Документы в торговых операциях

откажется от удовлетворения своих безграничных потребностей. А этого не

произойдет никогда. Поэтому законы торговли будут и дальше

совершенствоваться, приспосабливаясь к изменения, приносимых стремительным

человеческим прогрессом.

Документы в торговых операциях.

Документы, используемые в разнообразных финансово-хозяйственных операциях.

Начиная от приема товара из производства, расчетов и оплаты за него, и

вплоть до поступления выручки от реализации.

Если в соответствии с изменениями в законодательстве исполнять требования к

оформлению документов, можно и очень выгодно и полезно для репутации

предприятия избежать разногласий с налоговыми органами при проведении

документальных проверок.

Все торговые операции, осуществляемые предприятиями. Должны в обязательном

порядке быть оформлены документально. Особенно внимание необходимо уделить

юридическим документам. Так как без этого эти операции будут

недействительны. Юридическими считаются документы, которые оформляются в

соответствии с требованиями законодательных органов, с целью подтверждения

прав и обязанностей или правовых фактов, которые влекут возникновение прав

и обязанностей, имеющих юридическую силу и которые не требуют дальнейших

пояснений и детализации.

Существующим законодательством предусмотрены специальные правовые нормы для

оформления торговых документов, то есть, если их не придерживаться,

документ не будет иметь юридическую силу. К ним можно отнести: содержание,

форма. Порядок оформления и исполнения, также регламентируемые

законодательством. Их целью составления заключается в подтверждении

обязательств, имеющих правовое значение, а также доказательство совершения

каких-либо юридических действий.

В зависимости от принадлежности документа к определенной области к их

оформлению предъявляются различные требования, но все они должны иметь

наименование. В наименовании фиксируется операция, закрепленная данным

документом. К примеру можно привести - при оформлении юридических

документов необходимо указать его наименование, полные названия адресатов

сторон, их составляющих, время действия документа. Если не соблюдать эти

нормы, то документ теряет адресность, также и ориентацию во времени.

Например: “Расходный кассовый ордер” - под ним понимается расход наличных

средств кассой предприятия. Но если в документе отсутствует наименование

или оно нечетко, неясно и плохо читаемо, то такой документ не имеет

юридической силы. Его попросту не сочтут за документ, олицетворяющий какое-

либо действие, совершаемое изучаемым объектом.

Обычно документ имеет типовую форму и изготавливается в виде бланков, что

упрощает их заполнение, как бы упрощая и облегчая труд работника. Если учет

ведется на компьютере, то там просто нужно изменить данные, так как

формуляр имеется в памяти компьютера. Но лишь когда используются

специальные программы, которые предназначены для работы с торговыми

документами т. е. наиболее используемых в торговых операциях. К ним можно

отнести следующие программы: “1С-бухгалтерия”, “1С-торговля” и другие

аналогичные программы.

Особенно учет на компьютере удобен при совершении ошибок в документах,

которые легко исправляются без применения к документу каких-либо внешних

изъянов. Но если заполнение документов ведется без компьютера, то

исправление ошибок ведется следующим образом. Там исправление производится

с использованием различных зачеркиваний и оговорок, нельзя удалять части

текста. Ошибочная часть зачеркивается одной чертой, чтобы можно было

прочесть ошибочно написанное и затем вписывается правильная запись

обязательно с датой исправления и подписью должностного лица, произведшего

исправление.

Обязательно, но в зависимости от исправления существует три вида оговорок:

1. “Исправленному (слово, цифра) верить”;

2. “Вписанному - верить”;

3. “Зачеркнутое не читать”.

А вот в кассовых и банковских документах никакие исправления, подчистки,

помарки не приемлемы.

Текст должен быть достоверный, информативный, последовательно и грамотно

изложен. В документе указываются измерители осуществляемой хозяйственной

операции т. е. вес, габариты, денежные единицы и другие.

Основным реквизитом является подпись. Она-то и индивидуализирует документ,

удостоверяет лицо, от которого он исходит. Право подписи документов на

предприятиях принадлежит соответствующим должностным лицам. Исполнителем

документа никак не может быть лицо его подписывающее. Особенно это касается

кассовых документов.

Виды документов в торговых операциях.

В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности торговые предприятия

вступают со своими партнерами во взаимоотношения. Сперва следует заключение

договоров, а потом производятся расчеты. Я бы хотел остановиться на таких

видах торговых документов как наиболее используемых. Это - договора и

кассовые документы. Поскольку я лишь перечислю их, этого будет недостаточно

для понимания сути этого раздела.

В торговой деятельности предприятия чаще всего употребляют договора купли-

продажи. По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество

(вещь, товар) в собственность, т. е. полное хозяйственное ведение или

оперативное управление покупателя, а покупатель обязуется принять имущество

и доплатить за него определенную цену.

Составление договора является сложной и ответственной частью заключения

сделки.

Договор выполняет следующие функции:

- юридически закрепляет отношения между партнерами, придавая им характер,

обязательность выполнения которых защищено законом;

- определяет порядок и способы выполнения обязательств;

- предусматривает способы защиты обеспечения обязательств.

Долгосрочные контракты позволяют предприятию планировать деятельность,

определять перспективы развития. Все аспекты хозяйственных отношений, не

отмеченные в договоре, регламентированы действующим законодательством т. е.

есть определенные требования к действию договоров. При необходимости об

этом можно узнать из “Гражданского Кодекса” I части.

Поскольку законодательство Российской Федерации все еще не совершенно и

возможны дальнейшие изменения в нем, то подробное и точное составление

договора снижает риск неправильного его толкования.

Объект сделки оговаривается, при необходимости записывается и закрепляется

к договору как неотъемлемая его часть в виде приложений. Когда определяют

количество, то в договоре строго оговаривают и указывают единицу измерения

количества и каким образом он устанавливается. Количество определяется

единицами веса, объема, длины, в штуках и т. д. Также возможно использовать

оговорку при необходимости. В тех случаях, когда товар изменяется в течение

транспортировки и хранения. Например, произойдет усушка. В случаях, когда

используются нестандартные единицы измерения (мешок, пачка, бутыль),

необходимо уточнить вес мешка, пачки, объем бутыли и т. д.

Обязательно оговариваются количественные характеристики товара. Определение

качества происходит с помощью стандартов, образцов, технических описей,

каталогов и проспектам продавца, являющимися неотъемлемой частью договора.

Например, при продаже продовольственных товаров, их качество подтверждается

в соответствии со стандартами, сертификатом, выдаваемым компетентной

государственной организацией, ветеринарной службой и т. д. Также сравнение

может производиться с помощью специальных эталонов качества.

Рассматривается и срок, дата поставки, то есть срок, в течение которого

товар должен быть поставлен продавцом покупателю.

Сроки могут быть следующими:

- с определением фиксированной даты поставки;

- с определением периода (месяц, год и т. д.);

- с применением специальных терминов, таких как “немедленная поставка”, “со

склада” и т. д.

В случаях, когда поставка осуществляется частями, составляются календарные

планы, где указываются сроки поставки каждой партии. Сроки связаны не

только с временным периодом, но и с какими-либо действиями покупателя,

например, предоплатой, авансом и т. д., но это не должно быть отражено в

договоре.

Одно из существенных условий договора - это цена. Если она отсутствует, то

такой договор могут признать недействительным. Договорная цена может быть

твердой, скользящей. Согласование цены может проводиться устно, так и в

телеграммах, письмах. После согласования договорная цена указывается в

договоре, возможно в спецификации, при этом иногда считают нужным

зафиксировать цену документально. Возможно оформление согласования цены

протоколом, который признается неотъемлемой частью договора. Твердая цена

устанавливается и не изменяется ни при каких условиях. Особенно от нее

пострадали те, кто завозил товар из-за границы в период август-сентябрь

1998 г., т. е. в момент обесценивания рубля.

Наиболее удобна скользящая цена как и безопасна. Но обычно в контрактах,

исполнение которых произойдет в течение значительного периода времени,

делается “валютная оговорка”. Цена с последующей фиксацией в договоре не

указывается.

Ну вот, договор заключен т. е. оформлен и юридически заверен. Но, заключая

договор, не всегда можно быть уверенным, что обе стороны одинаково

добросовестно отнесутся к выполнению обязательств, зафиксированных в

договоре. Во избежание возможных убытков желательно защитить свои интересы,

указав в договоре способы обеспечения обязательств. В их качестве могут

выступать неустойка, залог, поручительство, задаток, но для них

используются специальные оговорки. При этом, в случае неустойки указывается

конкретная цифра, при неисполнении обязательств виновная сторона должна

заплатить именно эту сумму, независимо от реальных размеров убытка другой

стороны как и при их отсутствии. Уплата неустойки не освобождает виновную

сторону от исполнения обязательств точно по договору, если только в

контракте не предусмотрено иное.

Если договор обеспечен залогом. То сейчас в России действует Закон “О

залоге”. Те отношения, которые им не охвачены, регламентируются Основами

гражданского законодательства.

Основной формой ответственности за неисполнение обязательств является

возмещение убытков, то есть штрафные санкции.

Если в договоре установлена “скользящая” или “плавающая” цена, то для

покупателя выгоднее определить размер штрафа за просрочку поставки или за

недопоставку товара; при этом, чем больше цена, тем выше сумма штрафа.

Также можно оговорить в договоре штрафы за необоснованный отказ от

своевременной приемки товара, если он не соответствует нормам качества и

количества.

Кроме всего перечисленного выше еще в договорах есть такие пункты, как

транспортные условия сделки, упаковка и маркировка, страхование.

Если договор предполагает перевозку груза на дальние расстояния, то в нем

обычно предусматривается страхование груза.

Договор вступает в силу с момента его заключения т. е. с даты, оговоренной

сторонами и отмеченной.

Если возникают споры, то они решаются при помощи судебных органов. Условия

договора в период его действия могут быть изменены, с согласия обеих

сторон.

Так же в договоре фиксируются юридические адреса сторон, банковские и

другие реквизиты, которые необходимы.

В торговых предприятиях большая часть расчетов происходит через кассы.

Наряду с расчетами с юридическими лицами, это тоже расчеты с населением,

которые производятся всеми предприятиями с использованием контрольно-

кассовых машин в соответствии с Законом Российской Федерации “О применении

контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением”

от 18.05.1993 г.

При этом торговые предприятия должны:

1. регистрировать контрольно-кассовые машины;

2. использовать только исправные ККМ для осуществления денежных расчетов с

населением;

3. Выдавать покупателю вместе с покупкой чек, подтверждающий исполнение

обязательств по договору купли-продажи между покупателем и

соответствующим предприятием;

4. Обеспечивать работниками налоговых органов и центров технического

обслуживания ККМ и центров технического обслуживания ККМ

беспрепятственному доступу к ККМ;

5. Создавать благоприятные условия для покупателей.

В тех случаях когда предприятие нарушает необходимые требования,

регламентируемые законом, они подвергаются наказанию со стороны налоговых

органов в виде штрафа. В зависимости от степени вины различают разные

ставки.

Также существуют требования к лицам, непосредственно работающим с кассовыми

документами, то есть кассира. После издания приказа о назначении на работу,

руководитель обязан под расписку ознакомить его с порядком ведения кассовых

операций в Российской Федерации, потом заключается основной документ - это

договор о полной материальной ответственности.

Заключив договор, кассир по действующему законодательству несет полную

материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей, и

за ущерб в случаях умышленного действия, так и в результате небрежного

отношения к своим обязанностям.

В случаях, когда кассир заболел, увольняется и т. д., находящиеся у него

под отчетом ценности немедленно пересматриваются другим кассиром, которому

они передаются в присутствии руководителя и главного бухгалтера, или

комиссией, назначаемой руководителем. И составляется акт за подписями всех

указанных лиц.

В торговых предприятиях, их кассовые операции осуществляются двух видов:

операционная и главная.

Операционные кассы обслуживаются кассирами-операционистами, которые

получают наличные денежные средства за проданные ценности. Оформляются они

непосредственно с использованием кассовых аппаратов. С ними также

заключается договор о полной материальной ответственности.

Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в книгу

кассира-операциониста. Данные не начало и конец для заверения

представителем администрацией.

Наряду с наличными расчетами с покупателями возможны и безналичные.

Например, с помощью расчетных чеков, чековых книжек, пластиковых карточек,

т. е. кредитных.

Главная касса осуществляет прием денежной выручки их операционных касс,

сдает ее в банк, а также получает средства, при необходимости заработную

плату, на хозяйственные нужды и т. д. Кроме того, в кассе кроме денежных

средств могут храниться также ценные бумаги.

В кассе денежные средства могут находится строго в определенном размере,

который именуется лимитом денежной наличности. Он оговаривается банком.

Большое значение необходимо уделять оформлению кассовых документов.

Существую определенные требования к денежным документам. Например, при

выдаче денежных средств из кассы на прилагаемых к расходному ордеру

документах: заявлениях, счетах и т. д., имеется разрешительная подпись

руководителя предприятия, подпись его на расходно-кассовом ордере

необязательна.

При выдаче денег по расходно-кассовым ордерам и другим документам,

заменяющим его отдельным лицам, кассир требует предъявления документа,

удостоверяющего личность получателя. В документе должны присутствовать фото

и подпись получателя. Из документа кассир выписывает наименование и номер,

кем и когда выдан и берет расписку получателя. Выдача производится только

лицу, указанному в кассовом документе. Кассовые документы служат

доказательством при хищении, недостаче, утере денежных сумм, и является

очень важным в торговых операциях.

Результат использования документов в торговых операциях.

Основным результатом, по-моему считаю это то, что торговые документы

приобрели юридическую силу, то есть если рассматривать с начала

возникновения. В наше время документы стали самым главным звеном торговых

отношений. Начиная от мелкой сделки до крупнейших международных отношений.

Предположим, что их бы не существовало, то освобождало бы партнеров от

взаимных обязанностей. Если бы к примеру поступил некачественный товар, то

невозможно было бы определить, от кого и через кого он поступил и наказать

виновных. Кассир мог свободно брать деньги не отчитываясь перед

руководителем, так как не было бы оформлено, сколько денег поступило.

Добавлю к юридическому аспекту, то есть основное свойство - это способность

быть доказательством.

К нашему времени хотел бы отметить, что все часто повторяющиеся операции в

основном выполняют машины, хотя во времена ускоренного технического

прогресса это просто невозможно обойтись без использования машинного труда,

как наиболее мобильного, оперативного и дешевого.

Теперь нет необходимости носить с собой большую “кипу” документов. Ее может

заменить миниатюрная дискета, которая свободно может поместиться в кармане.

Тем более, что теперь в основном все налоговые органы требуют, чтобы

предприятия представляли свои отчеты на машинных носителях.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В XX веке, в период значительного научно-технического прогресса в сфере

информации. Информация стала делиться на многочисленные виды, и все они

имеют документальную форму. Без этого любая информация не имеет юридической

силы, то есть не подтверждена печатью закона и не имеет законодательной

основы. Отсюда значит по сути дела может быть фальсификацией. Это можно

показать на примере торговых документов. Если в договоре не указана дата

исполнения, он недействителен.

Литература.

1. Унификация систем документации. Сб. трудов/ВНИИ; -М: ВНИИДАД; 1989 г.

2. Документы в торговых операциях. Г. Г. Иванов и др. Практическое

пособие/Академия народного хозяйства. СП “Мост-Вест” -М; 1994 г.

3. Торговля и обмен в древности. М. Т. Кругликова; -М: Наука; 1979 г.

4. Торговля и предпринимательство в феодальной России. Л. А. Тимошенкова,

-М: Археологический центр; 1994 г.

5. Машинопись и основы делопроизводства. Учебное пособие. -М: Просвещение,

1991 г.

6. Классификация документа: решения и проблемы. //Книга: исследования и

материалы: М. 1995г.

7. Документоведение. М. П. Гилещенко, Я. З. Лившиц; М: МГИАИ; 1979г.

Страницы: 1, 2