Реферат: Контроль и ревизия

Предложения руководителя, главного бухгалтера или кассира отложить инвентаризацию независимо от причин должны быть отклонены ревизором, так как за этим могут крыться попытки выиграть время и таким образом припрятать недостаток или другое злоупотребление. Если на момент инвентаризации кассира не будет на месте, ревизор сразу же опечатывает сейф и помещения кассы.

Перед началом инвентаризации комиссия получает от кассира (или от лица, которое его заменяет) последний отчет кассира с приложенными к нему оправдательными документами относительно прихода и расхода денежного средства и расписку соответствующего содержания, которое есть на лицевой стороне акта инвентаризации.

Отчет кассира (отрывное письмо кассовой книги) с приложенными приходно-расходными документами проверяется комиссией и визируется. На каждом документе и отчете в правому верхнем углу ревизор расписывается и ставит дату, чтобы предотвратить возможную подмену отчета или приложенных к нему документов с целью припрятать злоупотребление. Ни единые документы (кроме приложенных к отчету) ли расписки в фактический остаток наличия кассы не включаются. Если кассир исполняет обязанности, связанные с ведением кассовых операций других организаций, которые запрещены, то к участию в инвентаризации приглашают представителей этих организаций. При этом сохранения в кассе денежной наличности и других ценностей, которые не принадлежат этому предприятию, запрещается.

Прежде всего кассир раскладывает деньги по купюрами и составляет покупюрную опись. Деньги в пачках, запакованные по бандеролям банка, раскрываются.

Деньги, другие ценности сначала пересчитывает кассир под надзором комиссии, а потом лицо, которое ревизует (ревизор). Если итоги их подсчета не сойдутся, то проверочный перерасчет проводит член комиссии (главный бухгалтер).

Остаток денег, установленный во время инвентаризации, сравнивается с записями в кассовой книге и с данными бухгалтерского учета в журнале-ордере № 1 и ведомости № 1. Дензнаки, почтовые марки, марки государственной пошлины включаются в фактический остаток денег.

Инвентаризация денег оформляется актом инвентаризации наличия средств. Суммы, выплаченные на основании расчетно-платежных ведомостей, показывают с отметкой: «К началу инвентаризации по ведомости выплачено ____ грн __ коп.». В акте инвентаризации наличия средств, рядом с другими показателями, отмечаются последние номера кассовых ордеров: приходного № ____ на ____ грн ____ коп.,  расходного № ____ на ___ грн ___ коп. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

Акт
инвентаризации наличия средств
4 марта 200_ г.,
находящихся в кассе находятся в кассе _______________ предприятия

Расписка

Этим удостоверяю, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на средство, сданные к бухгалтерии, и все средства, которые поступили под мою ответственность, оприходованные, а те, что выбыли, списанные по расходами

Материально ответственное лицо: кассир _____________      __________

Хмель Юлия Григорьевна

На основании приказа (распоряжения) от 4 марта 200_ г. № 19 проведена инвентаризация средств по состоянию на 4 марта 200_ г.

Во время Инвентаризации установлен такой объем ценностей

1)   денежной наличности сто шестьдесят две грн 45 коп.

2)   почтовых марок десять грн 20 коп.

3)   марок государственной пошлины пятнадцать грн 50 коп

4)   ____________ грн _____ коп.

Итог фактического наличия сто восемьдесят восемь грн 15 коп. По учетными данным сто девяносто восемь грн 95 коп.

Итоги Инвентаризации излишек: _______________

недостача: десять грн 80 коп.

Последние номера кассовых ордеров:

приходного № 26 на 132 грн 92 коп., расходного № 31 на 56 грн. 70 коп

Председатель комиссии ревизор І кат.  Свекла Олег Павлович

Члены комиссии

главный бухгалтер фирмы                Среда Наталия Юрьевна

Подтверждаю, что средства, пересчитанные в акте, находятся на моем ответственном сохранении.

Материально ответственное лицо                   Хмель Ю.Г.

4 марта 200_ р

Оборотная сторона акта

Объяснения причин излишков или недостатков

Недостаток в кассе на сумму десять грн 80 коп. есть следствием просчета

Материально ответственное лицо: кассир Хмель Ю Г.

(подпись)

Решения руководителя предприятия.

Недостаток денег в кассе на сумму десять грн 80 коп. отнести за счет кассира Хмель Ю Г. И внести в кассу до 6 марта 200_ г.

Директор фирмы «Рассвет»                                 Гузар В.В.

5 марта 200_ г.                                                         (подпись)

Один экземпляр акта передается к бухгалтерии предприятия, второй — остается у материально ответственного лица (кассира).

В случае изменения материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах (для материально ответственного лица, которое показало ценности, материально ответственного лица, которое приняло ценности, и бухгалтерии).

В конце акта материально ответственное лицо дает расписку о том, что средство, пересчитанные в акте, находятся на его ответственном сохранении и ставит дату.

Одновременно с денежной наличностью, почтовыми марками, марками государственной пошлины (которые включаются в денежное наличие) проверяются ценные бумаги, бланки строгой отчетности и прочие ценности, которые находятся в кассе. Пересчитанные ценности записываются в акт инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности в разрезе отдельных их видов.

В случае выявления большого недостатка в кассе ревизор вносит предложение об отстранение в установленном законом порядке кассира от выполнения обязанностей и передачу средства и других ценностей другому лицу и принимает меры относительно выполнения этих предложений. Во время выявления остатков больших сумм денег в кассе, которые значительно превышают установленный лимит, ревизор устанавливает причины их возникновения.

Если кассир заранее узнал об инвентаризации кассы, то он может для сокрытия недостатка брать деньги от сдающих (заведующих розничных торговых предприятий, предприятий общественного питания) под частные расписки. После проведения инвентаризации кассир эти деньги возвращает материально ответственным лицам или оприходует их путем выписывания приходных кассовых ордеров с датами, более поздний сравнительно с датой инвентаризации. В таком случае рекомендуется на основе отчетов материально ответственных лиц установить, не ли было перерывов в сдаче выручки за период, когда в кассе проводилась инвентаризация, проверить, оприходованные ли деньги, полученные в то время из банка, сданные ли остатки денег из кассы в банк; ли не было случаев задержки сдачи денег, а также проанализировать остатки средств в кассе за период, когда они были весьма значительными.

Рекомендуется во время ревизии проводить повторные внезапные инвентаризации в кассе.

Сумма недостатка взимаются из виновного лица, а излишек оприходуется в кассе и зачисляется в доход предприятия.

4.3. Контроль за соблюдением порядка ведения операций с денежной наличностью

Проверка соблюдения установленного порядка ведения операций с денежной наличностью осуществляется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине и Инструкцией об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины, утвержденной Правлением Национального банка Украины от 19.02.2001 № 69.

При этом периодичность проверок и срок, на протяжении которого они осуществляются, определяют непосредственно контролирующие органы (в бюджетных учреждениях определяют финансовые органы). Такие проверки осуществляются за определенный период — квартал, полугодия, год (но не меньше чем за трех месяцы).

По результатам проверки, в случае выявления нарушений, составляют акт проверки соблюдения порядка ведения операций с денежной наличностью в трех экземплярах, подписанный контролирующим, руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Первый экземпляр присылается органам налоговой службы по месту государственной регистрации предприятия (предпринимателя) для употребления мероприятий, предусмотренных действующим законодательством; второй — передается непосредственно соответствующему предприятию; третий — остается в документах контролирующего органа.

Если нарушения не выявлены, то составляется справка, которая подписывается контролирующим, руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Результаты проверки рассматриваются руководителем предприятия в трехдневный срок после ее окончания.

Порядок ведения кассовых операций в учреждениях банков, которые осуществляют кассовое обслуживание клиентов, установленный Инструкцией № 1 Национального банка Украины «Из организации эмиссионно-кассовой работы в учреждениях банков Украины», утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 07.07.1994 г. № 129. Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собою и с физическими лицами (гражданами) как в наличной, так и в безналичной форме.

Тем не менее, сумма платежа денежной наличностью одного предприятия (индивидуального предпринимателя) другому предприятию или предпринимателю не может превышать 3 тыс. грн на протяжении одного дня по одним или несколькими платежными документами. Если платежи предприятия (предпринимателя) другому предприятию (предпринимателю) осуществляются на сумму свыше предельную (С тыс. грн), то расчеты ведутся только в безналичном порядке.

Порядок установления лимита кассы регулируется Инструкцией об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 19.02.2001 № 69. При этом предприятия могут сохранять в своей кассе денежную наличность в границах лимитов остатка денежной наличности в кассе на конец рабочего дня, которые устанавливаются им учреждением банка ежегодно на протяжении первого квартала (к установлению лимита кассы на текущий год и получение его клиентом продолжает действовать лимит предыдущего года). Лимит остатка денежной наличности в кассе для каждого предприятия устанавливают коммерческие банки с учетом специфики работы предприятия, его отдаленности от учреждения банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков сдачи кассовой выручки и графика заезда инкассаторов.

Исходя из вышеуказанного ревизор устанавливает:

–    сохраняются средства в учреждениях банков;

–    расходуется предприятиями денежная наличность, полученная из учреждений банка по целевому назначению;

–    придерживаются установленные банками лимиты имеющихся денег в кассах предприятий;

–    придерживаются предельные нормы расходования денежной наличности из выручки;

–    не расходуется денежная наличность из выручки одного предприятия на потребности другого предприятия;

–    кажется вся денежная наличность свыше установленных лимитов для зачисления на счета в порядке и в сроки, предусмотренные учреждениями банков;

–    осуществляется выдача денег из кассы и их прием в кассу только по надлежаще оформленными документами (приходными и расходными кассовыми ордерами, платежными ведомостями, заявлениями на выдачу денег, счетами), подписанными руководителем и главным бухгалтером или лицами, ними уполномоченными;

–    относится штамп или пишется от руки «Депонирован» против фамилии лиц, которые не получили денег;

–    составляется при этом реестр депонированных сумм;

–    не допускаются подчистки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и документах, которые их заменяют;

–    погашаются документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, штампом или надписью «Оплачен» с указанием даты (числа, месяца, года);

–    регистрируются приходные и расходные кассовые ордера или документы, которые их заменяют, к передаче в кассу бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

–    не допускаются подчистка и исправления в кассовой книге;

–    изолировано помещения кассы;

–    сохраняются деньги в сейфах и опечатываются ли кассы после окончания работы;

–    сохраняются ключи от сейфа (шкафа) и печать кассира, а также дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, сундучках у руководителей предприятий;

–    ознакомляют кассира после издания постановления (приказа) о назначение его на посада с Порядком ведения кассовых операций и укладывается ли договор про полную материальную ответственность;

–    не возлагаются обязанности кассира на работников учета;

–    проводится не реже как один раз на квартал на предприятии внезапная ревизия кассы с полным перечнем всех денег и проверкой других ценностей, которые находятся в кассе, и т.п..

4.4. Документальная ревизия кассовых операций

Основным нормативным документом, который регулирует осуществление учета денежных средств в кассе, является Порядок ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине.

Последовательность ревизии кассовых операций показана в табл. 4.4.1.

Во время ревизии кассовых операций остаток на начало отчетного периода следует сравнить с остатком предыдущего отчета, в журнале-ордере № 1 из счета 30 «Касса», Главной книге и балансе.

Остаток на конец отчетного периода аналогично сравнивается с остатком, выведенным в следующем отчете кассира, журнале-ордере № 1, Главной книге. Против каждой сличенной записи (относительно номера документа, даты, содержания операции, суммы) относится отметка.

В каждом отчете кассира следует проверить соблюдение порядковой нумерации приходных и расходных кассовых документов, их даты, соответствие нумерации тому периоду, за который составлен отчет, выяснить, нет ли подчисток дат (можно изъять из архива квитанцию на сдачу выручки в банк, на почту, документы на оплату работ за нагрузку, разгрузка, ремонт и т.п.).

Изъятию не подлежат документы пожелтевшие, выцветшие, помятые, с проколами от подшивки, обрезанные, с другим почерком, чернилами, с подделанными подписями, справками, цифрами.

В случае невозможности установить фальшивку ревизор на основе письменного распоряжения судейско-следственных органов, которые имеют на то право, снимает копии из сомнительных документов, оригиналы изымает соответственно акту и направляет прокурору для рассмотрения вопроса о возможности провести криминалистическую экспертизу.

При выявлении таких документов не следует сразу ставить в известность кассира, так как они могут быть приложены и к другим отчетам, и лица, которые допустили злоупотребления, могут принять предупредительные меры (уничтожить такие документы или регистры, произвести поджог, согласовать с соучастниками линию поведения во время расследования злоупотреблений, обратиться к утаиванию имущества). В таких случаях необходимо доказать ревизию до конца и лишь после завершения одновременно изъять все документы и потребовать объяснений от должностных лиц. Однако в таких случаях необходимо заранее предупредить органы прокуратуры или внутренних дел. Если во время проверки отчетов кассира и приложенных к ним документов расхождений не выявлен, то против строки, в которой записанный кассовый ордер, ревизор ставит отметку («V»).

И, наоборот, если установлен расхождения, ревизор фиксирует нарушения в журнале ревизии или ведомости нарушений и выясняет причины, устанавливает виновных лица.

Таблица 4.4.1. Схема последовательности контроля и ревизии кассовых операций при журнально-ордерной форме счетоводства

Сравнивая данные журнала-ордера № 1 с Главной книгой, ревизор устанавливает реальность сумм остатков кассы путем проверки записей из дебета и кредита счета 30 «Касса», сделанных на основе приходных и расходных кассовых ордеров. Ведь можно механически уменьшить сальдо из счета кассы (во всех регистрах бухгалтерского учета, кассовой книге и балансе) и одновременно уменьшить или сальдо нереальной кредиторской задолженности, или сальдо собственного капитала, или сальдо счета 285 «Торговая наценка».

В отдельных случаях, наоборот, увеличивают сальдо у дебиторов, затрат и на других счетах.

Иногда сальдо кассы уменьшают за счет механического увеличения итога кредиторской стороны счета 30 «Касса» в журнале-ордере № 1 в дебет счетов затрат, расчетов, собственного капитала и т.п.

Особое внимание ревизор уделяет проверке своевременности оприходования полученных по чекам денег из банка, на сумму которых в день получения выписывается приходный кассовый ордер. Одновременно ревизор находит корешок чека, на основании которого полученные деньги, и отмечает на нем: «Оприходован».

Есть несколько случаев, когда механически увеличивают общий итог расчетно-платежной ведомости при начислении заработной платы (счет 66 «Расчеты из оплаты работы»).

В момент выписки расходных кассовых ордеров иногда строки «прописью» не заполняются, а после выдачи денег дописываются нужные цифры.

Во время проверки правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочно установить, все ли записанные в ведомость лица фактически работали на предприятии, не ли было среди них подставных, на которые выписывается заработная плата с целью ее присвоения.

Такие факты можно установить путем сопоставления данных ведомости на заработную плату с записями в личных делах работников и табелях, с приказами о зачисление на работу и увольнения, с данными документов (справок) о начисление заработной платы. Вспомогательной проверке подлежат достоверность подписей получателей денег, случаи дописывания сумм, подчистки, непредупрежденные исправления и т.п.

Возможные факты краж денежной наличности из кассы. В таких случаях ревизор в обязательном порядке применяет прием встречной проверки операций. Счет 30 «Касса» сравнивается с счетом 31 «Счета в банках», 33 «Другие средства», 37 «Расчеты с разными дебиторами» и т.п. (табл. 4.4.2).

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26