Реферат: Реферат по делопроизводству с вопросами: Подготовка документов к архивному хранению, Правила оформления реквизитов №№16, 19, 20, 22, Контракты (договоры)

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях т.д.) организаций, действующих на принципах единоначаличия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов те излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываю», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («от осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ им приложения, названные в тексте, отметка о них делаете следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, нeoбxoдимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения:    1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в npaвом верхнем углу следует сделать отметку с указанием название распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение

к постановлению

администрации области

от 10.01.97 № 30

Контракты (договоры)

Контракт — это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие, Для государств СНГ, в частности для России, контракт—явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.

По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу большие деньги, за плохую работу — никаких денег. Вo-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и нe согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Контрактная форма оплаты труда — это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более выгодных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок. Срок хранения документов определен в ст. 504 «Перечня документов указанием сроков хранения».

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Харак­тер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаков­ка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложе­ния его заключить - направления оферты. Оферта должна содержать ос­новные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (согла­сием). Обмен документами между сторонами может происходить посредвом почтовой, телеграфной, телетайпной, факсимильной, электронной

или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ ис­ходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем пред­ставления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону "О защите прав потребителей" и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

При указании цены договора необходимо следовать требованиям ст. 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание иных валют, но только в формулировке "подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте". Несоблюдение этого правила приведет к призна­нию договора недействительным.

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, кон­тракт на поставку ТНП, контракт о техническом содействии):

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон (полные названия организаций);

- предмет контракта;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банков­ских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

Контракты (договоры) относятся к документам, которые являются важ­нейшими доказательствами в арбитражном суде н случае возникновения спо-pois, разногласий. Оформлены они должны быть безукоризненно. Подписи сторон контракта должны быть сделаны разборчиво, чтобы можно было одно­значно установить автора подписи. Если текст контракта составлен на не­скольких листах, их необходимо пронумеровать и прошить. В ряде случаев подписывается каждый лист договора, чтобы исключить заявления недобросо-liecTHbix партнеров о том, что они не знакомы с тем или иным листом.

Использовать факсимильную связь при подписании контракта следует очень осторожно, особенно с новыми контрагентами. Обмен факсимиль­ными контрактами происходит лишь тогда, когда стороны давно и плодо­творно сотрудничают. В арбитражном суде большое значение придается подлинной подписи и синей (фиолетовой) печати на контрактах.

Подлинный экземпляр договора во избежание возможной потери или хишения лучше всего хранить в сейфе, а для текущей работы использовать ксерокопию документа.

Коммерческие контракты (договоры) хранятся 5 лет после истечения срока договора или выполнения его условий.

Контракты с иностранными партнерами, с учетом разницы в сроках исковой давности других стран, следует хранить не менее 10 лет. Контрак­ты на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переда­ны на архивное хранение.

ТРУДОВОЙ КОНТРАКТ

00.00.00                                Новосибирск                                      №

Открытое акционерное общество (организация) ____________________

                                                                                                        Наименование

в лице ______________________________________________________

                         Должность, Ф.И.О.

именуемое в дальнейшем ОАО, и _______________________________,

                                                                                            Ф.И.О.

 именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Работник __________________________________

Ф.И.О. принимается на работу ___________________________

Наименование структурного подразделения по профессии, должности _________________________

Полное наименование профессии, должности квалификации ________________ __________________

Разряд, квалификационная категория

2. Контракт является:       договором по основной работе договором по совместительству

3. Вид контракта:

— на неопределенный срок (бессрочный)

— на определенный срок _________________________

Указать причину заключения срочного контракта

— на время выполнения определенной работы _____________

Указать какой 4 Срок действия контракта: начало работы ______________

окончание работы ____________

5. Срок испытания:         а) без испытания

б) _____________________

Продолжительность испытательного срока

6. Работник должен выполнять следующие обязанности:

____________ Указываются основные характеристики работы и

____________ требования к уровню их выполнения: по объему

____________ производства (работ), качеству выпускаемой про-

___________ дукции (качеству обслуживания), соблюдению

____________ правил по охране 1руда. выполнению смежных ра-

__________ бот в целях обеспечения взаимозаменяемости

____________ или делается ссылка на соответствующие пункты

___________ должностной инструкции. При совмещении профес-

________ сии (работ), выполнении смежных операций дается

__________ перечень этих работ и их объемы.

7. ОАО обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место и соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности. своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату. ______________ Указываются конкретные меры по организации

______________ производственного процесса, оборудованию ра-

________________ бочего места, подготовке и повышению квали-

______________ фикации работника и созданию других условии

________________ труда.

8. Обязанности ОАО по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжёлые, особо тяжёлые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда____________________

9. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21.04-93 №471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации» ____________________________

10. Особенности режима рабочего времени:

— неполный рабочий день ____________________________________

- неполная рабочая неделя _____________________________________

- почасовая работа ____________________________________________

11. Работнику устанавливается:

— должностной окдад (тарифная ставка) _______________ руб.  в

месяц или _________ руб. за 1 час работы;

— надбавка (доплата и другие выплаты) _______________________

                                                                                                  Указать вид доплат, надбавок

___________________________________ руб. (в % к ставке, окладу).

12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжитель­ностью:

— основной ____________ рабочих дней

— дополнительный _______ рабочих дней

13. Другие условия контракта, связанные со спецификой труда

14. Юридические адреса и подписи сторон

                           ОАО                                                Работник

__________________________         Адрес __________________________

__________________________         ________________________________

__________________________         ________________________________

                                                                                                                      паспортные данные

Должность, подпись, И.О.Ф.              Телефон ________________________

М.П.                                                       Подпись, И. О. Ф.

КОНТРАКТ

07.02.2001                                                                                    № 127/14

Москва

купли-продажи офисной мебели

    Фирма "Редмес", именуемая в дальнейшем Продавец, в лице генерального директора Рогова Игоря Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма _____________, именуемая в дальнейшем Покупатель, в лице __________________________, действующего на основании _______________________________________ с другой стороны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

    1. ПРЕДМЕТ КОНТРАКТА.

    1.1. Продавец продает, а Покупатель покупает офисную мебель производства швейцарской компании "Wall", именуемую в дальнейшем Товар, на условиях, определенных настоящим контрактом.

    1.2. Количество и ассортимент Товара определяется спецификацией, прилагаемой к контракту. Товар поставляется Покупателю в разобранном виде, если стороны не договорились об ином.

    2, УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТОВ.

    2.1. Поставка Товара производится в течение 3 дней после поступления денег на расчетный счет или в кассу Продавца, Поставка Товара в пределах Москвы осуществляется транспортом Продавца и за его счет.

    2.2. Все платежи производятся в российских рублях. Сумма платежа, производимого Покупателем, пересчитывается по курсу ММВБ, установленному на дату платежа

    3.ЦЕНА.

    3.1. Продажа Товара производится по ценам Продавца Цена устанавливается в долларах США и включает стоимость упаковки, маркировки, страховые сборы, другие сборы и налоги

    3.2. Сумма, оплачиваемая Покупателем за Товар, составляет ______

долларов США.

4, КАЧЕСТВО ТОВАРА,

    Качество проданного Товара должно соответствовать образцам, каталогу "Wail" и сертификату качества.

5 УПАКОВКА

    Упаковка должна обеспечивать полную сохранность товара, предохранять его от повреждений при транспортировке с учетом перевалок, а также предохранять товар от атмосферных воздействий.

    6. СДАЧА-ПРИЕМ ТОВАРА.

    6.1. Сдача-прием Товара оформляется подписанием Покупателем и Продавцом акта сдачи-приема при условии полной оплаты полученного Товара и отсутствии претензий сторон друг к другу.

    6.. Право собственности и риски переходят к Покупателю с момента подписания акта сдачи-приёма.

Рис. 9. Коммерческий контракт (на 2-х страницах)

7. САНКЦИИ.

    7.1. За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все перечисленные ему платежи за данный Товар, а также выплачивает ему неустойку в размере 10% стоимости непоставленного Товара.

    7.2. В случае обнаружения скрытых дефектов Товара Покупатель имеет право возвратить Продавцу некачественный Товар и потребовать его замены за счет Продавца.

    7.3. За просрочку поставки или за недопоставку Товара в установленный срок Продавец уплачивает Покупателю: за просрочку до 10 дней неустойку в размере 5%, за просрочку свыше 10 дней - неустойку в размере 7,5% стоимости непоставленного в срок Товара. Уплата неустойки не освобождает Продавца от обязанности выполнения условий контракта.

    8- ФОРС-МАЖОР.

    Стороны могут быть освобождены от ответственности за невыполнение условий контракта в случае наступления форс-мажорных обстоятельств: военных действий, природных явлений, актов органов власти и управления, влияющих на выполнение контрактных обязательств. Сторона, пострадавшая от форс-мажорных обстоятельств, должна в течение 3 дней известить другую сторону о их наступлении или окончании.

    Э. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ СПОРОВ,

    Все споры или разногласия по данному контракту подлежат рассмотрению в арбитражном суде г. Москвы, решение которого становится обязательным для сторон.

    10. СРОК ДЕЙСТВИЯ.

    Контракт вступает в силу с даты его подписания обеими сторонами и действует до полного выполнения ими обязательств по данному контракту,

    11 ДРУГИЕ УСЛОВИЯ.

    Контракт может быть досрочно расторгнут по взаимному согласию или инициативе одной из сторон. Сообщение о расторжении должно быть отослано не позднее 3 дней до предполагаемой даты расторжения.

12, ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:

ПРОДАВЕЦ                                                   ПОКУПАТЕЛЬ

_____________________________        ____________________________

_____________________________        ____________________________

_____________________________        ____________________________

_____________________________        ____________________________

Должность Подпись ИОФ Фамилия             Должность  Подпись ИОФ

                 М.П,                                                                М.П.