Использование программы Word

. Нажать кнопку Вставить таблицу на Стандартной панели

инструментов. Появится окно, в котором, удерживая нажатой кнопку мыши,

необходимо выделить квадраты, определяющие количество строк и столбцов в

создаваемой таблице (максимальный размер таблицы 4Ч5).

. Выбрать Нарисовать таблицу в меню Таблица. Мастер рисования таблиц

позволяет путем перемещения мыши с нажатой кнопкой создавать таблицы

самой замысловатой формы, в том числе таблицы с расщепленными и

объединенными ячейками.

Для изменения ширины столбца или таблицы указатель мыши устанавливается

на линии границы столбца и перемещает ее на требуемое расстояние, удерживая

нажатой кнопку мыши.

С помощью меню Таблица и контекстного меню с таблицей можно осуществить

следующие преобразования:

o удалить (добавить) ячейки (столбцы, строки);

o объединить (разбить) ячейки;

o выровнять (или задать) высоту строк (ширину столбцов);

o осуществить сортировку по алфавиту;

o задать формулу для ячейки;

o изменить границы и заливку таблицы;

o осуществить автоформат таблицы.

При оформлении таблицы можно использовать один из стандартных стилей

или можно самому задать, какие следует провести границы при печати, какого

они должны быть цвета и толщины, как закрасить ячейки. Команда Автоформат в

меню Таблица позволяет использовать стандартные стили, цвет и заливку для

профессионального оформления таблицы.

Рассмотрим создание таблицы на примере создания штатного расписания для

бизнес-плана (Приложение 7). Данная форма создавалась по следующим шагам:

1. Таблица\Добавить таблицу. В поля для ввода: 6Ч12;

2. С помощью мыши задается нужная ширина столбцов;

3. Командой Таблица\Объединить ячейки соединяются первые две ячейки в 1-

ом, 2-ом и 3-ем столбце и первые ячейки 4-го, 5-го и 6-го столбцов;

4. Командой Границы и заливка... контекстного меню задается

соответствующее графическое оформление таблицы;

5. В ячейки таблицы вводится текст.

В результате данные имеют строгое распределение, достигается удобство

работы с документом.

Дополнительные возможности

Текстовый редактор Microsoft Word 97 содержит множество функций,

позволяющих облегчить работу пользователя, максимально автоматизировать

процесс создания документа. Рассмотрим некоторые их них.

Проверка правописания

При вводе текста даже у самого опытного наборщика (а тем более у

любителей, а именно к ним относятся студенты) могут появляться

орфографические и пунктуационные ошибки. Обычно, на поиск и исправление

таких ошибок пользователь затрачивает уйму времени. В программе Microsoft

Word 97 существует такая функция как проверка правописания. Запускается она

нажатием клавиши F7 и может осуществляться как во всем документе, так и

выделенной его части. При желании, можно задать автоматическую проверку

правописания при вводе текста Сервис\Параметры\вставка Правописание, здесь

же можно задать и другие параметры проверки правописания. Word содержит

большой встроенный словарь и свод правил русского языка. При обнаружении

орфографической или пунктуационной ошибки Word предлагает варианты

правильного напесания (в этом месте он подчеркнул красной линией слово

«напесания», а контекстное меню предложило два варианта на выбор:

«напевания» и «написания»).

Автозамена

Microsoft Word 97 предлагает возможность автозамены вводимых слов

определенными объектами. То, на какой объект (символ, слово, рисунок и

т.д.) будет заменено вводимое пользователем слово, задается в окне

Сервис\Автозамена. Сюда можно ввести автоматическое исправление наиболее

часто встречающихся ошибок. Например, слово «ТКО» программа будет заменять

на «КТО».

Эта функция чрезвычайно удобна, когда часто вводится какое-либо длинное

слово (или выражение). Например, при создании данной работы, я использовал

автозамену следующим образом: при вводе с клавиатуры комбинации «МИВД»

программа автоматически заменяла ее на « Microsoft Word 97», «МИВИ» - на «

Microsoft Windows 95» и т.д. В своем бизнес-плане создатели осуществляли

автозамену «ОЛ» на «Студенческая компания «ОЛИМП».

Это чрезвычайно облегчает работу наборщика и сокращает время ввода

текста.

Нумерация страниц

Word автоматически осуществляет расстановку номеров страниц. При

вставке новых страниц в документ либо при их удалении, автоматически

изменяется и нумерация.

Чтобы вставить номера страниц в документ, необходимо выполнить

Вставка\Номера страниц, затем:

1. В поле Положение определить, в какой части страниц документа

(верхней или нижней) должны выводиться на печать номера страниц;

2. В поле Выравнивание можно задать положение номера страницы слева, в

центре или справа. Если это необходимо, можно задать зеркальное

расположение номеров страниц.

3. Установка флажка Номер на первой странице обеспечит соответствующую

операцию.

В Бизнес-плане, как и в данной работе, операция размещения номера на

первой странице была отключена, т.к. первая страница данных документов

является титульным листом.

Оглавление

Текстовый редактор Microsoft Word 97 предусматривает возможность

автоматического создания оглавления текста. Эта функция доступна только в

том случае, если документ был создан с помощью соответствующих стилей

(«Обычный», «Заголовок1», «Заголовок 2» и т.д. – см. гл. «СТИЛИ»).

Вставка оглавления осуществляется выполнением Вставка\Оглавление и

указатели...\Оглавление , здесь же можно выбрать стиль оформления

оглавления и некоторые параметры.

Пример оглавления, созданного автоматически можно увидеть в Приложении

8, а также в начале данной работы.

Оглавление облегчает работу с документом (а для некоторых видов работ –

курсовая, реферат и т.д. – является обязательным элементом). Так, например,

для комиссии, проверяющей бизнес-план компании «ОЛИМП» было чрезвычайно

удобно осуществлять эту проверку (каждый член комиссии отвечал за «свой»

раздел документа).

Кроме того, оглавление в документе, загруженном в программе Word,

позволяет быстро переходить от одного раздела к другому (особенно это

существенно когда документ объемный, содержит много разделов и графических

объектов, загрузка которых при простом просмотре документа занимает

некоторое время). Перемещение по тексту с помощью оглавления осуществляется

простым нажатием мыши при курсоре, направленном на номер соответствующей

страницы. Это чрезвычайно удобно для создателя документа (так, например,

Бизнес-план компании «Олимп» состоял из 42 страниц).

Заключение

Из практики известно, что оформление какого-либо документа играет

существенную роль в формировании отношения к субъекту его составляющему

(конечно, при соответствующем содержании). Особенно важную роль оно играет

при составлении такого документа, как Бизнес-план. Этот документ

предоставляется предприятием в финансовые институты для привлечения

вложения капитала, т.е. конечным (желаемым) результатом предоставления

бизнес-плана является получение предприятием кредита. Предприятие должно

внушать доверие, и документы, им составляемые должны выглядеть

соответственно. И хотя курс бизнес-практики в Магнитогорском Лицее РАН -

это лишь обучение, но требования, предъявляемые к документам, которые

составляют компании, вполне соответствуют реальному бизнесу. За свои бизнес-

планы студенческие компании получали баллы (между компаниями проходил

конкурс баллов). Бизнес-план студенческой компании «ОЛИМП» был высоко

оценен как по части содержания, так и по оформлению, которое компания

«поручила» текстовому редактору Microsoft Word 97. И пусть освоение

данной программы требует некоторого времени, но в ходе работы с ней

осуществляется экономия времени в несколько раз больше затраченного. А все

экономисты (как и студенты Лицея РАН) знают, что

«ВРЕМЯ – ДЕНЬГИ»

Приложения

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Организационная структура

собрание учредителей

Приложение 7

Штатное расписание

на 1.12.97г.

г. Магнитогорск

аппарата предприятия ООО “Олимп”

|№ |Должность |Кол-во |Заработная плата, руб. |

| | |человек | |

| | | |Оклад |повременн|сдельная |

| | | | |ая | |

|1. |Президент |1 |20000 | | |

|2. |Вице-президент по |1 |10000 | | |

| |производству | | | | |

|3. |Вице-президент по финансам |1 |10000 | | |

|4. |Вице-президент по маркетингу|1 |10000 | | |

|5. |Вице-президент по кадрам |1 |10000 | | |

|6. |Редактор |1 |10000 | | |

|7. |Дизайнер-оформитель |1 |7000 | | |

|8. |Кассир |1 |6000 | | |

|8. |Секретарь-наборщик |1 |5000 | | |

|9. |Оператор ЭВМ |4 | | |2500 |

|10.|Продавец |2 | | |3% от |

| | | | | |цены |

| | | | | |товара |

Президент

Григоренко М.В.

Вице-президент по кадрам Мамаева

А.А.

Приложение 8

Используемые источники информации

1. Берлинер Э.М., Глазырин Б.Э., Глазырина И.Б.

«Офис от Microsoft»

Москва, ABF, 1997 год.

2. Справочные системы программ Microsoft Windows 95, Microsoft Office

97, Microsoft Word 97

3. Бизнес – План студенческой компании «ОЛИМП».

Магнитогорский лицей РАН. Магнитогорск. 1997год

Кроме того, были использованы собственные знания и опыт автора по

работе с программами (Microsoft Windows 95, Microsoft Office 97, Microsoft

Word 97 и др.), получение которых было бы невозможно без:

1. Фигурнов В.Э. «IBM PC ДЛЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ».

Издание пятое. Уфа. ПК «Дегтярев и сын», 1993 год.

2. Хаселир Р., Фанештихт К.

«windows for workgroups 3.11»

Москва. Издательство «ЭКОМ». 1994 год.

-----------------------

Student company “OLIMP”

Student company “OLIMP”

Student company “OLIMP”

Student company “OLIMP”

Student Company “OLIMP”

Пример 1. Некоторые образцы шрифтов

Расчет средств на оплату труда

1. Производство блокнотов.

А) Заработная плата рабочих (операторов ЭВМ), занятых изготовлением

блокнотов: оплата за изготовление единицы товара (разработка макета и

работа в типографии), в соответствии со штатным расписанием составляет 2500

руб.

За весь объем продукции 2500руб. х 20шт. = 50000 руб.

Б) Заработная плата управленческого персонала.

В соответствии со штатным расписанием составляет 88000 рублей. Но нам

необходимо разделить эту сумму между двумя видами продукции. Производить

это деление мы будем, опираясь на долю продукции в общей выручке.

Общая выручка от реализации двух видов продукции составляет 510000 руб.

Выручка от реализации блокнотов составляет 300 тыс. рублей.

Доля выручки от реализации блокнотов в общей выручке (будем называть ее

«коэффициент продукта») составляет 300/510 х 100% = 58,8 %

Значит издержки на оплату управленческого персонала, приходящиеся на

блокноты составляют 58,8% х 88000 = 51800 руб.

На единицу продукции 2588 руб.

2. Производство календарей.

А) Заработная плата рабочих (операторов ЭВМ), занятых изготовлением

календарей : оплата за изготовление единицы товара (разработка макета и

работа в типографии), в соответствии со штатным расписанием составляет 2500

руб.

За весь объем продукции 2500руб. х 30 шт. = 75000 руб.

Б) Заработная плата управленческого персонала.

На весь объем продукции 88000-51800 = 36200 руб.

На единицу продукции 1207 руб.

Магнитогорский лицей российской академии наук

Бизнес-план

ООО “ОЛИМП”

[pic]

Ваши желания – наши проблемы

Магнитогорск

1997

ПЛАН Маркетинга

1.Выбор товара

В результате маркетингового исследования компания решила производить

блокноты и календари с использованием фотомонтажа. Эти товары были выбраны,

потому что они подходят компании по следующим критериям:

а) Доступность производственных материалов.

б) Себестоимость товара

в) Неограниченный срок хранения

г) Легкость изготовления

По второстепенным видам продукции были также проведены маркетинговые

исследования, которые здесь не анализируются.

2.Оценка рыночных возможностей

Для изучения спроса на продукцию компании, а также для выявления

недостатков и преимуществ продукции было проведено маркетинговое

исследование в форме анкетирования, в ходе которого было опрошено пятьдесят

человек. Все опрошенные были студенты или преподаватели лицея РАН, как

наиболее вероятные потенциальные потребители.

3.Оценка производственных возможностей

Так как товары производятся на заказ, то количество произведенных

товаров будет согласовываться с количеством поступивших заказов.

4. Ценовая стратегия

Ориентировочная цена реализации была установлена опираясь на данные

маркетингового исследования и себестоимости продукции.

Цена блокнота около 15000 р.

Цена календаря около 7000

Но эти цены не будут фиксированными, так как окончательная цена будет

устанавливаться в соответствии с заказом покупателя.

Выравнивание

по левому

краю

Выравнивание

По

Центру

Выравнивание

По правому

Краю

Выравнивание вводимого текста по всей ширине данной страницы документа.

Пример 2. Образцы выравнивания

Утверждаю:

Президент студенческой компании

ООО “Олимп”

Григоренко

М.В.

Должностная инструкция

вице-президента по производству

ООО “Олимп”

1. Требования.

1. Вице-президент по производству должен уметь спланировать,

организовать и координировать эффективное производство

качественного товара.

2. Вице-президент по производству должен быть чутким к настроению

коллектива руководителем. Не допускать беспринципности в решении

вопросов производства. Быть непримиримым к недостаткам, строго

спрашивать за нарушение производственной и трудовой дисциплины.

2. Общая часть

1. Вице-президент по производству должен быть обучен по специальной

экономической программе (Junior Achievement). Им также должен

быть освоен курс экономического менеджмента.

2. Вице-президент по производству избирается на должность и

снимается с нее Общим собранием учредителей.

3. Вице-президент по производству подчиняется непосредственно

президенту и имеет в собственном подчинении редактора и

операторов ЭВМ.

3. Обязанности.

Вице-президент по производству

1. Замещает президента компании по производственным вопросам во

время отсутствия на работе последнего.

2. Организует выполнение плановых заданий по объему производства,

производительности труда, изготовлению продукции высокого

качества, к снижению производственных затрат.

[pic]

блокноты

|Цена, тыс. руб. |Кол-во человек |

|5 |50 |

|7 |38 |

|10 |29 |

|12 |23 |

|15 |20 |

|17 |15 |

|20 |10 |

|22 |8 |

|25 |5 |

|27 |2 |

|30 |1 |

1. Дизайнер-оформитель

2. Продавец

Кассир

Секретарь-наборщик

1. Редактор

2. Оператор ЭВМ

Вице-президент

по маркетингу

Вице-президент

по финансам

Вице-президент

по кадрам

Вице-президент

по производству

ПРЕЗИДЕНТ

[pic]

Страницы: 1, 2