Основное программное обеспечение персональных компьютеров

импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством

других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть

использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных

изображений других типов.

Верстка

Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать

текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически

любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и

журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок,

дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и

иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы

(различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель,

оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Word поставляется несколько

предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции,

которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо

конкретным задачам.

Обработка данных и средства автоматизации

Функция слияния позволяет извлекать информацию из файла базы данных и

создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя

этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы

данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять

содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных

процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный

набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких

кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке

Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться

автоматически при запуске Word.

Web-публикации

Новый расширенный набор средств Word 2000 для публикации документов в

Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой

публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть

использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы,

электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки,

анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать

и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть

осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен

гипертекстовыми ссылками.

Коллективная работа

Во многих организациях работа над документами ведется целыми

коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение

процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word

могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет

синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять

документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность

вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции

средствами Microsoft NetMeeting.

Интеграция

Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и

внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и

функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE.

Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с

Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft

Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров

такого использования.

. Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой

операции в качестве Web-броузера запускается Internet Explorer).

. Просмотр создаваемых в Word Web-страниц с использованием Internet

Explorer.

. Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое

обновление при изменении данных в Excel.

. Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое

обновление при изменении данных в Access.

. Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для

создания бланков писем в Word.

. Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.

. Использование единых словарей для проверки орфографии в Word,

Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова,

добавленные в единый пользовательский словарь, становятся

доступными всем приложениям Office.

. Передача документов по электронной почте непосредственно из Word на

основе определенного в Outlook почтового профиля.

. Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPoint в документы Word.

Настройка параметров

Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными

требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять

следующие настройки.

. Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели

инструментов и кнопки панелей инструментов.

. Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.

. Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.

. Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые

документы.

. Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в

Word.

. Изменять язык интерфейса Word.

. Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты

или пики.

. Добавлять новые шрифты.

Автоматизация

И наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации

создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и

автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет

выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически

создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса

действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели

инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более

доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру

создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.

2 Как работает Word

Каждой программе свойственен свой стиль работы и своя терминология, и

здесь Word не является исключением. Давайте рассмотрим основные термины и

концепции Word.

Документы

Каждый документ Word может содержать текст наряду с графикой, звуками,

полями, гиперссылками или ссылками на другие документы и даже с

видеоклипами. Документы могут быть сохранены в формате Web-страниц с

добавлением HTML-сценариев.

Режимы просмотра документа

Word позволяет просматривать документы в четырех различных режимах.

. Режимы просмотра Web-документа и разметки страницы позволяют

увидеть, как документ будет выглядеть на печати или при просмотре в

Web. Кроме того, эти режимы просмотра могут быть использованы для

вставки графики, текстовых рамок, изображений, звуков, видео и

текста при разработке качественной печатной продукции или Web-

страниц. Режим просмотра разметки страницы используется Word в

качестве режима просмотра по умолчанию.

. Обычный режим просмотра позволяет сконцентрировать внимание на

содержащейся в документе текстовой информации.

. В режиме просмотра структуры документа отображается схема,

используемая для структурной реорганизации документа.

. Кроме того, Word позволяет выполнять масштабирование документа для

облегчения его чтения или размещения на экране монитора.

Символы

Каждая буква текста, размещаемого в документе, называется символом.

Формат каждого символа может быть задан индивидуально, однако чаще

форматируются целые слова, строки или абзацы текста. Для каждой буквы может

быть изменен шрифт, начертание (например, полужирное или подчеркнутое),

размер шрифта, положение, интервал или. Кроме того, к тексту документа или

Web-страницы могут быть применены некоторые специальные эффекты, такие как

мерцание или эффект бегущей строки.

Абзацы

Документ разделяется на абзацы. Для каждого абзаца в отдельности может

быть задан требуемый отступ, выравнивание, позиции табуляции и межстрочный

интервал. Кроме того, абзац может быть оформлен обрамлением, оттенен фоном

или отформатирован как маркированный, нумерованный или многоуровневый

список.

Страницы

Печатные документы разделяются на страницы. Функции форматирования

страниц в Word позволяют определять размеры полей, колонтитулы, нумерацию

страниц, количество колонок и прочие параметры страницы.

Разделы

В сложных документах может возникнуть необходимость в использовании

более одной группы параметров форматирования. Например, для различных

частей документа может понадобиться различный текст колонтитулов или

потребуются страницы, на которых текст форматируется как в одну, так и в

несколько колонок. В этом случае документ следует разбить на разделы, как

показано на рис 1 2. Каждому разделу соответствует свой набор параметров,

форматирования.

Шаблоны

В Word шаблоны используются для сохранения информации о форматировании

документов, горячих клавишах, пользовательских, меню, панелях инструментов

и прочей информации. Все новые документы создаются на основе шаблонов. В

комплект поставки Word входят десятки предопределенных шаблонов для

различных типов документов, включая служебные записки, письма, отчеты,

резюме, бюллетени и юридические документы. Пользователь может изменять

имеющиеся и создавать новые шаблоны в соответствии с потребностями.

Стили и темы

Word предоставляет десятки различных функций форматирования, а

использование стилей и тем призвано облегчить одновременное применение

нескольких параметров форматирования.

Стили могут содержать форматы как символов, так и абзацев. Во всех

шаблонах документов хранятся определенные исходные наборы или библиотеки

стилей, однако стили могут быть добавлены, удалены или изменены

пользователем, кроме того, стили можно копировать из одного шаблона

документа в другой. На рис 1 3 показано применение нескольких параметров

форматирования с использованием стилей к имени, расположенному в начале

резюме.

Темы представляют собой наборы стилей, согласованных между собой для

обеспечения единого вида Web-страниц и прочих электронных документов. Темы

содержат стили символов и абзацев, фоновые рисунки и графику для Web

сообщений электронной почты. В комплект поставки Word входят десятки

предопределенных тем для использования в создаваемых документах.

3 Новое в Word 2000

В Word 2000 компания Microsoft реализовала десятки новых функций.

Некоторые из них направлены на облегчение работы администраторов

вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого

количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана

улучшить условия работы индивидуальных пользователей.

Установка

Ряд нововведений, реализованных в функции установки Word, облегчает

работу индивидуальных пользователей.

. Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office 2000

автоматически определяет оптимальный характер установки на

основании состава уже установленного и используемого программного

обеспечения.

. Установка по необходимости. Word не устанавливает каждый отдельно

взятый шаблон, тему или другой файл, — вместо этого Word

устанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или

иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта

возможность позволяет получить значительную экономию дискового

пространства.

. Мастер профилей Office. Эта новая программа сохраняет

пользовательские настройки и позволяет создавать или

восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность

особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или

переносе Word на портативный компьютера.

Самодиагностика и восстановление

Теперь Word и приложения Office могут автоматически проверять входящие

в их состав файлы на наличие сбоев и восстанавливать их. Эти функции

реализуются средствами следующих мастеров и команд.

. Мастер настройки Office автоматически выявляет наличие ошибок при

запуске Word и позволяет исправить их. Он производит проверку на

наличие поврежденных данных в реестре и файлах, выявляет

недостающие файлы, необходимые для работы приложений Office, и

другие неполадки. После этого мастер сообщает, где можно отыскать

необходимые файлы, если требуется их установка.

. Мастер очистки Office выявляет файлы предыдущих версий Office и

позволяет удалить все эти файлы.

. Команда меню Справка (Help) «Найти и устранить» выявляет проблемы,

связанные с файлами, не являющимися необходимыми для

функционирования Word, такими как файлы шрифтов и шаблонов.

. Теперь разработчики макросов могут использовать цифровые подписи

для идентификации своих макросов, что предотвратит отображение

предупреждения о наличии макросов при открытии документа.

Повышение производительности

Word предоставляет ряд новых функций, призванных повысить

производительность работы пользователя.

. В новых окнах диалога для открытия и сохранения документов

отображается на 50% больше файлов, чем в предыдущих версиях Word.

Новая панель адресов позволяет осуществлять доступ к наиболее часто

используемым папкам посредством одного щелчка; на ней имеется

значок «Журнал» (History), позволяющий получить доступ к 20-50

документам, с которыми работал пользователь. Новая кнопка «Назад»

(Back), аналогичная кнопке Web-броузера, позволяет перейти к

последнему файлу, с которым велась работа.

. В меню и на панелях инструментов при первом запуске программы

теперь отображается только наиболее часто используемые команды.

Word автоматически добавляет команды и кнопки в рабочий набор и

удаляет их в зависимости от интенсивности их использования.

. В панели задач Windows теперь отображается отдельные кнопки для

каждого открытого в Word документа, что позволяет переходить к

требуемому документу как при помощи меню «Окно» (Windows), так и

используя панель задач.

. Скрытие и отображение помощника Office значительно упрощенно.

Теперь помощник не имеет отдельного окна (он просто отображается на

экране) и при желании может быть полностью отключен.

. Теперь в буфер обмена могут быть помещены десятки различных

элементов. Новая панель инструментов «Буфер обмена» (Clipboard)

отображает содержимое буфера и позволяет вставлять хранящиеся в нем

элементы как по отдельности, так и группами.

. Новые параметры окна диалога «Печать» (Print) позволяет Word

автоматически изменять масштаб документа для печати нескольких

страниц документа на одном листе или при использовании бумаги

нестандартных размеров.

Редактирование и форматирование

Передовые функции редактирования и форматирования Word постоянно

совершенствуются. В число новых функций входят следующие.

. Новая функция свободного ввода может быть использована в режимах

разметки страницы и Web-документа для задания или изменения позиций

табуляции и выравнивания текста посредством двойного щелчка на

любой свободной строке документа. Например, если дважды щелкнуть

мышью у правого края пустой строки, Word будет выравнивать вводимый

текст по правому краю.

. Теперь Word позволяет создавать вложенные и перемещаемые таблицы,

располагать таблицы рядом и создавать встроенные строки заголовков

таблиц. Кроме того, команда «Нарисовать таблицу» (Table) позволяет

начертить таблицу вокруг набранного текста.

. Функция автозамены, направленная на повышение производительности;

работы, теперь использует для выявления и исправления слов с

орфографическими ошибками пользовательский словарь.

. Расширенный орфографический словарь снижает количество неверно

распознаваемых орфографических ошибок.

Графика

Библиотека предопределенных картинок теперь имеет интерфейс, сходный с

интерфейсом Web-броузера, и дополнена новыми рисунками, звуками и

анимированными клипами! В процессе редактирования документа окно библиотеки

может оставаться открытым; имеется возможность изменять размеры окна и

перетаскивать картинки в документ. Кроме того, библиотека имеет встроенную

функцию поиска. Эта функция позволяет, например, выбрать картинку, имеющую

отношение к финансам, и выполнить поиск сходных картинок. Имеется также

возможность создания пользовательских категорий картинок, звуков и

аннотированных клипов.

Коллективная работа

Компания Microsoft интегрировала свои последние разработки в области

коллективной работы в Word другие приложения Office. Можно, например,

планировать и участвовать в конференциях NetMeeting в процессе работы в

Word или использовать Word для создания и управления сетевыми конференциями

на базе Web-документов. Имеется также возможность выбора и включения

требуемой электронной подписи в создаваемые средствами Word сообщения

электронной почты.

Поддержка HTML

Принимая во внимание неуклонный рост значимости Web-страниц в

корпоративных сетях, равно как и на общественных Web-узлах, Microsoft

значительно расширила поддержку HTML для Word.

. Word позволяет сохранять документы в формате Web-страниц и

передавать их на Web-сервер за одну операцию. При сохранении Web-

страницы Word создает папку, в которую помещаются все

дополнительные файлы.

. Когда при просмотре Web-страницы в Internet Explorer пользователь

Страницы: 1, 2, 3, 4