Документооборот фирмы стандарты

допускается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия

организации или на верхнем поле документа.

Код организации (04). Код формы документа (5). Код по Общероссийскому

классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеет все

зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее

типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением

правомочности организации – автора документа .Код по Общероссийскому

классификатору управленческой документации {ОКУД) должен соответствовать

коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторе

управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении

конкретного вида документа.

06 - наименование организации

07 - справочные данные об организации

08 - наименование вида документа

Наименование организации (06, 07, 08). Данный реквизит указывает в

документе наименование организации) являющейся автором документа, оно

должно соответствовать наименованию) закрепленному в ее учредительных

документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное

наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в

именительном падеже.

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам

управления или общественным организациям) то указываются не более трех

степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение министерству

и местным органам власти, - то в документе указывают только наименование

Честных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду

с русским языком в качестве государственного национальный язык) печатают на

двух языках - русском н национальном. Сокращенное наименование организации

приводят в тел случае, когда оно закреплено в учредительных документах

организации. Сокращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно

закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном

языке располагают ниже наименования на русском языке,

Наименование филиала, территориального отделения, представительства,

структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно

является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее

организацию.

Сведений о конкретном авторе обязательны на внутренних документах

организации.

Справочные данные об организации» (07).

Этот реквизит указывается только в служебных письмах. Сюда могут

входить: индекс предприятия связи, почтовый к телеграфный адрес, номер

телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым

вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

Наименование виде документе (08). Данный реквизит является одним из

важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа,

определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида

документа регламентируется уставом (положением об организации) и

проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов) и

печатается прописными буквами.

Дата(09). Дата является одним из основных реквизитов документа) которые

обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его

подписания или утверждения) для протокола -дата проведения заседания. Если

авторами документа является несколько opгaнизаций, то датой документа

считается наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей

последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в

соответствии с международным стандартов.

В текстах нормативных документов, а также содержащих сведения

финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ

оформления дат. Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и

телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

Регистрационный индекс документа (10). Одновременно с датой проставляют

регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное

обозначение документа под которым он введен в информационно-поисковую

систему организации. Для внутренних документов (например) приказов) это

обычно порядковый № дела с начала года, Для исходящих документов он

складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, №

дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его

отправки, порядковый № документа. .

На документах, составленных совместно несколькими организациями,

регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания

авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер а дату документа (II). Этот реквизит

проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки

переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на

№ 02-13/36 от 04^09.98.

Место составления или издания (12).

Место составления или издания документа обязательно указывается в том

случае, если затруднено его определение по реквизитам именование

организации» и «справочные данные об организации» целесообразно его

проставление на всех документах, Место давления или издания указывают с

учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает

только общепринятые сокращения. В письмах этот реквизит входит в почтовый

адрес.

Гриф ограничения доступа к документу (13) реквизит проставляется в

случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е.

секретную или информацию. В первой строке данного реквизита вставляться

следующие отметки: «ДСП» (Для служебного пользования), "Секретно",

«Совершенно секретно».

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Резолюция (16)

Заголовок к тексту (17).

Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок

может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5

(сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и

точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он

необходим для эффективного поиска, регистрации документов без

предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце

заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с

названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

приказ — о приеме на работу положение — о бухгалтерии - протокол - собрания

акционеров должностная инструкция — менеджера по кадрам

Отметке в контроле (18).

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято

на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква

«К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером

или специальным штампом «Контроль», Располагается на уровне заголовка на

левом поле документа.

Текст документа (19).

Текст документа составляют на русском или национальном языке в

соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов

Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в

федеративные органы государственной власти, органы государственной власти

субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их

объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации

или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста.

Подпись (21),

Подпись - это один из основных способов удостоверения документов.

Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет

лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав

подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ

(полное, если документ оформлен на бланке ^организации, и сокращенное, если

использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и

фамилия) без кавычек и скобок

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица

с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается

ставить предлога», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед

наименованием должности,

Граф согласования (22). Визы (23).

Согласование —это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в

проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два

варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с

коллегиальным органом. Гриф согласования располагают ниже реквизита

"Подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования

составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких

организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет какие-

то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может

оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании

«Замечания прилагаются».

На внутренних документах виза проставляется на последнем листе первого

экземпляра. На исходящих - на последнем листе того экземпляра, который

будет оставлен в учреждении.

Печать (24).

Печать ставят на наиболее важных документах, предусмотренных

специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих

факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность

подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна

захватывать часть наименования . должности. Различаются печати гербовые и

печати .организации. В коммерческих структурах гербовые печати не

используются.

Отметка о заверении копии (25),

Заверение копии документа производится для придания ей юридической

силы.

Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи —«Верно»,

наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи,

ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исполнителе (26).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил

документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество)

исполнится документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе

располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне

последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа а направлении его в дело (27). Данный

реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в

дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется

на первой странице документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть

подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного

подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (28). По возможности

ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью

штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей

организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный

номер. Например:

Отметка для автоматического поиска документа (29). Данный реквизит

может включать имя диска, файла, содержащего данный документ и другие

поисковые данные.

4. Системы стандартов

Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации «О

стандартизации», принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по

установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения;

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни,

здоровья и имущества;

технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости

продукции;

качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития

науки, техники и технологии; единства измерений;

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения

природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

обороноспособности и мобилизационной готовности страны. К нормативным

документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны,

относятся;

государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ); применяемые в

установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила,

нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы

технико-экономической и социальной информации;

стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических,

инженерных обществ н других общественных объединений.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги,

имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области

их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются

государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии

с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские

классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает

Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной

регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех

государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.

Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы

управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за

соблюдением обязательных требований государственных стандартов.

Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны,

объединены в единую Государственную систему стандартизации - иерархически

организованную систему классификации и кодирования самих государственных

стандартов,

Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс

основополагающих стандартов, в которых закреплены положения о порядке

разработки государственных стандартов о построении, изложении и оформлении

стандартов, их утверждении, регистрации и введении в действие, о порядке

внесения изменений в стандарты) отмены стандартов и др., например ГОСТ I.РO-

92. Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные

положения.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы

документации и Единую систему классификации н кодирования технико-

экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-

экономической информации;

ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации

унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание

юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,

создаваемым средствами вычислительной темники. Основные положения;

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к

построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-

образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

документов;

ГОСТ 16487-КЗ. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

(ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого

терминологического стандарта в 1970 г.).

Унифицированные системы документации

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений,

организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения

трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку,

достижения информационной совместимости автоматизированных Баз данных в

народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию

унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных

унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное

представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности,

средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке

и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -установление

единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при

решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно

разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной

информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку

данных, содержащихся в УСД (см. раздел 2.5). В настоящее время действует

восемь УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской

документации бюджетным учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации

предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской

Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами,

которым поручена эта работа.

Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение,

предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив

унифицированных форм документов по мере необходимости.

Общероссийские классификаторы

технико-экономической и социальной информации

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких

областях, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело,

внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-

экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную

обработку данным в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации -

нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований

объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные

им коды, Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические

объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности

органов власти и управления и содержится в унифицированных формах

документов.

В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и

продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность

классификаторов технико-экономической н социальной информации, а также

научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке,

ведению и внедрению, а также или иной области договариваются, что понимать,

какое понятие вкладывать в тот или иной термин. Из этого следует, что

содержанке понятия, обозначенного термином, может быть понято только через

его дефиницию - краткое логическое определение, устанавливающее

существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, его

содержание и границы. Поэтому всегда, когда речь идет о терминах, мы должны

иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его существо, содержание

раскрывает определение.

5. Эффективность рациональной системы делопроизводства

В управленческой деятельности, как правило, решаются задачи двух типов:

оригинальные (нетривиальные) и однотипные, повторяющиеся. Оригинальные

задачи нельзя унифицировать и стандартизовать в полном объеме, но для них

могут быть стандартизованы принципы решения. Для повторяюшихся однотипных

задач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологию их

решения, так и формы представления информации.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов

н видов изделий одинакового функционального назначении. Применительно к

управленческим документам унификация заключается в установлении

единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в

процессе осуществления однотипных управленческих функций н задач.

Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов

унификации. В практике совершенствования документационного обеспечения

управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на

терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к

составлению и оформлению управленческих документов.

Основная цель унификации и стандартизации - создание таких систем

документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к

увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит

общую культуру управления. Унификация н стандартизация документов— основные

направления совершенствования документации, ведущие к снижению затрат на

управленческие документы.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности

являются:

термины и определения, используемые при работе с управленческой

информацией;

организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;

классификаторы управленческих функций; управленческая документация.

Документы давно стали объектами унификации н стандартизации. В СССР

первые стандарты появились в 1929-1931 гг., но с тех пор несмотря на

отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации

документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие

министерства и ведомства,

Работы по унификации и стандартизации активно ведутся и за рубежом.

Стандартизацию документов в течение длительного времени проводят

национальные организации по стандартизации ряда стран, различные

международные организации, Национальные стандарты на документы существуют в

Германии, Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, Финляндии, Болгарии и

других странах.

В работе по унификации документов, в частности внешнеторговых, принимают

участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по

развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК),

Международная организация стандартизации (НСО) и др. Роль и значение

унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с

применением в управлении компьютерных технологий.

Унификация управленческих документов предполагает: унификацию состава и

форм документов, применяемых для документирования управленческой

деятельности. Унификация состава документов организации заключается в

отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для

решения управленческой задач. В результате унификации состава документов

исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями

управления, и состав документов организации может быть значительно

сокращен. Унификация форм документов заключается в отборе н закреплении в

унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов,

соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к

их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают свое закрепление в

Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме

форм документов, применяемых в Деятельности организации.

Для автоматизации процесса документооборота, эффективного

информационного обеспечения процесса управления и принятия решений

целесообразно создать информационную система документооборота.

Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке

корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений

руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен

содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или

исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые

документы.

Реализация программного обеспечения системы возможна на базе

современных информационных технологий с использованием программных

продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система состоит из восьми рабочих

мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением

операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места

пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные

компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.

Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры

информационной системы документооборота Москомприроды.

Структура системы включает восемь основных функционально выделенных

автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на

решение специфических задач, в т.ч.:

1. АРМ Председателя Москомприроды - предназначено для осуществления

оперативного контроля за исполнением поручений руководителей Комитета,

подготовки различных отчетов и справок.

2. АРМ администратора системы - предназначено для осуществления

административного управления работой системы - рабочее место Начальника

Организационного управления Москомприроды.

3. АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции - предназначено для

регистрации входящей корреспонденции (от юридических лиц), внесения

резолюций руководства.

4. АРМ по контролю за движением и исполнением документов -предназначено для

оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за

исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки

административных отчетов.

5. АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено

для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также

для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).

6. АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду на

экспертизу - предназначено для оперативного контроля за движением

предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в

Москомприроду на экологическую экспертизу и в отдел нормирования вредного

воздействия на окружающую среду, и подготовки административных отчетов по

их прохождению для руководства Москомприроды.

7. АРМ по обработке исходящей корреспонденции - предназначено для

регистрации исходящей корреспонденции.

8. АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора,

обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное

администрирование.

Структурная схема прохождения корреспонденции в ИСОУ приведена на

рис.1

[pic]

рис. 1. Функциональная структура информационной системы

документооборота Москомприроды

Список используемой литературы

1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник -

М.: ИНФРА-М, 1998

2. "Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996

3. Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.:

БИНОМ, 1995

4. Материалы Москомприроды по созданию информационной системы

документооборота (1998 г.)

Страницы: 1, 2, 3