С лицами, принимаемыми на
должность заведующего складом, должен заключаться договор о полной
индивидуальной материальной ответственности.
На выявление всех
недостатков в организации складского (учета) хозяйства,
хранения и сохранности товарно-материальных
ценностей направлен последующий контроль за указанными операциями,
основной формой которого являются документальные ревизии.
В ходе ревизии
устанавливают наличие и состояние складских помещений
и других емкостей, предназначенных для хранения соответствующих
видов товарно-материальных ценностей, подъездных путей
и околоскладских площадок, весоизмерительных приборов,
противопожарных средств,
охраны, хранения и складского учета. Проверку складских
помещений и емкостей для хранения товарно-материальных
ценностей рекомендуется проводить путем их осмотра
в натуре в начале ревизии.
Аудиторы устанавливают
техническое состояние тех или иных помещений (наличие
исправной крыши, стен, полов, остекленных и огражденных
оконных проемов, наружных и внутренних запоров на дверях и
воротах, оборудование стеллажными полками, закромами), необходимых
весов, расчетных таблиц, мерной тары и других измерительных
приборов, а также поддержание режима влажности, температуры
и освещенности. При этом обращают внимание на соблюдение
действующего порядка клеймения весов и других измерительных
приборов, обеспечения ими потребностей ревизуемого предприятия. Необходимо
помнить, что материалы по секциям складов, а внутри
их по отдельным группам и типо-, сорторазмерам материалов должны размещаться таким образом, чтобы
обеспечить возможность быстрой их приемки, отпуска и проверки наличия. В местах
хранения каждого вида материала
должны быть прикреплены ярлыки, в которых
указываются наименование, номенклатурный номер, единица измерения и норма запаса.
1.4.Аудиторская
проверка полноты оприходования и правильности оценки покупных материальных
ресурсов.
Важным
звеном организации систематического контроля за обоснованностью поступления
является предварительный и текущий контроль за указанными операциями
осуществляемый вышестоящими лицами.
Текущий
контроль осуществляется в процессе поступления и орприходования указанных
товарно-материальных ценностей путем проверки товарно -транспортных накладных,
счетов-фактур, других сопроводительных документов, их встречной сверки с
документами по оприходованию этих ценностей.
Всестороннему
изучению подлежат указанные операции при документальных ревизиях. Особое
внимание следует обратить на обоснованность приобретения тех или иных
ценностей, своевременность их оприходования и эффективность использования.
Необходимо выяснить соблюдается ли на предприятии порядок выдачи доверенностей
на получение товарно- материальных ценностей и отчетности по их использованию.
Своевременность оформления
документов при приемке и отпуску ценностей и записи в
книги или- карточки складского учета проверяется
при обследовании мест хранения товарно-материальных ценностей.
При этом необходимо выяснить наличие на складе неучтенных излишков, договоров
(контрактов) и разовых сделок по поставщикам материальных ресурсов.
Объектом исследования
аудиторско-ревизионных проверок является оперативная и
служебная информация.
На проверяемом предприятии
изучается учет в журнале поступивших грузов по каждому
поставщику об ассортименте и сроках поставки материальных
ресурсов по договору (контракту) и проверяется на основании документов
фактически поступивший ассортимент материалов с указанием
даты поступления. При этом проверка достоверности приведенной
информации является важной деталью аудита. Для этого
информацию, содержащуюся в оперативном учете, сопоставляют
с данными бухгалтерского учета.
Выявить нарушавших условия
договора (контракта) поставщиков позволяет достоверная
информация о выполнении договорных обязательств. При
установлении факта нарушения условий договора (контракта) к нарушителям
предъявляются штрафные и другие санкции. Если штрафные санкции не'были
удовлетворены, следует выяснить, не связано ли это с пропуском исковой
давности или неправильным и неполным оформлением исковых
материалов через хозяйственные суды и выявить конкретных
виновников. Эту информацию можно получить при
изучении бухгалтерских регистров по учету расчетов по претензиям на счете 63
"Расчеты по претензиям" и документов, на основании которых отражены
записи в этих регистрах, а также материалов служебной
переписки по предъявленным претензиям.
Регистры синтетического и
аналитического учета по счетам, на которых собирается информация о наличии и
движении ценностей (счет 15 "Заготовление и
приобретение материалов", счет 16 "Отклонения
в стоимости материалов", счет 10 "Материалы" в разрезе субсчетов и прочие), отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним первичными документами, регистры синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и прочие регистры являются источниками проверки полноты оприходования товарно-материальных ценностей.
При проверке полноты и
правильности оприходования покупных материальных ценностей
устанавливают соответствие итоговых сумм, отраженных в
ведомостях учета товарно-материальных ценностей данным других учетных
регистров.
Поступившие товарно-материальные
ценности иногда оформляют внутренними документами:
сопроводительными документами поставщиков с наложенными
штампами получателя груза, приемными актами, приходными
накладными и другими документами, зависящими от принятого
порядка оформления груза.
Внутренние документы
сверяются с сопроводительными документами поставщиков при проверке полноты
оприходования материальных ценностей. При этом
проверяются правильность составления актов на расхождение в
количестве и качестве поступивших товарно-материальных
ценностей и своевременность предъявления претензий к
поставщикам или железнодорожной (транспортной) организации. Расхождения в
количестве и качестве поступивших ценностей могут
образовываться за счет их присвоения и оформления подложных
документов (актов) в целях сокрытия недостач или
пересортиц товарно-материальных ценностей. Можно также обнаружить подлоги в
сопроводительных документах поставщиков при оприходовании
материальных ценностей, такие как изменения наименования
отдельных видов товарно-материальных ценностей или их потребительских свойств
(сортности, марки, артикула, размера, влажности и прочие),
завышение веса брутто, тары и другие нарушения.
Поэтому при проверке документов на оприходование ценностей
необходимо хорошо владеть экспертной оценкой документов.
Сомнительные документы необходимо сверить с записями в
отчетах материально ответственных лиц, проверить
правильность бухгалтерских записей и произведенных записей
в регистрах бухгалтерского учета, таких как накопительные ведомости, журналы-ордера. Если есть необходимость, производят встречную проверку с документами, находящимися у поставщиков товарно-материальных ценностей.
При проверке полноты
оприходования ценностей изучают правильность их оценки, руководствуясь при
этом Законом "О бухгалтерском учете и
отчетности".
От правильной организации и
постановки синтетического и аналитического учета зависит правильность оценки
материальных ценностей. Следовательно, в ходе аудита прежде
всего необходимо проверить правильность учета на счете 10
"Материалы" в разрезе субсчетов и по каждому
наименованию материальных ценностей в зависимости от их потребительских
свойств. Затем проверяется присвоение материальным
ценностям номенклатурного номера в зависимости от их
потребительских свойств и их запись в первичных документах и складском учете. При этом аудитор составляет следующую вспомогательную ведомость (табл.1).
Наименование поступивших ТМЦ
Номенклатурный №, присвоенный
на предприятии
Номенклатурный номер, который
следовало присвоить в соответствии с результатами
проверки
Отклонения, + (-)
Примечания
Таблица
1. Ведомость проверки правильности присвоения
номенклатурного номера поступившим от поставщиков
товарно-материальным ценностям
При учете материалов на счете 10 по учетным
ценам необходимо дополнительно проверить правильность
подсчета отклонения в стоимости материалов и списания со
счета 15 "Заготовление и приобретение материалов" в дебет счета 10
"Материалы" по учетной стоимости
и в дебет счета 16 "Отклонение в стоимости материалов" на разницу между фактической и
учетной стоимостью. При этом аудитор
составляет следующую вспомогательную ведодость (табл.2).
Таблица.2. Ведомость
проверки правильности подсчета отклонений по поступившим товарно-материальным
ценностям
Наименование товарно-материальных
ценностей
ей
Стоимость отклонений,
отнесенных на счет 16, согласно данным предприятия,
р.
Стоимость отклонений,
которую следовало отнести на счет 16, согласно
данным проверки, р.
Отклонения, + (-)
Примечания
Гл. 2. Аудит товарно-материальных ценностей
2.1.Инвентаризация ТМЦ
Инвентаризация товарно-материальных ценностей - один из приемов контроля,
обеспечивающий сохранность собственности, качественное состояние ценностей,
ведение их складского и бухгалтерского учета. Ее проводят все предприятия и
организации независимо от форм собственности, вида деятельности и режимности
работы.
Товарно - материальные ценности
(производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в
описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и
других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
Инвентаризация товарно - материальных
ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в
данном помещении.
При хранении товарно - материальных
ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного
лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После
проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается)
и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии заведующего складом
(кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие
товарно - материальных ценностей путем обязательного их пересчета,
перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об
остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета
без проверки их фактического наличия.
Товарно - материальные ценности,
поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально
ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и
приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.
Эти товарно - материальные ценности
заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно - материальные
ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата
поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа,
наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе
за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению
члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на
дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в
исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и
главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно -
материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в
присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносятся в отдельную опись
под наименованием "Товарно - материальные ценности, отпущенные во время
инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на
поступившие товарно - материальные ценности во время инвентаризации. В расходных
документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной
комиссии или по его поручению члена комиссии.
Инвентаризация товарно - материальных
ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями,
находящихся на складах других организаций, заключается в проверке
обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах учета товарно - материальных
ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально
ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только
суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути
- расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по
отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных
поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с
обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах
сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату,
близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена
сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету
"Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете
суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с
разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и
товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.
Описи составляются отдельно на товарно -
материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок
покупателями и находящиеся на складах других организаций.
В описях на товарно - материальные
ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие
данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и
номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах
бухгалтерского учета.
В описях на товарно - материальные
ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной
отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно -
материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного
документа.
Товарно - материальные ценности, хранящиеся
на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов,
подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти
ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным
учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты
документов.
В описях на товарно - материальные
ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование
перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая
стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты
документов.
Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы,
находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и
материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.
Инвентаризация проводится путем осмотра
каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся
по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском
учете. (Приложение 1,2,3)
2.2.Аудит ТМЦ
При аудиторской проверке правильности оприходования материальных
ценностей обращается внимание на взаимоувязку производственной программы с
обеспеченностью ее материальными ценностями. Устанавливают, составлены ли
расчеты определения потребности материалов в соответствии с действующими
нормами расхода сырья, основных и вспомогательных материалов с учетом
применения прогрессивной технологии, а расчеты производственных запасов -с
предусмотренными нормативами, и обеспечивают ли они бесперебойный выпуск
продукции.
В процессе аудиторско-контрольных процедур объектом исследования
являются оперативная и служебная информации. В оперативном учете приводятся
данные по каждому поставщику. Изучается, как осуществляется оперативный учет в
проверяемой организации: указываются ли по каждому поставщику в отдельности
ассортимент и сроки поставки материалов по договору и приводится ли на
основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием
даты поступления. Важно выяснить достоверность приведенной информации, выявить
поставщиков, нарушавших условия договора. Устанавливают, предъявлялись ли штрафные
и другие санкции к нарушителям договорной дисциплины, возмещены ли они
организации.
Приступая к проверке полноты оприходования и правильности оценки
покупных материальных ценностей, прежде всего, устанавливают, соответствуют ли
итоговые суммы, отраженные в ведомостях учета материальных ценностей, данным
учетных регистров.
В случае расхождения устанавливают их причины. Они могут быть
результатом небрежного отношения бухгалтеров к выполнению своих обязанностей:
иногда такие расхождения являются следствием неполного оприходования ценностей.
Особое внимание уделяется проверке операций по счету 671 "Расчеты с
поставщиками и подрядчиками".
По авансам, выданным на поставку материальных ценностей,
выставленным аккредитивам, векселям, выданным и акцептованным, устанавливают по
каждой сумме в отдельности полноту оприходования материальных ценностей, не
истекли ли сроки поставки, выясняют причины задержки поступления материалов.
Основными документами для оприходования материальных ценностей являются
сопроводительные документы поставщиков, приложенные к отчетам материально
ответственных лиц: товарно-транспортные накладные, налоговые счета-фактуры,
спецификации, упаковочные ярлыки, качественные удостоверения, приемные
квитанции и другое в зависимости от вида груза, его упаковки и способа
доставки. Внутренними документами, которыми оформляются поступившие ценности,
могут быть сопроводительные документы поставщиков с наложенными штампами
получателя груза, приемные акты, приходные накладные и некоторые другие документы,
в зависимости от принятого порядка оформления приема груза.
При проверках полноты оприходования материальных ценностей
внутренние документы сверяются с сопроводительными документами поставщиков.
Проверяющие изучают правильность составления актов на расхождение по количеству
и качеству поступивших материальных ценностей и своевременность предъявления
претензий к поставщикам или транспортной организации. Многие такие расхождения
обусловлены присвоением материальных ценностей и оформлением подложных актов в
целях сокрытия недостач или пересортица материальных ценностей. Сомнительные
документы надо сверить с записями в отчетах материально ответственных
работников, проверить правильность корреспонденции счетов и производственных
записей в регистрах бухгалтерского учета (накопительных ведомостях,
журналах-ордерах), в которых сделаны записи по оприходованию ценностей,
приведенных в сомнительных документах.
Одновременно с проверкой полноты оприходования материальных
ценностей изучают правильность их оценки. Если учет материалов осуществляется
по учетным ценам, проверяют, правильно ли подсчитано отклонение в стоимости
материалов.
Проверяют первичные документы, на основании которых отражены в
учете покупная стоимость материальных ценностей и транспортно-заготовительные
расходы по их приобретению. При большом документообороте используется прием
выворотки документов по интервалу в заданной совокупности.
