Ответы на билеты по Информатике (1 курс, 2 семестр)

называются полями или колонками.

Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор

осуществляется по условию заданному пользователем.

Форма – это средство отображения данных на экране, с их помощью можно

оформлять таблицы.

Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на

печать.

Макросы – это средства для автоматизации часто выполняемых операций.

Макросы содержат одну или несколько макрокоманд.

Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки,

оформления и расширения БД.

Всё это самостоятельные объекты, сохраняющиеся в общем файле БД.

7. MS ACCESS. Создание таблиц (мастер, конструктор, режим таблицы).

Создание таблицы происходит в окне БД:

Таблицы > Создать;

в окне Новая таблица выберите вариант создания таблицы;

ОК.

Создание таблицы с помощью мастера:

В 1ом окне мастера можно выбрать категорию и образец таблицы, затем нужные

образцы полей. Допускается выбор полей из нескольких таблиц. В 2ом окне

мастера можно выбрать имя для таблицы, а также способ определения ключа;

ключевое поле однозначно определяет каждую запись таблицы.Все сведения,

необходимые для создания таблицы, указаны, и в 3ем окне мастера выбирают

дальнейшие действия после создания таблицы; и Готово. Если в дальнейшем

потребуется изменить или расширить созданную с помощью мастера таблицу, это

можно сделать в режиме конструктора.

Создание таблицы через режим таблицы проходит путем непосредственного ввода

данных в таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует

данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и

формат.

Таблицы > Создать > Режим таблицы

Переименуйте нужные столбцы.

Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время.

Введите данные в таблицу.

Введя данные, нажмите кнопку Сохранить

Создайте первичный ключ.

Создание таблицы в режиме конструктора позволяет добавлять поля, настроить

отображение полей и обработку в них данных, а затем создается первичный

ключ (одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно

определяет каждую запись в таблице).

Таблицы > Создать > Режим конструктора.

Определите все нужные поля в таблице.

Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно

поместить, и нажмите кнопку Добавить строки. Чтобы добавить поле в конец

таблицы, щелкните первую пустую строку.

Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля.

В столбце Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка тип данных.

В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это

поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении

данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить

описание не обязательно.

Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить.

8. MS ACCESS. Задание и уточнение свойств полей.

В нижней части окна Конструктора указываются свойства каждого поля таблицы.

Каждый тип данных связан с определенным набором свойств.

Свойство Размер поля определяет максимальное количество знаков, которые

можно ввести в данное поле.

Свойство Формат поля задает формат вывода значений данного поля

Свойство Маска ввода задает маску ввода.

Свойство Подпись определяет текст, который выводится в качестве подписи

поля.

Свойство Значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически

вводящееся в поле при создании новой записи.

Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в

запись, в поле или в элемент управления.

Свойство Сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения,

выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное

в свойстве Условие на значение.

Свойство Обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода

значения.

Свойство Пустые строки определяет, допускается ли ввод в поле пустых строк.

Свойство Индексированное поле определяет индекс, задаваемый по одному полю.

Свойство Новые значения определяет способ увеличения значения поля счетчика

при добавлении в таблицу новых записей.

Свойство Число десятичных знаков определяет число десятичных знаков.

9. MS ACCESS. Сохранение и открытие таблиц.

Сохранение таблицы:

Файл > Сохранить как.

Для дальнейшего сохранения: Файл > Сохранить или кнопку Сохранить

Открытие таблицы:

1. В окне базы данных щелкните значок Таблицы.

2. Выберите имя таблицы, которую требуется открыть.

3. Выполните одно из следующих действий.

Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор на

панели инструментов окна базы данных.

Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, нажмите кнопку Открыть на панели

инструментов окна базы данных.

В меню Файл выбрать из списка последних использованных файлов

10. MS ACCESS. Формы, назначение форм.

Форма – это способ оформления заголовка, области данных, области примечаний

таблиц и заголовков. Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс

для таблиц базы данных. Форма строится на основе таблицы или запроса. При

каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе

которого создается форма. Формы могут быть выведены на экран в 3 видах:

режим конструктора, режим формы, режим таблицы.

11. MS ACCESS. Способы создания форм (мастер, конструктор, автоформы).

Форму можно создать тремя различными способами.

При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ

можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой

таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные

таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и

записи этих источников записей.

1. В окне базы данных выберите Формы > Создать.

2. В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.

. Автоформа: в столбец. Каждое поле располагается на отдельной строке;

подпись находится слева от поля.

. Автоформа: ленточная. Поля, образующие одну запись, расположены в

одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.

. Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где

каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец.

Имена полей служат заголовками столбцов.

. Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной

таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из

списка полей в различные области макета.

. Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной

диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из

списка полей в различные области макета.

3. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых

создается форма.

4. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался

последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не

использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться

стандартный автоформат.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов.

Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете,

требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.

1. В окне базы данных выберите Формы > Создать.

2. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера.

3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего

данные, на которых должна быть основана форма.

4. Нажмите кнопку OK и следуйте инструкциям мастера.

Созданную форму можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы

или сводной диаграммы.

Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая

затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.

1. В окне базы данных выберите Формы > Создать.

2. В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор.

3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего

данные, на которых нужно основать форму и нажмите кнопку OK.

Форма будет открыта в режиме конструктора.

12. MS ACCESS. Редактирование форм.

В форму можно помещать рисунки. Рисунок является одним из типов объектов,

которые создаются в другом приложении и используются в Microsoft Access. В

формы можно также помещать другие объекты или части объектов, созданных в

другом приложении. Вставка > Рисунок.

Добавление новой диаграммы

Откройте форму в режиме конструктора.

В меню Вставка выберите команду Диаграмма.

В форме или отчете щелкните место, в которое следует поместить диаграмму.

Следуйте инструкциям мастера диаграмм, который создает диаграмму на основе

доступных таблиц или других источников записей и выбранных полей.

Для просмотра диаграммы переключитесь в режим формы или в режим

предварительного просмотра.

13. MS ACCESS. Форматирование форм.

Форматирование формы осуществляется в режиме конструктора.

Нажмите кнопку Вид для перехода в другой режим.

Используйте панель инструментов Формат для изменения шрифта и начертания,

выравнивания текста, изменения ширины линий и границ, а также применения

цветов и эффектов оформления.

Выполните выравнивание элементов управления с помощью линеек.

Разместите элементы управления в области данных или в других разделах

формы.

С помощью панели элементов добавьте элементы управления, такие как надписи

и поля.

14. MS ACCESS. Назначение запросов и их виды.

Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор

осуществляется по условию заданному пользователем.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными

способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей

для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть

несколько типов запросов.

Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса.

Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и

отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с

некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для

группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и

нахождения других типов итоговых значений.

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении отображающий в

собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие для

возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле. Можно

разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных,

например двух дат. Затем Microsoft Access может вернуть все записи,

приходящиеся на интервал времени между этими датами.

Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм,

отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с

параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного

отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы

за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft

Access выполняет печать соответствующего отчета.

Перекрестные запросы

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в

структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму,

среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после

чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из

которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запросы на изменение

Запросом на изменение называют запрос, который за одну операцию изменяет

или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на

изменение.

. На удаление записи. Запрос на удаление удаляет группу записей из

одной или нескольких таблиц. Например, запрос на удаление позволяет

удалить записи о товарах, поставки которых прекращены или на которые

нет заказов. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю

запись, а не отдельные поля внутри нее.

. На обновление записи. Запрос на обновление вносит общие изменения в

группу записей одной или нескольких таблиц. Например, на 10 процентов

поднимаются цены на все молочные продукты или на 5 процентов

увеличивается зарплата сотрудников определенной категории. Запрос на

обновление записей позволяет изменять данные в существующих таблицах.

. На добавление записей. Запрос на добавление добавляет группу записей

из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

Например, появилось несколько новых клиентов, а также база данных,

содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их

можно добавить в таблицу «Клиенты».

. На создание таблицы. Запрос на создание таблицы создает новую

таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких

таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для

экспорта в другие базы данных Microsoft Access или при создания

архивной таблицы, содержащей старые записи.

Запросы SQL

Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL

используется при создании запросов, а также для обновления и управления

реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access.

Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft

Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Фактически, для

большинства свойств запроса, доступных в окне свойств в режиме

конструктора, имеются эквивалентные предложения или параметры языка SQL,

доступные в режиме SQL.

15. MS ACCESS. Способы создания запросов (мастер, конструктор).

Создание запроса в режиме Конструктора:

В окне базы данных выберите Запросы и нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый запрос щелкните строку Конструктор, а затем нажмите

кнопку OK.

В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку, содержащую объекты,

данные из которых будут использованы в запросе.

Дважды щелкните объекты, которые нужно добавить в запрос, а затем нажмите

кнопку Закрыть.

Для создания запроса на основе открытой таблицы:

Вставка > Запрос

В окне Новый запрос выберите режим Конструктора.

Создание простого запроса с помощью мастера

Мастер простого запроса на выборку создает запросы для получения данных из

полей, выбранных в одной или нескольких таблицах или запросах. С помощью

мастера можно также вычислять суммы, число записей и средние значения для

всех записей или определенных групп записей, а также находить максимальное

и минимальное значение в поле. Однако нельзя ограничить количество записей,

возвращаемых этим запросом, с помощью условий отбора.

В окне базы данных выберите Запросы и нажмите кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Простой запрос и

нажмите OK.

Следуйте инструкциям в диалоговых окнах мастера. Последнее диалоговое окно

позволяет либо запустить запрос, либо открыть его в режиме конструктора.

Также создаются другие запросы с помощью мастера.

16. MS ACCESS. Сохранение и открытие форм.

Форму, как и таблицу нужно сохранить:

Щелчок по кнопке Закрыть в строке заголовка, выйдет окно с предложением

сохранить форму, выберите имя и нажмите ОК.

Файл > Сохранить как.

Файл > Сохранить при последующем сохранении.

Открытие формы:

В окне базы данных выберите Формы.

Выберите форму или подчиненную форму, которую требуется открыть.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы открыть форму в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор

на панели инструментов окна базы данных. Чтобы открыть форму в режиме

формы, нажмите кнопку Открыть.

17. MS ACCESS. Отчеты и способы их создания (мастер, конструктор,

автоотчеты).

Отчеты – это средства отображения данных и результатов при выводе на

печать. Отчет является эффективным средством представления данных в

печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех

элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким

таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля

в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой

таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Отчет можно создать тремя различными способами.

При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для

создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или

запроса.

1. В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.

Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке;

подпись находится слева от поля.

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной

строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.

3. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть

основан отчет.

4. Нажмите кнопку OK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для

создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался,

и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, то будет

применен стандартный автоформат.

При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов.

Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете,

требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

1. В окне базы данных выберите Отчеты и нажмите кнопку Создать.

2. В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера.

3. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть

основан отчет.

4. Нажмите кнопку OK.

5. Следуйте инструкциям мастера.

Страницы: 1, 2, 3