Реферат: Аудит учета расчетов с подотчетными лицами
Вопросник аудитора для составления
программы проверки содержит необходимые вопросы, которые необходимо
включить в план проверки. Эти вопросы направлены на выявление возможных
нарушений в организации учета, оформлении документов, дополнении отчетности,
внутреннего контроля. Вопросники целесообразно составлять в виде таблиц с
вариантами ответов и выводов.
Методы сбора аудиторских
доказательств, применяемые при проверке, являются типовыми.
Используются восемь основных
методов:
- наблюдение за инвентаризацией
или участие в ней,
- наблюдение за выполнением
хозяйственных или бухгалтерских операций,
- устный опрос,
- получение письменных
подтверждений,
- проверка документов,
полученных клиентом от третьих лиц,
- проверка документов клиента,
- проверка арифметических
расчетов,
- проведение анализа.
Описание контрольных процедур для
выявления возможных нарушений или злоупотреблений по соответствующему разделу
учета.
Все процедуры строятся по единой
схеме и включает в себя:
- наименование контрольной
процедуры;
- цель проведения контрольной
процедуры;
- перечень средств (первичные
документы, регистры аналитического и синтетического учетов клиента, нормы,
нормативы и различная справочная информация), необходимых для выполнения
процедуры;
- описание техники исполнения
процедуры;
- описание формы представления
результатов проведенной процедуры ведущему аудитору.
Все процедуры снабжены
классификационными номерами, позволяющими делать ссылки на них в программе
аудиторской проверки у конкретного клиента. Классификационный номер содержит
название раздела бухгалтерского учета и три цифровых знака. Классификационный
номер строится по серийно-порядковой системе:
- первый знак – номер нарушения
по классификации нарушений;
- второй знак – номер
разновидности нарушения;
- третий знак – порядковый номер
контрольной процедуры для выявления данного нарушения.
Таков подход к разработке положений
методики проведения проверок с участием ассистента. Разработка практических
методик для проверки каждого раздела и объекта учета – дело весьма трудоемкое.
В данной работе по описанной выше схеме будет в качестве примера разобрана
методика проверки учета расчетов с подотчетными лицами.
Методика проверки учета расчетов с подотчетными
лицами
1. Федеральный закон от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете"
(с
изменениями от 23 июля 1998 г.).
2. Инструкция Минфина
СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 7.04.88 г. N 62 "О служебных
командировках в пределах СССР".
3. Порядок ведения
кассовых операций в Российской Федерации (утверждено решением совета директоров
Банка России от 22.09.93 г. N 40) (ред. от 26.02.96 г.).
4. Налоговый
кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ (с
изменениями от 30 марта, 9 июля 1999 г., 2 января, 5 августа 2000 г., 24 марта
2001 г.) и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ
(с
изменениями от 29 декабря 2000 г., 30 мая 2001 г.)
5. Письмо
Минфина России от 6.10.92 г. N 94 "Нормы и нормативы на представительские
расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на
договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих
расходов на себестоимость продукции (работ, услуг), и порядок их
применения" (в ред. письма Минфина России от 29.04.94 г. N 56, приказа
Минфина России от 19.10.95 г. N 115).
6. Инструкция
Госналогслужбы России от 29.06.95 г. N 35 "По применению Закона Российской
Федерации "О подоходном налоге с физических лиц" (в ред. изменений и
дополнений Госналогслужбы России N 1 от 1.09.95 г., N 2 от 2.04.96 г., N 3 от
11.07.96 г., N 4 от 27.03.97 г., N 5 от 8.12.97 г., N 6 от 26.02.98 г.).
7. Указ
Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 (в ред. от 6.01.98 г.)
"Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в
бюджет налогов и иных обязательных платежей".
8. Письмо
Банка России от 29.09.97 г. N 525 "Об установлении предельного размера
расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими
лицами", принятое в соответствии с Федеральным законом от 2.12.90 г. N
394-1 (ред. от 28.04.97 г.).
9. Приказ
Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний
по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".
10.
Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.74 г. N 365 (в ред. от 20.08.92 г.)
"Об утверждении Правил об условиях труда советских работников за
границей" (с изменениями и дополнениями).
11. Письмо Минтруда
России, Минфина России от 17.05.96 г. N 1037-ИХ "О порядке выплаты
суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за
границу".
12. Положение
о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР
29.07.83 г. N 105).
13. Письмо
Минфина России от 27.07.92 г. N 61 (ред. от 27.05.96 г.) "Об изменении
норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен".
14. Письмо
Минфина России от 16.12.93 г. N 11-02-49 (ред. от 29.03.96 г.) "О размерах
и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории
иностранных государств".
15. Письмо
Минфина России от 26.04.93 г. N 52 (ред. от 1.08.94 г.) "О нормах
возмещения расходов при краткосрочных загранкомандировках".
16. Письмо
Минфина России от 24.09.93 г. N 110 "О нормах возмещения командировочных
расходов в инвалюте".
17. Письмо
Минфина России от 27.12.96 г. N 110 "О размерах выплаты суточных при
краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран" (с
изменениями и дополнениями).
18. Альбом
унифицированных форм первичной документации по учёту кассовых операций от 18
августа 1998 года №88.
Состав первичных документов по
расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это
авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав
документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и
разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими
разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и
подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д.
Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с
документами по другим разделам учета [4].
Основными
документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с
подотчетными лицами, являются:
·
Приказ об учетной политике.
·
Авансовые отчеты.
·
Журнал регистрации авансовых отчетов.
·
Приказы о направлении работников в командировку.
·
Список лиц, которым разрешено получение наличных денег
из кассы.
·
Сметы представительских расходов.
·
Приказы об утверждении смет представительских расходов.
·
Заявления на выдачу денег из кассы.
·
Документы, подтверждающие произведенные расходы
(товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные
удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц).
·
Журнал регистрации командировок.
Многочисленные и разнообразные
операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих
регистрах синтетического учета и отчетности:
- балансе предприятия (форма №
1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по
которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы,
подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
- отчете о движении денежных
средств (форма № 4);
- главной книге;
журнале-ордере
№ 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными
лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры
аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в
зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.
1. Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным
лицам из кассы предприятия, путем сличения данных ж/о N 1 и ж/о N 7 за каждый
месяц.
2. Проверяется соответствие сальдо по счету 71
"Расчеты с подотчетными лицами" (ж/о N 7) и данных Главной книги за
каждый месяц.
3. Сопоставляется месячный оборот по возврату
подотчетных сумм в кассу по ж/о N 7 с соответствующим итогом по ведомости к ж/о
N 1.
4. Проверяется соответствие данных о выданных
подотчетных суммах, отраженных в ж/о N 7 и ж/о N 1, данным за отчетный период
по форме N 4 приложения к балансу.
5. Сопоставляются месячные обороты по кредиту счета 71
"Расчеты с подотчетными лицами", отражающие расходы, отнесенные в
дебет счетов 08, 10, 26, 41, 91, и т.п. с записями в Главной книге по дебету
соответствующих счетов.
6. Проверяется соответствие сумм в представленных
оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах.
7. Проверяется соответствие аналитических данных ж/о N 7
(в разрезе подотчетных лиц) с представленными проверке авансовыми отчетами за
конкретный период.
Аудитору следует
ознакомиться с материалами инвентаризации. При этом следует иметь в виду, что
инвентаризация проводится силами заказчика в установленные учетной политикой
сроки в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49 "Об
утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств".
Для оформления инвентаризации применяются формы первичной
учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств
согласно приложениям N 6 - 18 к Методическим указаниям либо формы,
разработанные министерствами, ведомствами.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского
учета.
- Подотчетными суммами
называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на
мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не
могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по
командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на
каждом предприятии и весьма разнообразны [8]:
- приобретение запасных частей,
материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
- оплата мелкого ремонта
оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки по
территории РФ и за границу;
- представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции
связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из
банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер,
этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции
достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.
Аудит расчетов с подотчетными
лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения
целесообразно привлекать ассистентов.
Основные нарушения –
злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в
области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим
образом [4]:
1. Нарушения порядка выдачи
подотчетных сумм:
1.1. Выдача денежных средств лицам,
не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя
предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы;
1.2. Выдача денежных сумм из кассы
под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия;
1.3. Выдача денег под отчет лицам,
не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
1.4. Несоответствие фактического
расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
1.5. Списание подотчетных сумм за
счет чистой прибыли предприятия.
2. Нарушения при оформлении
командировочных расходов:
2.1. Отсутствие приказов
(распоряжений) о направлении работников в командировку;
2.2. Отсутствие командировочных
удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке;
2.3. Несоблюдение установленных
норм командировочных расходов;
2.4. Отсутствие приказов
(распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
2.5. Отсутствие аналитического
учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка
налогообложения при оформлении командировочных расходов:
3.1. Нарушение порядка удержания
подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх
установленных норм;
3.2. Некорректное выделение налога
на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов.
4. Нарушения при приобретении
материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами:
4.1. Выделение сумм налога на
добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей,
приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети;
4.2. Списание на затраты сумм
налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей,
приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.
5. Нарушения порядка учета представительских
расходов:
5.1. Несоответствие фактического
размера представительских расходов утвержденной смете;
5.2. Отсутствие аналитического
учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.
6. Нарушения порядка ведения
синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
6.1. Некорректное составление
бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами;
6.2. Неправильное выведение
остатков на конец отчетного периода;
6.3. Несоответствие записей в
авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами” или
других регистрах.
Признаками отсутствия или
недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами
для аудитора являются:
- отсутствие на предприятии
утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым
разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;
- несоблюдение приказа об
ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;
- отсутствие на предприятии
системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с
обоснованием необходимости приобретения определенных материальных
ценностей или оплаты работ, услуг;
- несоблюдение установленных
сроков отчета о полученных суммах;
- задолженность подотчетных лиц,
которая не погашена в установленные сроки;
- списание просроченной
задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на
финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования
чистой прибыли;
- отсутствие утвержденных
руководителем предприятия смет представительских расходов;
- отсутствие оправдательных
документов или наличие документов неудовлетворительного качества,
приложенных к авансовым отчетам;
- отсутствие визы руководителя
предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;
- выдача денег под отчет лицам,
не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.
Ответственность за ведение учета
расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и
главного бухгалтера.
Для сбора информации при
составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
целесообразно использовать вопросник (табл.1).
По результатам опроса (по
вопроснику) ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может
сделать следующие выводы:
1. Внутренний контроль за расходованием и целевым
использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на
предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть
выданы деньги на хозяйственные нужды;
2. В нарушение п.11 Порядка ведения
кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные
ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;
3. Приказы о направлении работников
в командировки не оформляются. Следует проверить, не допускается ли под видом
командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;
4. В нарушение Закона РФ “О
подоходном налоге с физических лиц” суточные, возмещаемые работникам
предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом;
5. В нарушение Закона РФ “О налоге
на прибыль” и Закона РФ “О налоге на добавленную стоимость” для целей
налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не
ведется;
Таблица 1
Вопросник
аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами
№ |
Вопрос |
Вариант ответа |
Информация или документ, который следует запросить |
Назначаемая аудиторская процедура |
Номер вывода |
1 |
Имеется ли на предприятии
список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды,
утвержденный приказом по предприятию |
Да |
Список лиц, которым
разрешено выдавать деньги на хознужды |
“Подотчет 1.1.1.” |
|
|
|
Нет |
|
|
11 |
2 |
Выдаются ли новые авансы
лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам |
Да |
Журнал-ордер № 7 |
“Подотчет 1.1.2.” |
|
|
|
Нет |
|
|
2 |
3 |
Оформляются ли письменные
распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в
командировки |
Да |
Письменные распоряжения
руководителя |
“Подотчет 2.1.2.” |
|
|
|
Нет |
|
|
3 |
4 |
Облагаются ли подоходным
налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия |
Да |
Приказ руководителя о .
возмещении |
“Подотчет 2.2.1.” |
|
|
|
Нет |
|
|
4 |
5 |
Организован ли аналитический учет командировочных расходов
в пределах и сверх норм для целей налогообложения |
Да |
|
“Подотчет 2.1.5.” |
|
|
|
Нет |
|
|
5 |
6 |
Имеются ли утвержденные письменным распоряжением
руководителя предприятия сметы представительских расходов |
Да |
|
“Подотчет 4.1.1.” |
|
|
|
Нет |
|
|
6 |
7 |
Организован ли аналитический учет представительских
расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения |
Да |
Письменные распоряжения руководителя и сметы |
“Подотчет 4.1.2.” |
|
|
|
Нет |
|
|
7 |
8 |
Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на
командировку |
Да |
|
|
|
|
|
Нет |
|
|
8 |
6. В нарушение Положения о составе
затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы
представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем
предприятия;
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
|