Виды обработки документов

Виды обработки документов

Содержание:

Введение. 3

Виды обработки документов. 4

Докладная записка (внутренняя). 7

Служебное письмо (внешнее) 9

Заключение 11

Список используемой литературы: 12

Введение.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность

законов, нормативно-правовых актов и методических документов,

регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования

документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие

работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое

обеспечение и т.д.

Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого

учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации

регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения

деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает

виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов

гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или

прекращения, подтверждения правоотношений и др. наряду с гражданским

кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией

регулируются специальными Федеральными законами. Например закон РФ "О

стандартизации" от 10 июня 1943 г. №5154-1 устанавливает правовые основы

стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов

управления, предприятий фи предпринимателей, общественных объединений, и

определенные меры государственной защиты интересов потребителей и

государства посредством разработки и применения нормативных документов по

стандартизации.[1]

Цель данной работы рассмотрев лишь некоторые аспекты делопроизводства,

такие как виды обработки документов, а также правила оформления докладной

записки (внутренней) и служебного письма (внешнего) в соответствии с ГОСТ-

ом

Виды обработки документов.

Установление порядка движения документов или управление документацией

организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение

необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею

потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот

- это движение документов с момента их получения или создания до завершения

исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно

разделить не следующие этапы:

. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию

. предварительное рассмотрение документов службой документационного

обеспечения.

. регистрация

. рациональной движение документов внутри организации

. обработка исполненных и отправленных документов.[2]

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна

осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы,

работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела

и др.). при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена

правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с

документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается

в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично",

документы на машинных носителях, а также адресованные общественным

организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности

нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки",

вычеркивая из них использованные номера Нумерационные бланки ведут отдельно

для входящих, исходящих и части внутренних документов. Если корреспонденция

не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если

документ является повторным, то при его получении устанавливается по

информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа

по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая

пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления

документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.[3]

Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное

рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы

документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа

учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных

вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид

документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д.. на стадии

предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым

сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления

компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в

документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их

исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к

руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго

обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба

документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ

определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято

и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую

систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы

передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен

быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную

сеть или непосредственно сам исполняемый документ.[4]

Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для

создания базы данных о документах учреждения.

Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата

получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа;

автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения

(фиксируются все передачи документа и как исполн), номер дела (куда помещен

документ после исполнения).

Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная,

автоматизированная, электронная.

Передача документов внутри организации между структурными

подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных

подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение.

Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует

поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно -

составить график сроков и последовательности прохождения документа в

организации. Такой же типовой график может быть разработан для

ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в

организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

Обработка и отправка документов проводится централизованно или

секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к

отправке прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие

подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса),

наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при

отправке документа как по почте, так и по факсу.[5]

Докладная записка (внутренняя).

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или

вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем

место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и

предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе

самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной

докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение.

Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей

(описательный), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во

второй - излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют

руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок,

начинающийся с предлога "о" ("об"). Как и оформление справок, оформление

этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки (внутренние)

оформляются не простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся

реквизит бланка: наименование структурного подразделения, вид документа

(докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку

составитель.[6]

Пример оформления внутренней докладной записки.

|Общий отдел | |Генеральному директору |

|Докладная записка | |объединения |

|10.05.99 №36 | |Иванову Н.К. |

|г. Калуга | | |

О замене пишущих машинок.

Довожу до вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено

пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные

эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобщении шести новых машинок и одного

компьютера с принтером.

Зав.машбюро Подпись Г.Н.Колбина.

Служебное письмо (внешнее)

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном

числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа

разновидностей справочно-информационных документов, используемых для

решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком,

по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по

почте.

Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику

некоторым. Циркулярные письма: обычно выделяет вышестоящая организация и

они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее

обещаний или оговоренных условий.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо

документов или материальных ценностей.

Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при

выполнении коммерческой сделки.

Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма-

приглашения и т.д.

Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую

конструкцию.

Ряд требований к оформлению писем отражен в данном макете письма.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть,

излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую

доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой

излагается просьба, согласие, отказ и пр.[7]

Заключение

Информационно-документационное обслуживание выступает главной

обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных

профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть

документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого

решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только

централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех

регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую

эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии

обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые

технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В работе были рассмотрены также такие виды документов как докладная

записка (внутренняя) и служебное письмо (внешнее) и даны примеры их

оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. Но к служебному письму, в

качестве примера, в работе представлен лишь макет, т.к. существует большое

количество видов служебных писем и каждое имеет свои особенности, но

порядок их оформления должен отвечать тому ряду требований, что приведены в

макете.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные

положительные изменения, связанные с использованием персональных

компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе

делопроизводства.

Список используемой литературы:

1. Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-

на-Дону, 1997 с. 52-58.

2. Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997

с.141-142.

3. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М.

Инфра-М, 1998. С. 44-47, с.183-186

4. Секретарское дело М., 1996 с.187-198

-----------------------

[1] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-

М, 1998 - с.44-47.

[2] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-

М, 1998 - с.183-184.

[3] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-

М, 1998 - с.185-186.

[4] Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-

М, 1998 - с.185-186.

[5] Секретарское дело М.,1996. С.187-198

[6] Кирчанова М.В.., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства .М.: Инфра-М.,1997

с.141.

[7] Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-

Дону, 1997, с.52-58.

-----------------------

Показание о контроле

Заголовок к тексту (отвечает на вопрос "О чем ?", начинается с

предлога "О")

Код предприятия

Код формы документа

Гриф ограничения

Адресат: наименование должности.

Ф.И.О. (все в дательном падеже)

Почтовый индекс, г. Город, ул. Название, номер дома

Эмблема: награды

Наименование министерства

Наименование ведомства

Наименование структурного подразделения.

Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона и

телетайпа, номер счета в банке.

0. № 00/00-00

на № 00 от 00.00.00