Excel'97

клавишу [Ctrl]. Эту клавишу нужно удерживать в нажатом состоянии до тех

пор, пока все группы не будут промаркированы.

Адреса групп можно ввести с клавиатуры. В этом случае нужно

помнить, что адреса начальной и конечной ячеек группы разделяются

двоеточием, а адреса различных групп - запятой (или точкой с запятой,

в зависимости от установки опций International в среде Windows).

Кроме этого в формулу можно ввести и числовые слагаемые. После

этого щелкните по пиктограмме с "галочкой", чтобы вычислить сумму.

7.4. Вычисление среднего значения.

Промаркируйте ячейку, где должно располагаться среднее значение, и

щелкните по пиктограмме Конструктора функций.

Откроется диалоговое окно Конструктора. В левом поле этого окна

выберите категорию Statistical, а в правом поле щелкните по названию

функции AVERAGE. Затем щелчком по командной кнопке Next перейдите ко

второму шагу работы с Конструктором.

На втором шаге нужно указать аргументы этой функции. Здесь также

для маркировки можно либо использовать мышь в сочетании с клавишей

[Ctrl], либо вводить адрес с клавиатуры.

В заключение нужно закрыть окно Конструктора функций щелчком по

командной кнопке Finish, после чего в таблице появится среднее

значение.

7.5. Вычисление величины линейной амортизации.

Для вычисления величины линейной амортизации какого-либо

оборудования (например, станка) нужно знать его покупную стоимость,

продолжительность эксплуатации и остаточную стоимость. Предположим,

что эта информация уже внесена в таблицу. Промаркируйте ячейку, где

будет находиться значение линейной амортизации, и вызовите Конструктор

функций.

На первом шаге выберите категорию Financial. В правом поле

щелкните по аббревиатуре SLN (функция линейной амортизации).

Конструктор выдаст краткое описание этой функции. Затем щелкните по

командной кнопке Next.

На экране появится второе диалоговое окно Конструктора функций. В

этом окне укажите аргументы функции. Закончив ввод аргументов, щелкните по

командной кнопке Finish. После этого в указанной ячейке таблицы

появится значение линейной амортизации.

7.6. Комбинирование функций.

Первую функцию в формуле можно задать с помощью Конструктора

функций. Затем активизируйте наборную строку и введите с клавиатуры

знак арифметической операции, которая связывает функции. Для ввода второй

функции также запустите Конструктор функций непосредственно из

наборной строки (пиктограмма со значком fx). Таким образом можно связать

друг с другом произвольное число функций.

Функции могут связываться оператором композиции, когда одна

(внутренняя) функция является аргументом другой (внешней) функции. Для

образования композиции введите обычным образом внешнюю функцию и

промаркируйте ячейку, где она расположена. Затем активизируйте наборную

строку и щелкните в ней по аргументу, вместо которого должна быть

вставлена внутренняя функция. После этого запустите Конструктор функций и

выберите внутреннюю функцию. Этот процесс нужно повторить для каждой

внутренней функции, если вложений несколько. При этом следует помнить,

что аргументы функций отделяются друг от друга запятой.

Таким образом, аргументами функций могут быть числа, отдельные

ячейки, группы ячеек и другие функции.

7.7. Текстовый режим индикации функций.

В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу результаты

вычислений по формулам. Можно изменить этот режим и ввести текстовый

индикации (отображения) формул, нажав комбинацию клавиш [Ctrl-~].

После этого на экране становятся видны не результаты вычислений,

а тексты самих формул и функций. В этом режиме увеличивается ширина

столбцов, чтобы можно было увидеть всю формулу и попытаться найти

ошибку.

Часто рабочий лист не помещается целиком на экране, что затрудняет

поиск ошибок. Кроме того, довольно утомительно долгое время искать

на мониторе причину ошибки. Поэтому рекомендуется распечатывать

таблицу в текстовом режиме. Для этого можно выбрать альбомную ориентацию

листа, даже если сама таблица была сделана в расчете на портретную

ориентацию. При альбомной ориентации на лист бумаги помещается

таблица с очень широкими столбцами.

8. ОБМЕН ДАННЫМИ

Обмен данными позволяет пользователю Excel 97 импортировать в свои

таблицы объекты из других прикладных программ и передавать

(экспортировать) свои таблицы для встраивания в другие объекты.

Концепция обмена данными является одной из основных концепций

среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются

различными прикладными программами, создаются информационные связи,

например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи

реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в

текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее

оригинал вносятся изменения.

К сожалению, не все прикладные программы поддерживают механизм

обмена данными, но программа Excel относится здесь к лидерам. Она

поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0

(Object Linking and Embedding).

8.1. Импортирование рисунков в Excel 97.

Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области

рабочего листа и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа

Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и

для которых в системе есть соответствующие программные обработки.

Содержание этого списка зависит от набора программ, которые были

установлены в системе Windows. Выберите из списка объект

Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK.

После этого вызывается графический редактор Paintbrush, в котором

можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from

из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с

нужным рисунком и загрузите его в окно редактора. Затем вызовите директиву

Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и

вернуться в программу Excel.

При выходе редактор спрашивает, создавать ли динамическую связь с этим

рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда создается динамическая

информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на рабочем листе и

графическим редактором. Рисунок появляется на рабочем листе в указанном

месте рядом с таблицей.

8.2. Редактирование рисунков на рабочем листе.

Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой

находится рисунок. После этого автоматически запускается

графический редактор Paintbrush, поскольку у него с этим рисунком была

установлена информационная связь.

Теперь в рисунок можно внести изменения, используя средства,

предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать

директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического

редактора и вернуться в программу Excel. При выходе редактор снова

предлагает сохранить информационную связь. Здесь также нужно выбрать

ответ Yes. После этого управление возвращается программе Excel, и

измененный рисунок появляется в том же месте рядом с таблицей.

8.3. Включение таблицы в текст.

Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в которой

находятся нужные данные. Затем щелкните на основной панели по 8-й

пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного

хранения среды Windows.

Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый редактор

WinWord вместе со своим документом. Щелкните мышью в том месте текста,

где нужно вставить таблицу. Затем на основной пиктографической

панели редактора щелкните по пиктограмме вставки из буфера (в

редакторе Word это 9-я пиктограмма, в Excel - 9-я). После этого

таблица будет вставлена в текстовый документ.

9. ОБРАБОТКА СПИСКОВ

Списки позволяют эффективно работать с большими однородными

наборами данных.

Списком будем называть упорядоченный набор данных, имеющих

одинаковую структуру. Например, списком является телефонный

справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов.

Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные

распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel 97

списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции

для их обработки. Списки могут рассматриваться как внутренние базы

данных, в которых записями являются строки таблицы, а полями - столбцы.

В программе Excel 97 разработчики из фирмы Microsoft значительно

упростили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры

позволяют отобразить только те части списка, которые нужны для

выполнения определенной задачи.

9.1. Создание списков.

С технической точки зрения списки представляют собой обычные

таблицы, для которых в программе Excel имеются дополнительные

операции обработки. Сначала нужно хорошо продумать названия

отдельных полей в списке. Например, в качестве полей для списка

товаров можно было бы выбрать следующие: номер артикула, название

товара, цену и наличие на складе (запас). Названия полей

используются программой Excel для поиска элементов в списке и его

обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице.

В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей

списка. Следите за тем, чтобы между ними не оставалось свободных

столбцов. Эту строку программа Excel использует в качестве строки

заголовков списка. Начиная со следующей строки введите свои данные.

9.2. Ввод списка данных.

После вызова директивы Form из меню Data открывается диалоговое

окно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматривать первую

строку в качестве заголовка списка. Здесь нужно ответить утвердительно,

щелкнув по кнопке OK.

После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором

каждому полю списка соответствует поле ввода. Как только все поля

ввода будут заполнены данными, щелкните по командной кнопке New, чтобы

внести введенный элемент данных в список. Затем можно начать ввод

следующего элемента данных и т.д., пока не будут введены все элементы

списка. В заключение закройте окно щелчком по командной кнопке Close.

Каждый новый список следует создавать на отдельном рабочем

листе. Программа Excel может обрабатывать только один список на одном

рабочем листе.

9.3. Поиск элемента в списке.

После вызова директивы Form из меню Data в диалоговом окне

появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Criteria,

чтобы войти в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка

Criteria превратится в кнопку Form. Введите значения полей искомого

элемента в поля ввода, расположенные в левой части окна. Введенные

значения будут служить критериями поиска. Можно заполнить не все поля

ввода, тогда будет производиться поиск элементов, соответствующие поля

которых совпадают с заполненными полями. При вводе старайтесь не

нарушать порядок следования полей.

Теперь щелкните по командной кнопке Find Next. Программа Excel

начинает просматривать весь список начиная с первого элемента, чтобы

найти элемент, который удовлетворяет критерию поиска. Если программа

находит соответствующий элемент, он появляется в диалоговом окне. Если

нужно найти еще один элемент, удовлетворяющий условию поиска, снова

щелкните по командной кнопке Find Next.

Если поиск лучше вести в обратном направлении, щелкните по командной

кнопке Find Prev. При поиске можно комбинировать различные критерии друг с

другом. Например, можно ввести поиск элементов, у которых значение

некоторого поля больше заданного числа, а значение другого поля совпадает

с заданной цепочкой символов.

Если критерием поиска служит текстовая строка, то для маскирования

текстовых позиций можно использовать символы "?" и "*". Вопросительный

знак позволяет игнорировать ту текстовую позицию, которую он занимает.

Например, строке поиска "М???ер" будут удовлетворять слова "Мюллер",

"Мастер" и т. д. Звездочка позволяет игнорировать все следующие после

нее символы. Например, строке поиска "Ми*" будут удовлетворять любые

слова, которые начинаются с сочетания "Ми".

В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы.

Например, условие "=). В первом поле ввода укажите некоторое число

или выберите его из меню, расположенного справа. Пусть, например, введено

число 20. Теперь в правом поле записано первое условие фильтрации >=20.

Повторите те же действия для второго поля ввода. Пусть, например,

там было указано условие <=50. Включите селекторную кнопку And, если

нужно, чтобы выполнялись оба условия, или кнопку Or, если достаточно,

чтобы выполнялось одно из условий фильтрации. По умолчанию включена

первая из этих кнопок. Щелкните по командной кнопке OK, тогда в

таблице появятся только те элементы, которые удовлетворяют

комбинированному логическому условию. В данном примере, если

оставить включенной кнопку And, на экране останутся те элементы списка, у

которых значение указанного поля расположено в диапазоне от 20 до 50.

9.7. Сортировка списков.

Вызовите директиву Sort из меню Data. Откроется диалоговое

окно этой директивы. В группе полей Sort by этого окна необходимо указать

критерии сортировки. По умолчанию программа предлагает в первом поле

одно из значений этого поля в качестве критерия. В следующих полях можно

дополнительно указать значения, по которым будут сортироваться

элементы, имеющие одинаковые значения в предшествующем поле.

Пара селекторных кнопок Ascending и Descending, которые расположены

рядом с каждым полем, позволяет проводить сортировке либо в

возрастающей, либо в убывающей последовательности. Щелкните по

командной кнопке OK, тогда программа Excel выполнит сортировку списка

в соответствии с указанными критериями

10. АНАЛИЗ ДАННЫХ

Для анализа больших списков данных в программе Excel

предусмотрены специальные средства.

Под анализом данных здесь понимаются методы, позволяющие лучше

понять тенденции и закономерности, которым подчиняются табличные данные.

Опорные таблицы (Pivot Table), включенные в пятую версию программы

Excel, предназначены для анализа соотношений между данными в списке.

Опорные таблицы строятся с помощью Конструктора таблиц за четыре шага.

Структуру опорной таблицы можно легко изменить в интерактивном режиме

путем перемещения названий полей данных из одной части таблицы в

другую.

Кроме опорных таблиц, в программе Excel имеются и другие методы

анализа наборов данных. Очень полезной является директива поиска

решения уравнений, которая по заданным значениям полей находит

другие значения, удовлетворяющие определенным соотношениям.

10.1. Опорные таблицы.

Директивой PivotTable из меню Data откройте диалоговое окно

Конструктора опорных таблиц. В этом окне за четыре шага нужно построить

опорную таблицу.

На первом шаге следует указать источник поступления данных.

Если исходные данные находятся в списке, то щелкните по селекторной кнопке

Microsoft Excel List or Database и перейдите к следующему шагу с

помощью командной кнопки Next.

На втором шаге нужно указать область рабочего листа, где находится

список. По умолчанию программа предлагает список, который расположен на

активном рабочем листе. Здесь можно указать только часть списка,

если для построения опорной таблицы остальная часть не нужна. Щелкните по

командной кнопке Next, чтобы перейти к следующему шагу.

На третьем шаге задается структура (Layout) опорной таблицы. В

правом поле расположены названия полей списка, а в среднем - представление

структуры опорной таблицы. В это поле включается поле названий строк,

поле названий столбцов и поле данных. Чтобы задать структуру таблицы,

следует отбуксировать мышью названия полей списка в соответствующие поля

таблицы. При построении опорной таблицы придерживайтесь

следующих правил. Названия полей, по значениям которых будет проводится

анализ данных, отбуксируйте в поле данных Data. В поле названий

строк Row и в поле названий столбцов Column переместите названия

полей, по значениям которых классифицируются (разбиваются)

данные. Затем щелкните по командной кнопке Next, чтобы перейти к

следующему шагу.

На четвертом шаге можно установить некоторые опции для построения

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5