Подготовка и составление конференции в Microsoft PowerPoint

каково должно быть содержание. Но я хочу добавить что здесь конференция

рассматривается ни как обсуждение какой либо проблемы, а как обычная

презентация, так как в PowerPoint конференция означает презентацию в сети.

ПОДГОТОВКА КОНФЕРЕНЦИИ

Эта часть реферата своей целью имеет передачу знаний о подготовке

качественной конференции высшего уровня. Для этого, в главе описываются

основные шаги по подготовке.

Шаги по подготовке конференции следующие:

Анализ состава, цели, характера аудитории.

Планирование и развитие вступления, основной части и заключения

Разработка демонстрационно-наглядных материалов.

Подготовка к ответам на вопросы из аудитории.

Конференции и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в

процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию,

разработать план для конференции своих точек зрения. Но конференции и

презентации в отличие от интервью и встреч события более массового

характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на

персональные проблемы.

АНАЛИЗ ЦЕЛИ.

В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации и

конференции по разным поводам. Например, если он работает в отделе по

работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым

работникам или объяснять политику компании. Если человек работает

начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если

он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает

бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о

финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять

технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных

собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров,

работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как

человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает

конференцию перед потенциальными инвесторами.

Такие презентации и конференции могут быть отнесены к разного рода блокам в

зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль

презентации.

Информирование или анализ. Когда цель вашей презентации информирование или

предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие

с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание

определенной группы людей с целью прослушивания документа. После

прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение

некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в

больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие

предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо

принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по

совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с

предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла

яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу

вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас

действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным

объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и

превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения

обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с

аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом

презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный

текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под

контроля.

Зачастую конференции и презентации используют несколько из перечисленных

целей одновременно.

АНАЛИЗ АУДИТОРИИ

Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к

анализу аудитории. Как и зачем это делается ?

Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно

для аудитории конференция и делается, нельзя не придавать анализу никакого

значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо

уделить особое значение.

Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики

будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к

конференции.

Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы

наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе

больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают

участие аудитории в конференции, тем больше может быть размер аудитории и

тем меньшее значение может придаваться качеству людей участвующих в

конференции.

Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот

некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед конференции:

1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или

противна вашей точке зрения?

1. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие

в конкретном действии?

1. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?

1. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?

1. Знают ли они вас?

1. Уважают ли они вас?

Ответы на эти вопросы помогут вам выбрать лучший путь для поведения

эффективной презентации.

ПЛАНИРОВАНИЕ КОНФЕРЕНЦИИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Разработка стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание

документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания,

возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы

потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к.

они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.

Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа

аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или презентации

придавая этому ничуть не меньшее значение.

РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ ИДЕИ

Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться

ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и

должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать

получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который

напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель -

разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для

аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же

интересным, как он интересен вам.

Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в одно предложение.

Вот несколько примеров:

Размещение заказа у нас имеет смысл потому, что мы предлагаем быструю

доставку и скидки.

Новая программа оздоровления побудит рабочих к более качественному труду и

уменьшит пропуски по болезни.

Господин Сидоров был очень нужным работником в нашей фирме и мы будем по

нему скучать, когда он уйдет на пенсию.

После 10-ти месяцев неудач, убытков и неопределенности мы можем гордиться

нашей компанией, которая пережила полосу неудач и стала получать прибыль.

Отметьте, что каждый пример содержит главную информацию о конкретном

предмете презентации и благоприятно действует на аудиторию.

ВЫБОР СТИЛЯ

Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор

подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера конференции и

аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание

конференции формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии

фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким.

В общем, если все присутствующие вам знакомы и их количество невелико, то

разрешается несколько отступить от формального характера конференции для

более лучшего восприятия.

С другой стороны, если выговорите с огромной аудиторией незнакомых вам

людей и сама презентация очень важная, то вы должны установить более

формальную атмосферу.

РАЗРАБОТКА КОНФЕРЕНЦИИ ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Подготовка к большинству выступлений очень похожа на написание формального

отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст для

устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность.

Возможность заключена во взаимодействии между выступающим и аудиторией.

Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача им информации и

получение ее от аудитории. И, как последствие, результат этого,

использование получаемой в процессе презентации информации, редактирование

речи уже в процессе выступления. Вместо того, чтобы просто представлять

аудитории свои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать

их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность

реагировать на мимику и жесты аудитории.

Но за это вы приносите несколько жертв, самая главная из них - потеря

контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше

предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем

внимательнее следить за ходом презентации.

ВСТУПЛЕНИЕ

Многое нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления:

необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме,

необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему

очень важны первые минуты выступления.

Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять

возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

Используйте юмор. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию

по отношению к себе.

Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода

историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти

подходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.

Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно

заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с

конкретным образом.

Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.

Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если

вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить

внимание публики.

Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации,

идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие

выступления.

Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории,

можно приступать к основой части:

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей,

иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно

использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но

необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых

словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во

вступлении внимание публики.

Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем

сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной

мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди

заинтересованы в вещах, касающихся их лично.

Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит

формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если

презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта

абстракция соотносится с реальной жизнью.

Объясните как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.

Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем вы говорите и

запомнить.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации,

приступайте к заключению.

Не позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение.

Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть

презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей

продолжительности выступления.

Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям

приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно

кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений

достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их

памяти.

Если цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных

аргументов. Если цель - мотивировка - закончите девизом.

Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких

предложениях.

Заканчивайте на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся

и с энтузиазмом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать.

Помните, что заключение должно заканчивать презентацию Не предъявляйте

новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение

публики.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОВ

Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить

основные пункты выступления. Большинство формальных конференций и

презентаций включают в себя использование наглядных пособий, а презентация

PowerPoint никак не может обойтись без различных рисунков, таблиц,

диаграмм.

Они нравятся как и профессионалам поскольку помогают убедить публику в

своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам,

поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов.

Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы,

которые влияют морально и создают более глубокое и основательное

впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно

просты, т. к. зрители не могут анализировать и воспринимать сложные

наглядные пособия.

Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с

шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими

буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы.

Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в

документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его

смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль

возросла на 15%”

Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели

извлекали смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных

советов по использованию наглядных пособий:

Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.

Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, продолжить.

Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.

Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.

Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого

перефразируйте и дополните.

Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите

материалы с глаз аудитории.

1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план

вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации.

Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в

процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают

слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют

основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас

последствиями

1. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень

иллюстративны. Вы можете использовать несколько диаграмм: по одной на

каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они

яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на

одну диаграмму.

1. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы,

картинки, фотографии. Кроме того они предлагают самые широкие возможности.

ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ.

Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять поняла ли

аудитория ваши идеи.

Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:

Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.

Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите

вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и

сообщите его согласно обещанию.

Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в

презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля.

Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.

Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается

задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам

присоединятся.

Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является

своего рода финальной проверкой организатора. Но не стоит его бояться,

зачастую это самая приятная часть выступления.

Заключение.

Таким образом, представленная программа PowerPoint 7 продемонстрировала нам

использование локальной сети для создания конференции.

Положительные стороны данной программы:

. удобный интерфейс программы позволяет организатору быстро реагировать на

изменение настроения аудитории, и корректировать свою презентацию

ориентируясь на него

. демонстрация красочных материалов с использованием анимации: графиков,

таблиц, диаграмм, таблиц и рисунков, для более легкого восприятия сложной

информации

. психологический комфорт участников конференции, так как каждый находится

в привычной обстановке на своем рабочем месте

. простота использования программы позволяет создавать конференции не

только профессиональным пользователем, но и новичкам

Недостатки данной программы:

. при проведение конференции нет визуального контакта с аудиторией

. так PowerPoint не поддерживает голосовую связь приходится пользоваться

дополнительным оборудованием : микрофонами или телефонами

Любой монотонный отчет при использование этой программы и ее возможностей

превратиться в живой динамичный, и может быть дополнен презентацией с

музыкой и другими спецэффектами, а создание на его основе конференции

позволит его усвоить лучше для остальных сотрудников.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Дейл Карнеги. /”Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей

выступая публично”/М.: "Прогресс" - "ЮВЕК", 1993г.

2. “ Microsoft PowerPoint одним взглядом “ , Александр Старшинин, Санкт -

Петербург, 1996 год.

3. “ Microsoft Office 4 “ , Эд Ботт , БИНОМ , Москва , 1996 год

Страницы: 1, 2