Реферат: Документооборот
Реферат: Документооборот
Министерство высшего и профессионального образования
Российской федерации
Сыктывкарский государственный университет
Финансово-экономический факультет
Кафедра Бухгалтерского учета и аудита
Курсовая работа на тему:
“Документооборот в бухгалтерии”
Научный руководитель:
Фролова Н.Ю.
Исполнитель:
Студент 427 группы
Мантарков Г.Х.
Сыктывкар 2001
Содержание
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….3
- Этапы документооборота в бухгалтерии………………………………………5
1.1. Составление и оформление первичных
документов…………………………7
1.1.1. Требования, предъявляемые к
оформлению учетных документов……….7
1.2. Проверка первичных документов
……………………………………………10
1.2.1 Правила проверки первичных
документов ………………………………...10
1.2.2. Исправление ошибок в первичных
документов…………..……………….11
1.2.3. Порядок изъятия первичных
документов у предприятия…..….………….12
1.2.4. Пропажа или гибель первичных
документов…………………..…………..14
1.3. Обработка
документов…………………………………………..……………..15
1.3.1. Регистры бухгалтерского
учета……………………………….……………15
1.3.2. Исправление ошибочно сделанных
записей в регистрах бухгалтерского учета………………………………………………………………………….17
1.4. Хранение бухгалтерских
документов………………….…………..…………18
1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских
документов………………..………….18
1.5. Учетная политика предприятия в
области документооборота……………..21
- Унифицированные формы документации…………………………...………..22
2.1. Применение унифицированных форм
документации………………...…….22
2.2. Внесение изменений в унифицированные
формы первичной учетной документации………………………………………………………………….24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………..25
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.……………….………….27
ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………..……………28
ВВЕДЕНИЕ
Тема организации работы с
документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как
от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.
В современных условиях
для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с
документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на
информации, на служебном документе.
Организация работы с
документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и
культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально
ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
При проверках предприятий
налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов.
Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных
операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с
налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов,
налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих
разногласий практически всегда легко предсказать - финансовые санкции по
отношению к предприятию.
Создание носителей
первичной учетной информации является ответственным моментом, при этом следует
иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры,
приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким
документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки,
приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.
В нашей стране
установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды
документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами
документов надо подробно рассматривать вопросы, возникающие при их составлении
и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для
обеспечения юридической силы документов.
Цель данной работы
состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии.
Для постановки цели определим следующие задачи // рассмотреть, как правильно
составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных
документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачу
документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в
области документооборота; исследовать применение унифицированных форм
документации и внесение изменений в них.
1.
Этапы документооборота в
бухгалтерии
Все хозяйственные
операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными
документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на
основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления
предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными
операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц.
Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных
учетных документов составляются сводные учетные документы.
Создание носителей первичной учетной информации
(документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины
рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик,
что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с
ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации
учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих
предприятий.
Документооборот - это движение документов на предприятии
от их создания или получения от других организаций до принятия к учету,
обработки и передачи в архив.
Этапы документооборота:
1.
Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2.
Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
3.
Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;
4.
Сдача в архив.
Своевременное и качественное оформление первичных
учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском
учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица,
составившие и подписавшие эти документы.
Создание первичных учетных документов, порядок и
сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в
соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота
организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом
руководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет
ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и
проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы
в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных
работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а
также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в
виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов,
выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми
исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Пример
графика документооборота по предприятию
Утверждено
приказом № ___ от ___________
Создание
документа |
Проверка
документа |
Обработка документа |
Передача в архив |
Наименование документа |
Количество экземпляров |
Ответственный за выписку |
Ответственный за оформление |
Ответственный за исполнение |
Срок исполнения |
Ответственный за проверку |
Кто представляет |
Порядок представления |
Срок представления |
Кто исполняет |
Срок исполнения |
Кто исполняет |
Срок передачи |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
Требование |
2 |
Склад |
ОМТС, бухгалтерия |
Склад |
Ежедневно (до час.) |
Бухгалтерия |
1 экз. – цех 2 экз. - склад |
При отчете при реестре |
Ежедневно (до часов) |
Бухгалтерия |
Ежедневно |
Бухгалтерия |
По истечении квартала |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Работники предприятия,
учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники
планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы,
снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие)
создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по
графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из
графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности
исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в
которые представляются указанные документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика
документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
1.1.
Составление
и оформление первичных документов
1.1.1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных
документов
Для правильной организации бухгалтерского учета и
своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго
соблюдать требования по составлению документов.
Основные требования,
предъявляемые к учетным документам, приведены в ст.9 Федерального Закона от
21.11.96 № 129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".
• Первичный учетный документ должен быть
составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным
- непосредственно после ее окончания.
• Первичные учетные документы принимаются к
учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных
форм первичной учетной документации.
Если специфика деятельности организации
предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не
предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать
следующие обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой
составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в
натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных
за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их
расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств
вычислительной техники).
В зависимости от характера операции, требований
нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии
обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные
реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные
на предприятии формы первичного учета.
Применение бланков устаревших и произвольных форм
не допускается.
• Записи в первичных документах должны
производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при
помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими
сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в
архиве.
Запрещается использовать для записей простой
карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному
прочерку.
• Бланки форм первичных документов, отнесенные
к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке,
установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).
Ответственность за
своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в
установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность
содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти
документы.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных
учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с
главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на
выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть
ограничено.
Документы, которыми оформляются хозяйственные
операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и
главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или
уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и
кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к
исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы,
оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные
договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.
В случае разногласий между руководителем
организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных
операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с
письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту
ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных
о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
Первичные и сводные
учетные документы можно составлять на машинном носителе.
В условиях механизации (автоматизации)
бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в
виде кодов.
Подписи лиц, ответственных за составление
машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим
способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись
соответствующего лица.
Порядок записи в машиночитаемых первичных
документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по
созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ
предприятий, учреждений.
В том случае, когда в правоотношении участвует
другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд или
прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов
на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда
налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит
проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует
бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых
первичными и сводными первичными документами.
В соответствии с Положением о главных
бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные
документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному
порядку приемки, хранения и расходования денежных средств,
товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы
главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.
Первичные документы, прошедшие обработку, должны
иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:
• при ручной обработке - дату записи в учетный
регистр;
• при обработке на вычислительной установке -
оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.
Все документы, приложенные к приходным и
расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для
начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или
надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты
(числа, месяца, года).
Дополнительные требования к порядку создания
первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций
с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств,
определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных
бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ
и другими нормативными актами.
1.2.
Проверка
первичных документов
1.2.1 Правила проверки первичных документов
Проверка первичных документов - контроль, проводимый
на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы,
поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
• по форме (полнота и правильность оформления
документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (законность документальных
операций).
При проверке по форме необходимо
проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный
ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать
недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть
заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи
лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать
организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.
При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными
документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения,
но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.
Приемка и проверка отдельных первичных
документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены
вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом
руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые
осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в
бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.
1.2.2. Исправление
ошибок в первичных документов
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно
разделить на несколько групп:
Страницы: 1, 2
|