Использование полей и закладок для оформления и автоматизации редактирования и обработки экономической информации в документах Word

Использование полей и закладок для оформления и автоматизации редактирования и обработки экономической информации в документах Word

Краснодарский Государственный Университет Культуры и Искусств

Факультет

Экономики Управления и Рекламы

РЕФЕРАТ

ТЕМА: "Использование полей и закладок для оформления и автоматизации

редактирования и обработки экономической информации в документах Word."

Выполнил: Студент 2-го курса

Группы НЭК-99

Мамедов Р.

Проверил:______________________

Краснодар 2001

Введение 3

Закладка 3

Поля. 3

"Дата и время" 4

Формулы 5

Автоматизация документа 6

Нумерация 8

Сведения о документе 11

Сведения о пользователе 13

Связи и ссылки 14

Список литературы: 19

Введение

Введение при создании программ пакета MS Office была поднята такая

проблема, "как максимально автоматизировать их работу в различных отраслях

человеческой жизни, независимо от направления?" Эта проблема, так или

иначе, была решена путем внедрения в различные типы документов полей и

закладок...

Закладка

Итак, что же все-таки такое закладка - это место в документе или выделенный

фрагмент текста, предназначенный для использования в качестве ссылки. Месту

расположения текста автоматически присваивается указанное имя. Кроме того,

в качестве "якоря" для закладки можно использовать различный текст,

числовые значения, которые в дальнейшем будет возможно использовать в

формулах. Что же касается способа задания закладки, то для этого, прежде

всего, необходимо выделить текст, фрагмент текста, числовое значение, для

которого создаётся закладка, или же просто поставить курсор на место

будущей закладки, если она позиционная. После этого в меню "вставка"

выбрать пункт "закладка", после выбора, которого откроется дополнительное

окно. В этом окне будет необходимо ввести имя, закладки (имя должно

начинаться с букв, а не цифр, в противном случае добавить просто будет

невозможно) и после этого добавляете закладку.

Полученные закладки можно использовать для создания и нумерации

перекрестных ссылок. Для этого таким же образом выбираем объект, при

нажатии, на который будет происходить переход к закладке. После этого в

меню "вставка" выбирается пункт гиперссылка, а в появившемся окне

выбирается не ссылка на файл или URL, а вторая опция, ссылка на объект

внутри документа, после чего в новом окне указывается закладка, на которую

будет переход.

Поля.

Для начала думаю, следует пояснить, что же такое формы. Если говорить

вообщем то это объект, вставляемый в данном случае в документ Microsoft

Word, и имеющий своё "внутреннее значение", то есть команду на какое-то

действие при использовании этого поля. Прежде всего, нужно отметить

несколько типов полей, использование которых по большей части характерно

для экономических документов: кассовые чеки, накладные, различные виды

форм, формуляров и т.д.:

. Дата и время

. Формулы

. Автоматизация документа

. Нумерация

. Сведения о документе

. Оглавление и указатели

. Сведения о пользователе

. Связи и ссылки

Далее в этой работе будут рассмотрены все из вышеперечисленных полей, и

дабы не повторятся, скажу, что практически для всех полей вывести их

"коды" можно одним простым способом: для этого необходимо вызвать

контекстное меню поля и выбрать там пункт "коды/значения полей", рис.1.

После этого в поле, вместо его значения будет выведена формула, все

особенности которых будут описаны далее. А для возврата значения поля

необходимо повторно нажать "коды/значения полей" в контекстном окне.

"Дата и время"

данное поле является одним из самых часто используемых при работе с

текстовым редактором Word, и восновном это связанно с тем, что

пользователю бывает необходимо быстро вставить в документ дату, время, год,

но кроме этого бывают ещё несколько случаев: во-первых, это когда документ

является какой-то формой, где необходимо, чтобы каждый раз при открытии

программа вставляла существующие на тот момент значения даты, времени. Для

начала необходимо отметить, что поле даты и времени можно вставить, зайдя в

пункт меню "вставка" и выбрав там "дата и время...", после чего на экран

будет выведено окно, в котором предстоит выбрать вид даты и времени, а так

же указать, обновлять ли поле даты при каждом открытии". Что касается

непосредственно первого случая, когда дата всегда остается постоянно, то

здесь в документ вставляются непосредственно значения поля на момент

вставки, так что поля просто нет. А что же касается второго пункта, то

здесь вставляется непосредственно поле, коды которого будут иметь вот

такой вид:

{ TIME \@ "dd.MM.yy H:mm:ss"}, впрочем, это наиболее полный вид, и в

каждом конкретном случае могут отсутствовать те или иные переменные. Надо

отметить так же, что в случае необходимости полю времени (команда TIME),

можно задавать различные виды, изменяя его ключ (ключ, это все что стоит

после знака \@, включая и его). Переменные в ключе могут быть такими:

dd -вывод дня при этом если число от 1 до 9, то число будет выведено как

01,02,...,09.

dddd - выводится прописью день недели

ММ - выводится номер месяца

MMMM - месяц прописью

yyyy - выводится год, при этом от количества Y зависит, сколько цифр из

значения года будет выведено.

H -час, на момент ввода

Mm - минуты

ss - секунды

Кроме того, необходимо сказать, что при выводе значения, будут выводиться

те разделители переменных, которые будут поставлены при вводе.

Что же касается самой команды TIME, то наличие именно её во временном поле

не обязательно, в зависимости от ситуации могут стоять следующие команды:

CreateDate

Вид - {CREATEDATE [ \@ "Формат даты/времени "] }

Вставка даты и времени первого сохранения документа под его текущим именем,

указанных на вкладке Статистика в диалоговом окне Свойства (меню Файл).

По умолчанию используются форматы даты и времени, выбранные на вкладках

"Время и Дата" в окне свойств "Язык и стандарты" на панели управления

Windows или Windows NT.

Date

Вид - { DATE [ \@ "Формат даты/времени "] [Ключи] }

Вставка текущей даты. Word вставляет поле "DATE" при нажатии кнопки "Дата "

на панели инструментов Колонтитулы. По умолчанию используется формат

даты, выбранный на вкладке Дата в окне свойств Язык и стандарты на панели

управления Windows или Windows NT. Чтобы изменить этот параметр для Word,

воспользуйтесь кнопкой "По умолчанию" в диалоговом окне "Дата и время"

(меню Вставка), или же после вставки можно изменить коды полей вручную.

Примечание: кроме уже описанных свойств полей семейства "дата и время"

нужно отметить еще одно, все эти поля можно вставлять в колонтитулы, если

необходимо, чтобы они находились на каждой странице при печати документа.

Формулы

Поле формул является особым случаем, с помощью его можно автоматизировать

подсчет данных, предварительно создав какую-то форму. Его можно применять

как в таблицах, так и без них, в любом удобном месте документа, за

исключением, пожалуй, только поля страницы. Единственным его недостатком,

пожалуй, является только то, что обновления полей не происходит

автоматически как в Excel'e, так что это приходится делать при

необходимости вручную: для этого выделяется поле или группа полей и через

контекстное меню (рис.1) выбирается опция обновить поле, после чего и

происходит обновление.

Что же касается добавления формулы в документ, то кроме универсального

метода существует еще один, думаю, более удобный в этом случае: курсор

ставится в то место, куда намереваетесь вставить формулу, после чего в меню

"таблица" выбирается пункт "формула", после выбора, которого открывается

окно: рис.2

В этом окне в текстовом поле "формула" записывается непосредственно сама

формула и при необходимости ставляется фукция, которая выбирается в

соответствующем окне. В качестве слагаемого, частного или множителя могут

также выступать закладки, которые должны быть выбраны заблаговременно.

Кроме того, в этом окне есть возможность выбрать формат числа: денежный,

обычный, процентный....

Что же касается самих, формул, то в текстовом редакторе Word их

предусмотрено довольно большое количество (ABS, AND, AVTRAGE, COUNT,

DEFINE, FALSE, IF, INT, MAX,MIN, NOT, MOD, OR, PRODUCT, ROUND, SIGN, SUM,

TRUE) для всевозможных случаев:

ABS(x) - выдает абсолютное значение числа или формулы (без знака).

AND( x;y) - выдает значение =1 (истина), если оба логические выражения x и

y истинны, или = 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно.

AVERAGE() - вычисляет среднее значений, включенных в список.

COUNT( ) - в качестве результата выводится число элементов в списке (в

скобках).

DEFINED(x) - Функция принимает значение 1 (истина), если выражение x

допустимо, или 0 (ложь), если оно не может быть вычислено.

FALSE - используется как результат сравнения в других функциях и принимает

значение "ложь" = 0(нуль).

IF(x;y;z) - функция выводит значение y, если условие x истинно, или z, если

оно ложно. y и z могут быть числами или строками.

NOT(x) - 0 (ложь), если логическое выражение x истинно, или 1 (истина),

если оно ложно.

OR(x;y) - 1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений x и y

истинно, или 0 (ложь), если оба они ложны.

PRODUCT( ) - Произведение значений, включенных в список. Например, функция

{ = PRODUCT (1;3;7;9) } возвращает значение 189. В качестве элементов

списка могут быть так же и ячейки таблицы.

ROUND(x;y) - Значение x, округленное до указанного десятичного разряда (y).

x может быть числом или значением формулы.

SIGN(x) - функция определяет знак числа и принимает значения: 1 (если x >

0) или –1 (если x < 0).

SUM( ) - эта функция суммирует значения скобках, кроме того, возможно

суммирование данных таблиц, для этого в формулу вставить интервал ячеек,

или же вставив дополнительную функцию в случае нахождения формулы в

таблице.

TRUE - используется как результат сравнения в других функциях и принимает

значение "правда" = 1.

INT(x) - эта функция выделяет целую часть числа или значения формулы x.

MIN( ) - выбирает наименьшее значение в списке.

MAX( ) - выбирает наибольшее значение в списке.

MOD(x;y) - возвращает остаток от деления x на y, эти очень удобно

пользоваться в таблицах при составлении различных экономических документов.

В поле "= (Формула)" можно использовать значения, возвращаемые

перечисленными выше функциями. Для функций с пустыми скобками допустимо

любое число аргументов, разделенных точками с запятыми (;). Аргументы могут

быть числами, формулами или именами закладок.

Примечание: Ссылки на ячейки таблицы допустимы в качестве аргументов

следующих функций: AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM().

Автоматизация документа

Этот раздел посвящен полям, помогающим пользователю автоматизировать свою

работу с документами, за счет быстрых переходов в нужную часть документов,

за счет оперативного вычисления результата по определенным формулам и как

результат, вывод этих данных в наглядном виде.

В этой категории присутствуют такие поля, как:

Compare

Внешний вид - { COMPARE Выражение1 Оператор Выражение2 }

В зависимости от результата сравнения двух выражений возвращает значение

«1» (истина) или «0» (ложь). С помощью полей COMPARE и функций AND и OR

можно создать составное логическое выражение в поле = (Формула), а затем

использовать его в поле IF.

Элемент:

Выражение1, Выражение2 - Значения для сравнения. Выражение может быть

именем закладки, строкой текста, числом, вложенным полем, возвращающим

значение, или математической формулой. Если выражение содержит пробелы, оно

должно быть заключено в кавычки.

Оператор - Оператор сравнения. Пробелы перед оператором и после него

являются обязательными.

Операторы и их описание:

= Равно

<> Не равно

> Больше чем

< Меньше чем

>= Больше либо равно

Не равно

> Больше чем

< Меньше чем

>= Больше либо равно

<= Меньше либо равно

"Текст1", "Текст2" - Текст, который вставляется в случае истинности

(Текст1) или ложности (Текст2) логического выражения. Если Текст2 не

указан, а логическое выражение ложно, не будет вставлено никакого текста.

Каждая строка должна быть заключена в кавычки.

MacroButton

Вид - { MACROBUTTON ИмяМакроса Сообщение }

Вставка макроса, для запуска которого следует указать на значение поля

MACROBUTTON и дважды нажать кнопку мыши, или один раз нажать кнопку мыши, а

затем нажать клавиши ALT+SHIFT+F9.

Элеметы:

ИмяМакроса - Указанный макрос должен быть доступен в шаблоне активного

документа или общем шаблоне.

Сообщение - Текст или рисунок, изображаемый на кнопке. Можно использовать

поле, значением которого является текст или рисунок, например REF или

INCLUDEPICTURE. Значение поля MACROBUTTON должно располагаться на одной

строке, в противном случае возникнет ошибка.

Print

Вид - { PRINT "Команды принтера" }

Посылает текущему принтеру команды, предназначенные для управления им.

Значение отображается только при печати документа. Команды принтера можно

найти в прилагаемой к нему документации.

Примечание: Поле PRINT корректно работает с принтером PostScript или

Hewlett-Packard LaserJet Series II или Series III, однако может работать

неправильно с лазерными принтерами других типов. Поле PRINT работает только

с теми матричными принтерами, которые поддерживают команду PassThrough.

Нумерация

Этот раздел посвящен палям, с помощью которых можно пронумеровать страница,

абзаци, разделы, и.д. основными полями здесь являются:

AutoNum

Вид - { AUTONUM }

Последовательная нумерация абзацев. Вместо этого поля рекомендуется

использовать новое поле LISTNUM. Поле LISTNUM может использовать нумерацию

из простого или многоуровневого списка и может быть вставлено в любое место

абзаца. Поле AUTONUM оставлено для совместимости с предыдущими версиями

Word. Для нумерации абзацев рекомендуется использовать команду Список

(меню Формат).

AutoNumLgl

Вид- { AUTONUMLGL [Ключи ] }

Автоматическая нумерация абзацев в юридических и технических документах.

Вместо этого поля рекомендуется использовать новое поле LISTNUM. Поле

LISTNUM может использовать нумерацию из простого или многоуровневого списка

и может быть вставлено в любое место абзаца. Поле AUTONUMLGL оставлено для

совместимости с предыдущими версиями Word.Для нумерации абзацев

рекомендуется использовать команду Список (меню Формат).

Элемент:

AutoNumLgl - Вставка номера в юридическом формате.

Ключи:

\e Удаление точки из номера в юридическом формате.

Используйте встроенные стили заголовков для оформления заголовков в

документе, а затем вставьте поле AUTONUMLGL в начало каждого такого абзаца.

Нумерация отражает уровни заголовков, соответствующие используемым стилям

заголовков. Если поля AUTONUMLGL вставлены в абзацы основного текста (при

оформлении которых не используются встроенные стили заголовков), номер

предшествующего заголовка добавляется к номеру абзаца. Например, если

предшествующему заголовку соответствует номер 1.2.3, номера абзацев

основного текста будут выглядеть следующим образом: 1.2.3.1, 1.2.3.2,

1.2.3.3 и т. п.

AutoNumOut

Вид - { AUTONUMOUT }

Автоматическая нумерация абзацев в стиле структуры. Вместо этого поля

рекомендуется использовать новое поле LISTNUM. Поле LISTNUM может

использовать нумерацию из простого или многоуровневого списка и может быть

вставлено в любое место абзаца. Поле AUTONUMOUT оставлено для совместимости

с предыдущими версиями Word. Для нумерации абзацев рекомендуется

использовать команду Список (меню Формат).

Используйте встроенные стили заголовков для оформления заголовков в

документе, а затем вставьте поле AUTONUMLGL в начало каждого такого абзаца.

Нумерация отражает уровни заголовков, соответствующие используемым стилям

заголовков.

Примечания:

. Поле AUTONUMOUT нельзя обновить по запросу.

. Значение поля AUTONUMOUT не отображается, если данное поле вложено в поле

IF.

ListNum

Вид - { LISTNUM "Имя" [Ключи] }

Вставка набора номеров в любом месте абзаца. Нумерация может быть взята из

простого или многоуровневого списка.

Элемент:

Имя - Связывает поле LISTNUM с определенным списком.Для эмуляции поля

AUTONUM, AUTONUMOUT и AUTONUMLGL используйте имена «NumberDefault»,

«OutlineDefault» и «LegalDefault» соответственно.

Ключи:

\l - Задает уровень в списке, изменяя стандартное поведение поля.

\s - Задает начальное значение для поля. Указанное число должно быть целым.

Page

Вид - { PAGE [\* ключ формата ] }

Вставка номера страницы, на которой расположено поле PAGE. Word вставляет

поле PAGE при выборе команды Номера страниц (меню Вставка) или нажатии

кнопки "Номер страницы" на панели инструментов Колонтитулы.

RevNum

Вид - { REVNUM }

Вставка номера редакции документа, указанного на вкладке Статистика в

диалоговом окне Свойства (меню Файл). Это свойство указывает, сколько раз

Страницы: 1, 2