Организация коммерческой деятельности на оптовой фирме

или назначает руководство компании (совет директоров), которое фактически и

выполняет функции главного управленческого органа.

Совет директоров назначает исполнительный орган, в который входят

генеральный директор, финансовый директор, главный бухгалтер, начальник

склада, начальники отделов, или подразделений (главные менеджеры) и

фактически проводит всю постоянную работу по оперативному управлению.

Основные функции исполнительного органа заключаются в принятии решении по

развитию фирмы, реализации продукции, текущим расходам. Ответственность за

дела предприятия несет генеральный директор. Он планирует и анализирует

структуру организации компании; определяет кадровую политику, т.е. решает

глобальные проблемы развития предприятия. С целью предотвращения

СХЕМА №1

Организационная структура управления •

СОБРАНИЕ АКЦИОНЕРОВ

СОВЕТ ДИРЕКТОРОВ

ГЕН. ДИРЕКТОР

ФИН. ТРАНСПОРТ НАЧ. СКЛАДА ГЛ. БУХГАЛТЕР

ДИРЕКТОР

ФИН. ОТДЕЛ СКЛАД БУХГАЛТЕРИЯ

ГЛ. МЕНЕДЖЕР ГЛ. МЕНЕДЖЕР ГЛ. МЕНЕДЖЕР

ОТДЕЛ ОТДЕЛ

ОТДЕЛ

принятия им некомпетентного решения и чрезмерной концентрации власти

создаются специальные управленческие подразделения, владеющие более

подробной и глубокой информацией по деятельности каждого отдела, входящего

в это подразделение.

Финансовый директор анализирует, прогнозирует и соответственно

разрабатывает стратегию развития фирмы в области финансов. Он возглавляет

финансовый отдел: несет ответственность в соответствии с должностной

инструкцией. Он определяет кредитную политику, т.е. вопросы привлечения и

размещения кредитных средств. Например, привлечение средств может

осуществляться за счет кредитов и облигационных займов, взносов в

акционерный капитал, государственных субсидий, валютных инвестиций,

дивидендов по акциям других предприятий и т.д. Размещение средств

предприятия требует также глубокого анализа финансового рынка-соотношения

на нем спроса и предложения товара в данный момент и умения прогнозировать

ситуацию. Товары, которые обмениваются на финансовом рынке, представлены

финансовыми требованиями (обязательствами). Финансовое обязательство

- это обещание заплатить деньги в будущем за деньги, получаемые на

финансовом рынке сегодня. Размещение средств осуществляется под % в банки,

вложением в ценные бумаги других компаний и т.д. Финансовый отдел работает

в трех основных направлениях:

-финансовый маркетинг:

-финансовый менеджмент:

-Public reletions.

Финансовый маркетинг-это изучение рынка ценных бумаг, его анализ.

Результатом его работы являются ответы на вопросы: в какой момент

целесообразно осуществлять ту или иную операцию, куда вкладывать денежные

средства в данный момент, возможные результаты и последствия этих действий.

Финансовый менеджмент - управление предприятием в области финансов.

Опирается на результаты маркетинговых исследований.

Public геlеtiоns - формирование имиджа фирмы, т.е. суммы

впечатлений, "образа" фирмы, изготавливающей или продающей товар (услугу),

у потребителя. Закрепляется торговым знаком и делает прочным положение

производителя или продавца на рынке. Создание определенного имиджа

требует значительных затрат на широкую рекламу, но, как правило, окупается

ростом объемов продаж.

Главный бухгалтер назначается руководителем и подчиняется

непосредственно ему. Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на

счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций, осуществляемых

предприятием, предоставление оперативной информации, составление в

установленные сроки бухгалтерской отчетности, проведение (совместно с

другими службами) экономического анализа финансово-хозяйственной

деятельности фирмы.

Несмотря на автоматизацию и усовершенствованное

оборудование, одними из самых дорогостоящих операций в оптовом

распределении остаются складские операции по приему, хранению и отгрузке

товаров. Совокупность операционных, погрузочно-разгрузочных, транспортных и

производственных операций составляет технологический процесс складской

переработки товаров. От его организации зависит

общая продолжительность товародвижения от поставщика к потребителю.

Работа склада делится на три основных этапа:

-приемка товара;

-хранение;

-отпуск товара. Основными этапами приемки товара являются:

-разгрузка товара:

-проверка товара по количеству;

-оформление приемо-сдаточных Документов;

-регистрация принятых товаров.

В фирме, в которой я имею честь работать, приемка производится

следующим образом : товар приходит на склад с сопроводительными

документами. Начальник склада или кладовщик обязан присутствовать при

разгрузке и провести идентификацию фактически поступившего на склад и

указанного в сопроводительных документах товара. Распаковка не

производится, но упаковка проверяется на целостность и деформацию. Если

имеются повреждения, то составляется акт, согласно которому этот товар

передается в сервис но - техническую службу, где проверяется его качество.

Не соответствующий стандартным требованиям и параметрам товар должен быть

возвращен поставщику.

Для контроля и учета товарных потоков используют самые разнообразные

формы документов. Главное назначение этих документов состоит в том, чтобы

обеспечить тщательный учет всех товаров, поступающих на склад. После

разгрузки оформляются приемо-сдаточные документы: делается приходный ордер,

в товарно-транспортных накладных экспедитор расписывается в том, что он

сдал, а приемщик - в том, что он принял товар; ставится печать .После этого

делаются копии документов, три экземпляра остаются на складе (один

-оригинал и 2 копии) и второй оригинал возвращаются поставщику.

После оформления этих документов производится регистрация товара:

приходному ордеру присваивается определенный № ; в регистрационной карточке

отражается приход (на каждый вид товара - отдельная карточка) по

количеству. Следующий этап- оригинал накладной вместе с приходным ордером

поступает в бухгалтерию, где включается в дальнейший документооборот; одна

копия накладной и приходного ордера поступает в тот отдел, чей товар был

получен; одна копия накладной и приходного ордера остается на складе. Такая

процедура практически исключает ошибки в учете и согласует работу этих

подразделений.

Количество находящегося на складе товара зависит от потребностей

товарополучателей и складских возможностей. Хранение товаров включает

выполнение следующих операций:

-организация складского пространства:

-размещение, движение, перемещение товаров:

-создание необходимых условий хранения и надежной охраны товаров;

-организация учета товаров;

-обеспечение возможности применения подъемно-транспортного

оборудования;

-прочие операции.

Устройство склада во многом зависит от ассортимента товаров. Задача

складского планирования состоит в обеспечении хранения таким образом, чтобы

сделать их максимально доступными потребителю.

Планировка складского помещения должна отвечать следующим требованиям:

-обеспечивать применение наиболее рациональных способов

размещения и укладки товаров;

-исключать отрицательное влияние одних товаров на другие при хранении:

-обеспечивать возможность применения подъемно-транспортного

оборудования;

-соблюдение правил пожарной безопасности при размещении товара на

складе.

Отпуск товара со склада производится различными спосабами, однако

должны выполняться при этом определенные требования, без соблюдения

которых нельзя производить отгрузку, т.е. все сопроводительные

документы должны быть соответственно оформлены: товарно-транспортная

накладная должна быть подписана главным менеджером того отдела, чей товар

отпускается; генеральным директором, разрешающим отпуск, или лицом, его

заменяющим: скреплена печатью. Накладная также может иметь пометку о

способе оплаты товара: наличный расчет, предоплата ( указывается № счета и

дата поступления денег на р/с продавца. В некоторых случаях при налаженных

связях с товарополучателем отпуск товара может производиться при

предъявлении платежного поручения с исполнением.) Если получателем является

юридическое лицо, то к накладной прикладывается доверенность на получение

товара. Если товар сдается на консигнацию, то об этом также делается

соответствующая запись. После этого лицо, получающее товар, подписывается в

том, что он получил товар. Копия накладной остается в отделе, один оригинал

отправляется в бухгалтерию ( после отражения этой операции в складском

учете), второй оригинал остается у получателя товара: копия накладной

остается на складе.

Главный менеджер несет ответственность за организацию работы отдела и

обеспечивает ее контроль. Кроме этого, он отвечает за прибыли, являющиеся

результатом всего процесса деятельности фирмы и имеет максимальную степень

свободы в рамках общего контроля. Работа отдела ведется по следующим

направлениям:

-развитие связей с партнерами и посредниками;

-разработка стратегии на текущий момент:

-сбор и обработка информации о конкурирующих фирмах и их ценовой

политики:

-обмен информацией с партнерами;

-определение своей ценовой политики;

-планирование закупок;

-формирование заказов;

-проведение выставок и рекламных мероприятий;

-делопроизводство.

Перед поступлением неизвестного, или малоизвестного товара на рынок,

необходимо провести маркетинговое исследование, которое помогает определить

целесообразность внедрения этого товара, т.е. определяется соотношение

спроса и предложения на рынке по этой позиции. При выгодном соотношении

этих категорий, принимается соответствующее решение. При четком соблюдении

партнерами своих обязательств, необходимая сертификация проводится в

определенные сроки. В это время проводится комплекс рекламных мероприятий:

организуются выставки, проводится престижная реклама-комплекс

продолжительных мероприятий, имеющих целью популяризацию не только товара,

но и его изготовителя; рекламируется товарный знак фирмы, ее технические

достижения, высокий уровень качества всей продукции, т.е. создается

специально давление, которое подогревает и интерес к этой фирме и к ее

продукции. Выдерживается определенное время (но не слишком долго) и

потихоньку выпускается этот товар в продажу на подготовленную почву. Далее

формируется ценовая политика, постепенно, уровень цены во многом зависит от

положения фирмы на рынке, конкурентоспособности товара, уровня

рентабельности, объема партии, количества и качества конкурентов, а также

от того, на сколько доступно получение этого товара без посредников.

При изучении рынка неизбежно приходится прибегать к сбору информации,

которой нет в официальных источниках. Ее запрашивают и получают от

имеющихся и потенциальных потребителей, иногда от поставщиков, продавцов,

разных экспертов. Владение информацией и соответствующий анализ помогает

избежать многих трудностей и скорректировать свое поведение на рынке.

В настоящее время оптовые фирмы осуществляют и розничную продажу

непосредственно со склада, а также производят реализацию через свои

магазины, сдавая товар на консигнацию, через дилерскую сеть. Для этого с

дилером заключается дилерское соглашение, т.е. оформляются определенные

отношения на перспективу: в нем указывается перечень товаров, предлагаемых

к продаже,. определяются взаимоотношения сторон, сроки действия соглашения

и многое другое. Согласно этому соглашению, создаются более выгодные

условия для продажи дилером продукции.

При консигнации стороны заключают договор на поставку продукции, в

котором одна сторона обязуется поставить товары в количестве и по ценам,

указанным в спецификации, или согласно протокола согласования цен. Оплата

продукции производится по мере реализации. Особым условием договора

является порядок возврата товара.

Также фирма может заключать контракты на продажу товара с условием

предоплаты. Спецификация в данном случае является неотъемлемой частью

контракта.

Наличный расчет за приобретенные товары осуществляется

потребителем, как правило, сразу при отпуске товара деньгами, чеками,

другими денежными эквивалентами.

Оптовое предприятие осуществляет товароснабжение своих клиентов на

основании их заказов на поставку товаров. При истощении наличных запасов

потребитель осуществляет их пополнение путем закупки у оптового предприятия

новых партий товара. Заказ на поставку товара содержит, как правило,

развернутый ассортимент товаров, количество, качество и сроки поставки.

Планирование закупок осуществляется ,как правило, на основе

сформированных заказов, однако всегда учитывается спрос и предложение на

этот товар в целом на рынке, динамика продаж по каждой позиции и многое

другое.

Поскольку, конкурентоспособность товара зависит и от его сервисного

обслуживания, необходимо наличие сети сервисных центров и гарантийных

мастерских, способных обеспечить гарантийный и послегарантийный ремонт и

обеспечить запасными частями.

Вся эта работа проводится на фоне постоянного анализа и учета текущих

результатов деятельности. И, конечно, нельзя забывать то, что залогом

успешного развития и процветания фирмы являются ее сотрудники, т.е. "кадры

решают все". Хорошо подобранный трудовой коллектив, команда

единомышленников и партнеров, способных осознать и реализовать идеи и

замыслы предпринимателя - важнейший критерий экономического успеха.

Основным условием эффективного труда является отбор работников с точки

зрения профессиональной подготовки, личных качеств, ценностных установок.

Эффективная работа персонала во многом обеспечивается тем, насколько четко

установлены взаимоотношения между работником и работодателем, т.е.

указанные отношения и их оформление должны соответствовать социальному и

трудовому законодательству.

2 •Формирование оптимальной структуры связи участников рыночных

отношений.

Такая структура может быть представлена схемой № 2. Эта схема отражает

взаимодействие сторон-участников оптового оборота. Нельзя представить,

чтобы фирма могла существовать и процветать без хорошо налаженных связей с

этими структурами, и, прежде всего, с поставщиками и потребителями.

Изучение поставщиков имеет большое значение. Для наиболее полного

удовлетворения требований потребителей необходимо хорошо знать возможности

поставщиков, располагать информацией об их производственной мощности,

объеме и ассортименте продукции, условиях и размерах поставки. Самый лучший

товар не принесет сколь – ни будь значительной прибыли, если его

поступление не будет обеспечено вовремя и в нужном количестве. Если

поставщик напрямую связан с оптовой фирмой, то это обеспечивает более

низкие цены, сокращает сроки поставки, получение информации из первых рук,

т.е. реакция на изменение рыночной ситуации происходит оперативно, в сжатые

сроки. Это влияет непосредственно на рост товарооборота, его скорость и

уровень цен.

Контакт с банком как со стороны оптовой фирмы, так и со стороны

поставщика обеспечивает контроль за своевременностью платежей,

взаиморасчетов. Каждый день необходимо иметь свежую информацию о состоянии

счетов, прихода и расхода средств, изменении курса валюты и о многом

другом, владение которой обеспечивает фирме в конечном счете

благосостояние. Важной особенностью кредитных отношений предприятия и

коммерческого банка является то, что предоставление кредитов сопровождается

ведением счетов предприятий. Ведение счетов позволяет банками

оперативно контролировать деятельность предприятия, следить за тем, как

меняются его финансовые условия. Особым видом услуг, за которыми

предприятия обращаются к банкам, являются консультации и управление

портфельными инвестициями предприятий.

Взаимоотношения с партнерами должны заключаться в свободном обмене

информацией, в увеличении колличества контактов с ними по самым разным

направлениям, на разных уровнях управления, привлечении их к совместному

решению общих проблем, к работе над другими совместными проектами. Такие

взаимоотношения предполагают уважительное отношение между партнерами,

самодисциплину и взаимное доверие.

СХЕМА № 2

Взаимосвязь участников рыночных отношений

ТАМОЖНЯ

ОФИС ПОСТАВЩИК

БАНК

ПАРТНЕРЫ ВЫСТ. ЗАЛ ДИЛЕРЫ СКЛАД

СЕРВИС ТРАНСПОРТ

Для обеспечения правильного товарного обращения и маневрирования

товарными ресурсами при оптовых предприятиях организуются транспортные

отделы. Управляющий транспортным отделом отвечает за выбор вида транспорта,

разрабатывает мероприятия по организации транспортно-экспедиционных

операций на этапах отправления и приемки товаров, планирует и координирует

работу транспорта, используемого оптовым предприятием для перевозки грузов.

Водитель автотранспорта несет персональную материальную ответственность за

все находящиеся в машине грузы. Они могут предназначаться для различных

заказчиков, поэтому присутствие водителя внутри машины при отгрузке товара

необходимо во избежание всяких ошибок и недоразумений. В случае потери, или

отсутствия какого-либо груза, а также его повреждения грузополучатель

вправе потребовать от водителя возмещения понесенных убытков. Для

правильного планирования доставки и перевозки грузов должен осуществляться

рациональный выбор вида транспорта, необходимо стремиться к уменьшению

транспортных расходов и добиваться строгого соблюдения графика доставки.

Одним из ключевых, но очень сложных вопросов, стоящих перед

предприятием, является выбор торговых посредников или способов продажи.

Например, такими посредниками являются дилеры - мелкие независимые

предприниматели, которые закупают товары у предприятий и сами или при

помощи своих продавцов продают их потребителям. Реализация товара может

производиться через сеть магазинов: заключается договор консигнации.

Торговцы на комиссии (консигнаторы) получают от производителей товары на

принципах сдачи на комиссию и организуют их сбыт. Консигнация -такая

продажа, когда право собственности на товар, поступивший на склад

посредника, остается за поставщиком до момента реализации продукции

потребителю.

В работе с посредниками учитываются прежде всего такие показатели,

как:

-намечаемые и реальные объемы продаж:

-доля в общем объеме реализации:

-показатели роста продажи и прочее.

Особое внимание уделяется подготовке агентских соглашений, заключаемых

между предприятием и агентом. Они должны содержать вопросы ценовой

политики, условия продажи, структуру услуг (ответственность, сроки

соглашения и условия его прекращения).

Нельзя надеяться на успех продажи, если плохо информировать

покупателей об имеющемся и перспективном товарном предложении, услугах,

льготах при покупке, разнообразных выгодах в приобретении и т.д. Проведение

выставочных и рекламных мероприятий способствует завоеванию рынка, однако,

это требует немалых денег. Расходы на рекламу могут превратиться в пустую

трату, если используются неверные подходы и негодные средства. В то же

время с помощью рекламы можно увеличить восприимчивость покупателей к

предложенным товарам и услугам, формировать спрос: повысить его, удержать

какое-то время на достигнутом уровне, снизить.

Комплексный подход к проблемам реализации обеспечит по-настоящему

устойчивое положение компании на рынке и гарантирует коммерческий успех.

Такой подход включает в себя:

-проведение предварительного анализа рынков, изучение запросов

отдельных категорий покупателей, выяснение возможностей для реализации

товаров и услуг;

-важно, чтобы продукция имела адресность т.е. была нацелена на

определенную категорию потребителей и отвечала их запросам; осуществление

эффективной рекламной политики, целенаправленное воздействие на

потребителей, при этом важно правильно выбрать форму рекламы, ее

интенсивность , характер , направленность на основе учета психологических

особенностей:

-проведение ценовой политики с учетом платежеспособного спроса

потребителей. Фактор цены во многих случаях является ключевым при принятии

решения о покупке тех или иных видов товаров, особенно потребительского

назначения;

-проведение маркетинговых исследований и выработка перспективной

стратегии фирмы.

Полное удовлетворение запросов потребителей обеспечивает фирме

устойчивые конкурентные позиции и способствует ее развитию.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Даненбург В., Монкриф P., Тейлор В. " Основы оптовой

торговли.Практический курс."

2. "Основы предпринимательского дела" под руководством и редакцией

доктора экономических наук профессора Осипова Ю.М. 3. Терминологический

словарь-справочник

Страницы: 1, 2