Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в
соответствии с приказом руководителя предприятия, могут быть выданы деньги на
хозяйственно-операционные расходы.
+
1.2
Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимися
работниками предприятия.
+
1.3
Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным
авансам.
+
1.4
несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на
которые они были выданы
+
2.1
отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в
командировку
+
+
2.2
отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте
пребывания в командировке
отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх
установленных норм
+
+
2.5
отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах
норм и сверх норм
+
+
3.2
некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах
командировочных расходов
+
+
4.1
выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от
стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в
розничной торговой сети
+
+
4.2
списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости
материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в
оптовой торговле
отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах
норм и сверх норм
+
+
6.1
некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов
с подотчетными лицами
+
6.2
неправильное выведение остатков на конец отчетного периода
+
+
6.3
несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7
“Расчеты с подотчетными лицами” или других регистрах
+
+
Примечание к таблице 2
Методы сбора аудиторских доказательств (гр. 1-8)
1.
Наблюдение или участие в
инвентаризации;
2.
Наблюдение за выполнением
хозяйственных или бухгалтерских операций;
3.
Устные опрос;
4.
Получение письменных
подтверждений;
5.
Проверка документов,
полученных клиентом от третьих лиц;
6.
Проверка документов
подготовленных на предприятии клиента;
7.
Проверка арифметических
расчетов;
8.
Анализ.
2.4
Основные контрольные процедуры.
Для выявления каждого из возможных нарушений или
злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не
позднее трех рабочих дней по истечение срока, на который они выданы, или со дня
возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об
израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.
Проверка своевременности расчетов сотрудников
предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные
нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении
проверки установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их
работниками продолжительное время в том числе по истечение трех дней после
установленного срока следует провести проверку использования подотчетных сумм,
получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и
подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении
выданной суммы в совокупный годовой доход этого подотчетного лица.
При установлении фактов списания задолженности
подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов,
подтверждающих производственные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные
с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7
Закона Российской Федерации “О подоходном налоге с физических лиц” подлежат
включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного
года, в котором суммы были ими получены.
Основными контрольными процедурами являются:
·
“Подотчет. 1.1.1.” –
проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на
хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право,
утвержденному руководителем предприятия;
·
“Подотчет. 1.1.2.” –
проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по
ранее полученным авансам;
·
“Подотчет. 1.1.3.” –
проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые
они были выданы;
·
“Подотчет. 1.1.4.” –
проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
·
“Подотчет. 1.1.5.” –
проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли
предприятия.
В случае, когда решением руководителя предприятия,
сумма, выданная под отчет не возвращена и списывается за счет прибыли
предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение
о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан
подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о
списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислять
взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации и удержать 1 % взносов в
Пенсионный Фонд Российской Федерации согласно статье 1 Закона Российской Федерации
от 21 декабря 1995 г. № 207-ФЗ.
·
“Подотчет. 2.1.1.” –
проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к
авансовым отчетам.
Все приложения к авансовым отчетам во
избежание их повторного использования должны быть погашены.
Проверка соблюдения порядка
погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.
·
“Подотчет. 2.1.2.” –
проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
·
“Подотчет. 2.1.3.” –
проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в
командировке;
Для выполнения этой процедуры при командировках по территории
Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм
возмещения командировочных расходов.
Таблица 3
“Нормы возмещения командировочных расходов, руб.”
Начало действия нормы, дата
Норма расхода по найму жилого помещения
Норма расхода по найму жилья без документов
суточные
Письмо МФ РФ
Дата
номер
01.07.92
165
80
27.07.92
61
01.11.92
300
60
125
07.12.92
113
01.02.93
800
70
300
09.02.93
9
01.05.93
1600
100
500
12.05.93
60
01.09.93
4000
200
1000
27.08.93
101
01.12.93
11000
450
2200
02.12.93
138
01.03.94
22000
700
3600
01.02.94
22
01.08.94
36000
1000
5000
22.08.94
108
01.02.95
60000
2000
10000
27.01.95
6
01.08.95
90000
3000
15000
21.07.95
75
01.11.95
105000
36000
18000
27.10.95
117
01.06.96
145000
45000
22000
29.05.96
1097
Аналогичные
таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных
расходов за границей.
·
“Подотчет.2.1.5.” –
проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и
сверх норм;
При оплате работникам расходов на краткосрочные
командировки как внутри страны, так и за ее приделы, в облагаемый налогом доход
не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а
также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы
на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и
комиссионный сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах
отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз
багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта, а
также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.
“Подотчет.2.2.2.” – проверка правильности выделения налога на
добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:
·
проезду к месту служебной
командировки и обратно,
·
затраты на пользование в
поездах постельными принадлежностями;
·
расходы по найму жилого
помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в
себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.
Суммы НДС, оплаченные по расходам, относимым на
себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных
законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах. А
сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет
прибыли. Остающейся в распоряжении организации.
·
“Подотчет.3.1.1.” –
проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам
материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.
Суммы НДС по материальным ценностям (работам,
услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной
торговли и у населения к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и
расчетным путем не выделяются.
·
“Подотчет.3.1.2.” –
проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных
ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой
торговле.
При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для
производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов,
установленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 ноября
1994 г. № 1258 “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами
в Российской Федерации между юридическими лицами” и распоряжением Правительства
Российской Федерации от 26 августа 1995 г. № 1225р – для организаций и
предприятий потребительской кооперации) у организации-изготовителя
(предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и
другой организации, занимающейся продажей и перепродажей товаров, в том числе
по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной
торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров). При наличии
приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы
налога отдельной строкой НДС отражается по дебету счета 19 и исчисление его
производится в общеустановленном порядке.
На многих предприятиях независимо от того, у какой
организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что
они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью
материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их
завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.
Процедура проверки соблюдения проверяемым предприятием
лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках кассовых
операций.
·
“Подотчет.4.1.1.” –
проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.
К представительским расходам относятся затраты,
связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого
аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным
обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием
во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг
переводчиков, не состоящих в штате предприятия.
Включение представительских расходов с себестоимость
продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем
предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии
оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место,
программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих
сторон.
·
“Подотчет.4.1.2.” –
проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в
пределах и сверх норм;
·
“Подотчет.5.1.1.” –
проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам
с подотчетными лицами.
Задолженность подотчетных лиц предприятию и
предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета
развернуто.
Аудиторское заключение.
Жмыхову С.М. выдана под отчет сумма на приобретение
товарно-материальных ценностей в размере 100 руб. 00 коп.
На выданном ему авансовом отчете подотчетное лицо указал
наименование предприятия (Стройавтомаш), отдел где он работает (торговый),
должность (водитель), Ф.И.О. (Жмыхов С.М.) и дату составления отчета (15 июня
2000 года). Также указано место, откуда были получены деньги (из кассы завода).
На обратной стороне авансового отчета произведены
подтверждающие записи по расходу денежных средств в разрезе каждого
приложенного оправдательного документа (в данном случае чек АЗС на сумму 84
руб. 00 коп.), подсчитана общая сумма расхода денег. Мы видим, что выданная
сумма была израсходована не полностью. (израсходовано только 84 руб. из 100
руб. остаток 16 руб.). поставлена подпись подотчетного лица.
Затем авансовый отчет был сдан в бухгалтерию, где ему был
присвоен определенный номер (№ 50), проверка правильности отражения операций по
расходу денежных средств подотчетным лицом, соответствие сумм расходов
приложенным документам (отчет проверен к утверждению 84 руб. 00 коп.) подписан
главным бухгалтером, утвержден руководителем. Имеются их подписи.
Далее выводится сальдо конечное и проставляется
корреспонденция счетов.
По дебету счета 19/3 “НДС по приобретенным материальным
ресурсам” учитываются уплаченные (причитающиеся к оплате) предприятием суммы
НДС, выделенные в расчетных документах по приобретению сырья, материалов,
полуфабрикатов и других видов производственных запасов.
По дебету счета 10/3 “Топливо” учитывается наличие и
движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для
эксплуатации транспортных средств, технологических нужд производства и др.
В расчетах с данным подотчетным лицом имеют место
следующие бухгалтерские проводки:
Д 10/3 – К 71 на сумму 72 руб. 97 коп.
Д 19/3 – К 71 на сумму 11 руб. 03 коп.
Данные операции отражены так же в журнале-ордере № 7.
Неиспользованные суммы аванса удержаны проводкой Д 70
– К 71 в размере 16 руб. 00 коп.
Вывод: в ходе аудиторской проверки выявлено следующее
нарушение по операциям с данным подотчетным лицом не выявлено, однако на
предприятии нет документов подтверждающих наличие купленного бензина. Нет ни
приходования, ни списания бензина.
В авансовом отчете Капишниковой Н.С. указаны название
предприятия, отдел где она работает, должность фамилия. Дата составления
авансового отчета указана не конкретно (стоит только месяц и год). Нет записи
от кого были получены деньги, сколько израсходовано и остаток.
Авансовому отчету присвоен номер 49, проверен главным
бухгалтером и утвержден руководителем предприятия, стоят их подписи.
К авансовому отчету прилагаются следующие документы:
1.
приходный ордер № 407 от
4.07.2000 г.
поставщик ЗАО “Мост”, где указаны наименование
приобретенных подотчетным лицом товров (клей, корректор), единица измерения
(шт.), количество единиц, цена и сумма.
Подсчитана общая сумма расхода (37 руб. 00 коп.),
проставлены подписи (Сдал. Принял).
2.
Чек ЗАО “Мост” на сумму 37
руб. 00 коп.
3.
Копия чека ЗАО “Мост” о
том, что проданы канцтовары за наличный расчет на сумму 37 руб. 00 коп.
(Цифрами и прописью).
Имеется печать, дата (25.05.2000), подпись (проставлены
на документе).
Сравнивая даты, проставленные на документах, мы видим, что
канцтовары были приобретены раньше, чем выдан чек. Это объясняется тем, что на
начало месяца Капишникова имела в подотчете сумму 450 руб. 00 коп. (по данным
журнала-ордера № 7).
По операциям с подотчетным лицом составлена следующая
корреспонденция счетов:
По дебету счета 10/1 “Сырье и материалы” учитываются
вспомогательные материалы, которые участвуют в производстве продукции или
потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия
производственному процессу.
2.
Возмещены и удержаны не
использованные суммы аванса:
Д 70 – К 71 на сумму 300 руб.
3.
Остаток на конец месяца у
Капашниковой по дебету составил 113 руб. 00 коп.
Данные операции отражены также в журнале-ордере № 7.
Вывод:
в ходе аудиторской проверки существенных нарушений по операциям с данным
подотчетным лицом не выявлено. Нарушением является само оформление авансового
отчета и его недозаполненность.
Авансовый отчет Казакова Н.Г. содержит в себе название
организации, должность, Ф.И.О. подотчетного лица, дату составления авансового
отчета.
Указана израсходованная сумма денег (818 руб. 00 коп.)
Авансовому отчету присвоен № 52, проверен главным
бухгалтером и подтвержден руководителем предприятия на сумму 818 руб. 00 коп.
(имеются их подписи).
На обратной стороне авансового отчета – дата уплаты за
оказанные услуги, за приобретенные товары, кому за что и по какому документу
уплачено и соответствующие суммы.
В итоге общая сумма израсходованных средств составляет
818 руб. 00 коп. имеется подпись подотчетного лица.
К авансовому отчету прилагаются следующие документы:
1.
Чек ОАО “Кемвод” на сумму
461 руб. 00 коп.
2.
Копия чека ОАО “Кемвод” на
эту же сумму (цифрами и прописью) . стоит печать подпись дата.
3.
Счет-фактура № 1093 от
30.05. 2000, которая заполнена согласно стандартам на общую сумму 357 руб. 00
коп., в том числе НДС в размере 56 руб. 67 коп. Имеется печать, подпись
руководителя предприятия, главного бухгалтера, получателя (подотчетного лица).
4.
Квитанция к приходному
кассовому ордеру № 972 от организации ОАО “Кемвод” на сумму 357 руб. 00
коп.(сумма указана цифрами и прописью), в том числе НДС 56 руб. 67 коп.). стоят
дата, штамп, подписи главного бухгалтера и кассира и расшифровка подписи.
По данным журнала-ордера № 7 мы видим, что Казаков
Н.Г. на начало месяца имел в подотчете денежных средств на сумму 850 руб. 00
коп., а также, являясь начальником цеха, он получает в подотчет 8529 руб. 00
коп., которые тут же передаются в кассу и сопровождаются проводкой:
Д 50 – К 71 на сумму 8529 руб. 00 коп.
Здесь представлена следующая корреспонденция счетов:
Д 26/31 – К 71 на сумму 461 руб. 00 коп.
Д26/31 – К 71 на сумму 300 руб. 33 коп.
Д 19/5 – К 71 на сумму 56 руб. 67 коп.
Общий итог по кредиту счета 71 составляет 818 руб. 00
коп.
Оставшаяся сумма в размере 32 руб. 00 коп. переходит в
счет заработной платы подотчетного лица
Д 70 – К 71 в размере 32 руб. 00 коп.
Все эти операции нашли отражение в журнале-ордере № 7.
Вывод: в ходе аудиторской проверки никаких нарушений по
операциям с данным подотчетным лицом не обнаружено.
Общий вывод: в ходе аудиторской проверки выявлены нарушения в
заполнении авансовых отчетов. Особое внимание нужно обратить на правильность и
своевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты
(обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансового
отчета). Так же ан предприятии нет документов подтверждающих приход бензина, не
указано сколько и для какой машины было приобретено бензина.
Была сделана выборочная проверка расчетов с подотчетными
лицами и из 3 выборок 2 оказались с нарушениями.
В целом по предприятию в расчетах с подотчетными лицами
ведется учет денежных средств: все операции отражаются в журнале-ордере № 7
соответствующими проводками.
[1] В дальнейшем аудиторские фирмы и аудиторы, работающие самостоятельно в
качестве индивидуальных предпринимателей, именуются “аудиторскими
организациями”.
[2] В идеальной ситуации служба внутреннего аудита подчиняется только
высшему руководству или собственникам экономического субъекта.
