Анализ, учет и аудит производственных запасов

–       метод идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов;

–       метод средневзвешенной себестоимости;

–       метод FIFO;

–       метод LIFO;

–       метод нормативных расходов.

         Первый метод применяется при отпуске запасов, предназначенных для выполнения специальных заказов и проектов. Он используется в отношении тех материалов, которые могут быть заменены другими. Этот метод применяется в отношении запасных частей и комплектующих изделий.

         Метод средневзвешенной себестоимости. При этом методе оценка производится по каждой единице запасов путем деления себестоимости полного объема запасов в суммарном выражении с учетом сальдо начального на общее количество запасов и поступивших за месяц.

         Метод FIFO базируется на предположении, что запасы используются в той последовательности, в которой они поступают на предприятие, это значит, что запасы, которые отпускаются в производство, оцениваются по себестоимости первых по времени поступления запасов. То есть по принципу «первым пришел, первым ушел».

         Метод LIFO является противоположным методу FIFO. Он базируется в последовательности обратной их поступлению на предприятие. Это значит, что запасы, которые отпускаются в производство, оцениваются по себестоимости последних по времени поступления запасов, т.е. действует принцип «последним пришел, первым ушел».

         Метод нормативных расходов базируется на применении норм расходов материалов на единицу продукции. Он удобен в машиностроении, мебельной, швейной, кожевенной, пищевой промышленности при массовом и серийном производстве разнообразной и сложной продукции, с большим количеством деталей и узлов. Условием применения этого метода является постоянно пересматриваемые технологическим и плановым отделом нормы расхода и разработка нормативных калькуляций.

         В отношении первого и последнего метода оценки существуют строгие ограничения. Выбор удобного метода оценки, который будет записан в учетную политику предприятий, может быть сделан из 2, 3, 4 метода.

         Оценка материалов по средневзвешенной себестоимости является традиционной для отечественной учетной практики, т.е. он удобен и привычен.

         Метод FIFO отличается простотой, однако может привести к неоправданному завышению прибыли, если это повлияет на величину налогооблагаемой прибыли, то данный фактор, многими предприятиями рассматривается как препятствие в применении метода FIFO.

         На тех предприятиях, где используется скоропортящееся сыре и материалы, применение данного метода оправдано. Многие предприятия в условиях инфляции этот метод не используют.

         Метод LIFO позволяет наиболее достоверно определять прибыль, исходя из реальных экономических условий функционирования предприятия. То есть этот метод удобен в условиях инфляции.

         Использование методов FIFO и LIFO требует организации партийного учета производственных запасов. Для большинства предприятий это сложно.

         Все предложенные П(С)БУ методики оценки исходят из того, что оценка базируется на всех издержках, понесенных в тот или иной период времени, т.е. на прошлых издержках.

         Оценка по фактическим издержкам, определяемым по прошлым затратам в условиях рынка может не соответствовать реальной сегодняшней стоимости не только остатков, но и израсходованных материалов. Особенно это может проявляться в условиях инфляции, но не менее важно, когда происходит снижение стоимости запасов из-за их старения.

         МСБУ предусматривают оценку по ценам, которые были бы не ниже рыночной стоимости. Для установления таких цен нужны специальные расчеты. Эти расчеты помогают закрепить стандартную учетную цену, для текущего отражения движения материальных ценностей не должна быть выше их рыночной стоимости. В этом проявляется действие принципа осторожности.

3.2. Аудит состояния и сохранности производственных запасов

   Обеспечение  сохранности  собственности  —  одна  из   основных   задач

документальной ревизии.  В  процессе  ревизии  сохранности  производственных запасов проверяется состояние складского  хозяйства,  подбор  и  расстановка кадров  материально  ответственных  лиц,  организация  пропускной   системы, контроля за своевременным проведением  инвентаризации  и  выполнением  плана внезапных проверок наличия производственных запасов.

    Прежде всего, ревизор устанавливает степень обеспеченности  предприятия складскими помещениями, в пределах,  необходимых  для  надлежащего  хранения производственных запасов, а также, не хранятся ли  материальные  ценности  в неприспособленных  помещениях,  под  открытым  небом.   Проверяя   складские помещения,  ревизор  обращает  внимание  на  их  пригодность  для   хранения производственных запасов.

    Сохранность производственных запасов зависит  не  только  от  состояния

складских помещений, но и от соблюдения правил хранения. В  местах  хранения материалы должны быть размещены таким образом, чтобы к  ним  в  любое  время был  доступ,  обеспечивающий  складирование  вновь  поступающих   ценностей, отпуск ценностей, проверку нормативного запаса и  их  наличия.  При  ревизии нужно выяснить, не  было  ли  случаев  порчи  материальных  ценностей  из-за нарушений правил хранения; имеются ли на местах хранения  материалов  ярлыки (по форме № М-16), полностью ли они заполнены и, в частности,  указан  ли  в них  номенклатурный  номер,  наименование  и  норма  запаса   данного   вида материальных ценностей; обеспечена ли противопожарная защита  и  установлены ли надежные запоры и сигнализация.

    Ревизор  должен  проверить  весовое  хозяйство  и  другие   контрольно-

измерительные приборы, выяснить время клеймения и выверки приборов, а  также сроки  дератизации  (уничтожения  грызунов)   и   дезинфекции   (уничтожения насекомых) в складских помещениях.

    Правильность показаний весов устанавливается путем взвешивания гирь  на десятичных  весах  и  одинаковых,  по  весу  предметов  на   разных   весах.

Результаты  такой  проверки  отражаются  в  промежуточном  акте.  В   случае выявления расхождений в весах или показаниях других  измерительных  приборов необходимо потребовать объяснение у материально ответственного лица.

    Обеспечение сохранности собственности во многом зависит  от  подбора  и

расстановки кадров материально ответственных  лиц.  В  отделе  кадров  нужно проверить наличие обязательств о материальной ответственности, есть ли  виза главного бухгалтера, разрешающая зачислить данного работника  на  должность, связанную с материальной ответственностью. Отсутствие  такой  визы  означает либо несогласие главного бухгалтера на прием на paбoтy  данного  материально ответственного лица, либо несоблюдение  утвержденного  Положения  о  главных (старших) бухгалтерах государственных предприятий, в соответствии с  которым перемещения  материально  ответственных  лиц  могут  осуществляться  лишь  с согласия главного бухгалтера.

    В  бухгалтерии  предприятия  нужно  проверить  правильность  оформления передачи складов (кладовых) при  смене  материально  ответственных  лиц,  их болезни или уходе в отпуск и отражения выявленных  при  этом  расхождений  в бухгалтерском учете.

    Важным условием обеспечения сохранности  собственности  является  четко организованная  охрана  производственных  запасов  и   пропускная   система. Внезапной проверкой на  месте  ревизор  может  установить,  как  организован контроль за вывозом материальных ценностей  на  предприятии.  Затем  следует проверить,  соблюдается  ли  принятый  порядок  оформления   и   регистрации пропусков работниками охраны. Пропуска  должны  быть  подписаны  начальником отдела сбыта  и  главным  бухгалтером  пли  его  заместителями.  Образцы  их подписей должны находиться у работников охраны.

    Бюро пропусков (охрана) на  следующий  день  возвращает  в  бухгалтерию использованные пропуска с отметкой о провозе груза.  Получив  эти  пропуска, работник  бухгалтерии,  ответственный  за  этот   участок   работы,   обязан проверить  полноту  возврата  выписанных  пропусков  и  установить,  те   ли материальные  ценности  по  наименованию  и  количеству  были   вывезены   с территории предприятия. Задача ревизора заключается в том,  чтобы  выяснить, не допускается ли вывоз производственных запасов по  пропускам,  подписанным лицами, которые  не  имеют  на  это  право,  или  по  устным  разрешениям  и запискам; осуществляется ли контроль за вывозом грузов,  а  также  внезапные проверки  правильности  вывоза  производственных  запасов  (по  актам  таких проверок); не было ли случаев вывоза производственных  запасов  по  одним  и тем же пропискам дважды и т. д.

    Действенным  методом  проверки  сохранности  производственных   запасов является проведение внезапной полной  или  выборочной  их  инвентаризации  в период   производства   документальной    ревизии,    а    также    проверка своевременности,   полноты   и   правильности   проведенных   инвентаризаций предприятием.

    Как правило, сплошная инвентаризация материальных ценностей  проводится во время ревизии лишь в тех случаях, когда имеются  данные  о  хищении  этих ценностей  или  их  недостач,  образовавшихся  в  результате  каких-то  иных причин. При обычных  условиях  наличие  материальных  ценностей  проверяется путем выборочной инвентаризации у различных материально ответственных лиц.

    Инвентаризация материальных ценностей осуществляется в  соответствии  с правилами,   изложенными   в   Основных   положениях   по    инвентаризации.

Единственным дополнением к правилам является лишь то, что наряду  с  членами инвентаризационной комиссии,  созданной  для  проведения  инвентаризации  во время ревизии, и материально ответственными лицами инвентаризационные  описи подписывает и ревизор (член ревизионной бригады  по  проведению  комплексной документальной ревизии).

    При  выборочной  инвентаризации  также   создается   инвентаризационная

комиссия,  и  проверка   наличия   материальных   ценностей   проводится   в

присутствии  материально  ответственного  лица.  Отличительной  чертой  этой инвентаризации является проверка наличия лишь тех производственных  запасов, которые выбирает  ревизор  (например,  краски,  молочные  бутылки,  фартуки, строительные материалы, спецодежда, спецобувь,  пищевые  продукты  и  т.д.). Результаты  проверки  оформляются  актом,   который   прилагается   к   акту документальной ревизии.

    В процессе ревизии  следует  установить:  полностью  ли  были  охвачены

инвентаризацией производственные запасы,  соблюдаются  ли  сроки  проведения инвентаризации,  установленные  действующим   Положением   о   бухгалтерских отчетах и балансах, правильно ли были оформлены инвентаризационные  описи  и сличительные ведомости (нет ли в них неоговоренных исправлений и  подчисток, подписаны ли они всеми членами инвентаризационной комиссии,  имеются  ли  на них  подписи  материально  ответственных  лиц  и  их  расписки  о   принятии перечисленных в описи ценностей  на  ответственное  хранение,  правильно  ли записаны наименования и количество производственных запасов  в  сличительные ведомости, правильно ли определена разность в остатках между  данными  учета и по результатам инвентаризации  и  т.  д.).  Одновременно  нужно  выяснить, своевременно ли подводились итоги инвентаризации (результаты  инвентаризации должны быть отражены  в  учете  в  течение  10  дней  после  ее  окончания), правильно ли были  приняты  решения  по  выявленным  инвентаризацией  фактам недостач и излишков и, в частности, не было  ли  случаев  сокрытия  недостач под видом пересортицы (путем перекрытия недостач  одних  видов  материальных ценностей  излишками  по  другим  видам  ценностей),   не   допускались   ли необоснованные решения о списании  недостач  на  издержки  производства  или отнесении их на убытки прошлых лет и на другие счета вместо  взыскания  сумм недостач  с  виновных  лиц  и  т.  д.  Для  ревизии   используются   решения инвентаризационных комиссий,  зафиксированные  в  приветствующих  протоколах заседаний, и записи по счетам бухгалтерского учета  в  журналах-ордерах  или табуляграммах.

    Нередко инвентаризационные комиссии обнаруживают материалы,  малоценные и  быстроизнашивающиеся  предметы,  запасные  части   и   другие   ценности, непригодные к использованию. В этих случаях  нужно  проверить,  составляются ли   на   них    отдельные    инвентаризационные    описи,    приводит    ли инвентаризационная  комиссия  эти  ценности  в  состояние,  непригодное  для дальнейшего использования (лом, отходы и др.), при списании их с  разрешения администрации, приходуются ли полученные от них отходы  по  цене  возможного использования.

    В акте инвентаризационной комиссии должно быть указано,  что  списанные производственные запасы уничтожены и полученные при этом  отходы  сданы  на склад, а в решении  инвентаризационной  комиссии  отмечается,  за  чей  счет нужно списать эти материалы. Правильность отнесения материального ущерба  на виновных лиц или списания их  за  счет  производства  ревизор  провернет  по записям в журнале-ордере № 10/1 и другим учетным регистрам.

    Одной из задач ревизии сохранности  производственных  запасов  является

проверка организации контроля  за  деятельностью  материально  ответственных лиц. Такой контроль проводится работниками бухгалтерии  предприятия,  отдела снабжения и отдела сбыта, а также членами постов и групп народного  контроля предприятия.

3.3. Контроль за отпуском запасов в производство

Материалы хранятся на складе под ответственностью кладовщика, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

         Приобретение материалов у поставщиков осуществляется на основе заключенных договоров.

         Выполнение договоров поставки по срокам, количеству, ассортименту учитывается службой МТС (материально-технического снабжения). Поставщик отпуск или отгрузку сопровождает выпиской счетов фактур и транспортных документов (товаротранспортные накладные).

         На складе покупателя кладовщик проверяет, взвешивает и пересчитывает принимаемые ценности. На фактическое количество поступивших материалов кладовщик составляет приходный ордер (однострочный, многострочный).

         При недостаче материала составляется приемный акт. Для составления акта создается комиссия. В ее состав должен входить представитель поставщика, транспортные организации или третьей незаинтересованной стороны (исполкома).

         В том случае, если обнаружена недостача по вине поставщика или транспортной организации, этот акт является основанием для предъявления претензии.

         Прием ценностей кладовщиком может осуществляться у экспедитора (работника данного предприятия) или у представителя поставщика. Предварительно экспедитору выписывается доверенность, по которой он получает грузы на складе поставщика или от транспортной организации.

         Принятые по приходным ордерам или актам материалы, кладовщик отражает в карточке складского учета. Карточка складского учета является регистром аналитического учета производственных запасов. Для каждого отдельного вида, марки, типоразмера материала заводится отдельная карточка.

         Карточка выписывается бухгалтером материального отдела и передается на склад кладовщиком. Записи в карточку делаются на основании первичных документов. По поступившим ценностям, их количество отражается в графе приход и тут же по этой строке выводится сальдо.

         Материалы, хранящиеся на складе, постоянно отпускается на производственные и прочие нужды предприятия. Каждая операция отпуска обязательно фиксируется в первичном документе.

         Существует два основных вида расходных документов: требование, лимитно-заборная карта.

         Требование используется для оформления разового отпуска материалов, чаще всего — вспомогательных материалов, а также запасных частей. Требования могут быть однострочными и многострочными.

         Требования выписываются цехом в двух экземплярах. Затем они проверяются в отделе снабжения, с целью уточнения номенклатурного номера.

         При отпуске кладовщик в двух экземплярах требования отражает фактически отпущенное количество товара. Один экземпляр требования остается у кладовщика, а другой — у представителя цеха.

         Лимитно-заборную карту используют для многократного отпуска одного и того же материала в течение месяца. Она выписывается плановым отделом до начала месяца в двух экземплярах для цеха и склада. Исходя из производственной программы, в ней определен месячный лимит отпуска или забора материалов. Каждая операция отпуска фиксируется в двух экземплярах карты и тут же отмечается остаток лимита. Удобство лимитно-заборных карт в том, что сокращается количество выписываемых расходных документов и контролируется фактический отпуск материалов.

         Если при отпуске материалов возникают разного рода отклонения (замена одного материала другим, сверхлимитный отпуск для ликвидации аварий), то выписывается «сигнальное» требование с визой главного инженера.

         Отпуск материалов на сторону в порядке реализации отражается в накладных, которые выписываются отделом сбыта. Накладная выписывается в трех, четырех или пяти экземплярах, два из которых остаются на данном предприятии: один у кладовщика, а второй на проходной.

         Карточка складского учета является регистром аналитического учета материалов, она может вестись кладовщиком только в количественном или количественно-суммовом выражении.

         Из карточек составляется картотека, которая находится на складе у кладовщика.

         Ежедневно или раз в пять дней кладовщик сдает в бухгалтерию для проверки все первичные документы, которые оправдывают его действия с материалами.

         Документы передаются в бухгалтерию при реестре.

         В конце месяца кладовщик заполняет сальдовую ведомость, в нее заносятся по каждому виду, типоразмеру материалов (то есть по каждому номенклатурному номеру) количественные остатки из карточек складского учета.

         Сальдовая ведомость заводится на год и заполняется один раз в месяц. Если на складе ведется учет в количественно-стоимостном выражении, то вместо сальдовой ведомости кладовщик заполняет оборотную ведомость.

         Сальдовая ведомость передается бухгалтеру материального отдела для контроля.

3.4. Аудит учета производственных запасов

Если организация проводит переоценку материалов, то ее результат по мере выявления (то есть после окончания переоценки и утверждения руководителем организации результатов) списывается непосредственно на счет 91 "Прочие доходы и расходы": в дебет - суммы уценки, в кредит - суммы дооценки. В аналитическом учете по этому счету открывается отдельный субсчет для накопления данных о проведенной переоценке. В дальнейшем результат от переоценки материалов попадает на счет прибылей и убытков в составе сальдо прочих доходов и расходов. Таким образом он участвует в формировании конечного финансового результата деятельности организации.

В общем виде переоценка материалов отражается на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

Дебет 10 Кредит 91 - дооценка материальных ценностей;

Дебет 91 Кредит 10 - уценка материальных ценностей.

Снижение стоимости материалов

В новом Плане счетов установлен порядок отражения на счетах сумм снижения стоимости материалов. Для этого применяется синтетический счет 14, который назван "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей". Этот счет является контрарным; он предназначен для уточнения оценки материалов. Механизм использования его похож на действие счетов учета других оценочных резервов (резервов по сомнительным долгам, под обесценение вложений в ценные бумаги).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7