Excel и Access

значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В

большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим

ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа

во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое поле, называется главной, а

таблица, содержащая внешний ключ — связанной. Существует четыре вида

отношений:

Один к одному. При использовании отношения "один к одному" запись в

таблице "А" (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в

таблице "В" (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не

очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу.

Связь с отношением "один к одному" используют для разделения очень широких

таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах

связанных отношением "один к одному" ключевые поля должны быть уникальными.

Один ко многим. Связь с отношением "один ко многим" является наиболее часто

используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в

таблице "А" могут соответствовать несколько записей в таблице "В", а запись

в таблице "В" не может иметь более одной

соответствующей ей записи в таблице "А". В таблице "А" ключевое поле должно

быть уникальным. Связь с отношением "один ко многим" таблиц "А" и "В" можно

рассматривать как связь с отношением "многие к одному" таблиц "В" и "А".

Многие к одному. При использовании отношения "многие к одному" одной записи

в таблице "А" может соответствовать одна запись в таблице “B”, а запись в

таблице "В" может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице

"А". В таблице "А" ключевое поле должно быть уникальным. Связь с

отношением "один ко многим" таблиц "А" и "В" можно рассматривать как связь

с отношением "многие к одному" таблиц "В" и "А".

Многие ко многим. При использовании отношения "многие ко многим" одной

записи в таблице "А" могут соответствовать несколько записей в таблице "В",

а одной записи в таблице "В" несколько записей в таблице "А". В этом случае

не требуется уникальности ключевых полей таблиц "А" и "В". Этот вид

отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.

Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена,

однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые

поля типа "Числовой" должны иметь одинаковые значения свойства "Размер

поля". Исключениями из этого правила являются поля счетчика с

последовательной нумерацией, которые могут связываться с числовыми полями

размера "Длинное целое". Существует возможность создать связь между

текстовыми полями разной длины, но это может вызвать сложности при создании

запросов.

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является

важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия

ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную

таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице,

и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в

связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также

удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в

связанной таблице. Условия целостности данных определяют систему правил,

используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных

таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение

связанных данных. После наложения условий целостности данных на операции со

связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле

внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле

главной таблицы.

Необходимо так же определить первичный ключ. Если таблица никогда не

будет использоваться в качестве главной, то ключ для нее определять не

нужно. В главных таблицах обычно содержится информация о реальных объектах,

причем с каждым объектом ассоциируется только одна запись. Определение

ключа таблицы является простейшим способом предотвращения появления в

таблице одинаковых записей. В главной таблице связи должен быть определен

первичный ключ. Access считает таблицы, у которых такой ключ не определен,

подозрительными. При открытии таких таблиц в режиме конструктора появляется

диалоговое окно, сообщающее о том, что ключ таблицы не определен. Ключ

можно определить и в связанных таблицах, что поможет избежать появления

повторяющихся данных. Ключ таблицы можно задать по значению нескольких

полей. Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа, но

может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других

полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в тех полях таблицы, по

которым она проиндексирована. Каждая таблица Access может иметь до 32

индексов, 5 из которых могут быть составными (в составной индекс может

входить не более 10 полей). Тем не менее, не стоит увлекаться созданием

индексов для каждого поля таблицы и всех их комбинаций, поскольку это может

существенно замедлить процесс заполнения таблицы (при изменении или

добавлении записи автоматически обновляются все индексы).

Одним из основных принципов разработки реляционных баз данных является

то, что все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же

тип. Для каждого поля таблицы необходимо задать тип данных. По умолчанию

используется тип данных «Текстовый». При задании типа данных поля можно

также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение

значения поля и точность числовых данных.

Основные типы данных:

1. Текстовый. Текст или числа, не требующие проведения расчётов.

2. МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых

данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или

проиндексированным.

3. Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа

(размера) зависит точность вычислений.

4. Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически

вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

5. Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать

одно из двух возможных значений.

6. Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в

математических вычислениях.

7. Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

8. Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных.

Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

9. Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

2.6. Запросы

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления

базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавления

новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения

специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию.

Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц,

обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

В Access существует четыре типа запросов для различных целей

Запросы на выборку отображают данные из одной или нескольких таблиц в виде

таблицы.

Перекрестные запросы собирают данные из одной или нескольких таблиц в

формате, похожем на формат электронной таблицы. Эти запросы используются

для анализа данных и создания диаграмм, основанных на суммарных значениях

числовых величин из некоторого множества записей.

Запросы на изменение используются для создания новых таблиц из результатов

запроса и для внесения изменений в данные существующих таблиц. С их помощью

можно добавлять или удалять записи из таблицы и изменять записи согласно

выражениям, задаваемым в режиме конструктора запроса.

Запросы с параметрами — это такие запросы, свойства которых изменяются

пользователем при каждом запуске. При запуске запроса с параметром

появляется диалоговое окно, в котором нужно ввести условие отбора. Этот тип

запроса не является обособленным, т. е. параметр можно добавить к запросу

любого типа.

2.7. Формы

Формы Access позволяют создавать пользовательский интерфейс для

таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно

использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для

представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы

позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для

представления множества допустимых значений используются коды. Правильно

разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые

поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели,

списки, метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и

объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа

элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и

статические (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

Формы Access являются многофункциональными; они позволяют выполнять

задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют

производить проверку корректности данных, содержащихся в таблице. Access

позволяет создавать формы, включающие другие формы (форма внутри формы

называется подчиненной). Формы позволяют вычислять значения и выводить на

экран результат.

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три

основных категории:

. Управление транзакциями. Эти формы, работают непосредственно с таблицами,

при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и

редактирования информации в более чем одной таблице используется

единственная форма, то можно создать запрос на обновление, включающий все

нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная

форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника

данных, но, кроме того, включать подчиненные формы, в качестве источника

данных которых используются другие таблицы. Подчиненная форма, которая

появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра

и добавления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

. Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра

информации. Формы, предназначенные только для доступа к данным, можно

разрабатывать как с целью перспективного планирования действий, так и для

принятия экстренного решения. Экстренное решение приводит к единственному

действию, такому, например, как предоставление большого кредита клиенту,

или посылка представителя по продажам для определения причины отказа

клиента от товара. Приложения Access позволяют использовать три уровня

вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в

предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к

данным, в качестве источника данных часто используют запросы, которые

суммируют данные по временным промежуткам.

. Администрирование баз данных. Приложения этой категории выполняют

административные функции такие, как создание баз данных или таблиц,

разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных,

обеспечение безопасности с помощью шифрования, периодическое уплотнение

базы данных, а также операции резервного копирования.

Приложения для администрирования баз данных требуют наличия полного доступа

ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм - использование

Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без),

содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает

базовый внешний вид формы и добавляет текстовые поля для отображения и

редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы

профессиональным разработчиком приложений или начинающим пользователем,

использование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет процесс создания

простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

2.8. Отчёты

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В

Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм,

предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать

и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах,

запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

1. Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста,

содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись

указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство

Access Автоотчет позволяет создать отчет в одну колонку щелчком по

кнопке панели инструментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку используются

редко, поскольку такой формат представления данных приводит к лишней

трате бумаги.

2. В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выделяется

столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам,

каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться

на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока

не будут выведены все данные; затем начинается печать следующей группы

записей.

3. Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при

использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это

делается в настольных издательских системах и текстовых процессорах.

Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало

второго столбца, и так далее. Формат многоколоночных таблиц позволяет

сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку

выравнивание столбцов едва ли соответствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов.

Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета

с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к

законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на

редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из

незаполненного шаблона.

2.9. Макросы

При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять

одни и те же задачи. Чтобы не повторять одни и те же действия, можно

использовать макросы. База данных неуклонно разрастается по мере того, как

туда вносятся новые записи в формы, создаются запросы и распечатываются

новые отчеты. При этом разрабатываются и сохраняются для последующего

использования новые объекты. Приходится регулярно выполнять некоторые

задачи. Для выполнения таких регулярных задач удобно использовать макросы

Access. После создания этих небольших программ можно запускать их

автоматически при определенных действиях пользователя (например, при щелчке

на кнопке или при открытии определенной формы). Для автоматического запуска

макросов в Access используются так называемые события. Макросы Access

позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют

от написания сложных программ и подпрограмм. Выполнение прикладной задачи

можно представить как результат последовательного выполнения действий,

каждое из которых может быть записано соответствующей командой на языках

Visual Basic и VBA. Кроме того, с помощью макроса можно имитировать выбор

команды меню или перемещение мыши. Макросы Access обычно не дублируют

отдельных нажатий клавиш или перемещений мыши, выполняя особые, заданные

пользователем задачи, например открытие формы или запуск отчета. Используя

макросы для выполнения рутинных операций, в существенно экономит время и

силы. Кроме того, поскольку всякий раз при запуске макроса будет

осуществляться одна и та же последовательность действий, макрос сделает

работу с базой данных более эффективной и аккуратной.

Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окна свойств

форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не

обладают. Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с

помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню.

Использование этих особенностей позволяет очень легко и эффективно

использовать макросы, связанные с событиями.

Макросы можно запускать и на уровне отдельных элементов управления,

используя для этого соответствующие события. Например, можно проверить

правильность ввода сложных данных непосредственно на уровне поля (а не

после выхода этой записи), используя для этого свойство данного поля, а не

свойства на уровне всей формы.

Любой макрос может состоять из одной или нескольких макрокоманд. Можно

ввести последовательность выполняемых макрокоманд в столбец

Макрокоманда, а напротив каждой команды в столбце Примечание дать описание

соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение

макроса. В нижней части окна находится область Аргументы макрокоманды. В

этой области можно задать необходимые аргументы (свойства, параметры) для

соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введения

дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует

выполнять указанное действие.

После создания макросов можно объединить несколько взаимосвязанных

макросов в один.

Страницы: 1, 2, 3, 4