Аудит расчетов с подотчетными лицами

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

·        Авансовые  отчеты;

·        Журнал регистрации авансовых отчетов;

·        Приказы о направлении сотрудников в командировку;

·        Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

·        Сметы представительских расходов;

·        Приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

·        Баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

·        Отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

·        Главной книге;

·        Журнале ордере № 7, объединяющим в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

2.2    Классификация возможных нарушений при ведении операций по расчетам с подотчетными лицами.

            Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1.      Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм

1.1             выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;

1.2             выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;

1.3             выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;

1.4             несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

1.5             списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия;

2.      нарушения при оформлении командировочных расходов;

2.1             отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку;

2.2             отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;

2.3             несоблюдение установленных норм командировочных расходов;

2.4             отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;

2.5             отсутствие аналитического учета  командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;

3.      нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;

3.1             нарушение порядка удержаний подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;

3.2             некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов;

4.      нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;

4.1             выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;

4.2             списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле;

5.      нарушения порядка учета представительских расходов.

5.1             несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете;

5.2             отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм;

6.      нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.

6.1             некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;

6.2             неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;

6.3             несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах.

2.3           Составление программы проверки расчетов с подотчетными лицами.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

·        Отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

·        Несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

·        Отсутствие на предприятии системы подачи посменных заявлений на выдачу наличных денег наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

·        Несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

·        Задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

·        Списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении срока исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

·        Отсутствие утвержденных руководителем  предприятия смет представительских расходов;

·        Отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

·        Отсутствие визу руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

·        Выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (таблица 1)

Таблица 1

“Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами”.

№

Вопрос

Вариант ответа

Информация или документ, который следует запросить

Назначаемая аудиторская процедура

Номер следующего вопроса

Номер вывода

1

2

3

4

5

6

7

1

Имеется ли на предприятии список лиц. которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию.

Нет

1

Да

Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды.

“Подотчет 1.1.1”

2

Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам.

нет

2

да

Журнал-ордер № 7

“Подотчет 1.1.2”

3

Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки

Нет

3

да

Письменные распоряжения руководителя

Подотчет 2.1.2”

4

Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия.

нет

4

да

Приказ руководителя о возмещении

“Подотчет 2.2.1”

5

Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения

Нет

5

Да

“Подотчет 2.1.5”

6

Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов

Нет

6

Да

Писменные распоряжения руководителя и сметы

“Подотчет 4.1.1”

7

Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения

Нет

7

Да

“Подотчет 4.1.2”

8

Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку

Нет

8

Да