Использование полей и закладок для оформления и автоматизации редактирования и обработки экономической информации в документах Word

Вид - { SECTION }

Вставка номера текущего раздела.

SectionPages

Вид - { SECTIONPAGES }

Вставка числа страниц в разделе. Нумерация страниц в каждом разделе должна

начинаться с 1.

Seq

Вид -{ SEQ Идентификатор [Закладка ] [Ключи ] }

Последовательная нумерация глав, таблиц, рисунков и других элементов

документа. В случае добавления, удаления или перемещения элемента и

соответствующего ему поля SEQ обновление остальных полей SEQ приведет к

перенумерации элементов. Новое поле LISTNUM также выполняет автоматическую

нумерацию, существенно упрощая создание сложных нумерованных списков.

Проще всего вставить в документ поля SEQ, предназначенные для нумерации

таблиц, рисунков и других элементов, с помощью команды Название (меню

Вставка).

Примечание.

Поле SEQ, помещенное в колонтитул, примечание или сноску, не влияет на

нумерацию, организованную с помощью полей SEQ в тексте документа.

Элементы:

Идентификатор - Имя, присвоенное набору элементов, подлежащих нумерации

(например «таблица»). Это имя должно начинаться с буквы и может содержать

буквы, цифры и символы подчеркивания. Длина имени не должна превышать 40

символов.

Закладка Имя закладки, указывающей элемент в документе. Например, чтобы

создать перекрестную ссылку на рисунок, пометьте поле SEQ, содержащее номер

этого рисунка, закладкой «Рис2», а затем вставьте поле { SEQ рисунок Рис2

}.

Ключи:

\c - Повторяет предыдущий номер для указанного набора элементов. Например,

таким образом можно вставить номер главы в верхний или нижний колонтитул.

\h - Не отображает значение поля. Таким образом можно создать перекрестную

ссылку на поле SEQ, не печатая соответствующий номер. Например, можно

сослаться на главу, имеющую собственный номер, не печатая номер главы. Ключ

\h игнорируется при наличии ключа (\*).

\n - Вставляет следующий номер для указанного набора элементов

(используется по умолчанию).

\r n - Начинает нумерацию элементов с указанного номера n. Например, { SEQ

рисунок \r 3 } начинает нумерацию рисунков с номера 3.

Сведения о документе

Поля данной категории автоматически вставляют различную информацию о самом

документе в его текст. Операторами данной категории являются:

Author

Вид кода - { AUTHOR [ "Новое имя " ] }

Вставка имени автора, указанного на вкладке Документ в диалоговом окне

Свойства (меню Файл). По умолчанию именем автора для нового документа или

шаблона является имя, указанное на вкладке Пользователь в диалоговом окне

Параметры (меню Сервис).

Элемент:

"Новое имя " - Необязательный текст, заменяющий имя автора активного

документа или шаблона, указанное в диалоговом окне Свойства. Длина текста

может достигать 255 символов, текст должен быть заключен в кавычки.

Comments

Вид кода - { COMMENTS ["Новые заметки" ] }

Вставка содержимого поля Заметки, находящегося на вкладке Документ в

диалоговом окне Свойства (меню Файл), для активного документа или шаблона.

Элемент:

"Новые заметки" - Необязательный текст, заменяющий текущее содержимое поля

Заметки. Длина текста не должна превышать 255 символов, текст должен быть

заключен в кавычки.

FileName

Вид кода - { FILENAME [Ключи] }

Вставка имени файла данного документа, указанного на вкладке Общие в

диалоговом окне Свойства (меню Файл).

Ключ:

\p - Добавляет путь к имени файла.

FileSize

Вид кода - { FILESIZE [Ключи ] }

Вставка размера файла документа (в байтах), указанного на вкладке

Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

Ключи:

\k - Отображает размер файла в Кбайтах, округляя его до ближайшего целого

числа.

\m - Отображает размер файла в Мбайтах, округляя его до ближайшего целого

числа.

Info

{ [ INFO ] Свойство ["Новое значение"] }

Вставка сведений об активном документе или шаблоне, указанных в диалоговом

окне Свойства (меню Файл).

Элемент:

Свойство - Обязательное свойство. Для выбора свойства нажмите кнопку

Параметры. Кроме того, многим свойствам соответствуют отдельные поля Word.

"Новое значение" Необязательный текст для обновления соответствующего поля

в окне Свойства для активного документа или шаблона. Ниже перечислены

свойства, для которых может быть указано новое значение: «Автор»,

«Заметки», «Ключевые слова», «Тема» и «Название».

Keywords

Вид кода - { KEYWORDS ["Новые ключевые слова" ] }

Вставка содержимого поля Ключевые слова, находящегося на вкладке Документ в

диалоговом окне Свойства (меню Файл), для активного документа или шаблона.

Элемент:

"Новые ключевые слова" Необязательный текст, заменяющий текущее содержимое

поля Ключевые слова. Длина текста не должна превышать 255 символов, текст

должен быть заключен в кавычки.

LastSavedBy

Вид кода - { LASTSAVEDBY }

Вставка имени последнего пользователя, изменившего и сохранившего данный

документ, указанного на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню

Файл)

NumChars

Вид кода - { NUMCHARS }

Вставка числа символов в документе, указанного на вкладке Статистика в

диалоговом окне Свойства (меню Файл).

NumPages

Вид кода - { NUMPAGES }

Вставка числа страниц в документе, указанного на вкладке Статистика в

диалоговом окне Свойства (меню Файл).

NumWords

Вид кода - { NUMWORDS }

Вставка числа слов в документе, указанного на вкладке Статистика в

диалоговом окне Свойства (меню Файл).

Subject

Вид кода { SUBJECT ["Новая тема "] }

Вставка темы документа, указанной на вкладке Документ в диалоговом окне

Свойства (меню Файл).

Элемент:

"Новая тема " Необязательный текст, заменяющий содержимое поля Тема в

диалоговом окне Свойства для активного документа или шаблона. Длина текста

может достигать 255 символов, текст должен быть заключен в кавычки.

Template

Вид кода - { TEMPLATE [Ключи ] }

Вставка имени файла шаблона документа, указанного на вкладке Документ в

диалоговом окне Свойства (меню Файл).

Ключ:

\p - Добавляет путь к имени файл

Title

Вид кода - { TITLE ["Новое название "] }

Вставка названия документа, указанного на вкладке Документ в диалоговом

окне Свойства (меню Файл).

Элемент:

"Новое название " Необязательный текст, заменяющий содержимое поля

Название в диалоговом окне Свойства для активного документа или шаблона.

Длина текста может достигать 255 символов, текст должен быть заключен в

кавычки.

Сведения о пользователе

Этот раздел аналогичен предыдущему, разница лишь в том, что вместо сведений

о документе, вставляется информация о его авторе. Основные поля категории:

UserAddress

Вид кода - { USERADDRESS ["Новый адрес "] }

Вставка адреса пользователя, указанного на вкладке Пользователь в

диалоговом окне Параметры (меню Сервис).

Элемент:

"Новый адрес " - Вставляет другой адрес вместо указанного на вкладке

Пользователь. Для размещения адреса на нескольких строках используйте

клавиши ENTER и SHIFT+ENTER. Содержимое вкладки Пользователь не меняется.

UserInitials

Вид кода - { USERINITIALS ["Новые инициалы "] }

Вставка инициалов пользователя, указанных на вкладке Пользователь в

диалоговом окне Параметры (меню Сервис).

Элемент:

"Новые инициалы" - Вставляет другие инициалы вместо указанных на вкладке

Пользователь. Содержимое вкладки Пользователь не меняется.

UserName

Вид кода - { USERNAME ["Новое имя "] }

Вставка имени пользователя, указанного на вкладке Пользователь в диалоговом

окне Параметры (меню Сервис).

Элемент:

"Новое имя " - Вставляет другое имя вместо указанного на вкладке

Пользователь. Содержимое вкладки Пользователь не меняется.

Связи и ссылки

Начиная с версии 7.0, в MS Word стало входить большое количество команд

гиперссылок различного характера, которые допускают достаточно большой

круг применения, начиная от ссылок внитри документа, и заканчивая ссылками

на документы, находящиеся на серверах в сети Интернет.

AutoText

Вид кода - { AUTOTEXT ЭлементАвтотекста }

Вставка указанного элемента автотекста. Использование поля AUTOTEXT вместо

вставки элемента автотекста позволяет обновить автоматически все вхождения

элемента автотекста в документе в случае изменения этого элемента.

Определите элемент автотекста, а затем вставьте поле AUTOTEXT везде, где

следует вставить этот элемент. В случае изменения этого элемента обновите

поля AUTOTEXT в документе, чтобы отразить это изменение в документе.

Элемент:

ЭлементАвтотекста - указывается имя элемента автотекста

AutoTextList

Вид кода - { AUTOTEXTLIST "Текст" \s [ИмяСтиля] \t ["Подсказка"] }

Создание поля со списком, сформированного из элементов списка автотекста.

содержащихся в активном шаблоне. Содержимое списка может меняться в

зависимости от стиля, примененного к элементам списка автотекста.

Элементы:

"Текст" - Текст, который отображается в документе до тех пор, пока не будет

раскрыт список. Если текст содержит пробелы, его необходимо заключить в

кавычки.

ИмяСтиля Имя стиля элементов списка автотекста, которые следует включить

в список. Этот стиль может быть стилем абзаца или стилем символа. Если имя

стиля содержит пробелы, его необходимо заключить в кавычки.

"Подсказка" - Текст всплывающей подсказки, которая появляется на экране при

установке указателя на значение поля. Если текст содержит пробелы, его

необходимо заключить в кавычки.

Ключи

\s - Указывает, что в список следует включить элементы, оформленные с

использованием определенного стиля. При отсутствии этого ключа в список

будут включены элементы, оформленные с использованием стиля текущего

абзаца. Если таких элементов нет, в список будут включены все элементы

списка автотекста.

\t - Текст всплывающей подсказки, который следует отображать вместо

используемого по умолчанию.

Hyperlink

Вид кода - { HYPERLINK "ИмяФайла" [Ключи ] }

Гиперссылки — это удобный способ перехода к другим документам. Конечный

документ может находиться на жестком или сетевом диске (например документ

Microsoft Word или книга Microsoft Excel) или по определенному адресу

Интернета (например http://www.microsoft.com), может быть закладкой или

слайдом. Поле содержит отображаемый текст, который обычно оформляется как

синий и подчеркнутый. Для выполнения перехода пользователь щелкает этот

текст. Для вставки гиперссылок используйте команду Гиперссылка (меню

Вставка), или же можно выделив како-то объект в документе и щёскнуть по

значку гиперссылки, а потом ввести её адресс.

Элемент:

"ИмяФайла" - Файл, к которому следует перейти. Если этот параметр включает

длинное имя файла с пробелами, заключите его в кавычки. При задании пути

используйте двойные обратные косые черты, например:"C:\\Мои

документы\\Manualfucking.doc"Для адресов Интернета используйте синтаксис

URL, например:"http://Kubanmarket.narod.ru"и "mailto:scorpion@freemail.ru".

Ключи

\h - Не добавляет ссылку в список использованных ссылок.

\l - Указывает элемент конечного файла, например закладку, к которому

следует перейти.

\m - Добавляет координаты к гиперссылке для включения в графическую схему

на сервере.

\n - Открывает конечный документ в новом окне.

\s - Указывает место для перехода, у которого отсутствует имя. Этот ключ

появляется, когда гиперссылка создается путем перетаскивания. Он не

отображается в списке ключей в диалоговом окне Поле (меню Вставка);

пользователь не должен вставлять его в код поля самостоятельно.

\t - Указывает объект перенаправления ссылки. Этот ключ не отображается в

списке ключей в диалоговом окне Поле (меню Вставка); пользователь не должен

вставлять его в код поля самостоятельно.

IncludePicture

Вид кода - { INCLUDEPICTURE "ИмяФайла" [Ключи ] }

Вставляет указанный рисунок. Чтобы вставить поле INCLUDEPICTURE, выберите

команду Рисунок в меню Вставка, выберите команду Из файла, а затем

установите флажок Связь с файлом.

Примечание: Поле INCLUDEPICTURE заменило поле IMPORT, которое

использовалось в предыдущих версиях Word. При открытии в данной версии Word

документа, содержащего поля IMPORT, они не будут удалены и будут

функционировать правильно.

Элементы:

"ИмяФайла" - Имя графического файла. Если этот параметр включает длинное

имя файла с пробелами, заключите его в кавычки. При задании пути

используйте двойные обратные косые черты, например:"C:\\Мои документы\\Art

22.bmp"

\c Конвертер - Указывает графический фильтр, который следует использовать.

Не следует указывать расширение .flt. Например, чтобы указать фильтр

Pictim32.flt введите pictim32.

\d - Сохраняет в документе не сам рисунок, а только ссылку на него. Таким

образом можно уменьшить размер документа.

IncludeText

Вид кода - { INCLUDETEXT "ИмяФайла" [Закладка ] [Ключи ] }

Вставка текста или рисунка, содержащегося в указанном документе.

Пользователь может вставить весь документ или, если это документ Word, его

фрагмент, помеченный закладкой.

Элемент:

"ИмяФайла" - Имя документа. Если этот параметр включает длинное имя файла с

пробелами, заключите его в кавычки. При задании пути используйте двойные

обратные косые черты, например:"C:\\Мои документы\\Manual.doc"

Закладка Имя закладки, которая ссылается на фрагмент документа, который

следует вставить.

Ключи

\c ИмяКласса

\! - Запрещает обновление полей во вставленном тексте без предварительного

обновления в исходном документе

Link

Вид кода - { LINK ИмяКласса "ИмяФайла" [Фрагмент ] [Ключи ] }

Связывает данные, скопированные из другого приложения, с исходным файлом с

помощью OLE. Word вставляет поле LINK при вставке данных, скопированных из

другого приложения, в документ Word с помощью команды Специальная вставка

(меню Правка).

OLE- это технология связи программ, позволяющая приложениям совместно

использовать данные. Все программы Microsoft Office поддерживают технологию

OLE с помощью внедренных и связанных объектов.

Элемены:

ИмяКласса - Тип данных. Например, для диаграммы Microsoft Excel ИмяКласса

имеет значение «ExcelChart». Word определяет эти сведения из исходного

приложения.

"ИмяФайла" Имя исходного файла. Если этот параметр включает длинное имя

файла с пробелами, заключите его в кавычки. При задании пути используйте

двойные обратные косые черты, например:

"C:\\MSOffice\\Excel\\Rfp\\Budget.xls"

Фрагмент - Фрагмент указанного файла или элемента, например диапазон ячеек

в книге Microsoft Excel или закладка в документе Word.

Ключи

\a - Автоматически обновляет поле LINK; если требуется использовать

обновление по запросу, удалите этот ключ.

\b - Вставляет связанный объект как точечный рисунок.

\d - Сохраняет в документе не сам рисунок, а только ссылку на него. Таким

образом можно уменьшить размер документа.

\p - Вставляет связанный объект как рисунок.

\r - Вставляет связанный объект в формате RTF.

\t - Вставляет связанный объект в текстовом формате.

NoteRef

Вид - { NOTEREF Закладка [Ключи] }

Вставка знака сноски или концевой сноски, помеченной закладкой. Таким

образом в документ можно вставить несколько ссылок на одну сноску или

перекрестные ссылки на сноски и концевые сноски. В случае изменения порядка

сносок или концевых сносок обновленное поле NOTEREF отобразит новый номер

сноски.

Элемент:

Закладка - Имя закладки, которой помечен знак сноски или концевой сноски.

Закладка должна ссылаться на знак сноски в тексте документа, а не в области

сносок или концевых сносок. Если закладка не существует, необходимо ее

создать.

Ключи:

\f - Использует стиль символа «Знак сноски» или «Знак концевой сноски» при

форматировании знака сноски.

\h - Вставляет гиперссылку на сноску, помеченную закладкой.

\p - Задание относительного положения сноски или концевой сноски.

Если поле NOTEREF находится в документе до закладки, отображается строка

«выше».

Если поле NOTEREF находится в документе после закладки, отображается строка

«ниже».

Если поле NOTEREF находится внутри закладки, появится сообщение об ошибке.

При использовании с ключами \n, \r или \w строка «выше» или «ниже»

добавляется в конец значения поля.

PageRef

Вид кода - { PAGEREF Закладка [\* ключ формата ] }

Вставка номера страницы, на которую ссылается закладка. Для создания

перекрестных ссылок следует использовать команду Перекрестная ссылка (меню

Вставка).

Ключи:

\* ключ формата - Необязательный ключ, позволяющий изменить формат номера

страницы, выбранный из списка Формат номера в диалоговом окне Формат номера

страницы (команда Номера страниц, меню Вставка). Для получения

дополнительных сведений нажмите кнопку .

Ключи

\h - Создает гиперссылку на абзац, помеченный закладкой.

\p - Отображает в поле его положение относительно указанной закладки.Если

поле PAGEREF не находится на текущей странице, отображается строка «на

странице #». Если поле PAGEREF находится на текущей странице, отображается

строка «выше» или «ниже».

Quote

Вид кода - { QUOTE "Текст " }

Вставка указанного текста в документ.

Элемент:

"Текст" - Текст, подлежащий вставке. Наличие кавычек является обязательным.

Текст может содержать любые поля, кроме AUTONUM, AUTONUMLGL, AUTONUMOUT и

SYMBOL.

Ref

Вид кода - { [REF] Закладка [Ключи ] }

Вставка текста или рисунка, помеченного указанной закладкой. Закладка

должна быть определена в активном документе. Для вставки помеченного

закладкой текста или рисунка из другого документа используйте поле

INCLUDEPICTURE или INCLUDETEXT. Команда Перекрестная ссылка (меню Вставка)

вставляет поля REF при создании перекрестных ссылок.

Кроме того, можно использовать краткую форму поля REF, представляющую собой

просто имя закладки. Краткая форма поля REF недоступна в диалоговом окне

Поле (меню Вставка). Если имя закладки (например «Author») совпадает с

именем поля Word (например AUTHOR), необходимо использовать полную форму

поля REF. Поле { REF Author } вставит текст, помеченный закладкой «Author»,

в то время как поле { Author } вставит имя автора, указанное на вкладке

Документ в диалоговом окне Свойства (меню Файл). Во всех случаях, когда

используются ключи \f и \n, следует использовать полную форму поля REF.

Примечание: При вставке текста, скопированного из другого места текущего

документа, команда Специальная вставка (меню Правка) вставляет поле REF с

закладкой INTERN_LINKn, где n увеличивается автоматически. Не рекомендуется

изменять закладку INTERN_LINKn в поле REF. Кроме того, следует учитывать,

что наличие полей REF с закладками INTERN_LINKn в основном документе

слияния может стать причиной ошибок во время слияния.

Элементы:

Закладка - Имя закладки. Если текст, помеченный закладкой, содержит символ

абзаца (¶), на текст, предшествующий полю REF, налагается форматирование

абзаца, хранящегося в закладке.

Ключи:

\f - Увеличивает номер сноски или примечания, помеченного закладкой, и

вставляет соответствующий текст сноски или примечания. Например, если

пометить знак сноски 1 закладкой «Сноска1» и вставить поле { REF Сноска1 \f

} после сноски 2, то в документ будет вставлен знак сноски «3», а в область

сносок — текст сноски 1.

\h - Создает гиперссылку на абзац, помеченный закладкой.

\n - Вставляет полный номер абзаца, помеченного закладкой, без завершающих

точек. Сведения о предыдущих уровнях не отображаются, если они не включены

как часть текущего уровня.

\p - Отображает в поле его положение относительно указанной закладки.

Если поле REF находится в документе до закладки, отображается строка

«выше».

Если поле REF находится в документе после закладки, отображается строка

«ниже».

Если поле REF находится внутри закладки, появится сообщение об ошибке.

При использовании с ключами \n, \r или \w добавляет «выше» или «ниже» в

конец значения поля.

\r - Вставляет относительный номер абзаца, помеченного закладкой, без

завершающих точек.

\t - При использовании с ключами \n, \r или \w подавляет вывод символов, не

являющихся цифрами и разделителями.Например, при использовании этого ключа

«Раздел 1.01» будет выглядеть как «1.01».

\w - Вставляет полный номер абзаца, помеченного закладкой.Например, при

использовании этого ключа номер абзаца, ссылка на который выглядит как

«ii.», будет напечатан как «1.a.ii».

Список литературы:

1. Встроенная справка Microsoft Word.

2. М. Хелворсон, М. Янг “Эффективная работа с Microsoft Office”

3. Р.Борланд “ Эффективная работа с Microsoft Word “

4. Техническая документация по работе с текстовым процессором Word

(издательство Microsoft Press)

-----------------------

[pic]

[pic]

[pic]

[pic]

Страницы: 1, 2