Вычислительная техника в управлении на примере управления международных связей ВГУЭС

конкретных примеров использования продукции фирмы, практические советы,

информацию о нововведениях и другие статьи о продукции фирмы Microsoft.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Использование вычислительной техники в Управлении международных связей

ВГУЭС

Будучи одним из наиболее компьютеризированных подразделений

университета, Управление международных связей (далее УМС) наиболее

интенсивно использует персональные компьютеры в своей работе. В таблице 2-1

приведено распределение парка вычислительных машин по отделам Управления.

Таблица 2-1.

Распределение парка вычислительных машин Управления

|Наименование отдела |Используемые ПК |Пользователи |

|Начальник Управления |Pentium 120, 16Mb, |Начальник УМС|

|международных связей |256K, 1.6Gb, 14”, | |

| |Internet Access, | |

| |клавиатура, мышь, pad | |

|Информационно-аналитический|486DX2-66, 8Mb, 126K, |Главный |

|отдел |520Mb, 14”, Internet |специалист по|

| |Access, CD-ROM 8x, |коммерческому|

| |SB16, клавиатура, |направлению. |

| |мышь, pad | |

| |486DX4-100, 8Mb, 128K,|Главный |

| |800Mb, 14”, Internet |специалист по|

| |Access, клавиатура, |ВЭД |

| |мышь, pad | |

| |Pentium 120, 16Mb, |Главный |

| |256K, 1.6Gb, 14”, |специалист по|

| |Internet Access, |Интернет, |

| |клавиатура, мышь, pad |инспектор |

| | |информационно|

| | |-аналитическо|

| | |го отдела |

| |Pentium 120, 16Mb, |Инспектор |

| |256K, 1.6Gb, 14”, |информационно|

| |Internet Access, |-аналитическо|

| |CD-ROM 2x, SB16, |го отдела, |

| |клавиатура, мышь, pad |инспектор |

| | |протокольного|

| | |отдела |

|Продолжение табл. 2.1 |

|Отдел по работе с |Pentium 60, 4Mb, |Главный |

|европейскими странами, США |400Mb, 14”, Internet |специалист по|

|и Канадой |Access, клавиатура, |американскому|

| |мышь, pad |направлению, |

| | |инспектор |

| | |отдела |

|Отдел по работе со странами|286-18, 1 Mb, 40Mb, |Главный |

|АТР |14”, клавиатура |специалист по|

| | |азиатскому |

| | |направлению |

|Протокольный отдел |486DX4-100, 8Mb, 128K,|Переводчик |

| |800Mb, 14”, Internet |отдела, |

| |Access, клавиатура, |главный |

| |мышь, pad |специалист по|

| | |организационн|

| | |о-протокольно|

| | |му |

| | |направлению |

| |486DX4-100, 20Mb, |Главный |

| |256K, 800Mb, 14”, |инженер |

| |Internet Access, | |

| |клавиатура, мышь, pad | |

В данной части анализируется текущее распределение парка

вычислительной техники УМС исходя из задач отделов и целесообразность его

замены и перераспределения.

Таблица 2-2

Оснащенность УМС периферийными устройствами

|Устройство |Количество |Пользователи |

| | |Главный специалист по|

|Принтер Star NX-1500 |1 |Интернет, главный |

| | |специалист по |

| | |азиатскому |

| | |направлению |

|Принтер HP Laser Jet 6L |1 |Разделенный доступ |

| | |для всех остальных |

2.2 Основные направления использования вычислительной

техники в УМС

Вычислительная техника в УМС используется по следующим направлениям

(первыми приведены основные направления использования):

. Электронная почта

Электронная почта (email) используется в УМС для ведения деловой

переписки с зарубежными партнерами и значительно сокращает время,

необходимое для установления контактов, и средства, которые могли бы быть

затрачены на международные телефонные переговоры или факсы. В Управлении

также широко используются рассылочные листы (mailing lists), позволяющие

своевременно отслеживать образовательные гранты. Кроме того, электронная

почта является одним из средств передачи информации внутри отдела, если

необходимо ознакомление с ней всех сотрудников отдела. Таким образом

рассылается информация о предстоящих незапланированных собраниях, о

прибытии иностранных делегаций и др.

. Использование Интернет

Интернет является еще одним средством, используемым для отслеживания

возможных грантов. Кроме того, он используется для получения информации о

потенциальных международных партнерах университета. УМС также ответственно

за поддержание домашней страницы, посвященной международному сотрудничеству

ВГУЭС.

. Протокольная работа

Компьютеры в УМС используются также для набора и распечатки необходимых в

работе отдела документов и материалов.

2.3 Основные проблемы, связанные с компьютеризацией УМС

В ходе анонимного опроса, проведенного среди сотрудников УМС, каждому

сотруднику был задан следующий вопрос: «Каковы, по Вашему мнению, основные

проблемы, связанные с компьютеризацией отдела?». В результате был получен

следующий список потенциальных проблем (в порядке убывания важности):

. Острая нехватка алфавитно-цифровых печатающих устройств (принтеров).

Как видно из табл. 2-2, УМС оснащено всего лишь двумя принтерами, один из

которых – матричный. Это существенно затрудняет работу в связи с

необходимостью вести большие объемы протокольной работы и переписки.

Кроме того, в случае неисправности лазерного принтера, работа по существу

будет сорвана.

. Плохая организация распределения времени работы на компьютерах,

используемых одновременно несколькими сотрудниками.

Некоторые из компьютеров УМС используются одновременно несколькими

сотрудниками, что оправдано, так как трое из них работают лишь половину

рабочего дня. К сожалению, время их работы часто пересекается. Несмотря

на то, что в обычные дни это не создает особых трудностей, во время

приема иностранных делегаций (когда работы всегда много) это создает

существенные неудобства.

. Медленное соединение с сетью Интернет.

Управление международных связей ВГУЭС подключено к сети Интернет также,

как и все остальные подразделения Университета. В связи с тем, что в

последнее время наблюдался значительный рост количества подключенных к

сети абонентов, скорость соединения резко упала.

. Неудобная организация работы с локальной сетью.

УМС не подключен к общей внутренней сети университета и, следовательно,

не имеет доступа ко многим ресурсам. Компьютеры Управления подключены

только в свою локальную сеть, изолирующую их от сети университета. Кроме

того, использование этой сети очень неудобно.

. Устаревшая техника.

Из девяти используемых в Управлении компьютеров только три можно назвать

современными. Один из этих компьютеров стоит у начальника Управления и

практически используется только для набора текстов и проверки электронной

почты, в то время как сотрудники, интенсивно использующие Интернет,

вынуждены довольствоваться морально устаревшими 486 машинами.

2.4 Методы разрешения проблем

В качестве метода для разрешения вышеперечисленных проблем был

использован экспертный метод принятия и обоснования решений. При этом в

качестве экспертов выступали студенты групп МН-95-03 и МН-95-02, каждый из

которых получал список проблем, перечисленных в п. 2.3 и предлагал методы

их решения. После этого список всех предложений компилировался и

предоставлялся всем экспертам для ранжирования в порядке степени их

пригодности в УМС (метод простой ранжировки). Каждый эксперт также

предоставлял комментарии ко всем решениям.

В таблице 2-3 представлены имена экспертов, в таблице 2-4 –

обработанные результаты работы экспертов.

Таблица 2-3

Эксперты

|Фамилия, имя |Группа |

|Ситенков Алексей |МН-95-03 |

|Клименко Роман |МН-95-02 |

|Горб Лилия |МН-95-03 |

|Бутенко Ольга |МН-95-03 |

|Петров Вячеслав |МН-95-02 |

Таблица 2-4

Предложенные решения по результатам ранжирования

|Проблема |Предложенные решения |Ранг |

| |Покупка дополнительных | |

|Нехватка принтеров |принтеров | |

| |Улучшение организации работы с | |

| |имеющимися принтерами | |

|Плохая организация |Составление долгосрочного | |

|работы на |расписания работы | |

|компьютерах, | | |

|используемых | | |

|несколькими | | |

|сотрудниками | | |

| |Покупка дополнительных | |

| |компьютеров | |

| |Сокращение штатов | |

|Продолжение табл. 2.4 |

|Медленное соединение |Переход на модемное подключение| |

|с сетью Интернет | | |

| |Перенос режима работы с | |

| |Интернет на утренние и вечерние| |

| |часы (время низкой загрузки | |

| |сети) | |

| |Обновление парка ЭВМ | |

|Неудобная организация|Произвести унификацию локальной| |

|работы с локальной |сети | |

|сетью | | |

| |Прямое подключение к локальной | |

| |сети ВГУЭС | |

|Устаревшая техника |Обновление парка устаревшей | |

| |компьютерной техники | |

| |Upgrade компьютеров с низкой | |

| |степенью морального износа | |

2.5 Окончательные предложения

С учетом предложений экспертов мною были предложены следующие меры по

разрешению проблем.

1. Необходимо срочное обновление части парка компьютерной техники. В

частности, подлежит немедленному списанию и замене 286 компьютер. При

наличии достаточных средств рекомендуется постепенно, но в короткие

сроки прекращать эксплуатацию 486х машин с заменой их на более

современные компьютеры.

2. При отсутствии средств на покупку новой компьютерной техники

рекомендуется произвести upgrade 486 машин до Pentium. Это обойдется

гораздо дешевле, нежели покупка новой техники, однако не будет иметь

долгосрочного эффекта. Кроме того, рекомендуется расширить объем

оперативной памяти у машин с 8Mb до 16Mb.

3. Покупка дополнительных принтеров. Необходимо приобрести по меньшей мере

еще один лазерный принтер, который мог бы заменить первый в случае

неисправности, а также снизил бы загрузку первого принтера.

4. Перераспределение пользователей вычислительной техники. Более мощные

компьютеры должны использоваться в первую очередь для работы с сетью

Интернет, в то время как менее мощные – для работы с документами и

электронной почтой. Сюда же входит и перераспределение времени работы

некоторых сотрудников с целью разработки более удобного и менее

конфликтного расписания.

5. Унификация локальной сети. Унификация позволит наладить более удобную

работу с ресурсами Университета и подключит к ним ресурсы Управления.

6. Остальные из предложенных решений либо не совсем адекватны для нужд

Управления (как сокращение штатов), либо излишне дорогостоящи (переход

на модемное подключение).

Заключение

В условиях рыночной экономики информация выступает как один из

основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности

связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами,

информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб

управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и

услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной

информации, электронной почты, электронного обмена данными и др.

Управленческая деятельность выступает в современных условиях как один

из важнейших факторов функционирования и развития фирм. Эта деятельность

постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями

производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей,

повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных

параметров продукции. Большую роль играют также, изменения в

организационных формах и характере деятельности фирм, повышение значения

транснациональных корпораций в международных хозяйственных связях.

Изменения условий производственной деятельности, необходимость

адекватного приспособления к ней системы управления, сказываются не только

на совершенствовании организации, но и на перераспределении функций

управления по уровням ответственности, формам их взаимодействия и т.д. Все

это требует от фирм адаптации к новым условиям, преодоления возникающих

противоречий в экономическом и научно-техническом процессах.

Новейшие достижения в области микроэлектроники привели к новым

концепциям в организации информационных служб. Благодаря

высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам информационно-

вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров,

бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий

работников. Совершенствуются персональные системы обработки данных,

упрощается документооборот, внедряются автоматизированные рабочие места на

базе персональных компьютеров. На этой основе в 80-х годах наметилась

тенденция развития информационно-вычислительной техники.

Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы

управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что

эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании

электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи,

копировальные устройства.

В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное

оборудование, связанное с их использованием в качестве инструмента для

делопроизводства и рационализации управленческого труда. Их использование в

качестве информационных машин, что, хотя и не соответствует их названию, но

в последнее время становится основным видом их применения, позволяет

сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых и

производственных проектов, а также облегчает процесс управления и

производства.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Локальные вычислительные сети. Справочник. Под ред. С.В. Назарова. М.:

“Финансы и статистика”,1994

2. Колесник А.П. Компьютерные системы в управлении финансами. - М.:

“Финансы и статистика”,1994

W.H. Cunningham, R.J. Aldag, S.B. Block. Business in a Changing World.

South-Western Publishing Co., 1993

W.J. Baumol, A.S. Blinder. Economics: Principles and Policy. The Dryden

Press, 1994.

Страницы: 1, 2, 3