Основы документационной системы управления

организационно-методическое руководство и контроль за ... организацией

документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти".

Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями

независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в

области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено

право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам

организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать

обязательные для исполнения нормативно-методические документы по

организации документов в делопроизводстве.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы

по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним

относятся:

. Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам

документационного обеспечения. М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведётся

разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные

правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на

коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и

методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе,

определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование

деятельности службы документационного обеспечения в организации, её

примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы

работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация,

контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение

документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых

систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы

ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять

собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе

современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота

(включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и

использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел,

описи дел и т.д.).

. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах

Российской Федерации. - М., 1994.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации.

Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и

особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания,

инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов,

построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля

исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел,

формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление

дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное

хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении

документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления

содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации

делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и

ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы

делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть

положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной

организации.

. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-

распорядительной документации Требования к оформлению документов. М.:

Госстандарт России, 1997.

Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют решения

административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных

органов государственной власти, органов государственной власти субъектов

Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду

с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов

местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений

независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".

. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4)

детально освещены вопросы делопроизводственные:

= требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления,

заполнения, ведения;

= порядок формирования дел в делопроизводстве;

= организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в

делопроизводстве;

= порядок выделения документов к уничтожению;

= подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка,

дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с

документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное

хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в

организации их архива.

. Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или

ведомственный).

. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям

и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в

учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой

категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение

справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение

аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении,

может быть использована для организации работы с любыми документами частных

лиц.

Кроме того надо знать, что работа с определённой категорией документов

регламентируется специальными актами. Так, правила работы с бухгалтерскими

документами отражают:

o Федеральный закон о бухгалтерском учёте. От 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

o Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (в ред. Приказа Минфина

РФ от 19.12.95 № 130);

o Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете

(утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105);

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения

трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв.

Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2

августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-

методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать КАК выполнять ту или иную работу, надо ещё

иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти

виды работ.

Разработано достаточно большое количество нормативных документов,

содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого

аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду.

Организации (фирме) полезно иметь:

o Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по

документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением

Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72).-М.,

1995.

o Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному

обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата

ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М, 1988.

o Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и

документационному обеспечению органов управления (Утверждены

Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября

1993 г. №152)-М., 1993.

o Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены

Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №

189/11-64).- М., 1988. -

o Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и

учёту кадров. - М., 1991 (нужен для работы с кадровой документацией).

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате

учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм

собственности.

Что же можно найти в указанных выше документах?

В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены

действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1

интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных

работах принята страница формата А4 -210х297 мм., напечатанная с одной

стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31

строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка

(2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) -через 1

интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" в зависимости

от состояния оригинала, с которого производится печатание,

предусматриваются три группы сложности:

I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал.

II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками,

затрудняющими прочтение, до 50% текста.

IIIl группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством

поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на

компьютере, если текст вводится с рукописи.

Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального

графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Печатание на

типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы.

Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати

документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во

вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и

закладка листов в пишущую машину с одной стороны; включение компьютера,

вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере - с другой).

Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по

изготовлению документов. Знание норм времени на выполняемые виды работ

позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день. Таким

образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на

предприятии помните, что качественная постановка делопроизводства требует

профессиональных знаний.

3. Правила оформления документов.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел

юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определен ГОСТ Р

6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной

документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт

устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению

реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с

воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов

субъектов Российской Федерации.

3.1. Реквизиты документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - наименование организации;

07 - справочные данные об организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 - место составления или издания документа;

13 - гриф ограничения доступа к документу;

14 - адресат;

15 - гриф утверждения документа;

16 - резолюция;

17 - заголовок к тексту;

18 - отметка о контроле;

19 - текст документа;

20 - отметка о наличии приложения;

21 - подпись;

22 - гриф согласования документа;

23 - визы согласования документа;

24 - печать;

25 - отметка о заверении копии;

26 - отметка об исполнителе;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,

02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов

09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при

применении трафаретных текстов документов.

При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13,

14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

3.2. Требования к оформлению реквизитов документов

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в

соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в

соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на

бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный

герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и

организаций (ОКПО).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору

управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно

соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии -

полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций

субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве

государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и

национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях,

когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное

наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на

иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в

уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке

располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала,

территориального отделения, представительства, структурного подразделения

организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и

располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее

организацию.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера

телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов,

телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией,

регламентируется уставом (положением об организации) и должно

соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме

наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола

- дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами

документа являются несколько организаций, то датой документа является

наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей

последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998

г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц,

день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно -

цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который

можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре

дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер

документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из

регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых

через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный

номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если

затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и

"Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают

с учетом принятого административно - территориального деления, и оно

включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.)

проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять

данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к

государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,

должностные или физические лица. Наименования организации и ее

структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица,

которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Страницы: 1, 2, 3