MS Access

параметры полей, заполненной базы может повлечь за собой потерю или

искажение данных.

Переупорядочение полей:

. Выберите поле, подлежащее переразмещению, щелкнув кнопкой мыши в

селекторной колонке, расположенной на левом краю окна таблицы.

. Щелкните в селекторной колонке опять и удерживая правую кнопку мыши

нажатой перетащите указатель мыши в нужную позицию.

Microsoft Access расположит маркированное Вами поле в новом месте.

Удаление полей.

. Откройте таблицу в режиме проектирования.

. Маркируйте подлежащее удалению поле, щелкнув кнопкой мыши в селекторной

колонке.(Или используйте клавиши управления курсором и подведя указатель

к соответствующему полю нажмите комбинацию клавиш Shift+Spacebar).

. Из меню Edit выберите директиву Delete Row (или нажмите кнопку Delete Row

в строке пиктограмм).

Microsoft Access удалит поле и все его данные из Вашей таблицы.

Вставка полей.

. Установите указатель строки к полю, над которым Вы бы хотели разместить

новое поле, с помощью мыши или клавишами управления курсором.

. Из меню Edit выберите директиву Insert Row(или выберите кнопку Insert Row

в строке пиктограмм).

Microsoft Access вставит пустое поле над текущей строкой.

. Microsoft Access работает наиболее эффективно, если Вы определили

первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких

полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в Вашей таблице.

Вам следует всегда определять первичный ключ т.к. при этом таблица имеет

следующие преимущества:

. мicrosoft Access автоматически создает индекс для первичного ключа. Этот

индекс ускоряет процессы запросов и другие операции.

. Когда Вы просматриваете записи, Microsoft Access покажет их

упорядоченными по первичному ключу по умолчанию.

. Когда Вы добавляете данные к Вашей таблице, Access не позволит хранить

данные с одним и тем же значением первичного ключа. Поэтому Вы можете

быть уверены ,что каждая запись уникальна.

Установка первичного ключа.

. Маркируйте поле, которое Вы хотите использовать в качестве первичного

ключа. Для объявления нескольких полей первичным ключом, удерживая

клавишу Ctrl маркируйте все необходимые поля.

. В меню Edit выберите директиву Set Primary Key (или нажмите кнопку Set

Primary Key в строке пиктограмм).

У полей определенных как первичный ключ слева от строки добавится

идентификатор в виде ключа.

В Access-таблицы можно встроить объекты из других поддерживающих

интерфейс OLE прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими

программами.

При встраивании объекта Access сохраняет объект в таблице. Двойным

щелчком мышью на объекте запускается прикладная программа, с помощью

которой он был изготовлен - в ней можно произвести изменения в объекте.

После завершения работы с родительской программой объект в измененной форме

будет сохранен в таблице. Объект следует встраивать только в том случае,

если его необходимо обрабатывать не покидая Access. Обычно речь идет об

объекте , который должен стать фиксированной составной частью базы данных,

но его нельзя изготовить прямо в Access, например, Paintbrush-иллюстрация

на странице Access-отчета.

Если же объект, порожденный другой прикладной программой, связывается

с Access-таблицей без встраивания, то объект сохраняется не в таблице, а в

отдельном файле, причем формат этого файла определяется прикладной

программой, с помощью которой объект был создан. В момент загрузки и

открытия таблицы Access связывается с этим файлом, извлекает его содержимое

и вставляет его в таблицу. Связывание объектов (а не встраивание)

рекомендуется в тех случаях, когда в Access-базу необходимо включить

объект, не подлежащий изменению при работе с Access. Например, речь может

идти о таблице счетов, обрабатываемой Excel и используемой в нескольких

Access-базах. Наличие связи этих баз с одним и тем же Excel-файлом

гарантирует наличие последней версии таблицы счетов во всех этих базах.

Преимущество связи заключается в том, что один оригинальный объект можно

связать с несколькими Access-таблицами, и при этом его не нужно многократно

подвергать сохранению.

Встраивание объектов.

. В меню Edit обратитесь к директиве Insert Object (Эта директива будет

доступна в том случае, если в спецификации таблицы активному в данный

момент полю был присвоен тип OLE Object.)

. В списке Object Type выберите необходимую Вам, поддерживающую OLE

интерфейс прикладную программу.

. Если объект уже существует, щелкните мышью на кнопке File , чтобы

открыть диалоговое окно Insert Object from File.

. Выберите нужный файл и нажмите кнопку OK.

Связывание объектов.

. В меню Edit выберите директиву Past Link. (Однако эта директива

становится доступной лишь после того , как подлежащий связыванию объект

будет скопирован, т.е. помещен в буфер обмена Clipboard .)

. Нажмите кнопку OK.

Access позволяет создавать реляционные базы данных. В реляционной

базе данных пользователь может описать отношения между несколькими

таблицами. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных

во время обработки запросов, формуляров и отчетов, базирующихся на

нескольких таблицах.

Установка связи между таблицами.

. В меню Edit выберите директиву Relationships, или щелкните мышью на

кнопке Relationships в строке пиктограмм. Откроется окно Relationships ,

затем окно Add Table.

. Если окно Add Table не появилось, выберите соответствующую директиву в

окне Relationships.

. В строке Table/Query выберите таблицу для которой вы хотите создать

связь. Для выбора более чем одной таблицы одновременно, удерживая клавишу

Ctrl выберите все необходимые таблицы. Чтобы выбрать все или блок таблиц

отметьте первую таблицу, а затем удерживая клавишу Shift укажите

последнюю, нажмите кнопку Add. Вы также можете добавлять таблицы

перетаскивая их с помощью мыши из окна базы данных в окно отношений.

. Теперь с помощью мыши перетащите поля первичного ключа первичной таблицы

в соответствующее положение в связываемой таблице. Microsoft Access

выдаст диалоговое окно Relationships.

. Проверьте имена полей подлежащих связыванию, отредактируйте при

необходимости. Установите соответствующие опции, например, тип отношения:

One(один к одному) или Many(один ко многим).

. Нажмите кнопку Create.

Связанные таблицы, например, могут выглядеть так:

[pic]

Таблицы, находящиеся в базе данных, созданной другой программой,

можно импортировать в Access, также можно и экспортировать Access-таблицы,

сохраняя их в форматах, понятных другим прикладным программам управления

базами данных. Но прежде чем непосредственно приступить к импорту или

экспорту, необходимо совершить соответствующие установки импорта или

экспорта.

Установка опций импорта/экспорта.

. В меню File выберите директиву Import|Export Setup

. Проще всего выбрать уже существующую спецификацию из списка Specification

Name, и отредактировать ее при необходимости.

. Если Вы будете использовать свою собственную спецификацию неоднократно,

нажмите кнопку Save as и впишите имя, нажмите OK.

. Нажмите OK.

Импортирование таблиц.

. В меню File выберите директиву Import или нажмите кнопку Import в строке

пиктограмм.

. В диалоговом окне импорта из списка Data Source выберите нужный формат

файла базы данных. Он может быть типа:

- Собственный формат

- Текст с символом - разделителем между полями

- Текст с фиксированным форматом полей

- Таблицы Microsoft Excel

- Таблицы Lotus 1-2-3 или 1-2-3/W

- Базы данных Paradox

- Файлы dBASE iii или iv

- Btrieve (с файлом словаря Xtrieve)

- Microsoft SQL -сервер

. Нажмите кнопку OK. Появится диалоговое окно для выбора импортируемого

файла.

. Выберите нужный файл , нажмите кнопку Import.

. Microsoft Access выдаст сообщение о результате импортирования.

Экспортирование таблиц.

. В меню File выберите директиву Export или нажмите кнопку Export в строке

пиктограмм.(Первоначально нужно активизировать Базу данных из которой Вы

хотите экспортировать таблицу).

. В диалоговом окне экспорта из списка Data Source выберите нужный формат

файла базы данных, куда Вы хотите экспортировать таблицу. Он может быть

типа:

- таблицы Microsoft Access

- базы данных Paradox

- файлы dBASE iii или iv

- Btrieve (с файлом словаря Xtrieve)

- Microsoft SQL-сервер

. Нажмите кнопку OK. В зависимости от выбранного формата появится

соответствующее диалоговое окно для выбора таблиц из базы-источника, а

затем диалоговое окно для выбора файла назначения.

. Выберите соответствующие спецификации и выполните экспортирование.

. Microsoft Access выдаст сообщение о результате экспортирования.

Запросы.

Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные

в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они

позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая

соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения

конкретной задачи. Например, Вам может понадобится информация о поставщиках

и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа “Какие товары

поставляют московские поставщики” или “Кто из петербургских поставщиков

сигарет продал за последний квартал наибольшую партию”. Результат обработки

программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую

Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или

нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса.

Dynaset - динамический, временный набор данных, поэтому при каждом

выполнении запроса он строится вновь на основе “свежих” табличных данных.

Microsoft Access дает большие возможности в гибкости проектирования

запросов. Вы можете:

. Выбрать поля, Вам не надо включать все поля таблицы в запрос.

. Выбрать записи, Вы можете специфицировать запрос таким образом что

получите данные определенного вида. Например, цены на товары за

определенный месяц.

. Отсортировать записи, Вы можете просматривать записи в определенном

порядке. Например, Вы можете вывести имена клиентов на экран в алфавитном

порядке.

. Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц

могут обрабатываться вместе и Вы можете просмотреть совмещенные данные.

Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как

Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-

серверы.

. Выполнять вычисления, Вы можете создавать новые поля которые будут

содержать результаты вычислений.

. Использовать запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и

других запросов. Каждый раз когда Вы будете открывать формуляр или

печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц.

Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре

основанном на запросе.

. Изменять данные в таблицах, Вы можете обновлять, удалять, добавлять

группы записей все сразу. Вы также можете создать новую таблицу на базе

существующей таблицы или группы таблиц.

Выделяют два типа запросов:

1. QBE-запросы (Query by Example -Запрос по образцу). Пользователь дает им

определения, специфицируя отдельные параметры в окне проектирования с

использованием подсказок(образцов).

2. SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык

запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и

функций, выстраивая описание. QBE-запрос Access легко транслирует в

соответствующий SQL-запрос. Обратная операция тоже не составляет труда.

Вообще для Access безразлично, с каким типом запроса работает

пользователь.

Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет

проектирование нескольких специальных типов запросов:

. Запросы кросс-таблиц. Представляют Ваши данные в компактном суммированном

формате.

. Запросы нахождения дубликатов. Находят дубликатные записи в выбранной

Вами таблице или запросе.

. Запросы нахождения несоответствия. Находят все записи в таблице которые

не связаны с записями в другой таблице.

. Запросы архивов. Копируют записи из существующей таблицы в новую и затем

удаляют (по желанию) эти записи из таблицы оригинала.

Но для большинства общеиспользуемых запросов не нужна помощь

Конструктора запросов.

Создание запроса без помощи Конструктора запросов

. В окне базы данных нажмите кнопку Query.

. Нажмите кнопку New. Microsoft Access выдаст диалоговое окно New Query.

. Нажмите кнопку New. Откроется окно Select Query.

. Если Ваш запрос основывается на таблицах активизируйте индикатор Tables

на панели View. Если на запросах - активизируйте Queries, если на обоих

типах объектов выберите Both. В списке Table / Query выберите

необходимые для запроса источники. Для выбора более чем одной

таблицы/запроса одновременно, удерживая клавишу Ctrl выберите все

необходимые таблицы/запросы. Чтобы выбрать все или блок отметьте первый

пункт, а затем удерживая клавишу Shift укажите последний . Нажмите

кнопку Add.

. Нажмите кнопку Close.

Окно проектирования QBE-запроса и сам QBE-запроса может выглядеть

так:

[pic]

Критерии отбора - это инструкции, посредством которых пользователь

сообщает Access ,какие блоки данных должны отбираться по запросу и

индицироваться в Dynaset. Критерии могут задаваться для одного или

нескольких полей запроса.

Спецификация критерия запроса отбора.

. Войдите в режим проектирования запроса, для этого из меню View выберите

директиву Query Design или щелкните мышью на кнопке Design View в

пиктографическом меню.

. В нижней части окна проектирования, в строке Criteria в ячейке Category

Name введите выражение критерия отбора.

После того как выражение введено и нажата клавиша ввода, Access

проверяет корректность выражения по правилам записи критериев и нормализует

запись по этим правилам.

Пользователь может воспользоваться запросом для проведения вычислений

с блоками данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию,

обрабатывающую содержимое этого поля. Результат обработки выдается в

Dynaset. Функция обработки задается в строке Total, которая появляется

после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой “сигма”.

Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных

значений.

После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув

мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в

меню Query директиву Run. Access индицирует отобранные по запросу в

Dynaset блоки в виде таблицы.

С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access

пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре

критериев и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять

обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность

инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных

функций. Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в режиме

проектирования, выбирая необходимые поля, критерии сортировки и функции в

зоне спецификации. Для описания запросов на языке SQL нужен достаточный

опыт работы с базами данных не в качестве пользователя, а в качестве

программиста.

Если пользователь хочет иметь разработанный проект запроса в своем

распоряжении и во время следующих сеансов работы, то он должен его

сохранить с помощью директивы Save в меню File. Если проект сохраняется

впервые, то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save

As. В нем следует назначить запросу имя, под которым он будет сохранен и

включен в список запросов в окне банка данных. Имя запроса не должно

совпадать с именем таблицы.

Если данный запрос уже был однажды сохранен и пользователь выбрал

директиву Save, то старая версия будет заменена новым, измененным проектом

запроса. Если изменения не должны испортить предыдущую версию, а должны

быть сохранены в другом запросе, то следует вызвать директиву Save As и

назначить сохраняемому проекту новое имя. Для сохранения табличного

представления запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File. Эта

директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет

предыдущую версию запроса на активную версию. Для того чтобы сохранить

запрос впервые или создать копию активного запроса, Dynaset которого виден

на экране, следует выбрать директиву Save Query As.

Наряду с запросами выбора, с помощью Access можно реализовать также

запросы действий, параметрические запросы и запросы кросс-таблиц.

Запросы действия.

С помощью запроса действия пользователь может изменять или переносить

данные таблицы, а также актуализировать, добавлять или удалять группы

Страницы: 1, 2, 3, 4