возможной реализации в качестве балансовой оценки материалов не меняет их стоимости в бухгалтерском учете. На суммы снижения стоимости материалов образуются резервы за счет прибыли отчетного года. Операции с переходящими остатками материальных ценностей в следующем периоде записывают без учета снижения их стоимости в балансе.

В учете на сумме резервов под снижение стоимости материалов делается запись по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей". В начале следующего отчетного периода остаток по счету 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей", переходящий с предыдущего периода, закрывается путем обратной записи.

Таким образом, остаток на счете 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" представляет разницу между фактической себестоимостью и текущей рыночной стоимостью, относящуюся исключительно к материалам на конец отчетного периода. При закрытии этого счета исходят из предположения, что все переходящие остатки материальных ценностей будут полностью израсходованы в течение следующего отчетного периода.

На счете 10 "Материалы" из МБП учитываются следующие:

предметы со сроком службы менее 12 месяцев независимо от стоимости;

орудия лова (в зависимости от срока службы);

многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве посадочного материала.

Если какие-то из названных предметов приходуются на счет 10 "Материалы", то к нему открывается субсчет "Инструменты и приспособления хозяйственного назначения". После передачи этих предметов со склада в эксплуатацию и списания стоимости их со счета 10 "Материалы" контроль их наличия и движения должен вестись в оперативном порядке.

Основными задачами учета материалов на предприятиях и стройках являются:

правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;

контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;

контроль за использованием материалов в производстве;

своевременность выявления ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком.

Исходя из задач, аудитору необходимо проверить:

правильность оценки материалов в учете;

правильность применения первичных документов по учету материалов;

правильность организации работы складского хозяйства;

имеется ли приказ предприятия об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада (образцы подписей этих лиц должны находиться на складе);

разработана ли на ОАО «ТОРА» номенклатура-ценник;

назначены ли приказом материально-ответственные лица, заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности;

производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству;

составляются ли коммерческие акты, предъявлялись ли по ним претензии;

правильно ли оформлены документы по приходу и расходу материалов, их внутреннему перемещению;

правильно ли осуществляется бухгалтерский учет материалов в бухгалтерии предприятия;

правильно ли осуществляются получение, расходование, учет и хранение драгоценных металлов и драгоценных камней;

правильно ли осуществляется учет при заготовлении материалов;

правильно ли отражены в учете неотфактурованные поставки и материальные ценности, находящиеся в пути;

правильно ли отражен учет операций по реализации материалов;

выделяется ли в платежных документах и в первичных учетных документах НДС;

правильно ли произведено списание материалов в случае их порчи или недостач (приняты ли меры к взысканию недостачи с виновных лиц);

проводилась ли на ОАО «ТОРА» инвентаризация материальных ценностей; оформлены ли ее результаты; правильно ли отражены в учете результаты инвентаризации;

правильно ли отражались в учете операции с тарой;

правильно ли осуществляется учет товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение;

правильно ли осуществляется учет строительных материалов открытого хранения;

правильно ли осуществляется учет материалов, принятых в переработку.

Аудит использования материальных ресурсов

Анализ материальных ресурсов предполагает анализ состояния складских запасов, с одной стороны, и изучение показателей использования материальных ресурсов - с другой.

Излишки сырья и материалов могут образовываться также в результате:

необоснованного составления коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу товарно-материальных ценностей при приеме, погрузке, транспортировке и разгрузке их на складах, базах, пристанях и железнодорожных станциях;

завоза сырья и материалов от поставщиков в больших количествах, чем указано в сопроводительных документах, или завоза ценностей вообще без документального оформления (сторонние товары);

завоза от поставщиков доброкачественного сырья и материалов вместо отходов, показанных в сопроводительных документах;

завышения веса тары при составлении актов на ее завес;

внесения в сырье и материалы посторонних или более низкого качества однородных веществ с целью увеличения их количества или веса.

В ходе проверки в первую очередь выясняются состояние складского хозяйства, подбор и расстановка материально ответственных лиц; организация пропускной системы; своевременность проведения инвентаризации и выполнение плана внезапных проверок наличия материальных ценностей и др.

Проверка предусматривает обследование складов и мест хранения материальных ценностей в целях выяснения их пригодности для использования по назначению; соблюдения правил хранения ценностей и правил противопожарной безопасности; наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т.д.

В соответствии с установленными правилами материальные ценности на складах хранятся по группам, видам, артикулам и сортам на стеллажах, в ячейках или в специализированной таре. Номенклатурные номера материальных ценностей указываются на прикрепляемых ярлыках.

Одновременно проверяются система отпуска материалов в производство (цехи основного и вспомогательного производства), правильность определения их количества с помощью весоизмерительных приборов, а также состояние контроля со стороны руководителей цехов, своевременность и точность отражения отпуска в соответствующих первичных и сводных документах.

Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия является проверка складского учета. Практика работы показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходящих остатков ("красное сальдо") по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными картотек складского учета и бухгалтерского учета.

"Красное" сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и т.д.

Отрицательные переходящие остатки того или иного материала после очередного поступления этого вида материала временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.

Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным поставкам, могут не отражаться в карточках складского учета. Для их выявления необходимо внезапно проверить все первичные документы кладовщика.

Расхождения между данными складского и бухгалтерского учета выявляются путем сопоставления остатков по сальдовой книге с остатками, подсчитанными бухгалтерией в оборотных ведомостях по группам материалов.

Обеспечение сохранности материальных ценностей во многом зависит от подбора и расстановки материально ответственных лиц. На такие должности не должны приниматься лица, имевшие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах.

Встречаются и такие нарушения, как: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т.д.

Хищение сырья и материалов в условиях обработки учетных данных на ЭВМ

Основные способы искажения учетных данных в целях хищения сырья и материалов в условиях обработки учетных данных на ЭВМ:

искажение данных учета путем занижения прихода или завышения расхода материальных ценностей в машинограммах;

умышленные ошибки и подлоги в процессе кодирования первичных документов (проставление кода в документах по приходу материалов более дешевых видов ценностей, а в документах по расходу - более дорогих);

искажение учета сырья и материалов путем введения в ЭВМ данных документов, ранее прошедших обработку, или подложных документов;

искажение шифров номенклатурных номеров в первичных документах;

искажение данных учета в момент перфорирования первичных документов (пропуск отдельных первичных документов, непробивка какой-либо цифры) и т.д.

Для выявления ошибок, допущенных при перенесении данных на машинные носители информации, рекомендуется использовать первичные документы, а также выпускаемые ЭВМ контрольные машинограммы, являющиеся учетным регистром хронологической записи. К признакам, свидетельствующим о возможных хищениях при учете материалов на ЭВМ, относятся:

отсутствие требуемых реквизитов и наличие исправлений в первичных документах, направленных на обработку в ЭВМ;

противоречия данных первичных документов и машинограмм;

исправления в машинограммах (оговоренные и неоговоренные);

несоответствие итогов дебетовых и кредитовых оборотов контрольных машинограмм;

наличие противоречий внутри документа и машинограммы.

3.5. Задачи, источники информации и методика анализа производственных запасов

Обобщающими показателями использования производственных запасов в производстве являются материалоемкость продукции (МП) и материалоотдача (МО).

Материалоемкость определяется по формуле:
МП = РМ / П, ( 1 )

где РМ - расход материалов за анализируемый период;

П - объем продукции за анализируемый период.

Этот показатель характеризует расход материалов на 1 рубль изготовленной продукции. Если показатель МП отчетного года оказался выше аналогичного за прошлый год, то такое положение нельзя считать нормальным.
Материалоотдача определяется по формуле:
МО = П / РМ, ( 2 )

Этот показатель характеризует объем выпущенной продукции на 1 рубль затраченных материалов.

Сравнивая этот показатель с аналогичным других предприятий, можно судить об эффективном использовании производственных запасов.
Экономический анализ углубляет поиски резервов повышения эффективности производства в направлении тех возможностей, которые обусловливают снижение материалоемкости.

Методические разработки анализа материальных затрат и материалоемкости продукции не заняли еще должного места в планировании, нормировании и комплексном экономическом анализе. Определение эффективности использования производственных запасов ограничено и подчинено анализу других показателей деятельности предприятий. Вопросы измерения эффективности использования производственных запасов рассредоточиваются, как правило, по разделам анализа обеспеченности предметами труда и их использования на объем себестоимости продукции. Отсутствует единый комплексный подход к анализу материалоемкости продукции, что не позволяет использовать аналитические возможности изыскания направлений снижения материальных затрат и за счет повышения эффективности производства. Подчиненность анализа использования производственных запасов задачам оценки обобщающих показателей деятельности предприятий, методически слабая разработка способов и приемов выявления резервов снижения материалоемкости, ограниченная информационная база не позволяют решить на практике ряд проблем повышения эффективности использования предметов труда.
Задачами анализа материалоемкости выпущенной продукции предприятия, объединения являются:

определение изменения уровня материалоемкости выпущенной продукции в динамике и по сравнению с планом;

Выявление причин изменений и определение динамики достигнутых результатов (экономии или перерасхода) по видам расходуемых материалов, масштабам действия отдельных факторов, обусловивших изменение этого уровня (совершенствование техники и технологии производства продукции, структуры потребляемого сырья, материалов и топливно-энергетических ресурсов);
контроль за выполнением заданий по среднему снижению норм расхода важнейших видов производственных запасов и экономии материальных затрат;
изменение эффективности использования в производстве продукции новых видов материалов;

выявление неиспользованных внутрихозяйственных резервов снижения материальных затрат и их влияния на формирование себестоимости продукции, объема производства, прибыли и рентабельности, производительности труда и фондоотдачу.

3.6. Анализ структуры и динамики производственных запасов

Значение аудиторской проверки операций с товарно-материальными ценностями организации велико. Помимо записей бухгалтерского учета источником информации и товарно-материальных ценностях служит первичная документация: приходные ордера, требования и другие, рассматриваемые нами во второй главе дипломной работы. Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последовательный контроль за движением, сохранностью и последующим использованием материальных ресурсов. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений рассматриваемого предприятия.

Приступая к проверке аудитору необходимо изучить все нормативные документы, касающиеся порядка приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей, в частности, положения по учету материалов, тары, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, о порядке выдачи доверенностей материально-товарных ценностей и другие.

Основной целью аудиторской проверки является получение достоверности информации:

о наличии, движении и оценке имеющихся в наличии материальных ценностей;

об обеспечении сохранности ценностей и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления;

о распределении стоимости израсходованных на производство материальных ценностей по объектам калькулирования.

Методика аудита материальных ценностей содержит ряд этапов.

Рассмотрим каждый из них.

Этап 1.     Проверку операций с материальными ценностями рекомендуем начинать с анализа их оценки, так как в фактическую себестоимость приобретения материалов помимо их стоимости по ценам приобретения включаются также: транспортно-заготовительные расходы; уплачиваемые снабженческим организациям комиссионные вознаграждения; таможенные пошлины; оплата услуг сторонним организациям по транспортировке, доставке и хранению ценностей. В то же время аудитор должен проверить, не включались ли в стоимость материалов расходы на содержание складов, отделов снабжения и сбыта производства или расходы на командирование работников для оформления и согласования договоров на поставку материалов, которые должны включаться в состав общехозяйственных расходов.

Этап 2.     Он включает три основных вопроса: инвентаризация товарно-материальных ценностей; проверка полноты их оприходования; анализ правильности списания.

Проверка запасов рассматривается обычно как основная часть аудита на тех предприятиях, где их сумма является значительной величиной. Преднамеренное или непреднамеренное искажение количества или оценки данных по запасам мгновенно сказывается как на финансовых результатах предприятия (поскольку оказывает влияние на определение себестоимости реализованной продукции), так и на балансе в целом.

Отсутствие объективной информации о состоянии и стоимостной оценке товарно-материальных ценностей негативно отражается на финансовом состоянии предприятия, поскольку, во-первых, администрация предприятия не имеет возможности точно планировать деятельность предприятия, во-вторых, искажаются показатели финансового состояния предприятия, и внешние пользователи отчетности (кредиторы, банки, инвесторы) не могут объективно судить о рентабельности и платежеспособности предприятия, в-третьих, происходит искажение сумм налогов.

В функции аудитора при проверке товарно-материальных ценностей входят: присутствие при инвентаризации, если запасы значительны и аудитор относится с доверием к ожидаемым результатам; наблюдение за выполнением процедур инвентаризации и идентификации с целью определения степени соответствия их инструкциям, разработанным администрацией, или нормативным законодательным актам; их способности решить тройную задачу: обеспечить точность результатов инвентаризации и отражения последних; устранить двойной счет и обеспечить полноту охвата запасов; выявить устаревшие, медленно оборачивающиеся и поврежденные запасы; проверка правильности подсчета на основе случайной выборки; проверка правильности отнесения операций к отчетному периоду на участках, где осуществляется движение запасов (это необходимо для подтверждения точности и полноты обхвата при инвентаризации); получение удовлетворительных объяснений по поводу несоответствий учетным данным и корректировка последних; проверка правильности оценки фактического объема запасов.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7