Реферат: Access
Реферат: Access
Введение
в ACCESS
Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с
помощью этой СУБД. В частности:
Access — система управления базами данных
(СУБД).
Использование Access для хранения и поиска данных,
представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения
повторяющихся задач.
Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных,
обрабатки данных и генерации сложных отчетов.
Применение Access 97 для размещения форм Access в виде документов HTML на Web-страницах и обмена данными с узлами Internet/Intranet.
Поддержка в Access механизма Запроса по образцу (Query by Example — QBE),
обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных.
Создание приложений без программирования
с использованием макросов Access.
Пользователи электронных таблиц и баз
данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access.
Прежде чем приступить к работе с
каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач,
для решения которых он предназначен. Microsoft Access
97 (далее — просто Access) — это
многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением
пользователя.
Access — это, прежде всего, система
управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она
предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном
виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов,
учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и
удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу
сложных отчетов.
Access— мощное приложение Windows;
впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые
имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows.
Поскольку оба эти продукта— детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между
собой. Система Access работает
под управлением Windows 95 или Windows NT, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества
Windows. Можно вырезать, копировать и
вставлять данные из любого приложения Windows в Access
и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.
С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в
Windows 95 и компонентах Microsoft Office 97 (Excel,
Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью
новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с
данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с такими
продуктами, как Internet
Explorer и Netscape Navigator.
При всем этом Access
— не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет
использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно
существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение
поставленных задач. Таблицу Access можно
связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С другой
стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE.
Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из
электронных таблиц Excel. Работая в
среде Microsoft Office 97, пользователь получает в свое распоряжение
полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.
Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для
управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов
и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений.
Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать
ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения,
написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут
включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные
программы, как сама система Access.
По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.
Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из
представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя.
Затем перейдем к более сложным элементам таким как элементы программирования на
VBA и взаимодействия с Internet.
Что
предлагает Access
1.Настоящая
реляционная модель баз данных
В Access в полной мере реализовано управление реляционными
базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает
целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции
обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими
некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле
таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает
ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы
полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля
объектов OLE. Если в процессе специальной
обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную
поддержку пустых значений.
Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить
любые потребности. При этом Access
может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского
компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме
того. Access поддерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет подключаться к базам
данных множества различных форматов, таких как SQL Server, Oracle,
Sybase и даже DB/2 для больших ЭВМ фирмы IBM.
Система Access
поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того,
предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать
доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.
Контекстно-зависимая
справка и Office
Assistant
Организация справочной системы фирмы Microsoft — по-прежнему лучшая в отрасли,
причем как для новичков, так и для опытных пользователей. В Access предусмотрена контекстно-зависимая
справка, для получения которой достаточно нажать <F1>, и на экране сразу же появится справочная информация по
тому вопросу, который интересует пользователя в текущий момент. При этом можно
легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу
предыдущих обращений и закладкам.
В Access 97 компания
Microsoft ввела Office Assistant (ассистента) и Screen Tips (всплывающие подсказки). Всплывающие подсказки
содержат короткие объяснения чего-либо. В системе предусмотрена целая галерея
из десяти возможных персонажей ассистентов (выбрать можно любого во своему
вкусу). Если ассистент вам надоест, можете его отключить.
Простые
в использовании мастера и конструкторы
Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты.
Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата
создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы
данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки,
элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения
разных задач.
Импортирование,
экспортирование и связывание внешних файлов
Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих
известных форматов, включая dBASE,
FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или
заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access; в результате экспортирования
таблицы Access создается файл в заданном формате.
Связывание (ранее именовавшееся присоединением)
означает, что можно использовать внешние данные без создания таблицы Access. Можно устанавливать подобную связь
с данными dBASE, FoxPro, Excel,
ASCII и SQL. Очень мощная возможность — связывание таблиц Access с их внешними таблицами с
последующим совместным использованием; это относится к таблицам Access, dBASE, FoxPro
и SQL Server.
Формы и отчеты WYSIWYG
Окна конструкторов форм и отчетов
имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей.
Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной
элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая
форма.
В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых
данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их,
выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки,
диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных
остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много
страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных
и подведения итогов.
Формы и отчеты можно просматривать в режиме
предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего
полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно
просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого
реального файла.
Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее
использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему
существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые
показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание
многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки
почты.
Многотабличные
запросы и отношения
Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее
важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать
таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже
как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в
них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать
вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно
отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От
пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого
достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить
определенный отчет).
Запросы применяют и в
других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление
итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно
использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и
добавления одной таблицы к другой.
Графики и диаграммы
В Access используется то же самое графическое приложение, что
и в Microsoft Word, Excel,
PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и
диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать
гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как
двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять
разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах
круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они
воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа
Access Graph.
Возможности DDE и OLE
С помощью DDE (Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в
формы и отчеты Access можно
добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук,
рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения)
или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с
электронными таблицами Excel.
Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать
динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в
разных приложениях Windows.
Доступ
к Internet
В Access теперь предусмотрены все возможности, обеспечивающие
связь приложении с Internet/intranet. Одним щелчком кнопкой мыши можно
сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку
перенести коды HTML из объекта на
Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки позволяют получать
доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.
Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно
осуществляться Web-администраторами. Access 97 с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с
успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения
на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в
формат HTML и перенос их уже в таком виде на
Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо
динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную
страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида
всех HTML-страниц!
Встроенные функции
Access содержит свыше ста функции (небольших
встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение),
выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования
базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические,
деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений
в формах, отчетах и запросах.
Макросы: программирование без программирования
Для непрограммистов (или опытных
пользователей, которые просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они
позволяют автоматизировать выполнение некоторых задач. Около пятидесяти
макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и
диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение
практически любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех
задач обработки данных.
Модули:
Visual Basic for Applications программирование баз данных
Access— это серьезная среда разработки
приложений с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA (ранее известный как Access Basic) реализует объектно-ориентированный подход к
программированию и позволяет программисту делать практически все, что только
можно себе представить. Это мощный язык структурного программирования. Он
является полностью расширяемым и поддерживает процедуры API в любых динамических библиотеках (DLL) операционных систем Windows 95 и Windows NT.
Полнофункциональная среда разработки
поддерживает множество мощных современных возможностей: многооконный режим для
редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные
точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на
экране варианты вводимых команд.
Рекомендации
для пользователей
Даже если вы уже работали с
какими-либо базами данных, то это вовсе не означает, что с Access все сразу пойдет гладко. Можно быть
крупным специалистом в таких реляционных СУБД, как dBASE, FoxPro
и Paradox, но при этом не иметь опыта работы с
базами данных в среде Windows.
Сначала стоит поближе
познакомиться с Windows:
поработать с редактором Paint,
поэкспериментировать с Word
или Excel, научиться правильно пользоваться
мышью. Стоит создать диаграмму в Excel,
воспользоваться услугами одного из мастеров, обратиться к справочной системе.
Все это поможет в дальнейшем при освоении Access. Также необходимо привыкнуть к новым терминам.
Информация
для пользователей электронных таблиц
Опытный пользователь Excel (или 1-2-3) заметит, что Access и Excel во многом похожи. Во-первых, обе эти программы —
продукты Windows, поэтому ему должны быть уже
привычны соглашения Windows, которые
будут использоваться и при работе с Access. Внешний вид таблиц и запросов Access соответствует внешнему виду электронных таблиц и носит название таблицы
данных (datasheet). Размеры строк и столбцов таблиц
можно изменять точно так же, как и в рабочих листах Excel. По сути дела, режим ввода данных в Access 97 соответствует режиму ввода данных
Excel. Нужно просто ввести данные и
определить заголовки столбцов; все остальное Access сделает автоматически.
Access, как и Excel, поддерживает режим WYSIWYG и работу с графическим приложением Microsoft Graph. Таким образом, у пользователя всегда есть
возможность создавать в обеих системах однотипные диаграммы. Кроме того, в Access входит мастер диаграмм, аналогичный
используемому в Excel.
Как и в Excel, в Access 97 предусмотрен мастер сводных таблиц; по сути, с его
помощью можно создавать сводные таблицы Excel: информацию из баз данных Access можно легко переносить в таблицы Excel. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно создавать
запросы и выполнять сортировку, используя один и тот же интерфейс. (Если
читателю приходилось использовать меню Excel для формирования запросов и критериев сортировки
данных, значит, эти понятия ему уже знакомы.) Словом, система Access 97 функционально совместима со всеми
продуктами Office 97.
Лекция 1.
Основные принципы работы
с базой данных в Microsoft Access.
1.1. Что такое "База данных".
1.2. Проектирование базы данных.
1.3. Создание базы данных.
1.4. Работа с таблицами.
1.5. Типы данных.
1.6. Свойства полей.
1.7. Ключевые поля.
1.8. Определение в базе данных связей между таблицами.
1.9. Обеспечение целостности данных в Microsoft Access.
1.1. Что такое "База данных".
В деловой или личной сфере часто приходится работать с
данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом
деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и
организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных
источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты
позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы,
осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты.
В базе данных сведения из каждого источника сохраняются
в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются
связи между таблицами.
Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным
условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить
одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные
вычисления.
Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в
таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или
нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный
пользователем макет.
Для анализа данных или распечатки их определенным
образом используется отчет. например, можно создать и напечатать отчет,
группирующий данные и вычисляющий итоги.
Страницы: 1, 2, 3, 4
|